Guide sur le traitement des factures : comment ça marche et quelles sont les meilleures pratiques pour les entreprises

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Learn more 
  1. Introduction
  2. Caractéristiques d’une facture
  3. En quoi consiste le traitement des factures ?
  4. Comment fonctionne le traitement des factures ?
  5. Avantages du traitement automatisé des factures
  6. Bonnes pratiques en matière de traitement des factures
  7. Comment fonctionne Stripe Invoicing

Un processus de facturation bien rodé peut faire la différence entre le maintien d'un flux de trésorerie sain et la gestion des frustrations liées aux retards de paiement. La mise en place d'un système de traitement des factures simplifié et automatisé permet d'atténuer les risques d'erreurs manuelles et de retards de paiement, et peut également fournir des informations précieuses sur la santé financière de votre entreprise. Lorsque la différence entre le succès et l'échec repose souvent sur une prise de décision pilotée par des données, ces informations offrent plus qu'une simple vue d'ensemble des performances passées de votre entreprise. Elles vous fournissent les outils nécessaires pour faire des prévisions éclairées, planifier la croissance et garder le pouls de la stabilité financière de votre entreprise.

Comment les entreprises peuvent-elles transformer le traitement de leurs factures pour tirer parti de ces avantages ? Nous décrivons ci-dessous les principales étapes de la mise en place d'un système optimal de traitement des factures et examinons comment la technologie peut simplifier davantage cette tâche.

Sommaire

  • Caractéristiques d’une facture ?
  • En quoi consiste le traitement des factures ?
  • Comment fonctionne le traitement des factures ?
  • Avantages du traitement automatisé des factures
  • Bonnes pratiques en matière de traitement des factures
  • Comment fonctionne Stripe Invoicing

Caractéristiques d’une facture

Une facture est un document commercial qu'un marchand délivre à un acheteur. Dans ce document, le marchand fournit des informations détaillées sur une transaction ou une vente. L'objectif principal d'une facture est de demander le paiement des biens ou des services fournis par un marchand, ce qui en fait une sorte d'acte de vente.

Les factures comportent généralement plusieurs éléments d'information.

  • Informations sur le marchand : le nom, l'adresse et les coordonnées du marchand ou du fournisseur de services. Ces informations comprennent souvent un numéro d'identification unique si la juridiction l'exige (comme un numéro d'identification fiscale aux États-Unis ou un numéro de TVA dans l'Union européenne).

  • Informations sur l'acheteur : le nom, l'adresse et les coordonnées de l'acheteur ou du client.

  • Numéro de facture : un identifiant unique pour la facture qui aide les deux parties à suivre les paiements et à les mettre en corrélation avec les ventes correspondantes.

  • Date d'émission : la date d'émission de la facture.

  • Date d'échéance : la date à laquelle l'acheteur doit effectuer le paiement.

  • Description des biens ou services : des informations détaillées sur les produits ou les services fournis par le marchand, notamment les quantités, les taux et les totaux.

  • Montant total dû : le montant total que l'acheteur doit payer au marchand. Ce montant comprend généralement les taxes, les frais d'expédition ou d'autres frais supplémentaires.

  • Conditions de paiement : les modalités de paiement convenues entre l'acheteur et le marchand, telles que le moyen de paiement, les éventuelles remises pour paiement anticipé ou les pénalités pour retard de paiement.

Les factures facilitent le processus de facturation et servent également d'enregistrement légal d'une vente, ce qui est nécessaire pour la gestion des comptes, le calcul des taxes, le suivi des stocks et l'évaluation des performances d’une entreprise. Les factures sont essentielles pour la santé financière des entreprises, car l'émission et le suivi du paiement des factures en temps voulu garantissent un flux de trésorerie régulier.

En quoi consiste le traitement des factures ?

Le traitement des factures fait référence à la série de mesures prises par une entreprise pour traiter les factures qu'elle reçoit de ses prestataires ou de ses fournisseurs. Ce processus consiste à recevoir la facture, à la valider, à l'enregistrer et à la payer. Le traitement des factures constitue un aspect important des comptes fournisseurs dans le cadre de la gestion financière globale d'une entreprise.

Comment fonctionne le traitement des factures ?

Vous trouverez ci-dessous les étapes classiques du traitement d'une facture.

  • Reçu de la facture : le processus commence lorsque l'entreprise reçoit une facture d'un prestataire ou d'un fournisseur. La facture peut arriver sous de nombreuses formes différentes, par exemple sur papier, par e-mail, au format PDF ou par l'intermédiaire d'un système de facturation électronique.

  • Saisie de la facture : au cours de cette étape, l'entreprise saisit les informations relatives à la facture afin que celle-ci soit traitée. Pour ce faire, il peut être nécessaire de saisir manuellement les données, de scanner les factures papier ou d'extraire automatiquement les données dans le cas des factures électroniques.

  • Validation de la facture : l'entreprise valide l'exactitude des données saisies. Ce processus implique souvent de vérifier la facture par rapport aux bons de commande et aux bons de livraison afin de s'assurer que les biens ou les services ont bien été commandés et reçus. La facture doit également satisfaire à d'autres exigences de conformité, notamment en incluant un numéro de facture valide, les informations relatives au fournisseur et le montant exact à payer.

  • Approbation de la facture : une fois que l'entreprise a validé la facture, l'étape suivante consiste à approuver le paiement. Selon la taille de l'organisation et le montant de la facture, cela peut nécessiter une ou plusieurs approbations.

  • Paiement : après approbation, le paiement de la facture est programmé en fonction de ses conditions (payable à réception, sous 30 jours, etc.)

  • Enregistrement et archivage : l'entreprise enregistre la facture payée dans son système comptable à des fins de suivi financier, de reporting et d'audit. La facture est ensuite archivée conformément à la politique de conservation des documents de l'entreprise.

De nombreuses organisations automatisent le traitement des factures afin de limiter le travail manuel, d'accroître leur efficacité et de réduire les risques d'erreur. Ce processus est accéléré par l'utilisation d'un logiciel capable de saisir, valider, acheminer, approuver et payer automatiquement les factures, ce qui permet au personnel de se focaliser sur des tâches plus stratégiques et de gagner un temps précieux.

Avantages du traitement automatisé des factures

L'automatisation offre plusieurs avantages en matière de traitement des factures et peut contribuer à simplifier le fonctionnement des entreprises. Voici quelques-uns de ses avantages.

  • Gain en efficacité
    L'automatisation accélère le cycle de traitement des factures en permettant de ne plus saisir manuellement les données, ce qui réduit le délai entre la réception et le paiement. Ainsi, la productivité globale s'en trouve améliorée et l'équipe financière peut axer son travail sur d'autres tâches importantes.

  • Réduction des coûts
    En réduisant les besoins de saisie manuelle, les systèmes automatisés peuvent réduire le coût par facture traitée. Au fil du temps, ces économies peuvent être conséquentes.

  • Réduction des erreurs
    La saisie manuelle de données est sujette à l'erreur humaine. L'automatisation réduit le risque d'erreurs, ce qui permet d'obtenir des rapports financiers et de conformité plus précis.

  • Amélioration de la conformité
    Les entreprises peuvent configurer des systèmes automatisés pour appliquer des règles et des réglementations spécifiques, en veillant à ce que chaque facture respecte les politiques appropriées et les exigences légales.

  • Amélioration des relations avec les fournisseurs
    Le fait de payer les factures rapidement et en temps voulu permet aux entreprises d'entretenir de bonnes relations avec leurs fournisseurs, ce qui peut s'avérer bénéfique pour la négociation et la collaboration.

  • Meilleure visibilité
    Les systèmes automatisés offrent une meilleure visibilité sur le processus de facturation. Cette visibilité peut permettre aux entreprises d'identifier les goulets d'étranglement, d'établir des prévisions de trésorerie plus précises et de fournir des informations utiles pour la prise de décisions stratégiques.

  • Évolutivité
    Le nombre de factures augmente au fur et à mesure que l'entreprise se développe. Un système automatisé de traitement des factures peut facilement s'adapter à cette croissance, contrairement aux systèmes manuels qui risquent de se retrouver submergés.

  • Respect de l'environnement
    En passant du papier au numérique, les entreprises peuvent réduire leur impact sur l'environnement.

Dans l'ensemble, le traitement automatisé des factures peut contribuer à renforcer l'efficacité et la stratégie du service de comptes fournisseurs d'une entreprise. Ce type d'investissement est susceptible de générer des rendements substantiels à long terme.

Bonnes pratiques en matière de traitement des factures

Alors que les organisations évoluent sur un marché numérique en pleine mutation, l'approche traditionnelle et manuelle du traitement des factures peut poser d'importants problèmes. Ces problèmes peuvent inclure, entre autres, des goulets d'étranglement dans le processus d'approbation, des inexactitudes dues à la saisie manuelle des données, ou des problèmes de conformité et d'évolutivité au fur et à mesure que les entreprises se développent. Pour transformer ces obstacles en opportunités, les entreprises doivent revoir leur approche en matière de traitement des factures. En exploitant des perspectives stratégiques et en intégrant les bonnes pratiques dans leurs opérations, les entreprises peuvent renforcer leur santé financière, améliorer leurs relations avec les prestataires et identifier des opportunités de croissance. Voici quelques bonnes pratiques à suivre.

  • Centralisez la réception des factures
    Centralisez la réception des factures afin de vous assurer qu'aucune facture n'est perdue ou oubliée. Que les factures soient envoyées par courrier, par e-mail ou par fax, cette étape peut simplifier le suivi et la gestion.

  • Instaurez des hiérarchies d'approbation claires
    Mettez en place un processus d'approbation clairement défini afin de vous assurer que les factures sont examinées et approuvées par les bonnes personnes au bon moment. De cette manière, il est possible d'éviter les goulets d'étranglement et d'assurer le bon déroulement du processus.

  • Mettez en place une correspondance à trois niveaux
    Pour les factures liées à des bons de commande, utilisez une correspondance à trois niveaux entre le bon de commande, le reçu et la facture. Ce processus confirme que ce qui a été commandé a bien été reçu et que la facture reflète fidèlement la transaction.

  • Utilisez des outils d'automatisation
    L'utilisation d'un logiciel de traitement des factures peut réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires au traitement des factures. L'automatisation permet de capturer et d'extraire des données, de valider et de faire correspondre des factures, d'acheminer des factures pour approbation et de planifier des factures pour paiement.

  • Passez régulièrement en revue les conditions de paiement
    Passez régulièrement en revue les conditions de paiement de vos prestataires et négociez si possible. Vous pourrez peut-être négocier des remises en cas de paiement anticipé ou de meilleures conditions pour des cycles de paiement plus longs, deux éléments importants pour la gestion de votre trésorerie.

  • Entretenez de bonnes relations avec vos prestataires
    Maintenez une communication ouverte avec vos fournisseurs. Traitez rapidement tous les problèmes ou toutes les divergences liés à la facturation dès qu'ils surviennent et effectuez les paiements à temps.

  • Tenez des registres précis
    Maintenez un système bien organisé pour archiver les factures payées. Vous devez pouvoir retrouver rapidement une facture en cas de besoin. C'est une bonne chose pour la gestion de l'entreprise, mais c'est également nécessaire pour les audits et les inspections financières.

  • Passez régulièrement en revue les audits et les évaluations
    Passez régulièrement en revue vos procédures de traitement des factures. Cherchez à identifier les goulets d'étranglement, les inefficacités et les domaines où des erreurs se produisent fréquemment. Procédez également à des audits réguliers afin de vous assurer que votre entreprise se conforme aux politiques internes et aux réglementations externes.

  • Formez votre personnel
    Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le processus de facturation, qu'il s'agisse de nouvelles recrues ou de personnel expérimenté, ont reçu une formation adéquate et connaissent les politiques et les procédures de l'entreprise. Organisez régulièrement des rappels, si nécessaire.

  • Pensez à l’évolutivité de votre entreprise
    Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, le volume de vos factures augmente. Prévoyez cette éventualité en mettant en œuvre des solutions évolutives et en réévaluant régulièrement vos besoins.

En fin de compte, la mise en place de pratiques efficaces de traitement des factures n'a pas seulement un impact sur votre résultat, mais constitue également un facteur déterminant dans la définition de l'orientation stratégique de votre entreprise. L'amélioration des flux de trésorerie, la réduction des coûts et l'amélioration des relations avec les fournisseurs qui en résultent profitent à tous les aspects d'une organisation et la positionnent en vue d'un succès durable sur un marché en constante évolution.

Comment fonctionne Stripe Invoicing

Stripe Invoicing offre une solution complète pour les entreprises qui souhaitent optimiser le traitement de leurs factures, que ce soit par la création de factures personnalisées, l'encaissement des paiements ou l'automatisation des comptes clients. Voici un aperçu rapide de l'interface intuitive, de l'évolutivité et de l'engagement d'Invoicing pour accélérer les paiements.

  • Création et personnalisation simplifiées des factures
    Générez et envoyez des factures à vos clients en quelques minutes, sans aucun codage. Adaptez vos factures à l'identité de votre marque et répondez aux besoins de vos clients en personnalisant les postes de facture, les remises, les taux de taxe et les détails des produits.

  • Automatisation avancée
    Les fonctionnalités avancées de Stripe et l'API de facturation automatisent les tâches fastidieuses liées aux comptes débiteurs, à l'encaissement des paiements et au rapprochement des transactions, ce qui permet de gagner du temps et de gagner en efficacité.

  • Expérience client optimisée
    Stripe Invoicing offre une interface réactive et intuitive qui est optimisée pour les plateformes mobiles, les tablettes et les ordinateurs de bureau. L'expérience de vos clients peut ainsi être fluide.

  • Paiements internationaux rapides
    Avec la prise en charge d'une multitude de moyens de paiement notamment les cartes bancaires, les débits directs ACH, les virements bancaires et les options locales, Stripe facilite la rapidité des transactions. La plupart des factures sont payées dans les 24 heures, ce qui vous permet de mieux gérer votre trésorerie.

  • Service d'assistance international
    Stripe prend en charge 34 langues et plus de 135 devises, en plus d'afficher les moyens de paiement en fonction de la localisation, ce qui étend la portée de votre entreprise à l'échelle mondiale, en vous aidant à répondre aux besoins d'une clientèle internationale.

  • Rapports détaillés et gestion des opérations
    Gérez vos factures, suivez vos paiements et consultez des rapports détaillés directement à partir d'un Dashboard intuitif. Vous simplifiez ainsi vos opérations et prenez des décisions économiques en toute connaissance de cause.

  • Méthodes de paiement B2B sécurisées
    Stripe Invoicing simplifie le processus d'acceptation des virements bancaires et des paiements ACH, que les entreprises préfèrent généralement utiliser pour les factures élevées. Cette automatisation permet de réduire les efforts manuels à fournir ainsi que les risques d'erreurs, ce qui renforce la satisfaction des clients.

  • Communication automatisée et tentatives de paiement
    Améliorez le recouvrement de vos revenus grâce à des rappels automatisés par e-mail pour les factures échues ou en retard de paiement. La fonctionnalité Smart Retries optimise les tentatives de recouvrement des paiements échoués, ce qui permet d'éviter que des factures soient impayées.

  • Intégration fluide
    Stripe Invoicing s'intègre aux systèmes de comptabilité les plus courants, aux solutions de planification des ressources d'entreprise (ERP) et aux outils d'automatisation financière, en garantissant une synchronisation des données en temps réel et une gestion efficace des flux de travail. Stripe est donc une excellente option pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur processus de facturation.

La transformation numérique en cours dans le monde des affaires oblige les organisations à adopter une approche innovante vis-à-vis des processus traditionnels comme le traitement des factures. Alors que les entreprises se tournent vers un avenir marqué par l'automatisation et l'excellence opérationnelle, elles doivent repenser leurs stratégies de traitement des factures et recourir aux bonnes pratiques. Il ne suffit pas de suivre le rythme des avancées technologiques. Les entreprises doivent miser sur des opérations financières plus rationnelles, plus efficaces et plus durables.

Apprenez-en plus sur la facturation et comment elle fonctionne en collaboration avec d'autres solutions Stripe.

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