Grundlegendes zur Rechnungsbearbeitung: Funktionsweise und Best Practices für Unternehmen

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  1. Einführung
  2. Was ist eine Rechnung?
  3. Was ist Rechnungsbearbeitung?
  4. Wie funktioniert Rechnungsbearbeitung?
  5. Vorteile der automatisierten Rechnungsbearbeitung
  6. Best Practices für die Rechnungsbearbeitung
  7. So funktioniert die Rechnungsstellung bei Stripe

Ein gut funktionierender Rechnungsstellungsprozess kann Frustration durch verspätete Zahlungen verhindern und für einen gesunden Cashflow sorgen. Die Implementierung eines schlanken, automatisierten Rechnungsbearbeitungssystems reduziert die Risiken von manuellen Fehlern und verspäteten Zahlungen und kann zudem wertvolle Einblicke in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens geben. Datengestützte Entscheidungsprozesse entscheiden häufig über Erfolg und Misserfolg. Diese Einblicke bieten mehr als nur eine Übersicht über die bisherige Leistung Ihres Unternehmens – sie geben Ihnen die Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie fundierte Prognosen erstellen, Wachstum planen und den Überblick über Ihre finanzielle Stabilität behalten können.

Wie können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung also so umstellen, dass diese Vorteile zum Tragen kommen? Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Schritte zur Einrichtung eines optimalen Rechnungsbearbeitungssystems und untersuchen, wie dies mithilfe von Technologie einfacher als je zuvor gestaltet werden kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine Rechnung?
  • Was ist Rechnungsbearbeitung?
  • Wie funktioniert Rechnungsbearbeitung?
  • Vorteile der automatisierten Rechnungsbearbeitung
  • Best Practices für die Rechnungsbearbeitung
  • So funktioniert die Rechnungsstellung bei Stripe

Was ist eine Rechnung?

Was ist eine Rechnung? Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das eine Verkäuferin/ ein Verkäufer an eine Käuferin oder einen Käufer ausstellt. In diesem Dokument stellt die Verkäuferin/der Verkäufer detaillierte Informationen über eine Transaktion oder einen Verkauf bereit. Hauptzweck einer Rechnung besteht darin, die Zahlung für die von der Verkäuferin/vom Verkäufer gelieferten Waren oder Dienstleistungen zu erbitten, wodurch das Dokument praktisch zu einer Rechnung für die Transaktion wird.

Rechnungen enthalten in der Regel mehrere Informationen:

  • Informationen zu Verkäufer/in: Diese Informationen umfassen Name, Adresse und Kontaktinformationen von Verkäufer/in oder Dienstleister/in. Dazu gehört häufig auch eine eindeutige Identifikationsnummer, wenn die Rechtsordnung dies erfordert (z. B. eine Steuer-ID in den USA oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der EU).

  • Informationen zur Käuferin oder zum Käufer: Name, Adresse und Kontaktinformationen von Käuferin/Käufer oder Kundin/Kunde.

  • Rechnungsnummer: eine eindeutige Kennung für die Rechnung, anhand derer beide Parteien Zahlungen nachverfolgen und diese mit den jeweiligen Verkäufen in Verbindung bringen können.

  • Rechnungsdatum: das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.

  • Fälligkeitsdatum: das Datum, bis zu dem die Käuferin/der Käufer die Zahlung tätigen muss.

  • Beschreibung der Waren/Dienstleistungen: Detaillierte Informationen zu den von der Verkäuferin oder dem Verkäufer gelieferten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Preise und Summen.

  • Fälliger Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag, den die Käuferin/der Käufer an die Verkäuferin/den Verkäufer zahlen muss. Darin sind in der Regel Steuern, Versandgebühren und weitere Kosten enthalten.

  • Zahlungsbedingungen: die Bedingungen, die Käufer/in und Verkäufer/in für die Zahlung vereinbart haben, wie z. B. die Zahlungsmethode, etwaige Rabatte bei vorzeitiger Zahlung oder Vertragsstrafen bei verspäteter Zahlung.

Rechnungen ermöglichen eine korrekte Abrechnung und dienen außerdem als rechtliche Dokumentation eines Verkaufs, die für die Kontenverwaltung, die Berechnung von Steuern, die Nachverfolgung von Beständen und die Bewertung der Unternehmensleistung erforderlich ist. Rechnungen sind für die finanzielle Stabilität von Unternehmen unerlässlich, da die rechtzeitige Rechnungserstellung und die Nachverfolgung der Rechnungszahlung einen reibungslosen Cashflow gewährleisten.

Was ist Rechnungsbearbeitung?

Der Begriff „Rechnungsbearbeitung“ bezieht sich auf eine Reihe von Schritten, die ein Unternehmen zur Bearbeitung von durch Händler oder Lieferanten gestellten Rechnungen unternimmt. Dazu gehören der Eingang der Rechnung sowie deren Prüfung, Erfassung und Bezahlung. Die Rechnungsbearbeitung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung im Rahmen des gesamten Finanzmanagements eines Unternehmens.

Wie funktioniert Rechnungsbearbeitung?

Dies sind die typischen Schritte der Rechnungsbearbeitung:

  • Rechnungseingang: Der Bearbeitungsprozess beginnt, wenn das Unternehmen eine Rechnung von einem Händler oder Lieferanten erhält. Die Rechnung kann in verschiedenen Formaten eingehen, z. B. als Papierdokument, als E-Mail, im PDF-Format oder über ein elektronisches Rechnungssystem.

  • Erfassen der Rechnung: In diesem Schritt erfasst das Unternehmen die Details der zu bearbeitenden Rechnung. Dieser Schritt kann die manuelle Dateneingabe, das Einscannen von Papierrechnungen oder – im Falle von elektronischen Rechnungen – die automatische Datenextraktion umfassen.

  • Rechnungsprüfung: Das Unternehmen prüft die erfassten Daten auf ihre Richtigkeit. Dazu gehört häufig ein Abgleich der Rechnung mit Bestellungen und Lieferscheinen. So wird sichergestellt, dass die Waren oder Dienstleistungen bestellt und eingegangen sind bzw. erbracht wurden. Die Rechnung muss weitere Compliance-Anforderungen erfüllen. Dazu zählen eine gültige Rechnungsnummer, Angaben zum Lieferanten und der korrekte zu zahlende Betrag.

  • Rechnungsfreigabe: Sobald das Unternehmen die Rechnung überprüft hat, besteht der nächste Schritt in der Freigabe der Rechnung zur Zahlung. Je nach Größe des Unternehmens und des Rechnungsbetrags können eine oder mehrere Genehmigungen erforderlich sein.

  • Zahlung: Nach der Genehmigung wird die Zahlung der Rechnung auf der Grundlage ihrer Bedingungen (fällig bei Erhalt, innerhalb von 30 Tagen usw.) geplant.

  • Erfassung und Archivierung: Das Unternehmen erfasst die bezahlte Rechnung im Buchhaltungssystem zur finanziellen Nachverfolgung sowie für Berichterstattungs- und Prüfungszwecke. Die Rechnung wird dann gemäß den Richtlinien des Unternehmens zur Aufbewahrung von Dokumenten archiviert.

Viele Unternehmen automatisieren die Rechnungsbearbeitung, um den manuellen Aufwand zu verringern, die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren. Dabei kommt Software zum Einsatz, mit der Rechnungen automatisch erfasst, geprüft, weitergeleitet, genehmigt und bezahlt werden können. Damit wird der Prozess beschleunigt und die Mitarbeiterschaft gewinnt wertvolle Zeit, um sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Vorteile der automatisierten Rechnungsbearbeitung

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bietet mehrere Vorteile und kann die Geschäftsabläufe grundlegend verändern. Im Folgenden finden Sie einige Vorteile:

  • Mehr Effizienz
    Durch Automatisierung wird der Zyklus der Rechnungsbearbeitung beschleunigt: Die manuelle Dateneingabe entfällt, wodurch die Zeit zwischen Eingang und Zahlung verkürzt wird. Dies steigert wiederum die Gesamtproduktivität und ermöglicht es dem Finanzteam, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

  • Kosteneinsparungen
    Da sich die manuelle Dateneingabe reduziert, können automatisierte Systeme die Kosten pro bearbeiteter Rechnung senken. Auf Dauer können dadurch erhebliche Einsparungen erzielt werden.

  • Weniger Fehler
    Bei der manuellen Dateneingabe kann es zu menschlichen Fehlern kommen. Durch die Automatisierung wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert, was zu einer genaueren Finanz- und Compliance-Berichterstattung führt.

  • Bessere Compliance
    Unternehmen können automatisierte Systeme so konfigurieren, dass sie bestimmten Regeln und Vorschriften folgen und sicherstellen, dass jede Rechnung den entsprechenden Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen entspricht.

  • Bessere Beziehungen zu Händlern
    Die pünktliche und korrekte Zahlung von Rechnungen unterstützt Unternehmen dabei, gute Beziehungen zu ihren Lieferanten zu pflegen, was für Verhandlungen und Zusammenarbeit von Vorteil sein kann.

  • Mehr Transparenz
    Automatisierte Systeme bieten einen besseren Einblick in den Rechnungsstellungsprozess. Diese Transparenz kann Unternehmen dabei unterstützen, Engpässe zu erkennen, genauere Cashflow-Prognosen zu erstellen und nützliche Erkenntnisse für strategische Entscheidungen zu gewinnen.

  • Skalierbarkeit
    Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch die Anzahl der Rechnungen. Mit einem automatisierten Rechnungsbearbeitungssystem lässt sich dieses Wachstum problemlos bewältigen – im Gegensatz zu manuellen Systemen, bei denen schnell Überforderung entstehen kann.

  • Umweltfreundlichkeit
    Durch die Umstellung von papierbasierten auf digitale Prozesse können Unternehmen ihre Umweltbelastung verringern.

Insgesamt kann die automatisierte Rechnungsbearbeitung dazu beitragen, die Buchhaltung eines Unternehmens in eine effizientere und strategischere Geschäftseinheit zu verwandeln. Eine solche Investition kann sich auf lange Sicht auszahlen.

Best Practices für die Rechnungsbearbeitung

Während sich Unternehmen in einem sich kontinuierlich entwickelnden digitalen Markt bewegen, kann die traditionelle manuelle Bearbeitung von Rechnungen erhebliche Herausforderungen mit sich bringen. Dazu gehören unter anderem Engpässe beim Genehmigungsprozess, Ungenauigkeiten bei der manuellen Datenerfassung, Probleme bei der Compliance sowie Skalierbarkeit bei wachsenden Unternehmen. Damit diese Herausforderungen in Chancen umgewandelt werden können, überdenken Unternehmen ihre Vorgehensweise bei der Rechnungsbearbeitung. Durch die Nutzung strategischer Erkenntnisse und die Einbeziehung von Best Practices in ihre Abläufe können Unternehmen ihre finanzielle Situation und die Beziehungen zu ihren Lieferanten verbessern und neue Wachstumsmöglichkeiten erschließen. Hier sind einige Best Practices, die Sie befolgen können:

  • Zentralisieren des Rechnungseingangs
    Zentralisieren Sie den Eingang von Rechnungen, um sicherzustellen, dass Rechnungen weder verloren gehen noch übersehen werden. Unabhängig davon, ob Rechnungen per Post, E-Mail oder Fax eingehen, kann dieser Schritt die Nachverfolgung und Verwaltung vereinfachen.

  • Festlegen klarer Genehmigungshierarchien
    Richten Sie einen klar definierten Genehmigungsprozess ein, um sicherzustellen, dass Rechnungen von den richtigen Personen zur richtigen Zeit geprüft und genehmigt werden. Damit werden Engpässe verhindert und der Prozess läuft reibungslos ab.

  • Implementieren eines Drei-Wege-Abgleichs
    Verwenden Sie für Rechnungen, die sich auf Bestellungen beziehen, einen dreifachen Abgleich zwischen Bestellung, Beleg und Rechnung. Mit diesem Prozess wird bestätigt, dass Sie die bestellten Waren erhalten haben und dass die Rechnung die Transaktion korrekt wiedergibt.

  • Einsatz von Automatisierungstools
    Der Einsatz von Rechnungsbearbeitungssoftware kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Rechnungen erheblich reduzieren. Durch Automatisierung können Sie Daten erfassen und extrahieren sowie Rechnungen prüfen, zur Genehmigung weiterleiten und für die Zahlung einplanen.

  • Regelmäßige Überprüfung der Zahlungsbedingungen
    Überprüfen Sie regelmäßig die Zahlungsbedingungen Ihrer Lieferanten und verhandeln Sie, falls möglich. Möglicherweise können Sie Rabatte für eine frühzeitige Zahlung oder bessere Bedingungen für längere Zahlungszyklen aushandeln – beides spielt für das Cashflow-Management eine wichtige Rolle.

  • Pflege der Beziehungen zu Händlern
    Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit Ihren Lieferanten. Gehen Sie auf alle Probleme oder Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung ein, sobald sie auftreten, und zahlen Sie pünktlich.

  • Genaue Buchführung
    Führen Sie ein übersichtliches und stets aktuelles System zur Archivierung bezahlter Rechnungen. Sie sollten in der Lage sein, eine Rechnung bei Bedarf schnell wiederzufinden. Das ist nicht nur für die Unternehmensführung von Vorteil, sondern auch unbedingt notwendig für Prüfungen und Finanzprüfungen.

  • Regelmäßige Kontrolle von Prüfungen und Revisionen
    Überprüfen Sie Ihre Verfahren zur Rechnungsbearbeitung regelmäßig. Achten Sie auf Engpässe, Ineffizienzen und Bereiche, in denen häufig Fehler auftreten. Führen Sie außerdem regelmäßig Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen sowohl interne Richtlinien als auch externe Vorschriften einhält.

  • Mitarbeiterschulungen
    Stellen Sie sicher, dass alle am Rechnungsprozess Beteiligten – von neuen bis hin zu erfahrenen Mitarbeitenden – angemessen geschult sind und die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens gut kennen. Bieten Sie bei Bedarf regelmäßige Auffrischungsschulungen an.

  • Planung von Skalierbarkeit
    Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird auch das Volumen Ihrer Rechnungen wachsen. Planen Sie dies durch die Implementierung skalierbarer Lösungen ein und überprüfen Sie Ihren Bedarf regelmäßig neu.

Schließlich wirkt sich eine effiziente Rechnungsbearbeitung nicht nur auf das Endergebnis aus, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle bei der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens. Die daraus resultierenden verbesserten Cashflows, die reduzierten Kosten und die verbesserten Lieferantenbeziehungen kommen allen Bereichen eines Unternehmens zugute und positionieren es für einen dauerhaften Erfolg in einem sich ständig entwickelnden Markt.

So funktioniert die Rechnungsstellung bei Stripe

Stripe Invoicing bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungsbearbeitung optimieren möchten – sei es durch die Erstellung individueller Rechnungen, den Zahlungseinzug oder die Automatisierung der Buchhaltung. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die intuitive Nutzeroberfläche, die Skalierbarkeit und die Möglichkeiten zur Zahlungsbeschleunigung von Stripe Invoicing:

  • Einfache Rechnungsstellung und Konfiguration
    Generieren und versenden Sie Rechnungen an Ihre Kundinnen und Kunden in Minutenschnelle – ganz ohne Programmieraufwand. Passen Sie Ihre Rechnungen an Ihre Markenidentität an und berücksichtigen Sie die Anforderungen Ihrer Kundinnen und Kunden mit individualisierten Positionen, Rabatten, Steuersätzen und Produktdetails.

  • Modernste Automatisierung
    Mit den erweiterten Funktionen von Stripe und der API für die Rechnungsstellung werden mühsame Aufgaben wie Buchhaltung, Zahlungseinzug und Transaktionsabgleich automatisiert. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz.

  • Verbesserte Kundenerfahrung
    Stripe Invoicing bietet eine reaktionsschnelle, nutzerfreundliche Oberfläche, die für Mobil-, Tablet- und Desktop-Plattformen optimiert ist. So können Sie Ihren Kundinnen und Kunden eine nahtlose Erfahrung bieten.

  • Schnelle globale Zahlungen
    Mit der Unterstützung zahlreicher Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, ACH-Lastschriftverfahren, Banküberweisungen sowie regionalen Optionen ermöglicht Stripe schnelle Transaktionen. Die meisten Rechnungen werden innerhalb von 24 Stunden bezahlt, was Ihrem Cashflow zugute kommt.

  • Internationaler Support
    Der solide Support von Stripe in 34 Sprachen und mehr als 135 Währungen sowie die ortsabhängige Anzeige von Zahlungsmethoden erweitern die Reichweite Ihres Unternehmens weltweit und unterstützen Sie dabei, eine internationale Kundschaft zu bedienen.

  • Detaillierte Berichte und Betriebsmanagement
    Verwalten Sie Ihre Rechnungen, verfolgen Sie Zahlungen und zeigen Sie detaillierte Berichte direkt über ein nutzerfreundliches Dashboard an. Dies vereinfacht Ihren Betriebsablauf und unterstützt Sie dabei, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

  • Sichere B2B-Zahlungsmethoden
    Stripe Invoicing optimiert den Prozess der Annahme von Überweisungen und ACH-Zahlungen, die Unternehmen in der Regel bevorzugt für große Rechnungen verwenden. Durch diese Automatisierung werden der manuelle Aufwand und die Fehleranfälligkeit reduziert und die Zufriedenheit der Kundschaft erhöht.

  • Automatisierte Kommunikation und Zahlungswiederholungen
    Optimieren Sie die Umsatzsicherung durch automatische E-Mail-Erinnerungen für fällige oder überfällige Rechnungen. Die Funktion „Smart Retries“ optimiert die Einziehung fehlgeschlagener Zahlungen und trägt zur Vermeidung unbezahlter Rechnungen bei.

  • Nahtlose Integration
    Stripe Invoicing lässt sich in gängige Buchhaltungssysteme, Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen und Finanzautomatisierungs-Tools integrieren und gewährleistet somit einen Datenabgleich in Echtzeit und ein effizientes Workflow-Management. Dies macht Stripe zu einer hervorragenden Wahl für Unternehmen, die ihren Rechnungsstellungsprozess optimieren möchten.

Der fortschreitende digitale Wandel in der Geschäftswelt zwingt Unternehmen dazu, einen innovativen Ansatz für klassische Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung zu wählen. Unternehmen blicken in eine Zukunft, in der Automatisierung und operative Exzellenz im Vordergrund stehen. Daher müssen sie ihre Strategien für die Rechnungsbearbeitung überdenken und mit Best Practices arbeiten. Es reicht nicht aus, lediglich mit dem technologischen Fortschritt Schritt zu halten: Vielmehr müssen Unternehmen den Weg für intelligentere, effizientere und nachhaltigere Finanzoperationen ebnen.

Erfahren Sie mehr über die Rechnungsstellung und deren Kompatibilität mit anderen Lösungen von Stripe.

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