Qu’est-ce qu’une facture de situation ? Quand intervient-elle ? Comment établir cette facture spéciale ? Dans cet article, nous démystifions la facture de situation : une facture utilisée principalement par les entreprises dans le secteur de l’artisanat et du bâtiment et travaux publics (BTP) qui permet l'échelonnement des paiements pendant les projets à long terme.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une facture de situation ?
  
• Quel est l'intérêt d’émettre une facture de situation ?
  
• Quelle est la différence entre une facture de situation et une facture d’acompte ?
  
• Quand émettre une facture de situation ?
  
• Comment calculer le montant d’une facture de situation ?
  
• Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture de situation ?
  

Quel est le délai d'envoi des factures aux clients ?

Le délai de facturation est strictement encadré par l'Article 289 du Code général des impôts (CGI). De manière générale, la facture doit être délivrée au moment de la livraison du bien ou à la fin de la prestation de services. Dans le cadre d’une vente en ligne, la facture doit être envoyée dès que le client passe la commande.

Quelles sont les exceptions au délai de facturation ?

Il existe quelques cas de figure qui permettent à une entreprise de reporter l’envoi d’une facture à une date ultérieure.

Lorsqu’une livraison de biens est exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), le délai pour facturer est reporté au 15 du mois suivant celui au cours duquel s’est effectuée l’opération. Il en va de même pour une prestation de services pour laquelle la TVA est due par le client.

Lorsque plusieurs livraisons de biens ou prestations de services sont réalisées au cours d’un mois civil pour un même client, la date limite pour facturer est fixée à la fin du mois. L’entreprise peut donc regrouper les opérations réalisées au cours du mois civil sur une même facture, mais uniquement si la TVA sur ces opérations est exigible le mois au cours duquel elles ont été réalisées.

Par exemple, une agence de marketing réalisant des services continus pour un client peut lui envoyer une facture périodique à la fin du mois. De même, un fournisseur livrant des produits régulièrement peut émettre, à la fin du mois, une facture récapitulant toutes les livraisons effectuées au cours de la période.

À savoir : pour les prestations de services de longue durée, il vous est conseillé d'établir des factures de situation afin d’encaisser vos paiements en fonction de l’avancement du projet.

Pourquoi envoyer vos factures au plus vite ?

Les entreprises ont tout intérêt à envoyer leurs factures au plus vite afin de booster leur flux de trésorerie et d’encaisser plus rapidement. L’envoi des factures dans le délai imparti permet également :

• de respecter la réglementation en vigueur et d’assurer la numérotation chronologique et continue des factures,
  
• de suivre les transactions effectuées en temps réel,
  
• d’éviter les problèmes de trésorerie éventuels et les délais de paiement,
  
• de réduire le risque d’impayés et de relancer les clients au plus tôt,
  
• de simplifier le remplissage de la déclaration fiscale,
  
• d’établir un rapport de confiance avec les clients.
  

Que se passe-t-il si vous dépassez le délai de facturation ?

L’absence totale de facture ou le non-respect du délai de facturation est passible d’une amende pouvant s'élever à 75 000 € pour une personne physique, ou à 375 000 € pour une personne morale.

Un deuxième dépassement du délai de facturation dans les deux ans qui suivent la première infraction vous exposera à une amende pouvant aller jusqu'à 150 000 € pour une personne physique, et 750 000 € pour une personne morale. Il est donc impératif d’être au fait des obligations légales en matière de facturation en fonction de vos opérations commerciales.

Comment garantir une bonne facturation ?

La facturation est essentielle à la santé financière de toute entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à intégrer dans votre processus afin de ne pas dépasser le délai de facturation et d’éviter la création de factures non conformes.

Fournissez des informations claires et détaillées
Veillez à ce que vos factures contiennent toutes les informations nécessaires, telles que les coordonnées des deux parties, un numéro de facture unique, la date d'émission, une liste détaillée des produits ou services fournis, le montant total dû et les conditions de paiement. Plus ces renseignements sont précis et clairs, moins vous serez exposé au risque de confusion ou de litige.

Utilisez des modèles professionnels de facture
L'utilisation d'un modèle de facture conçu par un professionnel peut améliorer l'image de votre marque, garantir l’inclusion de toutes les mentions obligatoires et vous aider à maintenir une conformité administrative.

Définissez clairement vos conditions de paiement
Soyez clair concernant vos conditions de paiement. Elles doivent inclure les dates d'échéance, les moyens de paiement acceptés, ainsi que les détails relatifs aux pénalités de retard et aux remises.

Facturez au plus tôt
Envoyez vos factures dès que vos produits sont livrés ou vos services fournis. Lorsque vos factures sont envoyées dans le délai imparti, vous encaissez plus rapidement.

Relancez vos clients
Un processus amiable de recouvrement de paiement en cas d'impayés est essentiel. Développez un système de rappels lorsqu’un paiement vous est dû dans le cadre d’un service déjà rendu ou d’une marchandise vendue et livrée. Familiarisez-vous également avec les délais de prescription des factures impayées afin de recouvrer vos créances et d’éviter des problèmes de trésorerie.

Automatisez votre processus de facturation
Envisagez d'utiliser un logiciel de facturation no-code tel que Stripe Invoicing qui automatise l’ensemble des processus liés à la facturation. Stripe est une solution qui s’intègre à vos outils existants, qui facilite la création et l’envoi des factures, optimise la comptabilisation des revenus et accélère le règlement des sommes dues.

Renseignez-vous sur la réglementation qui évolue
À partir de 2026, toutes les factures entre entreprises soumises à la TVA devront être émises électroniquement. L’obligation de facturer par voie électronique par le biais d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) interviendra progressivement en fonction de la taille de l’entreprise et de son chiffre d’affaires annuel. Il est donc essentiel d'être au fait des évolutions de la réglementation afin d’assurer la conformité de vos factures.

Erreurs de facturation à éviter

Un processus de facturation efficace vous permettra d'améliorer vos flux de trésorerie, d'éviter les litiges et de réduire le temps consacré au suivi des paiements. Voici quelques erreurs à éviter lorsque vous facturez vos clients.

Facturation tardive et dépassement du délai
Ne tarder pas à créer vos factures. Essayez de les envoyer dès que les produits ou services sont fournis afin de ne pas dépasser le délai de facturation, ce qui pourrait impacter négativement votre trésorerie.

Manquement de facturation lors des paiements partiels
Lorsqu'un client effectue un paiement partiel, il est essentiel de lui envoyer une facture d’acompte ou de situation qui indique le solde qu'il lui reste à payer. Ainsi, chaque partie est au courant du montant dû restant.

Négligeance
Avant d'envoyer vos factures, vérifiez qu'elles ne contiennent pas d'erreurs au niveau des quantités, des prix et des calculs. Celles-ci pourraient entraîner des litiges ou des retards de paiement.

Respectez les délais de facturation avec Stripe Invoicing

La solution Stripe Invoicing optimise votre processus de facturation de bout en bout.

Facturation rapide et évolutive
Stripe Invoicing vous permet de créer et d'envoyer des factures à vos clients en quelques minutes, tout en s'adaptant aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Personnalisation facile
Générez des factures personnalisées directement depuis votre Dashboard. Ajoutez votre logo, les couleurs de votre charte graphique, ainsi que des informations sur vos produits, vos remises et votre entreprise afin de les faire correspondre à l'identité de votre marque.

Prise en charge des paiements internationaux
Avec la prise en charge des paiements internationaux dans plus de 30 langues et plus de 135 devises et moyens de paiement, Invoicing vous permet d'offrir à vos clients les moyens de paiement qui leur conviennent le mieux.

Gestion des comptes débiteurs
Stripe Invoicing automatise la gestion des comptes débiteurs, y compris les rappels et la collecte de paiements. Cette automatisation réduit le temps consacré au suivi des paiements et contribue à la bonne tenue de vos registres financiers.

Suivi simple
Accédez à des rapports détaillés directement depuis votre Dashboard : vous pouvez mettre à jour, dupliquer, et rembourser des factures, ou même consigner celles qui sont réglées en dehors de Stripe.