A adequação do cronograma das faturas é parte integrante da gestão do fluxo de caixa e da experiência do cliente de uma empresa. Uma fatura pontual pode significar a diferença entre um fluxo de caixa saudável e um aperto financeiro inesperado, entre uma experiência de cliente tranquila e uma perturbada por atritos desnecessários.

O momento do envio da fatura está ligado a diversos fatores, como a natureza da sua empresa, os termos do contrato e o relacionamento com o cliente. É um equilíbrio entre garantir a robustez do fluxo de caixa da empresa e manter um bom relacionamento com os clientes, sem parecer ansioso demais para receber pagamentos. Saber quando enviar a fatura é fundamental para alcançar esse equilíbrio. Veja as principais considerações e estratégias para determinar o melhor momento para enviar as faturas em função do tipo de empresa e da forma como você trabalha com os clientes.

Neste artigo:

• O que é uma fatura?
  
• Para que servem as faturas?
  
• Faturas de clientes: quando você deve enviá-las?
  
• Práticas recomendadas e erros no envio de faturas
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que um vendedor emite a um comprador descrevendo os produtos ou serviços fornecidos, as quantidades, os preços combinados para esses itens e o valor total devido pelo comprador. Ela serve como uma conta ou solicitação de pagamento, permitindo que o vendedor peça ao comprador para cumprir sua obrigação. A fatura também inclui a data de emissão, um identificador ou número de fatura único e os dados de contato das duas partes.

Além de funcionar como uma solicitação de pagamento, a fatura serve como um registro de venda para ambas as partes e pode ser usada para manutenção de registros financeiros, fins fiscais e, possivelmente, como um documento legal no caso de uma contestação de pagamento.

Para que servem as faturas?

As faturas têm várias funções importantes nas transações comerciais:

• Solicitação de pagamento
  O objetivo principal de uma fatura é solicitar o pagamento de um comprador por produtos ou serviços prestados e detalhar o valor devido.

• Registro de venda
  As faturas servem como um registro da transação entre um vendedor e um comprador. Elas documentam o que foi vendido, quanto foi vendido e o preço da venda. Esses dados podem ser particularmente úteis para acompanhar vendas, analisar o desempenho dos negócios e tomar decisões comerciais embasadas.

• Proteção jurídica
  Se houver uma contestação sobre o pagamento ou os detalhes de uma transação, a fatura funcionará como um registro legal. Ela esclarece os termos acordados entre comprador e vendedor, fornecendo proteção às duas partes.

• Gestão financeira e contábil
  As faturas são importantes para manter registros financeiros precisos. Elas ajudam a controlar a receita e são essenciais para orçamentos, previsões e relatórios financeiros.

• Preparação de impostos
  As faturas servem como comprovante de renda, tornando-as essenciais para o cálculo de impostos. Elas também fornecem um registro do recolhimento de impostos aplicados às vendas (como imposto sobre vendas ou IVA) conforme as jurisdições e os regulamentos fiscais que estabelecem esses tributos.

• Trilha de auditoria
  No caso de auditorias financeiras, as faturas servem como comprovação de transações comerciais, garantindo a conformidade com leis e regulamentos comerciais.

Faturas de clientes: quando você deve enviá-las?

Entender o momento ideal do envio de uma fatura é importante para manter um fluxo de caixa saudável para sua empresa. Esse momento depende muito da natureza da empresa, dos termos combinados com o cliente e do tipo de fatura usada. Aqui estão alguns cenários comuns:

1. Empresas baseadas em serviços
Para empresas baseadas em serviços, como empresas de consultoria, agências de marketing e freelancers, o faturamento geralmente ocorre após a entrega dos serviços. Isso é conhecido como "faturamento atrasado". Por exemplo, um designer gráfico freelancer pode concluir um projeto e, em seguida, emitir uma fatura detalhando as horas trabalhadas e a taxa combinada.

Em alguns casos, os provedores de serviços faturam periodicamente, como mensalmente ou trimestralmente, especialmente no caso de serviços contínuos. Uma agência de marketing digital, por exemplo, pode emitir uma fatura mensal aos clientes pelos serviços contínuos de SEO realizados.

2. Empresas baseadas em produtos
Normalmente, empresas que vendem produtos físicos enviam uma fatura no ponto de venda. Por exemplo, um varejista emite uma fatura imediatamente após um cliente comprar itens de sua loja.

No e-commerce, uma empresa envia uma fatura (frequentemente, acompanhando o produto) assim que o cliente confirma o pedido. Por exemplo, um varejista de roupas online envia uma fatura assim que o pedido de um cliente é processado, detalhando os itens comprados e o custo total.

3. Cobrança progressiva
Para projetos de grande porte, como construção ou desenvolvimento de software sob medida, as empresas costumam usar a cobrança progressiva, na qual as faturas são emitidas em várias fases do projeto. Essas fases podem estar vinculadas ao alcance de marcos específicos ou à conclusão de uma determinada porcentagem do trabalho. Por exemplo, uma construtora pode faturar após a conclusão de cada fase do projeto: fundação, estrutura, cobertura etc.

4. Cobrança recorrente
Para empresas que oferecem serviços por assinatura, como produtos de SaaS ou assinaturas de revistas, as faturas geralmente são enviadas em intervalos regulares (mensais, trimestrais ou anuais), conforme o contrato de assinatura.

5. Pagamento adiantado
Em certos casos, as empresas podem exigir pagamento antecipado, especialmente quando há um gasto significativo com materiais ou quando o crédito do cliente é incerto. Nesse caso, a fatura é enviada antes de a empresa entregar o produto ou realizar o serviço. Por exemplo, um fabricante de móveis sob medida pode exigir um pagamento inicial de 50% para cobrir os custos do material e enviar ao cliente uma fatura detalhando esse pagamento antecipado.

6. Modelo de retenção
No modelo de retenção, frequentemente usado por escritórios de advocacia ou relações públicas, os clientes pagam regularmente (geralmente, a cada mês) um valor definido. A empresa fornece uma fatura detalhando como a retenção foi usada (por exemplo, quantas horas foram trabalhadas em quais projetos) e eventuais encargos extras além da retenção.

Resumindo, o momento ideal para enviar faturas aos clientes depende muito do seu modelo de negócio específico, da natureza dos produtos ou serviços fornecidos e do acordo com os clientes. Independentemente do momento do envio das faturas, lembre-se de ser claro quanto aos termos de pagamento, ágil com o faturamento e consistente no acompanhamento para garantir pagamentos dentro do prazo.

Práticas recomendadas e erros no envio de faturas

Um processo de faturamento bem gerenciado é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. Para otimizar esse processo, vamos conferir algumas práticas recomendadas e erros comuns em procedimentos de faturamento:

Práticas recomendadas para faturamento

• Forneça informações claras e detalhadas
  Verifique sempre se suas faturas contêm todas as informações necessárias, como dados de contato de ambas as partes, um número de fatura único, a data, uma lista detalhada de produtos ou serviços fornecidos, o valor total devido e as condições de pagamento. Quanto mais específicas e claras forem as informações, menor o espaço para confusões ou contestações.

• Use modelos de fatura profissionais
  Usar um modelo de fatura com projeto profissional pode melhorar a imagem da sua empresa, garantir a inclusão de todos os dados necessários e ajudar a manter a consistência.

• Estabeleça condições de pagamento claras
  Seja claro quanto aos seus termos de pagamento. Inclua datas de vencimento, formas de pagamento aceitas e detalhes sobre tarifas por atraso ou descontos por pagamento antecipado.

• Fature imediatamente
  Envie faturas imediatamente após a conclusão de uma venda ou serviço. O faturamento pontual ajuda a viabilizar pagamentos dentro do prazo.

• Acompanhe regularmente
  É fundamental fazer acompanhamento (de forma educada) de faturas não pagas. Desenvolva um sistema de lembretes que passe de lembretes gentis para avisos mais formais, conforme necessário.

• Abrace a tecnologia
  Considere usar um software de faturamento digital. Essas ferramentas podem automatizar vários aspectos do processo de faturamento, como o envio de faturas, lembretes aos clientes sobre pagamentos futuros e pendentes, além do acompanhamento do fluxo de caixa.

Erros comuns a serem evitados

• Procrastinação
  Atrasar o processo de faturamento pode causar atrasos, o que pode afetar negativamente seu fluxo de caixa. Procure enviar a fatura assim que o produto ou serviço for entregue.

• Pagamentos parciais ignorados
  Se um cliente tiver feito um pagamento parcial, é essencial enviar uma fatura atualizada mostrando o saldo restante. Isso garante clareza sobre o que o cliente ainda deve.

• Faturamento inconsistente
  Inconsistências no design, nos dados ou no momento de envio da fatura podem gerar confusão. Verifique se você usa um modelo padrão e tem um cronograma de faturamento regular.

• Erros ignorados
  Verifique cuidadosamente se há erros de quantidade, preços ou cálculos nas faturas antes de enviá-las. Os erros podem causar contestações ou atrasos nos pagamentos.

• Nenhum plano de acompanhamento
  Muitas vezes, as empresas se concentram na criação e no envio de faturas, mas esquecem de traçar estratégias para acompanhar os pagamentos. Estabeleça um sistema de acompanhamento e tratamento de pagamentos em atraso.

Prestar atenção a essas práticas recomendadas e às armadilhas comuns pode ajudar as empresas a criar um processo de faturamento eficaz e eficiente. Por sua vez, isso contribui para um fluxo de caixa melhor e mais confiável, menos contestações de pagamento e menos tempo desperdiçado correndo atrás de pagamentos.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing é uma ferramenta que aborda os desafios do faturamento e eleva a adoção de práticas recomendadas a um novo patamar. Veja a seguir alguns dos principais recursos e benefícios do Stripe Invoicing:

• Faturamento rápido e expansível
  O Stripe Invoicing permite criar e enviar faturas aos clientes em minutos e pode ser expandido de acordo com as necessidades da empresa. Dessa forma, independentemente do tamanho ou da diversidade da base de clientes, o faturamento não será motivo de atrasos.

• Fácil personalização
  O Stripe Invoicing permite gerar faturas personalizadas diretamente no Dashboard. Você pode atualizar o logotipo e as configurações de cores, bem como adicionar detalhes do produto, itens de linha, descontos, alíquotas e muitos outros dados para adaptar a fatura à identidade da sua marca.

• Pagamentos aceitos globalmente
  Com suporte para mais de 30 idiomas, mais de 135 moedas e diversas formas de pagamento globais, o Stripe Invoicing garante que os clientes possam pagar da maneira mais conveniente para eles, agilizando os pagamentos.

• Automatização de contas a receber
  O Stripe Invoicing automatiza os processos de contas a receber, incluindo lembretes de pagamento e cobranças. Essa automação reduz o tempo gasto no acompanhamento e coleta de pagamentos de faturas e ajuda a manter seus registros financeiros em ordem.

• Simplicidade operacional
  O Stripe Invoicing ajuda a simplificar as operações, permitindo que você gerencie faturas e visualize relatórios detalhados diretamente no Dashboard. Você pode facilmente atualizar, cancelar, duplicar, reembolsar ou marcar faturas como pagas fora da Stripe.

Saiba mais sobre como a Stripe pode ajudar sua empresa a enfrentar os desafios associados ao faturamento e otimizá-lo para ser mais rápido, eficiente e fácil de usar para os clientes.