Un proceso de facturación optimizado puede marcar la diferencia entre un flujo de caja ágil y eficiente o tener que enfrentarse a los problemas que origina cualquier retraso en los pagos. Implementar un sistema de procesamiento de facturas automatizado alivia los riesgos derivados de errores manuales y retrasos en los pagos. Además, te aportará información muy útil sobre la salud financiera del negocio. Esa información no solo presenta una visión clara de los resultados de la empresa en el pasado, sino que te brinda las herramientas que necesitas para que tus previsiones estén bien fundamentadas, planificar tu crecimiento y conocer en todo momento la situación actual de tu estabilidad financiera. Piensa que, a menudo, la diferencia entre el éxito y el fracaso queda marcada por haber tomado decisiones basadas en datos empíricos.

Pero, ¿cómo puede una empresa transformar el procesamiento de sus facturas para obtener todas esas ventajas? En esta guía, analizamos todos los pasos que conforman un sistema de procesamiento de facturas realmente optimizado. Además, veremos qué puede hacer la tecnología de hoy día para conseguir que estas optimizaciones sean más fáciles que nunca.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Qué es el procesamiento de facturas?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de facturas?
  
• Ventajas del procesamiento de facturas automatizado
  
• Prácticas recomendadas para el procesamiento de facturas
  
• ¿Cómo funciona Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento empresarial que un vendedor emite a un comprador. En dicho documento, el vendedor proporciona información detallada acerca de una venta o transacción. El propósito esencial de la factura es solicitar el pago en concepto de los bienes o servicios que el vendedor ha entregado. De forma muy general, podríamos decir que una factura es una cuenta y una prueba de la transacción.

Las facturas suelen incluir una serie de datos específicos:

• Datos del vendedor: El nombre, el domicilio social y los datos contactos del vendedor o del proveedor de servicios. También se suele incluir un número de identificación fiscal si la jurisdicción lo requiere (como un ID fiscal en EE. UU. o el número de IVA en la UE).

• Datos del comprador: El nombre, el domicilio social y los datos de contacto del comprador o cliente.

• Número de factura: Un identificador único para la factura que ayuda a ambas partes a efectuar el seguimiento de los pagos y relacionarlos con las ventas respectivas.

• Fecha de emisión: La fecha en que se emitió la factura.

• Fecha de vencimiento: La fecha límite en la que el comprador debe realizar el pago.

• Descripción de los bienes o servicios: Información detallada sobre los productos o servicios que el vendedor ha facilitado, incluidas cantidades, tarifas y totales.

• Importe total adeudado: El importe total que el comprador debe pagar al vendedor. Suele especificar también los impuestos, los gastos de envío y demás cargos relacionados.

• Condiciones del pago: Son las condiciones acordadas por el comprador y el vendedor, como el método de pago, los posibles descuentos por pronto pago o las penalizaciones por retrasos en el pago.

Las facturas habilitan los procesos de contabilidad y sirven como documento legal que registra cada venta. Son imprescindibles para gestionar las cuentas, calcular los impuestos, controlar los inventarios y evaluar los resultados del negocio. Además, la facturas son una pieza fundamental de la buena salud financiera de las empresas, ya que emitirlas a su debido tiempo y vigilar que se abonen los pagos correspondientes son dos elementos cruciales para un buen flujo de caja.

¿Qué es el procesamiento de facturas?

Entendemos por «procesamiento de facturas» la serie de pasos que cada empresa debe seguir para tramitar las facturas que recibe de sus proveedores: recibir la factura, validarla, registrarla y pagarla. Dentro de la gestión financiera del negocio, el procesamiento de facturas es un aspecto importante de las cuentas por pagar.

¿Cómo funciona el procesamiento de facturas?

Analicemos uno a uno los pasos del procesamiento de facturas:

• Recepción de la factura: El proceso comienza cuando la empresa recibe una factura de un proveedor. Puede llegar en distintos formatos: impresa en papel, por correo electrónico, en formato PDF o mediante un sistema de facturación electrónico.

• Captura de la factura: En este paso, la empresa extrae los datos de la factura para procesarla. Aquí se puede trabajar introduciendo manualmente los datos, escaneando facturas en papel o extrayendo los datos automáticamente si se trata de facturas electrónicas.

• Validación de la factura: La empresa valida los datos extraídos en el paso anterior para verificar que son correctos y precisos. Eso suele implicar revisar la factura y compararla con los pedidos de compra y los albaranes de entrega, para comprobar si efectivamente se han solicitado y recibido esos bienes y servicios. La factura también debe cumplir ciertos requisitos normativos, como incluir un número de factura válido, los datos del proveedor y el importe correcto que se debe abonar.

• Aprobación de la factura: Después de validar la factura, el siguiente paso consiste en aprobar su pago. Según el tamaño de la empresa y el importe de la factura, bastará con una sola aprobación o se le pedirá a varias partes.

• Pago: Tras la aprobación anterior, se programa el pago de la factura de acuerdo con las condiciones pactadas (vence en el momento de la recepción, debe pagarse durante los 30 próximos días, etc.).

• Registro y archivado: La empresa guarda un registro de la factura pagada dentro de su sistema de contabilidad, para así poder efectuar un seguimiento de las finanzas, elaborar informes y responder ante auditorías. Finalmente, la factura se archiva siguiendo la política de conservación de documentos de la empresa.

Muchas empresas están automatizando el procesamiento de las facturas para reducir la carga de trabajo manual, mejorar la eficiencia y mantener los errores manuales al mínimo. Para lograr un proceso bien automatizado, hay que utilizar un software que permita capturar, validar, dirigir, aprobar y pagar facturas de manera automática. Esto no solo permite agilizar el proceso, sino que libera al personal de tareas que anteriormente ocupaban un tiempo valiosísimo y que ahora podrá dedicar a tareas más estratégicas.

Ventajas del procesamiento de facturas automatizado

La automatización ofrece varias ventajas todas las tareas relacionadas con las facturas y tiene el potencial de transformar los procesos del negocio. Veamos algunas de las ventajas más interesantes:

• Mayor eficiencia
  La automatización acelera el ciclo de procesamiento de facturas porque elimina la necesidad de introducir datos manualmente, con lo que se acorta el plazo entre la recepción y el pago. Esto mejora la productividad y permite que el equipo de finanzas pueda dedicarse directamente a otras tareas con un mayor impacto.

• Ahorro de costes
  Los sistemas automatizados rebajan la carga de trabajo manual y reducen el coste de procesar cada factura. A largo plazo, eso puede convertirse en unos ahorros muy sustanciales.

• Menos errores
  Introducir datos manualmente es una tarea propensa a errores humanos. La automatización limita ese riesgo y se traduce en una mayor precisión en los informes financieros y de cumplimiento de la normativa.

• Mejoras en el cumplimiento de la normativa
  Cualquier empresa puede configurar sistemas automatizados para aplicar normas y reglamentos específicos que garanticen que todas las facturas respeten las políticas pertinentes y los requisitos normativos.

• Mejoras en las relaciones con los proveedores
  Pagar las facturas sin demoras ni errores ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores, un factor muy beneficioso de cara a negociar o colaborar.

• Más visibilidad
  Los sistemas automatizados ofrecen una visibilidad más amplia sobre el proceso de facturación. Esa misma visibilidad ayuda a que las empresas detecten obstáculos y atascos, pero también a que elaboren previsiones de flujo de caja más exactas. Además, aportan información útil para tomar decisiones sobre estrategia.

• Escalabilidad
  Cuando el negocio crece, el número de facturas también. Un sistema de procesamiento de facturas automatizado se adaptará a esa expansión sin grandes problemas, a diferencia de lo que sucede con sistemas manuales, que pueden verse superados por las exigencias.

• Un sistema más ecológico
  Dejar atrás los papeles para adoptar procesos digitalizados permite que disminuya el impacto ambiental de cualquier empresa.

En líneas generales, el procesamiento automatizado de facturas contribuye a transformar el departamento de cuentas por pagar dentro de la empresa y lo convierte en una unidad más estratégica y eficiente. Representa una inversión con potencial para arrojar ganancias muy sustanciales a largo plazo.

Prácticas recomendadas para el procesamiento de facturas

Las empresas de hoy día están a merced de los cambios constantes en el panorama digital. Si tenemos en cuenta este contexto, resulta evidente que el enfoque tradicional y manual para gestionar las facturas tiene muchos números de convertirse una fuente de problemas: retrasos en el proceso de aprobación, errores humanos al introducir manualmente los datos, dificultades para mantenerse al día en materia de cumplimiento de la normativa y complicaciones a la hora de escalar los procesos cuando crece la empresa. Si queremos transformar esos obstáculos en oportunidades, cada empresa debe evaluar la situación y replantearse cómo abordar el procesamiento de facturas. Si aprovechan la información estratégica de la que disponen y adoptan las prácticas recomendadas en sus operaciones, podrán mejorar su salud financiera, consolidar las relaciones con proveedores y encontrar más oportunidades de crecimiento. Estas son las prácticas recomendadas que te ayudarán a optimizar el procesamiento de facturas:

• Centralizar la recepción de facturas
  Si centralizas la recepción de facturas, te asegurarás de no perder ni pasar por alto ninguna. Da igual si llegan por correo postal, correo electrónico o fax; así es más sencillo seguirlas y gestionarlas.

• Establecer jerarquías de aprobación claras
  Si quieres que las facturas las revisen y las aprueben siempre las partes involucradas, tienes que definir un proceso de aprobación bien claro que te permita evitar demoras innecesarias. Eso contribuirá a prevenir los atascos en tus procesos y facilitará que todo fluya sin interrupciones.

• Implementar un sistema de cotejo de tres vías
  Para aquellas facturas correspondientes a pedidos de compras, conviene hacer una comprobación por tres vías: asegúrate de que los datos del pedido, el recibo y la factura se corresponden. Este procedimiento sirve para confirmar si se recibió lo que se había solicitado, así como si la factura refleja esa transacción con exactitud.

• Usar herramientas de automatización
  Un software de procesamiento de facturas puede reducir drásticamente el tiempo y el trabajo que se requieren para procesarlas. La automatización captura y extrae datos, valida y coteja las facturas, las remite a las personas responsables de su aprobación y programa los pagos.

• Revisar las condiciones de pago periódicamente
  Deberías revisar las condiciones de pago de tus proveedores con regularidad y negociarlas cuando sea posible. Quizás puedas solicitar descuentos por pronto pago o mejores condiciones para disfrutar de ciclos de pago más dilatados. Ambos son factores muy importantes de cara a gestionar el flujo de caja.

• Mantener unas buenas relaciones con los proveedores
  Mantén líneas de comunicación abiertas con tus proveedores. Es imprescindible abordar lo antes posible cualquier problema o discrepancia relacionados con la facturación que puedan aparecer, así como abonar siempre los pagos a tiempo.

• Conservar la documentación sin errores
  Debes contar con un sistema bien organizado para archivar las facturas abonadas, que permita recuperar y consultar cualquier factura rápidamente cuando sea necesario. No solo contribuirá positivamente a la gestión del negocio, sino que es absolutamente esencial para afrontar auditorías e inspecciones financieras.

• Analiza las auditorías y las revisiones
  Conviene que revises los procedimientos para procesar las facturas con regularidad, con el fin de identificar atascos, ineficiencias y áreas donde suelen producirse errores. Además, aconsejamos realizar auditorías periódicas para asegurarte de que la empresa cumple las políticas internas y las regulaciones externas.

• Formar a la plantilla de personal
  Asegúrate de que todas las personas implicadas en el proceso de facturación dispongan de la formación adecuada y conozcan las políticas y los protocolos de la empresa: desde perfiles recién incorporados hasta expertos veteranos. Si es necesario, organiza cursillos de repaso y actualización.

• Planificar pensando en la escalabilidad
  Cuando el negocio se expanda, también crecerá el volumen de las facturas. Adelántate y contémplalo en tu planificación. Implementa soluciones escalables y reevalúa periódicamente las necesidades.

A fin de cuentas, cuando las facturas se procesan de manera verdaderamente efectiva, no solo repercuten sobre los resultados, sino que desempeñan una función clave para darle forma a la dirección estratégica del negocio. Así se consigue mejorar los flujos de caja, reducir costes y profundizar en las relaciones con los proveedores, tres factores que favorecen a todas las facetas de la organización y la sitúan en una posición muy favorable para triunfar en un mercado sometido a cambios constantes.

¿Cómo funciona Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing constituye una solución completa para empresas que desean optimizar su modelo de procesamiento de facturas, tanto si es mediante la creación de facturas personalizadas, el cobro de pagos o la automatización de las cuentas por cobrar. Stripe Invoicing tiene una interfaz muy intuitiva y está diseñado para agilizar el cobre de tus facturas y facilitar la escalabilidad. Aquí tienes un breve resumen de sus funciones:

• Gran facilidad para crear y personalizar facturas
  Genera y envíales facturas a tus clientes en cuestión de minutos, sin tener que escribir ni una sola línea código. Personaliza tus plantillas de facturas para que se adapten a tu identidad de marca, y ten en cuenta las necesidades específicas de tus clientes con partidas personalizadas, descuentos específicos, tasas impositivas y detalles de los productos.

• Automatización avanzada
  Las funciones avanzadas de Stripe y la API de Invoicing automatizan tareas repetitivas y tediosas, como las cuentas a cobrar, el cobro de pagos y la conciliación de transacciones. Todo para perder menos tiempo y ganar más eficiencia.

• Optimización de la experiencia de cliente
  Stripe Invoicing cuenta con una interfaz muy intuitiva y adaptada a distintos tamaños de pantalla (tanto en ordenadores como en tabletas y teléfonos móviles) para que la experiencia de usuario de tus clientes sea mucho más agradable.

• Pagos más rápidos desde todo el mundo
  Gracias a la compatibilidad con un extenso catálogo de métodos de pago, como tarjetas de crédito, adeudos directos ACH, transferencias bancarias y distintas opciones de métodos de pago locales, Stripe facilita que las transacciones se finalicen de forma rápida y sencilla. Con Stripe Invoicing, la mayoría de las facturas se pagan en las primeras 24 horas.

• Soporte internacional
  El servicio de soporte que ofrece Stripe es muy sólido y presta asistencia en 34 idiomas y en más de 135 divisas, además de una presentación de métodos de pago basada en la ubicación específica. La idea es que tu negocio tenga alcance global y por eso te ayuda a satisfacer las necesidades de una clientela internacional.

• Gestión de operaciones y generación de informes con todo detalle
  Gestiona tus facturas, rastrea los pagos y consulta informes detallados directamente a través de las opciones y los controles de Dashboard, sencillísimos de usar. Así se simplificarán las operaciones del negocio y además tomarás decisiones con fundamentos más firmes.

• Métodos de pago seguros para B2B
  Stripe Invoicing agiliza el proceso de aceptar transferencias electrónicas y pagos ACH, los métodos preferidos por las empresas para facturas con montantes muy altos. Esta automatización reduce el trabajo manual que se requiere, pero también la posibilidad de cometer errores, al tiempo que favorece la satisfacción de la clientela.

• Automatización de las comunicaciones y de los reintentos de pago
  Mejora la recuperación de ingresos gracias a los recordatorios automatizados de correo electrónico correspondientes a facturas a punto de vencer o ya vencidas. La función de recuperación Smart Retries optimiza los intentos de cobrar pagos fallidos y así contribuye a eliminar los impagos de facturas.

• Integración sin fisuras
  Stripe Invoicing se integra con los sistemas de contabilidad, las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y las herramientas de automatización de finanzas más populares, con lo cual garantiza la sincronización de los datos en tiempo real e impulsa la gestión eficiente de los flujos de trabajo. Por todo ello, Stripe es una excelente opción para empresas que aspiran a optimizar su proceso de facturación.

El mundo de los negocios está viviendo una transformación digital, que obliga a las organizaciones a adoptar un enfoque que apueste por la innovación para superar procedimientos tradicionales, como el procesamiento de facturas. Ahora que las empresas vislumbran un futuro donde imperan la automatización y la excelencia operativa, deben replantearse las estrategias de procesamiento de facturas y aplicar las mejores prácticas. Pero seguir el ritmo de los avances tecnológicos no es suficiente: deben encaminarse hacia operaciones financieras más inteligentes, eficientes y sostenibles.

Aquí encontrarás más información acerca de Invoicing y de cómo funciona en cooperación con otras soluciones de Stripe.