Een solide facturatieproces kan het verschil betekenen tussen een gezonde cashflow en frustraties over betalingsachterstanden. Met de implementatie van een gestroomlijnd, geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem verklein je niet alleen de risico's van handmatige fouten en betalingen achteraf, maar biedt het bovendien waardevolle inzichten in de financiële gezondheid van je onderneming. Aangezien het verschil tussen succes en mislukking vaak afhangt van besluitvorming op basis van gegevens, bieden zulke inzichten meer dan een blik op de prestaties van je onderneming in het verleden - ze voorzien je van de middelen om gefundeerde voorspellingen te doen, plannen te maken voor groei en de vinger aan de pols te houden van je financiële stabiliteit.

Hoe kunnen ondernemingen de verwerking van facturen aanpassen om deze voordelen te benutten? Hieronder lees je de belangrijkste stappen voor het opzetten van een optimaal factuurverwerkingssysteem en hoe technologie dit simpeler dan ooit kan maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Wat is factuurverwerking?
  
• Hoe werkt factuurverwerking?
  
• Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
  
• Beproefde werkwijzen bij factuurverwerking
  
• Hoe Stripe Invoicing werkt
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een zakelijk document dat een verkoper aan een koper uitgeeft. In dit document geeft de verkoper gedetailleerde informatie over een transactie of verkoop. Het belangrijkste doel van een factuur is om betaling te vragen voor de goederen of diensten die de verkoper heeft geleverd, waardoor het in feite een factuur voor de transactie wordt.

Facturen bevatten doorgaans meerdere gegevens:

• Informatie over de verkoper: De naam, het adres en de contactgegevens van de verkoper of dienstverlener. Dit omvat vaak een uniek identificatienummer als dit vereist wordt door het rechtsgebied (zoals een belasting-ID in de VS of een btw-nummer in de EU).

• Informatie over de koper: De naam, het adres en de contactgegevens van de koper of klant.

• Factuurnummer: Een unieke identificatiecode voor de factuur die beide partijen helpt om betalingen bij te houden en te herleiden naar de bijbehorende verkopen.

• Uitgiftedatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.

• Vervaldatum: De datum waarop de koper de betaling moet hebben voldaan.

• Beschrijving van goederen of diensten Gedetailleerde informatie over de producten of diensten die de verkoper heeft geleverd, inclusief hoeveelheden, tarieven en totalen.

• Totaal verschuldigd bedrag Het totale bedrag dat de koper aan de verkoper moet betalen. Dit is meestal inclusief belastingen, verzendkosten of andere extra kosten.

• Betalingsvoorwaarden: De voorwaarden die de koper en verkoper zijn overeengekomen voor de betaling, zoals de wijze van betaling, eventuele kortingen voor vroegtijdige betaling of boetes voor te late betaling.

Facturen vereenvoudigen het factureringsproces en dienen als wettelijke vastlegging van een verkoop, wat nodig is voor het beheren van rekeningen, het berekenen van belastingen, het bijhouden van voorraden en het beoordelen van de prestaties van een onderneming. Facturen zijn essentieel voor de financiële gezondheid van ondernemingen, omdat tijdige uitgifte en follow-up van factuurbetalingen zorgen voor een soepele cashflow.

Wat is factuurverwerking?

Factuurverwerking verwijst naar de reeks stappen die een onderneming neemt om facturen te verwerken die deze van verkopers of leveranciers ontvangt. Het houdt in dat je de factuur ontvangt, valideert, registreert en betaalt. Factuurverwerking is een belangrijk aspect van de crediteurenadministratie binnen het algehele financiële beheer van een onderneming.

Hoe gaat de verwerking van facturen in zijn werk?

Lees hier de typische stappen bij factuurverwerking:

• Ontvangst factuur: Het proces begint zodra de onderneming een factuur ontvangt van een leverancier of dienstverlener. De factuur kan in verschillende formaten arriveren, zoals papier, e-mail, pdf of via een elektronisch facturatiesysteem.

• Vastlegging van facturen: Bij deze stap legt de onderneming de details van de factuur vast voor verwerking. Dit kan bestaan uit handmatige gegevensinvoer, het scannen van papieren facturen of automatische gegevensextractie in het geval van elektronische facturen.

• Validatie van facturen: De onderneming controleert of de vastgelegde gegevens kloppen. Dit omvat vaak het vergelijken van de factuur met inkooporders en leveringsbonnen om te voorzien dat de goederen of diensten besteld en ontvangen zijn. De factuur moet ook voldoen aan andere nalevingsvereisten, zoals een geldig factuurnummer, de gegevens van de leverancier en het juiste te betalen bedrag.

• Goedkeuring van de factuur: Nadat de onderneming de factuur heeft gevalideerd, wordt deze in de volgende stap goedgekeurd voor betaling. Afhankelijk van de omvang van de organisatie en het factuurbedrag kunnen hiervoor één of meerdere goedkeuringen nodig zijn.

• Betaling: Na goedkeuring wordt de factuur ingepland voor betaling op basis van de voorwaarden (verschuldigd bij ontvangst, netto 30 dagen, enz.).

• Vastleggen en archiveren: De onderneming registreert de betaalde factuur in het boekhoudsysteem voor financiële tracering, rapportage en auditdoeleinden. De factuur wordt vervolgens gearchiveerd conform het beleid van de onderneming voor het bewaren van documenten.

Veel organisaties automatiseren de factuurverwerking om het handmatige werk te beperken, de efficiëntie te verhogen en het aantal fouten te verminderen. Hierbij wordt software gebruikt die facturen automatisch kan vastleggen, valideren, routeren, goedkeuren en betalen, wat het proces versnelt en kostbare tijd vrijmaakt voor personeel om zich te concentreren op meer strategische taken.

Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking

Automatisering biedt verschillende voordelen bij factuurverwerking en heeft het potentieel om de bedrijfsvoering te transformeren. Lees hier over de vele voordelen:

• Verhoogde efficiëntie
  Door de handmatige gegevensinvoer te elimineren, versnelt automatisering de factuurverwerkingscyclus, waardoor de tijd tussen ontvangst en betaling korter wordt. Dit verhoogt de algehele productiviteit en stelt het financiële team in staat om de aandacht te richten op andere belangrijke taken.

• Kostenbesparing
  Doordat er minder handmatige invoer nodig is, kunnen geautomatiseerde systemen de kosten per verwerkte factuur reduceren. Na verloop van tijd kunnen deze besparingen aanzienlijk zijn.

• Minder fouten
  Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor menselijke fouten. Automatisering verkleint de kans op fouten, wat leidt tot nauwkeurigere financiële en nalevingsrapportage.

• Verbeterde compliance
  Ondernemingen kunnen geautomatiseerde systemen configureren om specifieke regels en voorschriften af te dwingen, zodat elke factuur voldoet aan de juiste beleidsregels en wettelijke vereisten.

• Betere relaties met leveranciers
  Door facturen snel en nauwkeurig te betalen, kunnen ondernemingen goede relaties met leveranciers onderhouden, wat gunstig kan uitwerken op onderhandelingen en samenwerking.

• Grotere zichtbaarheid
  Geautomatiseerde systemen bieden een beter inzicht in het facturatieproces. Deze zichtbaarheid kan ondernemingen helpen knelpunten te identificeren, nauwkeurigere cashflowprognoses te maken en nuttige inzichten te bieden voor strategische besluitvorming.

• Schaalbaarheid
  Naarmate de onderneming groeit, groeit het aantal facturen mee. Een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem kan deze groei eenvoudig opvangen, in tegenstelling tot handmatige systemen die overbelast kunnen raken.

• Milieuvriendelijk
  Door over te stappen van papieren naar digitale processen kunnen ondernemingen hun impact op het milieu verminderen.

Over het algemeen kan geautomatiseerde factuurverwerking helpen om de crediteurenafdeling van een onderneming om te vormen tot een efficiëntere en strategischere eenheid. Een investering, die op de lange termijn een aanzienlijk rendement kan opleveren.

Beproefde werkwijzen voor het verwerken van facturen

Organisaties moeten zich aanpassen aan veranderingen in de digitale markt en de traditionele, handmatige verwerking van facturen kan voor grote uitdagingen zorgen. Dit kunnen uitdagingen zijn zoals knelpunten in het goedkeuringsproces, onnauwkeurigheden door handmatige gegevensinvoer, problemen met naleving en schaalbaarheid naarmate ondernemingen groeien. Om deze obstakels om te zetten in kansen, heroverwegen organisaties hun benadering van factuurverwerking. Door strategische inzichten te gebruiken en beproefde werkwijzen in hun activiteiten op te nemen, kunnen ondernemingen hun financiële gezondheid verruimen, de relaties met leveranciers verbeteren en groeikansen vinden. Lees hier over enkele beproefde werkwijzen die je kunt volgen:

• Centraliseer de ontvangst van facturen
  De ontvangst van facturen centraliseren om te voorkomen dat er facturen verloren gaan of over het hoofd worden gezien. Of facturen nu arriveren via de post, e-mail of fax, deze stap kan het bijhouden en beheren vereenvoudigen.

• Duidelijke goedkeuringshiërarchieën vaststellen
  Zorg voor een duidelijk omschreven goedkeuringsproces om te voorzien dat facturen op het juiste moment door de juiste mensen worden beoordeeld en goedgekeurd. Dit voorkomt knelpunten en zorgt ervoor dat het proces soepel verloopt.

• Drievoudige matching implementeren
  Gebruik een drievoudige match tussen de inkooporder, de ontvangst en de factuur voor facturen die gerelateerd zijn aan inkooporders. Dit proces bevestigt dat het bestelde is ontvangen en dat de factuur een correcte weergave is van de transactie.

• Automatiseringstools gebruiken
  Het gebruik van software voor factuurverwerking kan de tijd en moeite die nodig is om facturen te verwerken drastisch verminderen. Automatisering kan gegevens vastleggen en extraheren, facturen valideren en matchen, facturen doorsturen voor goedkeuring en facturen inplannen voor betaling.

• Controleer regelmatig de betalingsvoorwaarden
  Bekijk regelmatig de betalingsvoorwaarden van je leveranciers en onderhandel waar mogelijk. Je kunt mogelijk kortingen bedingen voor vervroegde betaling of betere voorwaarden voor langere betalingscycli. Beide zijn belangrijk voor het beheer van de cashflow.

• Onderhouden van goede relaties met leveranciers
  Zorg voor een open communicatie met je leveranciers. Los problemen of afwijkingen in facturatie direct op en betaal tijdig.

• Houd een nauwkeurige administratie bij
  Zorg voor een overzichtelijk systeem voor het archiveren van betaalde facturen. Een factuur moet je snel kunnen traceren indien nodig. Dat is goed voor de bedrijfsvoering, maar ook voor audits en financiële inspecties.

• Controleer regelmatig audits en beoordelingen
  Controleer regelmatig je factuurverwerkingsprocedures. Zoek naar knelpunten, inefficiënties en gebieden waar vaak fouten optreden. Voer ook regelmatig audits uit om ervoor te zorgen dat je onderneming voldoet aan het interne beleid en de externe regelgeving.

• Train je personeel
  Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij het factuurproces - van nieuwe medewerkers tot doorgewinterde medewerkers - voldoende is opgeleid en op de hoogte is van het beleid en de procedures van de onderneming. Bied indien nodig regelmatig een opfriscursus aan.

• Plan voor schaalbaarheid
  De onderneming groeit mee, net als het volume van je facturen. Plan dit door schaalbaarheid oplossingen en het regelmatig evalueren van je behoeften.

Uiteindelijk heeft effectieve factuurverwerking niet alleen invloed op het resultaat, maar speelt deze ook een belangrijke rol bij het vormgeven van de strategische richting van een onderneming. De daaruit voortvloeiende verbeterde cashflow, lagere kosten en verbeterde relaties met leveranciers komen samen ten goede aan alle aspecten van een organisatie en positioneren deze voor duurzaam succes in een steeds veranderende markt.

Zo werkt Stripe Invoicing

Stripe Invoicing biedt een uitgebreide oplossing voor ondernemingen die hun factuurverwerking willen optimaliseren, of dat nu gaat om het maken van facturen op maat, het innen van betalingen of het automatiseren van debiteurenadministratie. Hier volgt een kort overzicht van de intuïtieve interface, schaalbaarheid en toewijding van Invoicing om betalingen te versnellen:

• Eenvoudig facturen maken en aanpassen
  Genereer en verstuur binnen enkele minuten facturen naar je klanten, zonder dat je hoeft te programmeren. Stem je facturen af op je huisstijl en pas ze aan de wensen van de klant aan met regelitems, kortingen, belastingtarieven en productdetails op maat.

• Geavanceerde automatisering
  De geavanceerde functies en Invoicing-API van Stripe automatiseren vervelende taken zoals debiteuren, innen van betalingen en afstemmen van transacties, waardoor je tijd bespaart en efficiënter werkt.

• Geoptimaliseerde klantervaring
  Stripe Invoicing heeft een responsieve, gebruiksvriendelijke interface, geoptimaliseerd voor mobiele, tablet- en desktopplatforms. Het kan je klanten voorzien van een naadloze ervaring.

• Snelle, wereldwijde betalingen
  Met ondersteuning voor een groot aantal betalingsmethoden zoals creditcard, ACH Direct Debit, bankoverschrijving en regionale opties vereenvoudigt Stripe snelle transacties. De meeste facturen worden binnen 24 uur betaald, waardoor je cashflow verbetert.

• Internationale ondersteuning
  De robuuste ondersteuning van Stripe voor 34 talen in meer dan 135 valuta, plus de weergave van betaalmethoden op basis van locatie, vergroten het bereik van je onderneming wereldwijd, zodat je kunt inspelen op een internationale klantenkring.

• Gedetailleerde rapportage en operationeel beheer
  Beheer je facturen, volg betalingen en bekijk gedetailleerde rapporten rechtstreeks vanuit een gebruiksvriendelijk Dashboard. Dit vereenvoudigt je bedrijfsvoering en helpt je weloverwogen beslissingen te nemen.

• Veilige B2B-betaalmethoden
  Stripe Invoicing stroomlijnt het proces van het accepteren van overschrijvingen en ACH-betalingen, die ondernemingen meestal liever gebruiken voor grote facturen. Deze automatisering vermindert de handmatige inspanning en de kans op fouten, waardoor de klanttevredenheid toeneemt.

• Geautomatiseerde communicatie en herhaalde betalingspogingen
  Verbeter de invordering van inkomsten met automatische e-mailherinneringen voor vervallen of achterstallige facturen. De functie Smart Retries optimaliseert pogingen om mislukte betalingen te innen en helpt onbetaalde facturen te voorkomen.

• Naadloze integratie
  Stripe Invoicing integreert met populaire boekhoudsystemen, enterprise resource planning (ERP) oplossingen en financiële automatiseringstools, en voorziet in realtime synchronisatie van gegevens en efficiënt workflowbeheer. Hierdoor is Stripe een uitstekende keuze voor ondernemingen die hun facturatieproces willen optimaliseren.

De voortdurende digitale transformatie in de zakenwereld dwingt organisaties tot een innovatieve aanpak van traditionele processen zoals factuurverwerking. Nu ondernemingen hun blik richten op een toekomst waarin automatisering en operationele efficiëntie centraal staan, moeten ze nadenken over strategieën voor factuurverwerking en beproefde werkwijzen toepassen. Het is niet voldoende om gelijke tred te houden met technologische ontwikkelingen: ondernemingen moeten de weg vrijmaken voor slimmere, efficiëntere en duurzame financiële operaties.

Meer informatie over Invoicing en hoe het werkt in combinatie met andere Stripe-oplossingen.