运作良好的发票开具流程意味着能够维持健康的现金流，避免应对逾期付款而发生的挫折。实施简化的自动发票处理系统可以降低人工错误和延迟付款的风险，还能为企业的财务健康状况提供有价值的洞察力。当成功与失败往往取决于数据驱动的决策时，这些洞察力提供的不仅仅是对企业过去业绩的了解 - 它们还为您提供了做出明智预测、制定增长计划以及把握财务稳定性脉搏的工具。

那么，企业如何转变发票处理方式以实现这些优势呢？下面我们将分析建立最佳发票处理系统的关键步骤，并探讨技术如何使这一工作变得前所未有的简单。

目录

• 什么是发票？
  
• 什么是发票处理？
  
• 发票处理如何进行？
  
• 自动发票处理的优势
  
• 发票处理最佳做法
  
• Stripe Invoicing 如何运作
  

什么是发票？

发票是卖方向买方出具的商业文件。在这份文件中，卖方将提供有关交易或销售的详细信息。发票的主要目的是要求为卖方提供的货物或服务付款，这实际上就是交易账单。

发票通常包括几项信息：

• 卖家信息：卖家或服务提供商的姓名、地址和联系信息。如果司法管辖区有要求（如美国的税号或欧盟的增值税号），这通常包括唯一的识别号。

• 买家信息：购买者或客户的姓名、地址和联系信息。

• 发票号码：发票的唯一标识符，可帮助双方追踪付款并将其与各自的销售相关联。

• 开具日期：发票开具日期。

• 到期日：买方必须付款的日期。

• 商品或服务描述：有关卖方提供的产品或服务的详细信息，包括数量、价格和总额。

• 应付总额：买方需要向卖方支付的总金额。这通常包括任何税费、运费或其他额外费用。

• 付款条款：买家和卖家就付款达成的条款和条件，例如付款方式、任何提前付款折扣或延迟付款的罚款。

发票有助于推进计费流程，也是销售的合法记录，对于管理账目、计算税款、跟踪库存和评估业务绩效都是必要的。发票对企业的财务健康至关重要，因为及时开具和跟进发票付款可确保现金流顺畅。

什么是发票处理？

发票处理是指企业处理从供应商或供货商处收到的发票的一系列步骤。这包括接收发票、验证发票、记录发票和根据发票支付款项。发票处理是企业整体财务管理中应付账款的一个重要方面。

发票处理如何进行？

以下是处理发票的典型步骤：

• 发票收据：当企业收到供应商或供货商的发票时，该流程就开始了。发票可能以多种不同格式之一送达，如纸质、电子邮件、PDF 或通过电子发票系统。

• 发票捕获：在此步骤中，企业会捕获发票的详细信息以供处理。这可能涉及手工输入数据、扫描纸质发票或自动提取电子发票中的数据。

• 发票验证：企业验证捕获的数据的准确性。这通常包括将发票与采购订单和送货单进行核对，以确保货物或服务的订购和接收。发票还必须符合其他合规要求，如包括有效的发票号码、供应商信息和正确的付款金额。

• 发票审批：一旦企业验证了发票，下一步就是批准付款。根据组织的规模和发票金额，这可能需要一次或多次审批。

• 支付：批准后，将根据发票条款安排付款（收到后付款、30 日内付款等）。

• 记录和归档：企业将已付发票记录在会计系统中，以供财务跟踪、报告和审计。然后根据企业的文件保留政策将发票存档。

许多组织正在实现发票处理自动化，以减少人工操作、提高效率和减少错误。这就需要使用能够自动采集、验证、传递、审批和支付发票的软件，从而加快流程，并为员工腾出宝贵的时间，专注于更具战略性的任务。

自动处理发票的好处

自动化在发票处理方面具有多种优势，并有可能改变业务运营。其好处如下：

• 提高效率
  自动化无需人工输入数据，从而加快了发票处理周期，缩短了从收款到付款的时间。这可以提高整体工作效率，使财务团队专注于其他主要任务。

• 节省成本
  通过减少人工输入，自动化系统可以降低处理每张发票的成本。随着时间的推移，这些节省的费用会非常可观。

• 减少错误
  人工数据录入容易出现人为错误。自动化降低了出错的几率，使财务和合规报告更加准确。

• 提高合规性
  企业可以配置自动化系统来执行特定的规则和规定，确保每张发票都符合相应的政策和法规要求。

• 改善供应商关系
  及时准确地支付发票有助于企业与供应商保持良好关系，从而有利于谈判和合作。

• 提高可见性
  自动化系统有助于更好地了解开票流程。这种可见性可以帮助企业识别瓶颈，做出更准确的现金流预测，并为战略决策提供有用的见解。

• 可扩展性
  随着业务的增长，发票的数量也在增加。自动发票处理系统可以轻松应对这种增长，而人工系统则可能不堪重负。

• 环保
  通过从纸质流程过渡到数字流程，企业可以减少对环境的破坏。

总之，自动发票处理有助于将企业的应付账款部门转变为更高效、更具战略性的业务单位。从长远来看，这是一项能带来可观回报的投资。

发票处理的最佳实践

随着企业在不断发展的数字市场中摸爬滚打，传统的手工发票处理方式可能会带来巨大挑战。这可能包括审批过程中的瓶颈、手工输入数据的不准确性、合规性问题以及随着业务增长的可扩展性等挑战。为了将这些障碍转化为机遇，企业正在重新评估处理发票的方法。通过利用战略洞察力并将最佳实践融入企业运营，企业可以提高财务健康水平，改善与供应商的关系，并找到增长机会。以下是一些您可以借鉴的最佳做法：

• 集中发票收据
  集中接收发票，确保发票不会丢失或被忽视。无论发票是通过邮件、电子邮件还是传真送达，这一步骤都能简化跟踪和管理。

• 建立清晰的审批层级
  建立明确的审批流程，确保发票在正确的时间由正确的人员审核和批准。这样可以防止瓶颈问题，保持流程顺利进行。

• 实现三方匹配
  对于与采购订单相关的发票，使用采购订单、收据和发票之间的三方匹配。这一过程可确认订购的货物已收到，而且发票准确地反映了交易情况。

• 使用自动化工具
  使用发票处理软件可以大大减少处理发票所需的时间和精力。自动化可捕获和提取数据、验证和匹配发票、发送发票供审批以及安排发票付款。

• 定期审查付款条款
  定期审查供应商的付款条件，并在可能的情况下进行谈判。您也许可以通过谈判获得提前付款的折扣，或者获得更长付款周期等更好条件 - 这两者对于管理现金流都很重要。

• 保持良好的供应商关系
  与供应商保持开放式沟通。及时处理任何发票相关问题或出现的差异，并按时付款。

• 保持准确的记录
  维护一个井然有序的已付发票存档系统。您应该能够在需要时快速检索发票。这有利于业务管理，也是审计和财务检查所必需的。

• 定期审查审计和回顾
  定期审查发票处理程序。找到瓶颈、低效和经常出错的地方。此外，还要进行定期审核，确保企业遵守内部政策和外部法规。

• 培训员工
  确保参与发票流程的每个人 - 从新员工到经验丰富的员工 - 都接受过充分的培训，并了解企业的政策和程序。必要时定期回顾。

• 规划可扩展性
  随着业务的增长，发票数量也会增加。为此，请实施可扩展的解决方案，并定期重新评估您的需求。

归根结底，有效的发票处理方法不仅会影响财务底线，还会在塑造企业战略方向方面发挥重要作用。由此带来的现金流改善、成本降低和供应商关系的加强，将使企业的各个方面受益，使其在不断变化的市场中获得持续的成功。

Stripe Invoicing 如何运作

Stripe Invoicing 为希望优化发票处理的企业提供了全面的解决方案 - 无论是通过创建定制发票、收取付款，还是实现应收账款自动化。下门简要概述 Invoicing 的直观界面、可扩展性和加快付款功能：

• 轻松创建和定制发票
  无需编码，几分钟内即可生成发票并发送给客户。定制符合您品牌形象的发票，并通过自定义细列项目、折扣、税率和产品详细信息满足客户需求。

• 先进的自动化
  Stripe 的高级功能和 Invoicing API 可自动执行应收账款、收款和交易对账等繁琐任务，从而节省时间并提高效率。

• 优化客户体验
  Stripe Invoicing 提供了一个反应灵敏、用户友好的界面，可在手机、平板电脑和台式机平台上进行优化。它可以确保为客户提供无缝体验。

• 快速全球支付
  Stripe 支持多种支付方式，如信用卡、ACH 直接借记、银行转账和区域性选项，促进了快速交易。大多数发票可在 24 小时内支付，从而可优化您的现金流。

• 国际支持
  Stripe 功能强大，可支持34 种语言、超过 135 种货币，以及基于地理位置的支付。这种功能可将您的业务范围扩展到全球，帮助您迎合国际客户的需求。

• 详细的报告和运营管理
  管理发票、跟踪付款并直接从用户友好的管理平台查看详细报告。这将简化您的操作，帮助您做出明智的业务决策。

• 安全的 B2B 支付方式
  Stripe Invoicing 简化了接受电汇和 ACH 付款的流程，企业通常喜欢使用电汇和 ACH 来开具大额发票。这种自动化减少了所需的人工操作以及出错的几率，从而提高了客户满意度。

• 自动通信和付款重试
  通过自动电子邮件提醒到期或逾期发票，提高收入回收率。智能重试功能可优化收款失败的尝试，有助于消除未付发票。

• 无缝集成
  Stripe Invoicing 能够与常用的会计系统、企业资源规划 (ERP) 解决方案和财务自动化工具集成，确保实时数据同步和高效的工作流程管理。这使得 Stripe 成为希望优化开票流程的企业的最佳选择。

商业界正在进行的数字化转型迫使企业对发票处理等传统流程采用创新方法。随着企业着眼于未来，拥抱自动化和卓越运营，他们必须重新思考发票处理策略并采用最佳实践。仅仅跟上技术进步的步伐是不够的：企业必须为更智能、更高效和可持续的财务运营铺平道路。

了解更多关于发票以及如何与其他 Stripe 解决方案协作的信息。