การกำหนดช่วงเวลาส่งใบแจ้งหนี้อย่างเหมาะสมเป็นส่วนสําคัญของการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจและประสบการณ์ของลูกค้า ใบแจ้งหนี้ที่กำหนดช่วงเวลาได้เหมาะสมเป็นปัจจัยที่ทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างกระแสเงินสดที่ดีกับภาวะการเงินฝืดที่คาดไม่ถึง รวมถึงระหว่างประสบการณ์ที่ง่ายดายของลูกค้าและประสบการณ์ที่ติดขัดไม่ราบรื่น

ช่วงเวลาในใบแจ้งหนี้เชื่อมโยงกับปัจจัยหลายประการ เช่น ลักษณะธุรกิจของคุณ ข้อกําหนดในสัญญาการให้บริการ และการทำงานร่วมกันระหว่างคุณกับลูกค้า โดยเป็นการสร้างสมดุลระหว่างการรักษากระแสเงินสดของบริษัทที่มีประสิทธิภาพ และการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีต่อลูกค้า ในขณะที่ไม่แสดงออกอย่างชัดเจนเกินไปว่าต้องการเรียกเก็บเงิน การรู้ว่าคุณควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใดนั้นมีบทบาทหลักในการสร้างสมดุลดังกล่าว ด้านล่างนี้คือข้อควรพิจารณาและกลยุทธ์สําคัญในการกําหนดเวลาเรียกเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอิงตามประเภทธุรกิจที่คุณดําเนินงานและวิธีการทํางานกับลูกค้า

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ใช้สำหรับจุดประสงค์ใด
  
• ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า: ช่วงเวลาที่ควรส่ง
  
• แนวทางแนะนำและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อส่งใบแจ้งหนี้
  
• Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้อย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อโดยแจกแจงสินค้าหรือบริการที่มอบให้ จำนวน ราคาที่ตกลงกันสำหรับรายการดังกล่าว และยอดรวมที่ผู้ซื้อต้องชำระ ใบแจ้งหนี้ทําหน้าที่เป็นใบเรียกเก็บเงินหรือการขอให้ชําระเงิน ซึ่งทําให้ผู้ขายขอให้ผู้ซื้อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ของตัวเองได้ ใบแจ้งหนี้ยังรวมวันที่ออกเอกสาร หมายเลขระบุที่ไม่ซ้ำกันหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ และข้อมูลติดต่อของทั้งสองฝ่าย

นอกจากจะทำหน้าที่เป็นคําขอให้ชําระเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้ยังเป็นบันทึกการขายของทั้งสองฝ่าย รวมทั้งสามารถใช้เพื่อการเก็บบันทึกทางการเงิน จุดประสงค์ด้านภาษี และอาจใช้เป็นเอกสารทางกฎหมายในกรณีที่เกิดการโต้แย้งการชําระเงินได้

ใบแจ้งหนี้มีไว้เพื่อจุดประสงค์ใด

ใบแจ้งหนี้มีหน้าที่สําคัญหลายอย่างในกิจกรรมของธุรกิจ ดังนี้

• ส่งคําขอให้ชําระเงิน
  จุดประสงค์หลักของใบแจ้งหนี้คือการขอให้ผู้ซื้อชําระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงอยู่ และเพื่อให้รายละเอียดเกี่ยวกับจํานวนเงินที่ต้องชําระ

• บันทึกการขาย
  ใบแจ้งหนี้ถือเป็นบันทึกธุรกรรมระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ โดยจะบันทึกสิ่งที่ขาย จำนวน และราคา ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการติดตามยอดขาย การวิเคราะห์ผลการดําเนินงานของธุรกิจ และการตัดสินใจทางธุรกิจโดยมีข้อมูลประกอบ

• การคุ้มครองทางกฎหมาย
  หากมีการโต้แย้งการชําระเงินหรือรายละเอียดของธุรกรรม ใบแจ้งหนี้จะทําหน้าที่เป็นบันทึกทางกฎหมาย โดยจะอธิบายข้อกําหนดที่ผู้ซื้อและผู้ขายยอมรับซึ่งให้การคุ้มครองแก่ทั้งสองฝ่าย

• การจัดการและการทําบัญชีทางการเงิน
  ใบแจ้งหนี้มีความสําคัญต่อการบำรุงรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง เนื่องจากจะช่วยติดตามรายรับและยังเป็นส่วนสำคัญในการจัดทํางบประมาณ การคาดการณ์ และการรายงานทางการเงินอีกด้วย

• การจัดเตรียมด้านภาษี
  ใบแจ้งหนี้เป็นหลักฐานรายได้ ทําให้จําเป็นต่อการคํานวณภาษี และยังสามารถใช้เป็นบันทึกภาษีที่เรียกเก็บจากการขายได้ (เช่น ภาษีการขาย หรือภาษีมูลค่าเพิ่ม)ภายใต้เขตอํานาจศาลและระเบียบข้อบังคับด้านภาษีที่อนุญาต

• กระบวนการตรวจสอบบัญชี
  ในกรณีที่มีการตรวจสอบทางการเงิน ใบแจ้งหนี้จะเป็นหลักฐานของธุรกรรมทางธุรกิจ โดยเป็นการบ่งบอกถึงการปฏิบัติตามกฎหมายภาษีและข้อบังคับของธุรกิจ

ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า: ช่วงเวลาที่ควรส่ง

การทําความเข้าใจว่าควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใดมีความสําคัญต่อการรักษาสภาพคล่องของกระแสเงินสดสําหรับธุรกิจให้อยู่ในระดับดี ช่วงเวลาส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจเป็น ข้อกําหนดที่ตกลงกันไว้กับลูกค้า และประเภทของใบแจ้งหนี้ที่คุณใช้ ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ที่พบได้บ่อย

1. ธุรกิจบริการ
สําหรับธุรกิจด้านบริการ เช่น บริษัทให้คําปรึกษา ตัวแทนการตลาด และผู้ทํางานอิสระ มักจะออกใบแจ้งหนี้หลังจากที่ให้บริการเรียบร้อยแล้ว ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้เรียกว่า "การออกใบแจ้งหนี้ตามหลัง" ตัวอย่างเช่น นักออกแบบกราฟิกฟรีแลนซ์ทำโปรเจ็กต์จนเสร็จสมบูรณ์ แล้วออกใบแจ้งหนี้เพื่อแสดงรายละเอียดชั่วโมงการทํางานและค่าบริการตามอัตราที่ตกลงกัน

ในบางกรณี ผู้ให้บริการจะออกใบแจ้งหนี้เป็นช่วงๆ เช่น รายเดือนหรือรายไตรมาส โดยเฉพาะสําหรับบริการที่ต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น เอเจนซี่การตลาดดิจิทัลสามารถส่งใบแจ้งหนี้รายเดือนไปให้ลูกค้าที่ใช้บริการ SEO อย่างต่อเนื่องได้

2. ธุรกิจที่ขายผลิตภัณฑ์
ธุรกิจที่ขายผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้มักส่งใบแจ้งหนี้ในระบบบันทึกการขาย ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกจะออกใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากที่ลูกค้าซื้อสินค้าจากร้านค้าของตน

ในแวดวงอีคอมเมิร์ซ ธุรกิจจะส่งใบแจ้งหนี้เมื่อลูกค้ายืนยันคําสั่งซื้อแล้ว และใบแจ้งหนี้มักจะมีสินค้าที่จัดส่งรวมอยู่ด้วย ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกเสื้อผ้าออนไลน์จะส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ประมวลผลคําสั่งซื้อของลูกค้า โดยแสดงรายละเอียดสินค้าที่ซื้อและค่าใช้จ่ายรวม

3. การเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้า
โครงการขนาดใหญ่ เช่น การก่อสร้างหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ตามความต้องการธุรกิจ มักจะใช้การเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้า ซึ่งบริษัทมักจะออกใบกํากับภาษีตามระยะต่างๆ ของโครงการ ระยะเหล่านี้อาจอิงตามความสำเร็จของเป้าหมายบางอย่าง หรือเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ตามเปอร์เซ็นต์ที่กําหนดไว้ ตัวอย่างเช่น บริษัทก่อสร้างอาจออกใบแจ้งหนี้หลังจากเสร็จสิ้นแต่ละระยะของโครงการ เช่น การก่อสร้างรากฐาน โครงหลัก หลังคา ฯลฯ

4. การเรียกเก็บเงินตามแบบแผน
สําหรับธุรกิจที่ให้บริการแบบสมัครสมาชิก เช่น ผลิตภัณฑ์ SaaS หรือการสมัครรับนิตยสาร มักจะส่งใบแจ้งหนี้เป็นรอบเวลาประจำ เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ตามข้อตกลงการสมัครใช้บริการ

5. การชําระเงินล่วงหน้า
ในบางกรณี ธุรกิจต่างๆ อาจกําหนดให้ชําระเงินล่วงหน้า โดยเฉพาะในกรณีที่มีค่าใช้จ่ายสําหรับวัสดุที่สูงหรือเมื่อลูกค้ามีเครดิตที่ไม่แน่นอน ในกรณีนี้ ระบบจะส่งใบแจ้งหนี้ก่อนที่ธุรกิจจะส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์ที่ออกแบบเองอาจกําหนดให้ชําระเงินล่วงหน้า 50% เพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายอื่นๆ และจะส่งใบแจ้งหนี้ที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับการชําระเงินล่วงหน้านี้ไปให้ลูกค้า

6. โมเดลสำหรับลูกค้าประจำ
โมเดลสำหรับลูกค้าประจำมักจะใช้ในบริษัทกฎหมายหรือบริษัทประชาสัมพันธ์ โดยลูกค้าจะชําระเงินตามจํานวนที่กําหนดไว้เป็นประจํา (โดยปกติคือรายเดือน) บริษัทจะส่งใบแจ้งหนี้ที่ระบุรายละเอียดบริการลูกค้าประจำที่ใช้ไป จํานวนชั่วโมงทํางาน และโครงการที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการเรียกเก็บเงินเพิ่มเติมอื่นๆ นอกเหนือจากบริการลูกค้าประจำ

สรุปสั้นๆ คือ ระยะเวลาในการส่งใบแจ้งหนี้ของลูกค้าจะขึ้นอยู่กับโมเดลธุรกิจเฉพาะของคุณ ลักษณะสินค้าหรือบริการที่คุณมอบให้ และข้อตกลงกับลูกค้าเป็นส่วนใหญ่ อย่างไรก็ดี ไม่ว่าคุณจะส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด โปรดอย่าลืมระบุให้ชัดเจนเกี่ยวกับข้อกําหนดการชําระเงิน ออกใบแจ้งหนี้ให้รวดเร็ว และการติดตามผลอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้คุณได้รับการชำระเงินที่ทันเวลา

แนวทางแนะนำและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อส่งใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ที่มีการจัดการอย่างดีเป็นสิ่งจําเป็นสําหรับสถานะทางการเงินที่ดีของธุรกิจทุกแห่ง เรามาลองดูแนวทางปฏิบัติแนะนำและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเกี่ยวกับขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ เพื่อปรับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ให้มีประสิทธิภาพกัน

แนวทางปฏิบัติแนะนำสําหรับการออกใบแจ้งหนี้

• ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและละเอียด
  ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของคุณมีข้อมูลที่จําเป็นครบถ้วน เช่น รายละเอียดการติดต่อของทั้งสองฝ่าย หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน วันที่ รายการผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยละเอียด จำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ และเงื่อนไขการชําระเงิน ยิ่งคุณระบุข้อมูลที่เจาะจงและชัดเจนมากเท่าไร ก็จะยิ่งมีโอกาสเกิดความสับสนหรือการโต้แย้งน้อยลง

• ใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ
  การใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบมาอย่างเป็นมืออาชีพจะช่วยปรับปรุงภาพลักษณ์ของธุรกิจ คุณควรตรวจสอบว่าได้ระบุข้อมูลที่จําเป็นครบถ้วนแล้ว และรักษารูปแบบที่สม่ำเสมอสอดคล้องกัน

• สร้างข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจน
  ระบุข้อกําหนดการชําระเงินของคุณอย่างชัดเจน โดยมีวันครบกําหนด วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ และรายละเอียดเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า หรือส่วนลดเมื่อชําระเงินก่อนกําหนด

• ออกใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว
  ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากการขายหรือการให้บริการเสร็จสมบูรณ์แล้ว การออกใบแจ้งหนี้ที่ทันเวลาจะช่วยให้ชําระเงินได้ตรงเวลา

• การติดตามผลเป็นประจํา
  การติดตามผลอย่างสุภาพสำหรับในใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระคือปัจจัยสำคัญ โดยคุณควรพัฒนาระบบการแจ้งเตือนเบื้องต้น ไปจนถึงประกาศอย่างเป็นทางการมากขึ้นตามความจําเป็น

• เปิดรับเทคโนโลยี
  ลองพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัล เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้ทําให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติในหลายๆ ด้าน รวมถึงการส่งใบแจ้งหนี้ การเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการชําระเงินที่ใกล้ครบกําหนดและเลยกําหนด รวมถึงการติดตามกระแสเงินสด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

• ยืดระยะเวลา
  ความล่าช้าในการออกใบแจ้งหนี้อาจทําให้เกิดการชําระเงินล่าช้า ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อกระแสเงินสดของคุณ คุณควรตั้งเป้าว่าจะส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• ไม่ดำเนินการต่อกับการชําระเงินบางส่วน
  หากลูกค้าชําระเงินบางส่วน คุณจําเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้ที่อัปเดตแล้วซึ่งแสดงยอดคงเหลือ ซึ่งจะช่วยสร้างความชัดเจนว่าลูกค้ายังต้องชำระเงินอีกเท่าใด

• ออกใบแจ้งหนี้ไม่สอดคล้องกัน
  ความไม่สอดคล้องในการออกแบบใบแจ้งหนี้ ข้อมูล หรือช่วงเวลาอาจสร้างความสับสนได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เทมเพลตมาตรฐานและมีกําหนดการออกใบแจ้งหนี้ปกติ

• มองข้ามข้อผิดพลาด
  ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของคุณอีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดในจํานวน ราคา หรือการคํานวณก่อนส่งใบแจ้งหนี้ ข้อผิดพลาดอาจทําให้เกิดการโต้แย้งการชําระเงินหรือการชําระเงินล่าช้าได้

• ไม่มีแผนติดตามผล
  ธุรกิจมักจะให้ความสําคัญกับการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ แต่มักจะลืมกลยุทธ์เกี่ยวกับการติดตามการชําระเงิน สร้างระบบสําหรับการติดตามผลและจัดการกับการชําระเงินที่ล่าช้า

การให้ความสําคัญกับแนวทางปฏิบัติแนะนำและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเหล่านี้สามารถช่วยให้ธุรกิจสร้างกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพและให้ผลลัพธ์ที่ดี ซึ่งจะส่งผลให้มีกระแสเงินสดที่เสถียรมากขึ้น ลดการโต้แย้งการชําระเงิน และใช้เวลาในการติดตามการชําระเงินโดยไม่จำเป็นน้อยลง

Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing เป็นเครื่องมือที่จัดการกับความท้าทายในการออกใบแจ้งหนี้และยกระดับแนวทางปฏิบัติแนะนำ ฟีเจอร์หลักและประโยชน์ของ Stripe Invoicing มีดังต่อไปนี้

• การออกใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วและปรับขนาดได้
  Stripe Invoicing ให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าภายในไม่กี่นาที และสามารถขยายขอบเขตเพื่อรองรับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้ ให้คุณมั่นใจว่า ไม่ว่าฐานลูกค้าจะมีขนาดใหญ่หรือหลากหลายเพียงใด การออกใบแจ้งหนี้จะไม่ทําให้คุณเสียเวลา

• การปรับแต่งที่ง่ายดาย
  Stripe Invoicing ให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบเองได้โดยตรงจากแดชบอร์ด คุณสามารถอัปเดตการตั้งค่าโลโก้และสี รวมทั้งเพิ่มรายละเอียดผลิตภัณฑ์ บรรทัดรายการ ส่วนลด อัตราภาษี และอื่นๆ เพื่อปรับใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกับอัตลักษณ์ของแบรนด์ได้

• การรับการชําระเงินทั่วโลก
  ด้วยการรองรับมากกว่า 30 ภาษา รวมทั้ง 135 สกุลเงิน และวิธีการชําระเงินที่หลากหลายทั่วโลก Stripe Invoicing จะช่วยให้ลูกค้าชําระเงินได้ด้วยวิธีที่สะดวก ซึ่งนําไปสู่การชําระเงินที่รวดเร็วขึ้น

• การจัดการบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติ
  Stripe Invoicing จะดําเนินการกับบัญชีลูกหนี้โดยอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการแจ้งเตือนและการเรียกเก็บเงิน ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดเวลาในการติดตามและเก็บเงินตามใบแจ้งหนี้ ตลอดจนช่วยเก็บบันทึกทางการเงินของคุณให้เป็นระบบระเบียบ

• ความเรียบง่ายในการดำเนินงาน
  Stripe Invoicing ช่วยลดความซับซ้อนในการดําเนินงาน เนื่องจากจะช่วยให้คุณจัดการใบแจ้งหนี้และดูรายงานแบบละเอียดได้โดยตรงจากแดชบอร์ด คุณจะอัปเดต ยกเลิก ทำซ้ำ คืนเงิน หรือทําเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าชําระแล้วนอกระบบของ Stripe ได้อย่างง่ายดาย

ดูข้อมูลเพิ่มเติม ว่า Stripe จะช่วยธุรกิจของคุณรับมือกับความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้และเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ให้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น และสะดวกต่อลูกค้ามากขึ้นได้อย่างไร