Un proceso de facturación eficiente puede marcar la diferencia entre mantener un flujo de caja saludable y lidiar con las frustraciones de los pagos tardíos. Implementar un sistema de procesamiento de facturas automatizado y perfeccionado alivia los riesgos derivados de errores manuales y pagos atrasados, además de proporcionar información valiosa sobre la salud financiera de tu empresa. Cuando el éxito o el fracaso depende de la toma de decisiones basadas en datos, esta información brinda las herramientas para hacer pronósticos informados, planificar el crecimiento y conocer en todo momento la estabilidad financiera.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas transformar su procesamiento de facturas para obtener estos beneficios? A continuación, desglosaremos los pasos clave para establecer un sistema de procesamiento de facturas optimizado y analizaremos cómo la tecnología puede hacer que esto sea más fácil que nunca.

Contenido de este artículo

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Qué es el procesamiento de facturas?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de facturas?
  
• Ventajas del procesamiento de facturas automatizado
  
• Prácticas recomendadas para el procesamiento de facturas
  
• ¿Cómo funciona Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento empresarial que un vendedor emite para un comprador. En dicho documento, el vendedor proporciona información detallada acerca de una transacción o venta. El propósito esencial de la factura es solicitar el pago en concepto de los bienes o servicios que el vendedor ha entregado. Básicamente, es como una cuenta de la transacción.

Las facturas suelen incluir una serie de datos específicos:

• Datos del vendedor: Nombre, domicilio y los datos del vendedor o del proveedor de servicios. También se suele incluir un número de identificación fiscal si la jurisdicción lo requiere (como un ID fiscal en EE. UU. o el número de IVA en la UE).

• Datos del comprador: Nombre, domicilio y los datos del comprador o cliente.

• Número de factura: Un identificador único para la factura que ayuda a ambas partes a efectuar el seguimiento de los pagos y relacionarlos con las ventas respectivas.

• Fecha de emisión: La fecha en que se emitió la factura.

• Fecha de vencimiento: La fecha límite en la que el comprador debe realizar el pago.

• Descripción de los bienes o servicios: Información detallada sobre los productos o servicios que el vendedor ha facilitado, incluidas cantidades, precios y totales.

• Importe total adeudado: El importe total que el comprador debe pagar al vendedor. Suele especificar también los impuestos, los gastos de envío y demás cargos relacionados.

• Condiciones del pago: Son las condiciones acordadas por el comprador y el vendedor, como el método de pago, los posibles descuentos por pronto pago o las penalizaciones por retrasarse al satisfacer el pago.

Las facturas facilitan el proceso de cobro y también sirven como documento legal que registra la venta, lo cual es necesario para gestionar las cuentas, calcular los impuestos, controlar los inventarios y evaluar el rendimiento del negocio. Las facturas son esenciales para la salud financiera de las empresas, ya que la emisión oportuna y el seguimiento del pago de las mismas garantizan un flujo de caja sin contratiempos.

¿Qué es el procesamiento de facturas?

Se refiere a la serie de pasos que cada empresa debe dar para tramitar las facturas que reciba de sus vendedores o proveedores. Implica recibir la factura, validarla, registrarla y pagarla. Dentro de la gestión financiera general del negocio, el procesamiento de facturas es un aspecto importante de las cuentas por pagar.

¿Cómo funciona el procesamiento de facturas?

A continuación desglosamos los pasos involucrados en el procesamiento de facturas:

• Recepción de la factura: El proceso comienza cuando la empresa recibe una factura de un vendedor o proveedor. Puede llegar en distintos formatos: impresa en papel, por correo electrónico, en formato PDF o mediante un sistema de facturación electrónico.

• Captura de las facturas: En este paso, la empresa capta los datos de la factura para poder procesarla. Aquí se puede trabajar introduciendo manualmente los datos, escaneando facturas en papel o extrayendo los datos automáticamente si se trata de facturas electrónicas.

• Validación de las facturas: La empresa valida los datos captados para verificar que son exactos y correctos. Eso suele implicar revisar la factura y compararla con los pedidos de compra y las notas de entrega, para comprobar si efectivamente se han solicitado y recibido esos bienes y servicios. La factura también debe cumplir ciertos requisitos normativos, como incluir un número de factura válido, los datos del proveedor y el importe correcto que se debe abonar.

• Aprobación de las facturas: Después de validar la factura, el siguiente paso consiste en aprobar su pago. Según el tamaño de la organización y el importe de la factura, quizás baste una sola aprobación o quizás sean necesarias varias.

• Pago: Tras la aprobación anterior, se programa el pago de la factura de acuerdo con las condiciones pactadas (pago al recibir, debe pagarse en los próximos 30 días, etc.).

• Registro y archivado: La empresa guarda un registro de la factura pagada dentro de su sistema de contabilidad, para así poder efectuar un seguimiento de las finanzas, elaborar informes y responder ante auditorías. Finalmente, la factura se archiva siguiendo la política de conservación de documentos de la empresa.

Son muchas las organizaciones que están automatizando el procesamiento de las facturas para rebajar la carga de trabajo manual, ganar eficiencia y rebajar el número de errores. Eso implica el uso de un software que permita capturar, validar, dirigir, aprobar y pagar facturas de manera automática, lo que acelera el proceso y además libera tiempo valioso para que el personal se enfoque en tareas más estratégicas.

Ventajas del procesamiento de facturas automatizado

La automatización arroja varias ventajas para procesar las facturas y tiene el potencial de transformar la manera de trabajar del negocio. Veamos las ventajas más sobresalientes:

• Más eficiencia
  La automatización acelera el ciclo de procesamiento de facturas porque elimina la necesidad de introducir datos manualmente, con lo que se acorta el plazo entre recepción y pago. Así se refuerza la productividad general y el equipo de finanzas puede dedicarse directamente a otras misiones de gran importancia.

• Reducción de costos
  Los sistemas automatizados rebajan la carga de trabajo manual y así reducen el costo de procesar cada factura. Con el tiempo, esos ahorros pueden ser sustanciales.

• Menos errores
  Introducir datos manualmente es una tarea propensa a errores humanos. La automatización limita ese riesgo y se traduce en una mayor precisión en los informes financieros y de cumplimiento de la normativa.

• Mejoras en el cumplimiento de la normativa
  Cualquier empresa puede configurar sistemas automatizados para aplicar normas y reglamentos específicos que garanticen que todas las facturas respeten las políticas pertinentes y los requisitos normativos.

• Mejoras en las relaciones con los proveedores
  Pagar las facturas sin demoras ni errores ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores, un factor muy beneficioso de cara a negociar o colaborar.

• Más visibilidad
  Los sistemas automatizados ofrecen una visibilidad más amplia sobre el proceso de facturación. Esa misma visibilidad ayuda a que las empresas detecten obstáculos y atascos, pero también a que elaboren previsiones de flujo de caja más exactas. Además, aportan información útil para tomar decisiones sobre estrategia.

• Escalabilidad
  Cuando el negocio crece, el número de facturas también. Un sistema de procesamiento de facturas automatizado se adaptará a esa expansión sin grandes problemas, a diferencia de lo que sucede con sistemas manuales, que pueden verse superados por las exigencias.

• Un sistema más ecológico
  Dejar atrás los papeles para adoptar procesos digitalizados permite que disminuya el impacto ambiental de cualquier empresa.

En general, el procesamiento automatizado de facturas contribuye a transformar el departamento de cuentas por pagar dentro de la empresa y lo convierte en una unidad más estratégica y eficiente. Representa una inversión con potencial para arrojar ganancias muy sustanciales a largo plazo.

Prácticas recomendadas para el procesamiento de facturas

Las organizaciones navegan en un mercado digital sujeto a vaivenes constantes. En ese contexto, el enfoque manual convencional para gestionar las facturas supone una fuente de problemas. Entre otros, cabe mencionar los atascos en el proceso de aprobación, las inexactitudes que se originan al introducir manualmente los datos, los problemas ligados al incumplimiento de la normativa y las dificultades para adaptarse cuando la empresa se expande. Si queremos transformar esos obstáculos en oportunidades, la empresa debe evaluar la situación y replantearse cómo abordar el procesamiento de facturas. Si se aprovecha la información estratégica y se adoptan las prácticas recomendadas en las operaciones, las empresas podrán mejorar su salud financiera, consolidar las relaciones con los proveedores y encontrar más oportunidades para crecer. A continuación enlistamos las prácticas recomendadas que puedes seguir:

• Centralizar la recepción de facturas
  Si centralizas la recepción de facturas, te asegurarás de no perder ni pasar por alto ninguna. Da igual si llegan por correo postal, correo electrónico o fax, de este modo es más sencillo seguirlas y gestionarlas.

• Establecer jerarquías de aprobación claras
  Si quieres que las facturas las revisen y las aprueben siempre quienes deban hacerlo y no se produzcan demoras, tienes que definir un proceso de aprobación bien claro. Eso contribuirá a prevenir los atascos y favorecerá que el proceso se desarrolle sin sobresaltos.

• Implementar un sistema de cotejo de tres vías
  Para aquellas facturas correspondientes a pedidos de compras, conviene cotejar por tres vías y comprar el pedido, el recibo y la factura. Este procedimiento sirve para confirmar si se recibió lo que se había solicitado, así como si la factura refleja esa transacción con exactitud.

• Usar herramientas de automatización
  Un software de procesamiento de facturas puede reducir drásticamente el tiempo y el trabajo que se requieren para procesarlas. La automatización captura y extrae datos, valida y coteja las facturas, las remite a las personas responsables de su aprobación y programa los pagos.

• Revisar las condiciones de pago periódicamente
  Deberías revisar las condiciones de pago de tus proveedores con regularidad y negociarlas cuando sea posible. Quizás puedas solicitar descuentos por pronto pago o mejores condiciones para disfrutar de ciclos de pago más dilatados. Ambos son factores muy importantes de cara a gestionar el flujo de caja.

• Mantener unas buenas relaciones con los proveedores
  Mantén líneas de comunicación abiertas con tus proveedores. Aborda de inmediato cualquier problema o discrepancia relacionados con la facturación que surja, y realiza los pagos a tiempo.

• Conservar la documentación sin errores
  Debes contar con un sistema bien organizado para archivar las facturas abonadas, que permita recuperar y consultar cualquier factura rápidamente cuando sea necesario. Esto no solo contribuirá positivamente a la gestión del negocio, sino que es absolutamente esencial para afrontar auditorías e inspecciones financieras.

• Analiza las auditorías y las revisiones
  Conviene que revises los procedimientos para procesar las facturas con regularidad, con el fin de identificar atascos, ineficiencias y áreas donde suelen producirse errores. Además, aconsejamos realizar auditorías periódicas para asegurarte de que la empresa cumple las políticas internas y las regulaciones externas.

• Formar a la plantilla de personal
  Asegúrate de que todas las personas implicadas en el proceso de facturación dispongan de la formación adecuada y conozcan las políticas y los protocolos de la empresa: desde perfiles recién incorporados hasta expertos veteranos. Si es necesario, organiza cursillos de repaso y actualización.

• Planificar pensando en la escalabilidad
  Cuando el negocio crezca, también crecerá el volumen de las facturas. Adelántate y contémplalo en tu planificación. Implementa soluciones de escala adaptable y reevalúa periódicamente tus necesidades.

En resumen, cuando las facturas se procesan de manera verdaderamente efectiva, no solo repercuten sobre los resultados, sino que también desempeñan una función clave para darle forma a la dirección estratégica del negocio. Así se consigue mejorar los flujos de caja, reducir costos y profundizar en las relaciones con los proveedores, tres factores que favorecen a todas las facetas de la organización y la sitúan en una posición muy favorable para triunfar en un mercado sometido a cambios constantes.

¿Cómo funciona Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing constituye una solución completa para empresas que desean optimizar su modelo de procesamiento de facturas, ya sea mediante la creación de facturas personalizadas, el cobro de pagos o la automatización de las cuentas a cobrar. Aquí te presentamos un breve resumen de la interfaz de Invoicing, que es muy intuitiva, así como de sus características de escalabilidad y su compromiso para acelerar los pagos:

• Gran facilidad para crear y personalizar facturas
  Genera y envía facturas a tus clientes en minutos, sin tener que programar código. Personaliza tus facturas para que coincidan con la identidad de tu marca y adapta las necesidades de tus clientes con elementos en línea personalizados, descuentos, tasas de impuestos y detalles del producto.

• Automatización avanzada
  Las funciones avanzadas de Stripe y la API de Invoicing automatizan tareas repetitivas y tediosas, como las cuentas por cobrar, el cobro de pagos y la conciliación de transacciones. Todo para perder menos tiempo y ganar más eficiencia.

• Optimización de la experiencia de cliente
  Stripe Invoicing cuenta con una interfaz muy fácil de usar y que siempre responde, optimizada para distintas plataformas: equipos de escritorio, tabletas y teléfonos móviles. Una garantía para brindar a tus clientes una experiencia de usuario fluida.

• Pagos internacionales muy rápidos
  Gracias a la compatibilidad con un extenso catálogo de métodos de pago, como tarjetas de crédito, adeudos directos ACH, transferencias bancarias y distintas opciones de alcance regional, Stripe fomenta la velocidad y agilidad para tramitar transacciones. La mayoría de las facturas se pagan en 24 horas, un gran impulso para el flujo de caja.

• Soporte internacional
  El servicio de soporte que ofrece Stripe es muy sólido y presta asistencia en 34 idiomas y en más de 135 monedas, además de una presentación de métodos de pago basada en la ubicación específica. La idea es que tu negocio tenga alcance global y por eso te ayuda a satisfacer las necesidades de una clientela internacional.

• Gestión de operaciones y generación de informes con todo detalle
  Gestiona tus facturas, rastrea los pagos y consulta informes detallados directamente a través de las opciones y los controles del Dashboard, muy fáciles de usar. Así se simplificarán las operaciones del negocio y además tomarás decisiones con fundamentos más firmes.

• Métodos de pago seguros para B2B
  Stripe Invoicing agiliza el proceso de aceptar transferencias electrónicas y pagos ACH, los métodos preferidos por las empresas para facturas con montos muy altos. Esta automatización reduce el trabajo manual que se requiere, pero también la posibilidad de cometer errores, al mismo tiempo que favorece la satisfacción de los clientes.

• Automatización de las comunicaciones y de los reintentos de pago
  Mejora la recuperación de ingresos gracias a los recordatorios automatizados de correo electrónico correspondientes a facturas a punto de vencer o ya vencidas. La función de recuperación Smart Retries optimiza los intentos de cobro de pagos fallidos, ayudando a eliminar las facturas no pagadas.

• Integración sin fisuras
  Stripe Invoicing se integra con los sistemas de contabilidad, las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y las herramientas de automatización de finanzas más populares, con lo cual garantiza la sincronización de los datos en tiempo real e impulsa la gestión eficiente de los flujos de trabajo. Por todo ello, Stripe es una excelente opción para empresas que aspiran a optimizar su proceso de facturación.

El mundo de los negocios está viviendo una transformación digital, que obliga a las organizaciones a adoptar un enfoque que apueste por la innovación para superar procedimientos tradicionales, como el procesamiento de facturas. Ahora que las empresas vislumbran un futuro donde imperan la automatización y la excelencia operativa, deben replantearse las estrategias de procesamiento de facturas y aplicar las mejores prácticas. Pero seguir el ritmo de los avances tecnológicos no es suficiente: deben encaminarse hacia operaciones financieras más inteligentes, eficientes y sostenibles.

Aquí encontrarás más información acerca de Invoicing y de cómo funciona en cooperación con otras soluciones de Stripe.