Um processo de faturamento que funcione bem pode significar a diferença entre manter um fluxo de caixa saudável e lidar com as frustrações dos pagamentos atrasados. A implementação de um sistema de processamento de faturas simplificado e automatizado reduz os riscos de erros manuais e pagamentos atrasados, além de oferecer insights valiosos sobre a saúde financeira da empresa. Quando a diferença entre o sucesso e o fracasso depende frequentemente da tomada de decisões baseadas em dados, esses insights vão além da visão do desempenho passado da sua empresa: eles oferecem as ferramentas para fazer previsões bem fundamentadas, planejar o crescimento e acompanhar atentamente a estabilidade financeira.

Então, como as empresas podem transformar o processamento de faturas para concretizar esses benefícios? A seguir, vamos detalhar as principais etapas para estabelecer um sistema ideal de processamento de faturas e examinar como a tecnologia pode tornar isso mais fácil do que nunca.

Neste artigo:

• O que é uma fatura?
  
• O que é o processamento de faturas?
  
• Como funciona o processamento de faturas?
  
• Benefícios do processamento automatizado de faturas
  
• Práticas recomendadas para processamento de faturas
  
• Como funciona o Stripe Invoicing
  

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento comercial que um vendedor emite para um comprador. Nesse documento, o vendedor fornece dados detalhados sobre uma transação ou venda. A principal finalidade de uma fatura é solicitar o pagamento dos produtos ou serviços que o vendedor forneceu, o que efetivamente a torna uma fatura pela transação.

Normalmente, as faturas contêm vários dados:

• Dados do vendedor: nome, endereço e dados de contato do vendedor ou provedor de serviços. Geralmente, inclui um número de identificação único, se exigido pela jurisdição (como um ID fiscal nos EUA ou um número de IVA na UE).

• Dados do comprador: nome, endereço e dados de contato do comprador ou cliente.

• Número da fatura: um identificador exclusivo para a fatura que ajuda ambas as partes a monitorar pagamentos e associá-los às respectivas vendas.

• Data de emissão: a data de emissão da fatura.

• Data de vencimento: a data até a qual o comprador deve fazer o pagamento.

• Descrição dos produtos ou serviços: dados detalhados sobre os produtos ou serviços fornecidos pelo vendedor, incluindo quantidades, taxas e totais.

• Valor total devido: o valor total que o comprador precisa pagar ao vendedor. Normalmente, inclui impostos, tarifas de envio ou outras cobranças adicionais.

• Condições de pagamento: os termos e condições que o comprador e o vendedor acordaram para o pagamento, tais como a forma de pagamento, eventuais descontos de pagamento antecipado ou multas por atraso de pagamento.

As faturas facilitam o processo de cobrança e também servem como um registro legal de uma venda, que é necessário para gerenciar contas, calcular impostos, acompanhar o estoque e avaliar o desempenho da empresa. As faturas são essenciais para a saúde financeira das empresas, já que a emissão no momento ideal e o acompanhamento do pagamento das faturas garantem um fluxo de caixa tranquilo.

O que é o processamento de faturas?

O processamento de faturas refere-se à série de etapas que uma empresa executa para gerenciar as faturas que recebe de fornecedores. As etapas envolvem receber, validar, registrar e pagar a fatura. O processamento de faturas é um aspecto importante das contas a pagar dentro da gestão financeira geral da empresa.

Como funciona o processamento de faturas?

Estas são as etapas comuns do processamento de faturas:

• Recebimento da fatura: o processo começa quando a empresa recebe uma fatura de um fornecedor. A fatura pode chegar nos mais diversos formatos, como papel, e-mail, PDF ou por meio de um sistema de faturamento eletrônico.

• Captura da fatura: nesta etapa, a empresa captura os detalhes da fatura para processamento. Isso pode envolver inserção manual de dados, digitalização de faturas impressas ou extração automática de dados no caso de faturas eletrônicas.

• Validação da fatura: a empresa valida a precisão dos dados capturados. Geralmente, a validação inclui a verificação da fatura em relação a pedidos de compra e notas de entrega para garantir que os produtos ou serviços foram comprados e recebidos. A fatura também deve cumprir outros requisitos de conformidade, como incluir um número de fatura válido, os dados do fornecedor e o valor correto a ser pago.

• Aprovação da fatura: depois que a empresa valida a fatura, a próxima etapa é aprovar o seu pagamento. Dependendo do tamanho da organização e do valor da fatura, uma ou várias aprovações podem ser necessárias.

• Pagamento: após a aprovação, a fatura é agendada para pagamento com base em seus termos (à vista, 30 dias corridos etc.).

• Gravação e arquivamento: a empresa registra a fatura paga no sistema de contabilidade para fins de controle financeiro, relatórios e auditoria. A fatura é arquivada de acordo com a política de retenção de documentos da empresa.

Várias organizações estão automatizando o processamento de faturas para reduzir o trabalho manual, aumentar a eficiência e reduzir erros. A automação envolve o uso de software que pode capturar, validar, direcionar, aprovar e pagar automaticamente as faturas, o que acelera o processo e também libera um tempo valioso para a equipe se concentrar em tarefas mais estratégicas.

Benefícios do processamento automatizado de faturas

A automação oferece várias vantagens no processamento de faturas e tem o potencial de transformar as operações de negócios. Veja alguns benefícios:

• Aumento da eficiência
  A automação acelera o ciclo de processamento das faturas, eliminando a inserção manual de dados, o que reduz o intervalo entre o recebimento e o pagamento. Isso aumenta a produtividade geral e permite que a equipe financeira direcione o trabalho para outras tarefas importantes.

• Redução de custos
  Ao reduzir a necessidade de entrada manual, os sistemas automatizados podem reduzir o custo por fatura processada. Com o tempo, essas economias podem ser substanciais.

• Redução de erros
  A entrada manual de dados é propensa a erros humanos. A automação reduz a chance de erros, levando a relatórios financeiros e de conformidade mais precisos.

• Melhoria da conformidade
  As empresas podem configurar sistemas automatizados para aplicar regras e regulamentos específicos, garantindo que cada fatura cumpra as políticas e os requisitos legais adequados.

• Melhor relacionamento com fornecedores
  O pagamento imediato e preciso de faturas ajuda as empresas a manter um bom relacionamento com os fornecedores, o que pode ser benéfico para futuras negociações e colaborações.

• Maior visibilidade
  Os sistemas automatizados oferecem melhor visibilidade do processo de faturamento. Essa visibilidade pode ajudar as empresas a identificar gargalos, fazer previsões de fluxo de caixa mais precisas e fornecer insights úteis para a tomada de decisões estratégicas.

• Escalabilidade
  À medida que a empresa cresce, o mesmo acontece com o número de faturas. Um sistema automatizado de processamento de faturas pode acomodar facilmente esse crescimento, ao contrário dos sistemas manuais, que podem ficar sobrecarregados.

• Ecologicamente correto
  Ao fazer a transição de processos baseados em papel para processos digitais, as empresas podem reduzir seu impacto ambiental.

No geral, o processamento automatizado de faturas pode ajudar a transformar o departamento de contas a pagar de uma empresa em uma unidade de negócios mais eficiente e estratégica. É um investimento que pode entregar retornos substanciais no longo prazo.

Práticas recomendadas para processamento de faturas

Conforme as organizações navegam em um marketplace digital em evolução, a abordagem tradicional e manual para lidar com faturas pode representar desafios significativos. Por exemplo, gargalos no processo de aprovação, imprecisões na inserção manual de dados, problemas de conformidade e escalabilidade à medida que as empresas crescem, entre outros. Para transformar esses obstáculos em oportunidades, as organizações estão reavaliando a abordagem do processamento de faturas. Usando insights estratégicos e incorporando as práticas recomendadas em suas operações, as empresas podem aprimorar sua saúde financeira, melhorar o relacionamento com fornecedores e encontrar oportunidades de crescimento. Veja a seguir algumas práticas recomendadas que você pode seguir:

• Centralização do recebimento de faturas
  Centralize o recebimento de faturas para garantir que nenhuma fatura seja perdida ou negligenciada. Para faturas recebidas por correio, e-mail ou fax, essa etapa pode simplificar o rastreamento e o gerenciamento.

• Estabeleça hierarquias claras de aprovação
  Configure um processo de aprovação claramente definido para garantir que as faturas sejam revisadas e aprovadas pelas pessoas certas no momento certo. Isso evita gargalos e permite que o processo funcione sem imprevistos.

• Implemente a correspondência em três vias
  Para faturas relacionadas a pedidos de compra, use uma correspondência em três vias entre a ordem de compra, o recibo e a fatura. Esse processo confirma que todos os itens do pedido foram recebidos e que a fatura reflete a transação com precisão.

• Utilize ferramentas de automação
  O uso de software de processamento de faturas pode reduzir drasticamente o tempo e o esforço necessários para processar faturas. A automação pode capturar e extrair dados, validar e corresponder faturas, direcionar faturas para aprovação e agendar faturas para pagamento.

• Revise periodicamente os termos de pagamento
  Revise regularmente as condições de pagamento de seus fornecedores e negocie quando possível. Você pode negociar descontos para pagamento antecipado ou condições melhores para ciclos de pagamento mais longos, que são importantes para gerenciar o fluxo de caixa.

• Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores
  Mantenha uma comunicação aberta com seus fornecedores. Resolva imediatamente todos os problemas ou discrepâncias no faturamento e faça os pagamentos no prazo.

• Mantenha registros precisos
  Mantenha um sistema organizado de arquivamento de faturas pagas. Você deve ser capaz de recuperar uma fatura rapidamente quando necessário. Além de ajudar na gestão empresarial, esse recurso é necessário em auditorias e inspeções financeiras.

• Revise periodicamente auditorias e revisões
  Revise regularmente seus procedimentos de processamento de faturas. Procure gargalos, ineficiências e áreas onde os erros ocorrem com frequência. Além disso, realize auditorias regulares para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.

• Treine sua equipe
  Verifique se todos os envolvidos no processo de faturamento, desde novas contratações até funcionários experientes, estão adequadamente treinados e cientes das políticas e procedimentos da empresa. Realize atualizações de treinamento regulares conforme necessário.

• Planeje a escalabilidade
  Conforme a empresa cresce, o mesmo acontece com o volume das faturas. Prepare-se para isso implementando soluções expansíveis e reavaliando regularmente suas necessidades.

Na essência, as práticas eficazes de processamento de faturas não apenas afetam os resultados, mas também desempenham uma função fundamental na formação da direção estratégica de uma empresa. Os fluxos de caixa aprimorados, a redução de custos e os relacionamentos fortalecidos com fornecedores se combinam para beneficiar todos os aspectos de uma organização, posicionando-a para o sucesso sustentável em um marketplace em constante evolução.

Como funciona o Stripe Invoicing

O Stripe Invoicing oferece uma solução completa para empresas que desejam otimizar o processamento de faturas, seja criando faturas personalizadas, cobrando pagamentos ou automatizando contas a receber. A seguir, uma visão geral rápida da interface intuitiva, da escalabilidade e do compromisso do Invoicing com a agilização de pagamentos:

• Facilidade de criação e personalização de faturas
  Gere e envie faturas aos clientes em minutos, sem programação. Adapte suas faturas de acordo com a identidade da sua marca e atenda às necessidades dos clientes personalizando itens de linha, descontos, alíquotas e detalhes dos produtos.

• Automação avançada
  Os recursos avançados e a API do Invoicing da Stripe automatizam tarefas tediosas como contas a receber, cobrança de pagamentos e reconciliação de transações, economizando tempo e aumentando a eficiência.

• Experiência otimizada para o cliente
  O Stripe Invoicing oferece uma interface ágil e amigável, otimizada para todas as plataformas de dispositivos móveis, tablets e desktops. Isso pode garantir uma experiência integrada para os clientes.

• Pagamentos globais rápidos
  Com suporte para diversas formas de pagamento, como cartão de crédito, ACH Direct Debit, transferência bancária e opções regionais, a Stripe facilita a agilidade das transações. A maioria das faturas é paga em até 24 horas, aprimorando o fluxo de caixa.

• Suporte internacional
  O suporte robusto da Stripe para 34 idiomas em mais de 135 moedas, além da exibição de formas de pagamento conforme a localização, amplia o alcance global da sua empresa, ajudando a atender a uma clientela internacional.

• Relatórios detalhados e gerenciamento de operações
  Gerencie faturas, acompanhe pagamentos e visualize relatórios detalhados diretamente no Dashboard. Isso simplifica suas operações e ajuda você a tomar decisões de negócios bem fundamentadas.

• Formas de pagamento B2B seguras
  O Stripe Invoicing simplifica o processo de aceitar wire transfers e pagamentos ACH, as formas de pagamento geralmente preferidas pelas empresas para faturas de alto valor. Essa automação reduz o esforço manual necessário e a probabilidade de erros, aumentando a satisfação do cliente.

• Comunicação e novas tentativas de pagamento automatizadas
  Aumente a recuperação de receitas com lembretes automáticos por e-mail para faturas a vencer ou vencidas. O recurso Smart Retries otimiza as tentativas de cobrança de pagamentos com falha, ajudando a eliminar faturas não pagas.

• Integração perfeita
  O Stripe Invoicing integra-se a sistemas de contabilidade, soluções de planejamento de recursos empresariais (ERP) e ferramentas de automação financeira populares, garantindo sincronização de dados em tempo real e gerenciamento eficiente do fluxo de trabalho. Por isso, a Stripe é uma excelente opção para empresas que desejam otimizar o processo de faturamento.

A contínua transformação digital no mundo dos negócios obriga as organizações a adotar uma abordagem inovadora para processos tradicionais, como o processamento de faturas. Conforme as empresas visualizam um futuro que abraça automação e excelência operacional, elas devem repensar as estratégias de processamento de faturas e adotar as práticas recomendadas. Não basta acompanhar os avanços tecnológicos: é preciso abrir caminho para operações financeiras mais inteligentes, eficientes e sustentáveis.

Saiba mais sobre o Invoicing e como ele funciona em colaboração com outras soluções da Stripe.