La scelta del momento giusto in cui inviare le fatture è fondamentale per la gestione del flusso di cassa dell'attività e per l'esperienza dei clienti. Può infatti fare la differenza tra un flusso di cassa solido e una imprevista difficoltà finanziaria, e tra un'esperienza dei clienti agevole e una rovinata da ostacoli inopportuni.

Le tempistiche delle fatture sono legate a un'ampia varietà di fattori, tra cui la natura dell'attività, i termini del contratto e la relazione con il cliente. Si tratta di trovare un equilibrio tra mantenere un flusso di cassa solido e preservare buone relazioni con i clienti, senza sembrare eccessivamente zelanti nella riscossione dei pagamenti. A questo scopo, è particolarmente importante sapere quando inviare una fattura. Di seguito trovi considerazioni e strategie chiave per scegliere tempistiche efficaci per le fatture, in base al tipo di attività che gestisci e a come collabori con i tuoi clienti.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura?
  
• Quali sono gli scopi delle fatture?
  
• Quando inviare le fatture ai clienti?
  
• Best practice ed errori riguardo all'invio di fatture
  
• I vantaggi di Stripe Invoicing
  

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento emesso da un venditore in cui sono descritti i beni o i servizi forniti, le quantità, i prezzi concordati e l'importo totale dovuto dal cliente. Serve al venditore per richiedere al cliente il pagamento dell'importo dovuto. La fattura include anche la data di emissione, un identificatore univoco e le informazioni di contatto delle due parti.

Oltre a fungere da richiesta di pagamento, una fattura serve anche da attestazione di vendita per le due parti e può essere utilizzata per la rendicontazione finanziaria, a scopi fiscali e, possibilmente, come documento legale in caso di contestazione del pagamento.

Quali sono gli scopi delle fatture?

Le fatture svolgono diverse funzioni importanti nelle transazioni finanziarie:

• Richiesta di pagamento
  Lo scopo principale di una fattura è richiedere il pagamento a un cliente per beni o servizi resi e indicare l'importo dovuto.

• Attestazione di vendita
  Le fatture servono da attestazione della transazione tra venditore e cliente. Documentano cosa è stato venduto, in che quantità e a quale prezzo. Queste informazioni possono essere particolarmente utili per tenere traccia delle vendite, analizzare le prestazioni dell'attività e prendere decisioni informate.

• Tutela legale
  In caso di contestazione per un pagamento o per i dettagli di una transazione, la fattura ha valore legale. Chiarisce i termini concordati tra venditore e cliente e garantisce tutela a entrambe le parti.

• Gestione finanziaria e contabilità
  Le fatture sono importanti per mantenere rendiconti finanziari accurati. Consentono di tenere traccia dei ricavi e sono parte integrante dei processi di gestione del budget, previsioni e reportistica finanziaria.

• Stesura della dichiarazione dei redditi
  Le fatture servono da prova del reddito, per cui sono essenziali per il calcolo delle tasse. Possono anche documentare le imposte riscosse dalle vendite, come l'imposta sulle vendite o l'IVA nelle giurisdizioni e normative fiscali che lo consentono.

• Audit trail
  In caso di accertamenti finanziari, le fatture servono da prova delle transazioni commerciali, a garanzia della conformità alle leggi fiscali e alle normative applicabili alle attività.

Quando inviare le fatture ai clienti?

Per mantenere un flusso di cassa solido per l'attività, è importante capire quando inviare una fattura. Le tempistiche dipendono in larga misura dalla natura dell'attività, dai termini concordati con il cliente e dal tipo di fattura in uso. Ecco alcuni scenari comuni:

1. Attività incentrate sui servizi
Per le attività incentrate sui servizi, ad esempio società di consulenza, agenzie di marketing e freelance, le fatture vengono spesso inviate dopo l'erogazione dei servizi. In questo caso si parla di "fatturazione in via posticipata". Ad esempio, un grafico freelance può completare un progetto e in seguito inviare una fattura con i dettagli delle ore di lavoro e della tariffa concordata.

In alcuni casi, i fornitori di servizi fatturano periodicamente, ad esempio una volta al mese o al trimestre, in particolare per servizi continuativi. Un'agenzia di marketing digitale, ad esempio, potrebbe inviare una fattura mensile ai clienti per servizi continuativi di ottimizzazione dei motori di ricerca.

2. Attività incentrate sui prodotti
Le attività che vendono prodotti fisici in genere emettono le fatture nel punto vendita. Ad esempio, un venditore al dettaglio emetterà una fattura a un cliente immediatamente dopo l'acquisto di articoli nel suo negozio.

Nell'e-commerce le attività inviano le fatture una volta ricevuta la conferma dell'ordine del cliente e in genere contestualmente alle merci spedite. Ad esempio, un venditore al dettaglio di abbigliamento online invierà una fattura con i dettagli degli articoli acquistati e il costo totale non appena l'ordine di un cliente viene elaborato.

3. Addebito di avanzamento lavori
Per i progetti su larga scala, ad esempio nel campo dell'edilizia o dello sviluppo di software su ordinazione, le attività usano spesso l'addebito di avanzamento lavori, per cui le fatture vengono emesse in corrispondenza di varie fasi del progetto. Queste fasi possono essere correlate al raggiungimento di specifici traguardi o al completamento di una specifica percentuale del lavoro. Ad esempio, un'impresa edile potrebbe fatturare una volta completata ogni fase del progetto: fondamenta, impalcature, tetto e così via.

4. Addebito ricorrente
Per le attività che forniscono servizi in abbonamento, ad esempio prodotti SaaS o abbonamenti a riviste, le fatture vengono in genere inviate a intervalli regolari, ossia ogni mese, trimestre o anno, in base al contratto di abbonamento.

5. Pagamento anticipato
In alcune circostanze le attività possono richiedere il pagamento anticipato, soprattutto nel caso di esborsi significativi per i materiali o quando il credito del cliente è incerto. In questi casi la fattura viene inviata prima che l'attività fornisca il prodotto o eroghi il servizio. Ad esempio, un produttore di mobili su misura potrebbe richiedere il pagamento anticipato del 50% per coprire i costi dei materiali e quindi invierà al cliente una fattura con i relativi dettagli.

6. Modello basato su acconto
Con il modello basato su acconto, spesso usato dagli studi legali o dalle società di pubbliche relazioni, i clienti pagano regolarmente un importo predefinito (in genere ogni mese). La società fornisce una fattura indicante come è stato usato l'acconto, ad esempio il numero di ore di lavoro e i progetti gestiti, oltre a eventuali addebiti aggiuntivi oltre all'acconto.

In conclusione, le tempistiche per l'invio di fatture ai clienti variano enormemente in base al modello di business specifico, alla natura di beni o servizi forniti e agli accordi stipulati. Indipendentemente da quando invii le fatture, è importante indicare chiaramente i termini di pagamento, provvedere tempestivamente alla fatturazione ed effettuare un follow-up costante per ricevere pagamenti puntuali.

Best practice ed errori riguardo all'invio di fatture

Un processo di fatturazione ben gestito è essenziale per la salute finanziaria di ogni attività. Per ottimizzare questo processo, vediamo alcune best practice e diversi errori comuni:

Best practice per la fatturazione

• Informazioni chiare e dettagliate
  Verifica sempre che le fatture contengano tutte le informazioni necessarie, ad esempio i dati di contatto delle due parti, un numero univoco, la data, un elenco dettagliato dei prodotti o servizi forniti, l'importo totale dovuto e i termini di pagamento. Fornendo informazioni quanto più specifiche e chiare possibile, lasci meno spazio a malintesi o contestazioni.

• Uso di modelli di fattura professionali
  L'uso di modelli di fattura dal design professionale è utile per migliorare l'immagine della tua attività, verificare di includere tutte le informazioni necessarie e mantenere coerenza.

• Termini di pagamento ben definiti
  Definisci chiaramente i termini di pagamento. Includi le date di scadenza, le modalità di pagamento accettabili e i dettagli su eventuali penali per ritardi o sconti per pagamenti anticipati.

• Fatturazione tempestiva
  Invia tempestivamente le fatture dopo il completamento di una vendita o l'erogazione di un servizio. In questo modo ti assicuri che i pagamenti siano puntuali.

• Follow-up regolari
  È importante dare seguito alle fatture non pagate. Sviluppa un sistema per l'invio di promemoria, iniziando con solleciti amichevoli per poi passare ad avvisi più formali, se necessario.

• Adozione di una tecnologia
  Valuta se usare software per la fatturazione digitale. Questi strumenti consentono di automatizzare molti aspetti del processo di fatturazione, tra cui l'invio di fatture, l'impostazione di promemoria sui pagamenti imminenti o scaduti e il monitoraggio del flusso di cassa.

Errori comuni da evitare

• Procrastinazione
  La fatturazione tardiva può portare a pagamenti ritardati, che influiscono negativamente sul flusso di cassa. Cerca di inviare le fatture non appena il prodotto o il servizio viene consegnato.

• Pagamenti parziali ignorati
  Se un cliente effettua un pagamento parziale, è essenziale inviare una fattura aggiornata indicante il saldo rimanente. In questo modo, avrai ben chiaro quanto è ancora dovuto dal cliente.

• Fatturazione incoerente
  Le incoerenze nel design, nelle informazioni o nelle tempistiche delle fatture possono creare confusione. Assicurati di usare un modello standard e di pianificare l'invio regolare di fatture.

• Errori dovuti a sviste
  Controlla con attenzione le fatture per rilevare eventuali errori di quantità, prezzi o calcoli prima di inviarle. Gli errori possono comportare contestazioni o pagamenti ritardati.

• Nessun piano di follow-up
  Le attività spesso si concentrano sulla creazione e l'invio di fatture ma dimenticano di definire strategie di follow-up per i pagamenti. Stabilisci un sistema di follow-up per gestire i pagamenti ritardati.

Prestando attenzione a queste best practice e agli errori comuni, puoi creare un processo di fatturazione efficace ed efficiente, che a sua volta contribuisce a un flusso di cassa più solido e affidabile, con meno contestazioni sui pagamenti e meno tempo speso inutilmente a sollecitarli.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Invoicing è uno strumento che consente di affrontare le problematiche legate alla fatturazione e a favorire l'adozione di best practice. Ecco alcune funzionalità e vantaggi principali di Invoicing:

• Fatturazione rapida e scalabile
  Invoicing consente di creare le fatture e inviarle ai clienti in pochi minuti ed è scalabile in base alle esigenze dell'attività. Pertanto, indipendentemente da quanto grande o diversificata sia la base clienti, la fatturazione non ti farà perdere tempo.

• Facile personalizzazione
  Invoicing consente di generare fatture personalizzate direttamente dalla tua Dashboard. Puoi aggiornare le impostazioni di logo e colori e aggiungere dettagli dei prodotti, voci riga, sconti, aliquote fiscali e altro ancora per allineare la fattura all'identità del tuo brand.

• Accettazione di pagamenti globali
  Con il supporto per oltre 30 lingue, più di 135 valute e un'ampia varietà di modalità di pagamento globali, Invoicing offre ai clienti la possibilità di pagare nel modo che preferiscono, accelerando le transazioni.

• Gestione automatizzata dei crediti
  Invoicing automatizza i processi di gestione dei crediti, inclusi promemoria e riscossione dei pagamenti. Grazie a questa automazione, puoi risparmiare tempo con il monitoraggio e la riscossione dei pagamenti delle fatture e mantenere in ordine la contabilità.

• Semplicità operativa
  Invoicing contribuisce a semplificare le operazioni consentendoti di gestire le fatture e di visualizzare report dettagliati direttamente nella Dashboard. Puoi facilmente aggiornare, annullare, duplicare e rimborsare le fatture o contrassegnarle come pagate al di fuori di Stripe.

Scopri di più su come Stripe può aiutarti ad affrontare le problematiche associate alla fatturazione e ottimizzare il processo per renderlo più rapido, efficiente e a misura di cliente.