Rätt tidpunkt för fakturering är en integrerad del av ett företags kassaflödeshantering och kundupplevelse. En faktura som kommer i rätt tid kan innebära skillnaden mellan ett sunt kassaflöde och en oväntad ekonomisk knipa, mellan en enkel kundupplevelse och en som plågas av onödig friktion.

Faktura tillfället beror på en rad olika faktorer, till exempel verksamhetens art, avtalsvillkoren och relationen till kunden. Det är en balansgång mellan att se till att ditt företags kassaflöde förblir robust och att upprätthålla goda kundrelationer genom att inte verka alltför ivrig att samla in betalningar. Att veta när man ska skicka en faktura spelar en viktig roll för att hitta den här balansen. Nedan följer viktiga överväganden och strategier för att tajma dina fakturor på ett effektivt sätt, baserat på vilken typ av verksamhet du driver och hur du arbetar med dina kunder.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura?
  
• Vad används fakturor till?
  
• Kund fakturor: När ska du skicka dem?
  
• Bästa praxis – och misstag – när du skickar fakturor
  
• Hur Stripe-Invoicing kan hjälpa till
  

Vad är en faktura?

En faktura är ett dokument som en säljare utfärdar till en köpare och som beskriver de varor eller tjänster som tillhandahållits, kvantiteterna, de överenskomna priserna för dessa artiklar och det totala belopp som köparen är skyldig. Det fungerar som en faktura eller ett krav på betalning, vilket möjliggör för en säljare att be köparen att uppfylla sin skyldighet. Fakturan innehåller också datum för utfärdandet, en unik kod eller fakturanummer och kontaktuppgifter för båda parter.

Utöver att fungera som en begäran om betalning fungerar en faktura som ett försäljningsdokument för båda parter och kan användas för ekonomisk bokföring, skatteändamål och eventuellt som ett juridiskt dokument i händelse av en betalningstvist.

Vad används fakturor till?

Faktura fyller flera viktiga funktioner i affärstransaktioner:

• Begäran om betalning
  En fakturas primära syfte är att begära betalning från en köpare för varor eller tjänster och att specificera det belopp som ska betalas.

• Försäljningsprotokoll
  Faktura fungerar som ett register över transaktionen mellan en säljare och en köpare. De dokumenterar vad som såldes, hur mycket som såldes och till vilket pris. Detta kan vara särskilt användbart för att kategori försäljning, analysera affärsresultat och fatta välgrundade affärsbeslut.

• Juridisk skydd
  Om det uppstår en tvist om betalning eller detaljerna i en transaktion fungerar en faktura som ett juridiskt dokument. Den klargör de villkor som köpare och säljare har kommit överens om och ger skydd åt båda parter.

• Ekonomisk förvaltning och redovisning
  Faktura är viktiga för att upprätthålla korrekta ekonomiska register. De hjälper till att kategori intäkter och är viktiga för budgetering, prognostisering och finansiell rapportering.

• Skatt förberedelse
  Faktura fungerar som bevis på inkomst, vilket gör dem viktiga för att beräkna skatter. De kan också tillhandahålla en förteckning över skatt som tagits ut på försäljning (t.ex. omsättningsskatt eller moms) inom jurisdiktioner och skattebestämmelser som tillåter det.

• Revisionsspår
  Vid finansiella revisioner fungerar fakturor som bevis för affärstransaktioner och säkerställer att skattelagar och affärsbestämmelser efterlevs.

Kund fakturor: När ska du skicka dem?

Att förstå när du ska skicka en faktura är viktigt för att upprätthålla ett sunt kassaflöde för ditt företag. Tidpunkten beror till stor del på vilken typ av verksamhet du bedriver, vilka villkor som överenskommits med kunden och vilken typ av faktura du använder. Här är några vanliga scenarier:

1. Tjänstebaserade företag
För tjänstebaserade företag som konsultföretag, marknadsföringsbyråer och frilansare sker fakturering ofta efter att tjänsterna har levererats. Detta kallas "fakturering i efterskott". En frilansande grafisk formgivare kan t.ex. slutföra ett projekt och sedan utfärda en faktura med uppgifter om arbetade timmar och det överenskomna priset.

I vissa fall fakturerar tjänsteleverantörer regelbundet, till exempel månadsvis eller kvartalsvis, särskilt för löpande tjänster. En digital marknadsföringsbyrå kan till exempel skicka en månatlig faktura till sina kunder för kontinuerliga SEO-tjänster.

2. Produktbaserade företag
Företag som säljer fysiska produkter skickar ofta en faktura vid försäljningstillfället. En återförsäljare kan till exempel utfärda en faktura omedelbart efter att en kund har köpt en vara i butiken.

Inom e-handel skickar ett företag en faktura när kunden har bekräftat beställningen, och fakturan följer ofta med de levererade varorna. Till exempel skulle en klädhandlare på nätet skicka en faktura så snart en kunds beställning har behandlats, med information om de köpta varorna och den totala kostnadsplusbaserad

3. Fakturering av framsteg
För storskaliga projekt, t.ex. konstruktion eller skräddarsydd mjukvaruutveckling, använder företag ofta progress fakturering, där fakturor utfärdas i olika skeden av projektet. Dessa steg kan korrelera med när vissa milstolpar uppfylls eller när en viss procentandel av arbetet är slutfört. Ett byggföretag kan t.ex. fakturera efter varje avslutad fas i projektet: grundläggning, stomresning, takläggning osv.

4. Återkommande fakturering
För företag som tillhandahåller abonnemangsbaserade tjänster, såsom SaaS-produkter eller en tidningsprenumeration, skickas fakturor vanligtvis med jämna mellanrum – månadsvis, kvartalsvis eller årligen – enligt prenumerationsavtalet.

5. Förskottsbetalning
I vissa fall kan företag kräva betalning i förskott, särskilt när det finns en betydande utgift för material eller när kundens kredit är osäker. I det här fallet skickas fakturan innan företaget levererar produkten eller utför tjänsten. En tillverkare av specialanpassade möbler kan till exempel kräva en förskottsbetalning på 50 % för att täcka material kostnadsplusbaserad och skicka en faktura till kunden där förskottsbetalningen specificeras.

6. Hållarmodell
I förskottsmodellen, som ofta används av advokat- och PR-byråer, betalar kunden ett visst belopp regelbundet (vanligtvis månadsvis). Företaget tillhandahåller en faktura som beskriver hur hållaren användes – till exempel hur många arbetade timmar och på vilka projekt – och eventuella extra avgifter utöver hållaren.

Kort sagt, tidpunkten för att skicka kundfakturor beror mycket på din specifika affärsmodell, arten av de varor eller tjänster du tillhandahåller och avtalet med dina kunder. Oavsett när du skickar dina fakturor, kom ihåg att vara tydlig med betalningsvillkoren, snabb med faktureringen och konsekvent i din uppföljning för att säkerställa att betalningarna sker i tid.

Bästa praxis – och misstag – när du skickar fakturor

En välskött faktureringsprocess är avgörande för den finansiella hälsan i alla företag. För att optimera den här processen ska vi ta en titt på några av de bästa metoderna och de vanligaste misstagen i samband med faktureringsrutiner:

Bästa praxis för fakturering

• Ge tydlig och detaljerad information
  Se alltid till att dina fakturor innehåller all nödvändig information, såsom kontaktuppgifter för båda parter, ett unikt fakturanummer, datum, en detaljerad lista över produkter eller tjänster som tillhandahållits, det totala beloppet som ska betalas och betalningsvillkor. Ju mer specifik och tydlig informationen är, desto mindre utrymme finns det för förvirring eller tvister.

• Använd professionella fakturamallar
  Att använda en professionellt utformad fakturamall kan förbättra ditt företags image, säkerställa att du inkluderar all nödvändig information och hjälpa till att upprätthålla konsekvens.

• Upprätta tydliga betalningsvillkor
  Var tydlig med dina betalningsvillkor. Inkludera förfallodatum, godkända betalningsmetoder och uppgifter om eventuella förseningsavgifter eller rabatter för tidig återbetalning.

• Snabb fakturering
  Skicka ut fakturor snarast efter genomförd försäljning eller tjänst. Fakturering i rätt tid gör det lättare att betala i tid.

• Regelbundna uppföljningar
  Att följa upp – på ett artigt sätt – obetalda fakturor är nyckeln. Utveckla ett system för påminnelser som eskalerar från försiktiga knuffar till mer formella meddelanden vid behov.

• Omfamna tekniken
  Överväg att använda ett digitalt faktureringsprogram. Dessa verktyg kan automatisera många aspekter av faktureringsprocessen, inklusive att skicka ut fakturor, påminna kunder om kommande och förfallna betalningar och hålla kategori på ditt kassaflöde.

Vanliga misstag att undvika

• Prokrastinering
  Att skjuta upp faktureringsprocessen kan leda till försenade betalningar, vilket kan påverka ditt kassaflöde negativt. Sträva efter att skicka fakturan så snart produkten eller tjänsten har levererats.

• Ignorering av delbetalningar
  Om en kund har gjort en delbetalning är det viktigt att skicka en uppdaterad faktura som visar det återstående beloppet. Detta ger klarhet i vad kunden fortfarande är skyldig.

• Inkonsekvent fakturering
  Inkonsekvenser i fakturans utformning, information eller tidpunkt kan skapa förvirring. Se till att du använder en standardmall och har ett regelbundet faktureringsschema.

• Förbise fel
  Dubbelkolla dina fakturor innan du skickar dem för att se om det finns fel i antal, priser eller beräkningar. Felaktigheter kan leda till tvister eller försenade betalningar.

• Ingen uppföljningsplan
  Företag fokuserar ofta på att skapa och skicka fakturor men glömmer att lägga upp strategier för att följa upp betalningar. Etablera ett system för uppföljning och hantering av sena betalningar.

Att vara uppmärksam på dessa bästa metoder och vanliga fallgropar kan hjälpa företag att skapa en effektiv och ändamålsenlig faktureringsprocess, vilket i sin tur bidrar till ett bättre, mer tillförlitligt kassaflöde, färre betalningstvister och mindre onödig tid som spenderas på att jaga betalningar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing är ett verktyg som tar itu med faktureringsutmaningar och lyfter fram bästa praxis. Här är några av de viktigaste funktionerna och fördelarna med Stripe Invoicing:

• Snabb och skalbar fakturering
  Med Stripe Invoicing kan du skapa och skicka fakturor till dina kunder på bara några minuter och skala upp efter dina verksamhetsbehov. Detta säkerställer att fakturering inte sinkar dig, oavsett hur stor eller varierande din kundbas är.

• Enkel anpassning
  Med Stripe Invoicing kan du generera anpassade fakturor direkt från din Dashboard. Du kan uppdatera logotypen och färginställningarna och lägga till produktdetaljer, varuposter, rabatter, skattesatser med mera för att anpassa fakturan till din varumärkesidentitet..

• Globalt accepterade betalningar
  Med stöd för mer än 30 språk, upp till 135 valutor och ett stort antal globala betalningsmetoder säkerställer Stripe Invoicing att dina kunder kan betala på ett sätt som är bekvämt för dem, vilket leder till snabbare betalningar.

• Automatiserad kundreskontra
  Stripe Invoicing automatiserar kundreskontra processer för kundfordringar, inklusive betalningspåminnelser och inkasso. Denna automatisering minskar den tid som går åt till att kategori och samla in fakturabetalningar och hjälper till att hålla ordning på dina finansiella poster.

• Förenklad drift
  Stripe Invoicing förenklar din verksamhet genom att du kan hantera fakturor och se detaljerade rapporter direkt i Dashboard. Det gör att du enkelt kan uppdatera, annullera, kopiera, återbetala eller markera fakturor som betalda utanför Stripe.

Läs mer om hur Stripe kan hjälpa ditt företag att hantera de utmaningar som är förknippade med fakturering och optimera din faktureringsprocess så att den blir snabbare, effektivare och mer kundvänlig.