Os empreendedores de pequeno porte são obrigados a criar faturas para as mercadorias ou serviços que vendem. Como os pequenos empresários se beneficiam da isenção do imposto sobre valor agregado (IVA), aplicam-se várias regras especiais. Este artigo explica como a isenção para pequenos empresários entra em vigor, como você - como pequeno empresário - pode criar faturas sem erros e o que deve considerar em relação a isso.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é a isenção para pequenos empresários e como ela entra em vigor?
  
• Benefícios e desvantagens da isenção para empreendedores de pequeno porte
  
• Como redigir uma fatura como um pequeno empresário
  
• O que fazer se o imposto sobre valor agregado estiver sendo exibido com erro
  
• E se a fatura do seu pequeno empresário não for paga?
  

O que é a isenção para pequenos empresários e como ela entra em vigor?

A isenção para pequenos empresários, de acordo com a Seção 19 da Lei do IVA alemã (Umsatzsteuergesetz, ou UStG), tem o objetivo de reduzir a burocracia e a carga tributária das empresas com baixa receita anual. Pessoas autônomas e freelancers podem usar a isenção e evitar qualquer obrigação de imposto sobre valor agregado. Portanto, não há necessidade de declarações preliminares de IVA ou de mostrar o IVA nas faturas.

Uma empresa pode solicitar a isenção para empreendedores de pequena escala no questionário de cadastro fiscal quando a empresa for fundada, ou pode procurar o órgão tributário relevante posteriormente. A isenção permanece válida desde que a receita da empresa seja inferior a € 20.000 no ano em que foi fundada ou no ano anterior e seja improvável que ultrapasse o limite de € 50.000 no ano-calendário atual.

Uma empresa tem a opção de não aproveitar a isenção, mesmo que a empresa permaneça abaixo do limite de receita. Lembre-se de que essa decisão permanecerá com validade jurídica por cinco anos, portanto, você não poderá voltar a usar a isenção para pequenos empresários nesse período.

Benefícios e desvantagens da isenção para pequenos empresários

Ao liberar as pessoas de qualquer obrigação de imposto sobre valor agregado, a isenção para pequenos empresários é adequada para entidades recém-criadas e pessoas cuja atividade é mais secundária. Com menos necessidade de contabilidade, isso libera tempo que, de outra forma, seria gasto em tarefas como declarações preliminares de IVA. Como os pequenos empreendedores não apresentam o IVA ao cotar os preços, eles podem oferecer seus produtos e serviços mais baratos, o que os coloca em vantagem competitiva.

A isenção para empresários de pequeno porte pode se mostrar menos vantajosa no caso de investimentos maiores em itens como equipamentos técnicos e veículos. A menos que você tenha direito à dedução fiscal do IVA pago, o órgão tributário não reembolsará nenhum imposto sobre valor agregado para compras de empresas.

Como redigir uma fatura como um empreendedor de pequena escala

Uma vez que um serviço ou entrega tenha sido totalmente fornecido comercialmente, você é obrigado a emitir uma fatura. A Seção 14, parágrafo 2 da UStG afirma que você deve emitir uma fatura para o seu serviço dentro de seis meses. Se você não cumprir esse prazo, na pior das hipóteses, poderão ser aplicadas multas.

Muitos modelos gratuitos de faturas estão disponíveis on-line e podem ser usados com qualquer programa de processamento de texto. Certifique-se de que não haja menção de imposto sobre valor agregado ou outro tributo no modelo, pois os pequenos empresários não têm permissão para fazer cotações.

Você também pode usar um programa de invoicing para criar faturas. Esses programas geralmente não são gratuitos, mas podem automatizar muitos aspectos do processo de criação de faturas.

Informações obrigatórias sobre a fatura de um empreendedor de pequena escala

As informações obrigatórias a seguir estão definidas na Seção 14, parágrafo 4 da UStG:

• Nome completo e endereço da empresa que está prestando o serviço
  Se você não estiver administrando sua empresa como uma pessoa jurídica, ou seja, uma Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ou Unternehmergesellschaft (UG) na Alemanha, informe seu próprio nome e endereço comercial.

• Nome completo e endereço do destinatário do serviço
  Dica: essas informações não são estritamente necessárias para uma fatura pequena, inferior a 250 euros.

• Número de identificação fiscal ou de IVA da empresa que presta o serviço
  Se você estiver negociando como pessoa física, informe seu número de CPF.

• Data de emissão da fatura
  A data em que você está emitindo a fatura para o cliente.

• Número da fatura
  O número da fatura fornece uma maneira de identificar uma determinada fatura (cada uma tem um número exclusivo). O número deve ser usado apenas uma vez e fazer parte de uma série contínua de números. Portanto, se sua primeira fatura mostrar o número "10000", a próxima fatura deverá mostrar o número "10001".
  Dica: estabelecido esse modelo, você também pode usar várias séries de números. Isso permitiria que você numerasse suas faturas em anos diferentes - por exemplo, "2023-10000".

• Volume ou escopo e tipo de bens ou serviços fornecidos
  Nos itens da fatura, você listará, para cada número de item da série em andamento, o volume, a unidade, o nome e o preço individual e total dos bens ou serviços vendidos.
  Observação: seja preciso ao nomear os produtos ou serviços para evitar mal-entendidos ou possíveis dúvidas. Não combine serviços abrangentes em um único item. Para fins de transparência, divida-os em todos os vários componentes do serviço realizado.

• Data de entrega ou prestação de serviços
  Se o serviço ou a entrega demorar vários dias, você deve informar a duração total.
  Observação: se a data do serviço e a data da fatura forem as mesmas, você também pode adicionar uma nota indicando "A data do serviço é a mesma que a data da fatura" ao lado da data indicada.

• Valor da fatura (incluindo quaisquer bônus ou descontos acordados com antecedência)
  Ao calcular o valor final a ser pago pelo cliente, certifique-se de não mostrar nenhum imposto sobre valor agregado, de acordo com a isenção para pequenos empresários. O valor final será igual ao total dos itens de pessoa física.

• Referir-se à isenção do imposto sobre valor agregado de acordo com a Seção 19 UStG
  Como você, como pequeno empresário, não apresenta imposto sobre valor agregado, deve indicar isso por escrito em sua fatura. Algumas palavras nos itens listados serão suficientes, desde que você faça referência à Seção 19 da UStG.

Exemplo: "As faturas não mostram o imposto sobre valor agregado de acordo com a Seção 19 UStG."

Outras informações voluntárias

Quando a fatura contiver todas as informações obrigatórias, você poderá adicionar informações voluntárias. Um aspecto importante é a informação sobre o prazo de pagamento. Isso proporciona clareza aos seus clientes e permite que você gerencie melhor seu fluxo de caixa. Se sua fatura não contiver nenhum prazo de pagamento, será aplicado o código civil alemão (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB), estabelecido com base no prazo legal de pagamento de 30 dias.

As formas comuns de expressar o prazo de pagamento incluem "Pagável em 14 dias" ou "Pague esta fatura até (data))".

Outras informações úteis incluem detalhes de contato, como o número de telefone e o endereço de e-mail, para que os clientes possam lhe enviar perguntas. Se quiser receber o valor da fatura por meio de transferência bancária, você também deve fornecer suas informações bancárias.

Enviar a fatura

Quando sua fatura estiver completa, ainda há alguns pontos a considerar antes de enviá-la. A Seção 14, parágrafo 1 da UStG afirma que o documento da fatura deve ser autenticado, estar em condições satisfatórias e ser legível. A autenticidade é garantida se a fatura puder ser claramente identificada como uma das suas. Se as informações obrigatórias legais estiverem intactas, isso significa que o documento está em condições satisfatórias.

Se sua fatura atender a esses critérios, você poderá enviá-la ao cliente em papel ou eletronicamente, inclusive por e-mail, se o cliente concordar com isso (mesmo que informalmente). Se você for um consultor tributário ou advogado, sua fatura também deverá conter sua assinatura.

Obrigação de retenção

Você é obrigado a guardar os originais de seus documentos de fatura de acordo com a Seção 14b UStG por 10 anos. Isso se aplica às faturas que você emitiu (saída) e às faturas que recebe por bens e serviços adquiridos (entrada). Esse período começa a partir do final do ano civil em que a fatura foi emitida, e não a partir da data da fatura.

Dica: não salve suas faturas apenas no computador. Se os documentos forem perdidos (por exemplo, após danos a um disco rígido), isso poderá resultar em penalidades criminais no caso de uma auditoria do órgão tributário. O ideal é que você providencie alguma forma de backup - imprimindo suas faturas e declarando-as em pastas ou digitalmente em um espaço de armazenamento pessoal na nuvem ou carregando-as em um programa de faturamento on-line.

O que fazer se o imposto sobre valor agregado estiver sendo exibido com erro

As faturas emitidas por pequenos empresários geralmente mostram o imposto sobre valor agregado por engano, mas isso pode ter consequências negativas. Esse tipo de erro se deve à falta de familiaridade com a isenção para pequenos empresários e ao uso de modelos errados de faturas.

Se você perceber qualquer erro desse tipo antes de a fatura ser registrada no sistema contábil, poderá fornecer uma fatura corrigida. Para isso, envie ao cliente uma cópia corrigida com o mesmo número de fatura. Ele precisará guardar as duas cópias da fatura. Esse procedimento se aplica a todas as correções de faturas com informações obrigatórias incorretas ou ausentes que ainda devem ser registradas no sistema de contabilidade.

Se o erro for notado somente após a fatura ter sido registrada, você, em teoria, deverá ao órgão tributário o imposto sobre valor agregado apresentado. Você pode evitar os custos e as possíveis penalidades criminais por não pagamento emitindo uma fatura de anulação. Uma fatura anulada deve ser claramente marcada como tal e recebe seu próprio número de fatura. Ao fazer referência, por escrito, à fatura original e ao valor negativo correspondente, você torna a fatura incorreta nula e sem efeito.

E se a fatura do seu empreendedor de pequena escala não for paga?

Se o cliente não cumprir o prazo de pagamento estabelecido por você, pode haver vários motivos para isso. Você pode entrar em contato com ele e perguntar se a fatura do empreendedor de pequena escala chegou (ou seja, se não se perdeu ou foi para o spam). Verifique também se todas as informações relevantes em sua fatura do empreendedor de pequena escala estão corretas, ou seja, o prazo de pagamento e os dados da conta bancária.

Como alternativa, você pode optar por emitir um lembrete de pagamento por escrito com um novo prazo de pagamento. Certifique-se de fazer referência ao número da fatura em questão para evitar mal-entendidos.

Se a fatura continuar sem pagamento após o lembrete de pagamento, você tem o direito de emitir uma carta de cobrança. Você pode emitir até três cartas de cobrança, com níveis crescentes de urgência, lembrando o cliente de pagar a fatura e fazendo referência a quaisquer juros de mora.

Se o cliente se tornar inadimplente, de acordo com a Seção 286 do BGB, você poderá iniciar procedimentos legais de cobrança.