El procesamiento de tarjetas de crédito es un pilar fundamental de cualquier estrategia de pago, independientemente de cómo tu empresa acepte pagos. En 2024, el mercado global de pagos con tarjeta de crédito se valoró en $622.76 miles de millones, lo que subraya lo centrales que son las transacciones con tarjeta de crédito para la economía global​​. Incluso las pequeñas empresas deben tener un enfoque de procesamiento de tarjetas de crédito que les permita aceptar pagos a través del comercio electrónico y canales en persona, lo que incluye métodos de pago populares como carteras digitales. El procesamiento debe ser seguro, confiable, fácil de usar para los clientes y fácil de implementar y gestionar para las empresas.

A continuación, explicaremos lo que las pequeñas empresas deben saber sobre el procesamiento de tarjetas de crédito, desde la planificación inicial hasta la implementación y gestión.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el procesamiento de tarjetas de crédito para las pequeñas empresas?
  
• ¿Cómo funciona el procesamiento de tarjetas de crédito para las pequeñas empresas?
  
• ¿Por qué es importante un procesamiento de tarjetas de crédito eficaz para las pequeñas empresas?
  
• Beneficios y desafíos del procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas
  
• Componentes clave del procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas
  
• Cómo elegir un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito para tu pequeña empresa
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  
• Preguntas frecuentes sobre el procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas
  

Qué es el procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas

El procesamiento de tarjetas de crédito es el sistema automatizado que permite a las pequeñas empresas aceptar, autorizar y liquidar los pagos de los clientes de forma segura. Puede procesar pagos realizados con tarjetas de crédito y débito, ya sea que ocurran en persona en un terminal de sistema de puntos de venta (POS) o en línea en el proceso de compra. El procesamiento conecta a la empresa con las redes de tarjeta, los procesadores de pagos y los bancos para verificar los datos de la cuenta, prevenir el fraude y transferir fondos directamente a la cuenta de la empresa.

¿Cómo funciona el procesamiento de las tarjetas de crédito para las pequeñas empresas?

A continuación, se detallan los pasos para el procesamiento de tarjetas de crédito:

• Inicio de la transacción: El proceso comienza cuando un cliente decide pagar una compra con una tarjeta de crédito o una tarjeta de débito. La información de la tarjeta del cliente ingresa al sistema a través de un sistema POS, un portal de pagos electrónicos u otro dispositivo de lectura de tarjetas.

• Autorización: El procesador de pagos recibe los datos de la tarjeta y los reenvía al banco que emitió la tarjeta del cliente para su aprobación. El banco emisor verifica que la tarjeta sea válida y que haya fondos o crédito suficientes. Si estas verificaciones resultan exitosas, el banco envía un código de autorización al procesador de pagos.

• Acreditación de fondos: En esta etapa final, la transacción aprobada se agrupa con otras transacciones para su procesamiento. Por lo general, esto sucede al final del día hábil. El procesador de pagos facilita el movimiento de fondos desde el banco emisor a la cuenta bancaria de la empresa. El banco de la empresa acredita la cuenta con el monto de la transacción, menos las comisiones por procesamiento correspondientes.

Para salvaguardar la información confidencial de las tarjetas, los procesadores de pagos emplean estrictas medidas de seguridad (p. ej., cifrado) y se adhieren a estándares como el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS). Esto mantiene el proceso de transacción eficiente y seguro para el cliente y la empresa.

¿Por qué es importante para las pequeñas empresas disponer de un procesamiento eficaz de las tarjetas de crédito?

El procesamiento eficaz de las tarjetas de crédito es importante para las pequeñas empresas por varias razones, como las siguientes:

• Popularidad de los pagos con tarjeta: Las tarjetas de crédito representan el 40 % del comercio electrónico mundial, según datos de Stripe. Las plataformas de procesamiento modernas les permiten a las empresas admitir todo tipo de pagos con tarjeta, lo que garantiza que no se pierdan ninguna venta.

• Velocidad de las transacciones: Las pequeñas empresas suelen operar con recursos limitados, lo que hace que el procesamiento rápido de pagos sea particularmente importante. Si las empresas pueden recibir fondos con rapidez, pueden gestionar mejor el flujo de caja y los gastos diarios.

• Experiencia del cliente: Los clientes esperan diversas opciones de pago, que incluyan tarjetas de crédito, pagos electrónicos y pagos móviles. Las pequeñas empresas que cumplen con las expectativas de los clientes y ofrecen estos métodos de pago pueden mejorar la satisfacción del cliente y obtener beneficios de compras recurrentes.

• Precisión y mantenimiento de registros: El procesamiento automatizado de pagos ayuda a mantener registros financieros precisos, lo cual es clave para el seguimiento de ventas, la gestión del inventario y el manejo de impuestos. Los sistemas automatizados minimizan la probabilidad de errores que pueden ocurrir con el procesamiento manual, cuya corrección puede resultar costosa y llevar mucho tiempo.

• Seguridad: Los métodos de pago digitales en general ofrecen mayor seguridad en comparación con los pagos en efectivo. Reducen los riesgos de robo y fraude, y generan y mantienen la confianza del cliente.

• Alcance global: Los sistemas de pago electrónico les permiten a las empresas aceptar pagos de clientes en todo el mundo. Esta funcionalidad amplía el alcance de una empresa al abrir nuevos mercados y bases de clientes.

• Reducción del papeleo: Los pagos electrónicos disminuyen o eliminan la necesidad de facturación y mantenimiento de registros en papel. Esto ahorra tiempo y contribuye a los esfuerzos de sostenibilidad ambiental.

• Gestión de pagos recurrentes: Los sistemas de pago automatizado simplifican el proceso de facturación y admiten pagos regulares y oportunos sin intervención manual. Esto resulta de especial utilidad para las empresas que operan con un modelo de suscripción o gestionan ciclos de facturación regulares.

• Rentabilidad: Si bien hay costos iniciales asociados con la configuración de sistemas de pago electrónico, estos sistemas pueden ser más rentables a largo plazo en comparación con el manejo de efectivo o cheques. Por ejemplo, una encuesta de 2022 concluyó que el costo promedio de aceptar un pago de la cámara de compensación automatizada (ACH) era aproximadamente un 25 % más bajo que el de aceptar un cheque en papel. Los pagos digitales minimizan la necesidad de transporte físico de dinero, de comisiones por depósitos bancarios y del trabajo que implica el procesamiento manual. Al simplificar el proceso de transacción, las pequeñas empresas pueden disminuir los costos operativos y asignar recursos de manera más eficiente.

• Información analítica: Muchos sistemas de procesamiento de pagos incluyen herramientas analíticas que ofrecen información valiosa sobre las tendencias de ventas, las horas pico de compras y el comportamiento de los clientes. Esta información puede orientar las estrategias comerciales y los esfuerzos de marketing, y ayudar a las pequeñas empresas a comprender mejor sus mercados y personalizar sus servicios o productos en consecuencia.

Beneficios y desafíos del procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas

El procesamiento de tarjetas de crédito presenta múltiples beneficios y desafíos para las pequeñas empresas. A continuación, te indicamos qué debes tener en cuenta.

Beneficios

Aceptar pagos con tarjeta de crédito ofrece varias ventajas operativas y comerciales para las pequeñas empresas, entre las cuales se incluyen las siguientes:

• Aumento de las ventas y mayor valor de los pedidos: Aceptar tarjetas elimina la fricción en el proceso de compra y garantiza que las empresas no rechacen a los clientes que no llevan efectivo. Los clientes también suelen gastar más por transacción cuando pagan con tarjetas de crédito o billeteras digitales, en comparación con la moneda física.

• Flujo de caja más rápido y predecible: A diferencia de los cheques en papel o la facturación tradicional que pueden tardar días en procesarse, las transacciones con tarjeta se autorizan en segundos y normalmente se depositan en una cuenta de comerciante en uno o dos días hábiles. Esta rápida respuesta constante facilita la gestión de los gastos operativos diarios y el inventario.

• Mejor experiencia del cliente: Los compradores esperan opciones de pago rápidas y flexibles en el proceso de compra, lo que incluye Tap to Pay sin contacto, tarjetas con chip y billeteras móviles como Apple Pay y Google Pay. Ofrecer estas opciones acelera las filas y crea una experiencia del cliente positiva que fomenta la repetición de compras.

• Contabilidad y teneduría de libros simplificadas: Las plataformas de procesamiento digital registran automáticamente cada transacción, lo que minimiza el trabajo manual requerido para la conciliación de la caja al final del día. La mayoría de los sistemas modernos se sincronizan directamente con el software de contabilidad, lo que reduce los errores de entrada de datos y simplifica la preparación de impuestos.

• Flexibilidad de ventas omnicanal: El procesamiento de tarjetas de crédito permite a las pequeñas empresas vender más allá de un mostrador físico. Con las herramientas de pasarela modernas, pueden aceptar pagos a través de múltiples canales (p. ej., tiendas en línea, facturación de suscripción recurrente, lectores móviles en mercados temporales y pedidos por teléfono), todo dentro de un único sistema.

• Menor riesgo en el manejo de efectivo y robos: Mantener grandes cantidades de efectivo en las instalaciones crea riesgos de seguridad, como faltantes en la caja registradora, billetes falsificados y robos. El procesamiento de pagos digitales reduce la cantidad de efectivo físico disponible, lo que hace que las operaciones diarias sean más seguras y elimina los viajes frecuentes al banco.

• Soporte para ingresos recurrentes y de suscripción: El procesamiento de tarjetas de crédito permite a las empresas almacenar de forma segura los datos de la tarjeta para la facturación recurrente automatizada. Esto es importante para los proveedores de servicios, gimnasios y empresas basadas en suscripciones que dependen de pagos mensuales automatizados y predecibles sin seguimiento manual.

Desafíos

El procesamiento de pagos para pequeñas empresas presenta una variedad de desafíos, que incluyen los siguientes:

• Costos: Un obstáculo importante para las pequeñas empresas es el costo de los sistemas de procesamiento de pagos. Puede incluir comisiones por transacción, comisiones por alquiler de equipos y cargos por servicios de pasarela de pagos. Para las empresas que operan con márgenes de beneficio estrechos, estos gastos pueden ser significativos.

• Fraude y riesgos de seguridad: Las pequeñas empresas a menudo tienen recursos limitados para invertir en medidas de seguridad avanzadas, lo que las hace más susceptibles al fraude y a las filtraciones de datos. Un informe de Hiscox descubrió que el 41 % de las pequeñas empresas de EE. UU. sufrieron un ciberataque en 2023. A menudo, esto puede suceder porque no cuentan con las protecciones adecuadas. Mantener seguros los datos de los clientes y las transacciones es un desafío constante que requiere vigilancia y actualizaciones regulares de los protocolos de seguridad.

• Problemas técnicos y confiabilidad: El procesamiento de pagos fácil requiere una infraestructura técnica confiable. Los problemas como fallas de software, fallos de funcionamiento del hardware y conexiones a Internet inestables pueden afectar el procesamiento de pagos. Esto puede resultar en insatisfacción del cliente y pérdida de ventas.

• Cumplimiento de la normativa y regulaciones: Cumplir con las regulaciones financieras (p. ej., PCI DSS) es obligatorio para evitar multas y complicaciones legales, pero puede ser complejo y llevar mucho tiempo.

• Contracargos y disputas: Manejar los contracargos, en los que un cliente disputa un cargo, puede ser particularmente engorroso para las pequeñas empresas. Este proceso implica mucho papeleo y comunicación con bancos y clientes, y puede provocar la pérdida de ingresos.

• Integración con otros sistemas: Integrar los sistemas de procesamiento de pagos con otros software de gestión empresarial (p. ej., sistemas de contabilidad o de inventario) puede representar un desafío para las pequeñas empresas. Una integración inadecuada puede provocar un mantenimiento de registros ineficiente o propenso a errores.

• Preferencias del consumidor: Adaptarse a las cambiantes preferencias de pago de los consumidores (p. ej., pagos móviles y billeteras digitales) requiere actualizaciones continuas y, posiblemente, mayores inversiones en nuevas tecnologías. Mantenerse al tanto de estas tendencias es clave para mantener la satisfacción del cliente.

• Poder de negociación limitado: A diferencia de las corporaciones más grandes, las pequeñas empresas suelen tener menos influencia para negociar comisiones por transacción más bajas con los procesadores de pagos, debido a sus menores volúmenes de transacciones.

• Capacitación y soporte: El personal debe ser experto en el uso de sistemas de procesamiento de pagos y tener acceso a un soporte técnico confiable. Esto puede ser difícil si los recursos de capacitación son limitados o el proveedor de servicios de pagos ofrece un soporte mínimo.

• Transacciones internacionales: Para las empresas con clientes internacionales, pueden surgir obstáculos adicionales. Estos incluyen gestionar el cambio de moneda, comisiones por transacción más altas y regulaciones de pagos internacionales.

Componentes clave del procesamiento de las tarjetas de crédito para las pequeñas empresas

Hay varios componentes que conforman el procesamiento de tarjetas de crédito de las pequeñas empresas, que incluyen los siguientes:

• Cuenta de comerciante: Es un tipo especializado de cuenta bancaria que le permite a una empresa aceptar pagos con tarjeta de crédito. Actúa como intermediaria, reteniendo los fondos de las ventas con tarjeta de crédito antes de transferirlos a la cuenta bancaria de la empresa.

• Pasarela de pagos: Es un servicio que autoriza y procesa transacciones con tarjeta de crédito. Actúa como puente entre el sitio web o el sistema POS de la empresa y el procesador de pagos.

• Procesador de pagos: Esta entidad gestiona el proceso de transacción, transmitiendo datos y realizando controles de seguridad. Envía los detalles de la transacción a la red de tarjetas de crédito y coordina la aprobación o rechazo de la transacción.

• Terminal de tarjeta de crédito o sistema POS: Se trata de un dispositivo físico o un sistema basado en software que utilizan las empresas para procesar los pagos con tarjeta de crédito. Las terminales pueden ser dispositivos de mostrador tradicionales o lectores de tarjetas móviles, o pueden integrarse dentro de un sistema POS más amplio.

• Seguridad y cumplimiento de la normativa: El cumplimiento de la normativa PCI DSS es obligatorio. Dicho cumplimiento implica mantener una red segura, proteger los datos del titular de tarjeta, gestionar vulnerabilidades e implementar fuertes medidas de control de acceso.

• Comisiones y modelos de precios: Las pequeñas empresas deben comprender la estructura de comisiones por el procesamiento, que puede incluir comisiones por transacción, comisiones mensuales, comisiones de configuración y otros costos. Los modelos de precios varían y pueden incluir tarifas fijas, el modelo Interchange Plus y tarifas escalonadas.

• Atención al cliente y soporte: Un soporte al cliente confiable es clave para gestionar problemas técnicos, contracargos y otras consultas relacionadas con transacciones.

• Integración con software empresarial: La integración con software de contabilidad, sistemas de gestión de inventario y herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede simplificar las operaciones y mejorar la eficiencia.

• Funcionalidades del pago móvil: Con el auge del comercio móvil, tener la capacidad de procesar pagos en los dispositivos móviles es cada vez más importante para las pequeñas empresas.

• Elaboración de informes y análisis: El acceso a los datos de las transacciones, las herramientas de elaboración de informes y el análisis ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las ventas, comprender el comportamiento de los clientes y tomar decisiones informadas.

Cómo elegir un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito para tu pequeña empresa

Para las pequeñas empresas, la elección de un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito debe comenzar con una evaluación de las necesidades de tu empresa. El objetivo es encontrar un proveedor que se adapte bien a tus operaciones actuales y a tus planes de expansión futuros.

A continuación, se detalla paso a paso cómo seleccionar un proveedor.

Evaluación de las necesidades de tu empresa

Comprende los volúmenes y patrones de transacciones 

Evalúa la cantidad de transacciones que maneja tu empresa, así como su variabilidad. Si tu volumen de ventas fluctúa o experimentas variaciones estacionales, necesitarás un proveedor capaz de adaptarse a estos cambios de manera eficiente. Ten en cuenta también el tamaño promedio de las transacciones. Los proveedores podrían ofrecer mejores condiciones dependiendo de si tu empresa maneja principalmente muchas transacciones pequeñas o menos transacciones pero más grandes.

Identifica los tipos de pago requeridos

Reconoce cuáles son los métodos de pago que tus clientes usan con mayor frecuencia. Estos pueden incluir tarjetas de crédito y débito, transacciones en línea, pagos móviles e incluso pagos internacionales. El proveedor que elijas debe admitir todos estos métodos.

Determina el modelo de negocio y las necesidades del sector

Tu modelo de negocio específico y tu sector podrían implicar requisitos especializados de procesamiento de pagos. Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico necesitará un procesador que se destaque en las transacciones en línea y se integre con el sitio web de la empresa. Por el contrario, una tienda física requerirá un sistema POS eficaz. Además, ciertos sectores podrían tener estándares particulares de cumplimiento de la normativa que el procesador de pagos debe respetar.

Planifica el crecimiento futuro

Ten en cuenta la trayectoria de tu empresa y las posibles áreas de crecimiento. Si planeas expandir tu gama de productos, aumentar los volúmenes de transacciones o explorar mercados internacionales, tu procesador de pagos debe ser capaz de admitir estos desarrollos. Debe poder aumentar las capacidades de procesamiento, introducir nuevos métodos de pago y manejar transacciones en diferentes monedas.

Investiga consideraciones para tu sector
Cada sector se enfrenta a requisitos operativos distintos que dictan qué funcionalidades de procesamiento son más importantes. Factores como la velocidad del proceso de compra, la movilidad del hardware, las capacidades de propinas, la facturación recurrente y las integraciones de software varían ampliamente en los diferentes modelos de negocio.

Conoce los diferentes tipos de procesadores de tarjetas de crédito

Para quienes tienen pequeñas empresas, comprender los diferentes tipos de procesadores de tarjetas de crédito es fundamental para seleccionar el adecuado que satisfaga sus necesidades. A continuación, se presentan los diferentes tipos de procesadores de tarjetas de crédito y sus funcionalidades principales.

Proveedores de cuentas de comerciante tradicionales

• Bancos o instituciones financieras: Los bancos y las instituciones financieras ofrecen cuentas de comerciante. Estas cuentas son más adecuadas para empresas con mayores volúmenes de transacciones con tarjeta de crédito. Suelen proporcionar un servicio de soporte integral y funcionalidades de seguridad, pero pueden tener comisiones más altas y términos de contrato estrictos.

• Organizaciones de ventas independientes (ISO): Estos son agentes externos que proporcionan cuentas de comerciante. Las ISO son adecuadas para empresas que desean un servicio personalizado. Los términos y los precios de sus contratos son flexibles, pero pueden proporcionar niveles variables de soporte.

Proveedores de servicios de pago (PSP)

• Procesadores externos: Estos procesadores son ideales para empresas pequeñas o en línea debido a su fácil configuración, sus estructuras de precios simples y la falta de comisiones mensuales. Sin embargo, es posible que tengan comisiones por transacción más altas y ofrezcan menos margen de negociación.

• Procesadores agregados: Estos procesadores combinan las transacciones de todos sus clientes en una cuenta grande. Son fáciles de usar, ofrecen una configuración rápida sin costos iniciales y se adaptan a empresas con volúmenes más pequeños. La desventaja es la posibilidad de suspensiones y rescisiones de cuentas debido a la evaluación de riesgos agregada.

Procesadores móviles y de sistemas POS

• Procesadores móviles: Estos están diseñados para empresas que operan en movimiento, como camiones de comida y vendedores de mercados. Los proveedores ofrecen hardware portátil para aceptar pagos en cualquier lugar.

• Sistemas POS integrados: Ideales para empresas minoristas y restaurantes, estos sistemas combinan el procesamiento de pagos con software para gestionar las ventas, el inventario y los datos de los clientes. Ofrecen una solución completa, pero pueden ser más caros.

Procesadores de pagos en línea

• Procesadores de comercio electrónico: Diseñados específicamente para las ventas en línea, estos procesadores se integran con tu sitio web para gestionar transacciones. Ofrecen soluciones de pago seguras y son importantes para las empresas que realizan muchas de sus ventas en línea.

• Procesadores de pagos directos: Los procesadores de pagos directos pueden ser una buena opción para empresas más grandes con altos volúmenes de transacciones en línea. Permiten un mayor control sobre el proceso de pago, pero requieren un mayor nivel de conocimientos técnicos.

Evalúa las comisiones y los costos

Evaluar las comisiones y los costos es un paso importante al elegir un proveedor de procesamiento de pagos con tarjeta de crédito. Este proceso implica evaluar y comparar diferentes estructuras de comisiones y costos asociados para identificar al proveedor que mejor se adapte a las capacidades y los objetivos financieros de tu empresa. A continuación, te indicamos cómo calcularlos.

Comprende los diferentes tipos de comisiones

• Comisiones por transacción: Se cobran por transacción y generalmente consisten en un porcentaje más un monto fijo (p. ej., 2.9 % + $0.30 por transacción). Las tarifas pueden variar según el tipo de tarjeta utilizada (débito frente a crédito), la marca de la tarjeta (p. ej., Visa, Mastercard) y si la tarjeta se desliza, se inserta o se ingresa manualmente.

• Comisiones mensuales: Algunos procesadores cobran comisiones mensuales, que podrían incluir comisiones por extractos mensuales, comisiones de pasarela de pagos y comisiones mínimas mensuales. Estos son costos fijos independientemente del volumen de transacciones.

• Comisiones de configuración y equipo: También podría haber cargos iniciales de configuración por la creación de cuentas y comisiones por la compra o el arrendamiento de equipos de procesamiento de tarjetas de crédito, como sistemas POS.

• Comisiones de cumplimiento de la normativa PCI: Algunos procesadores cobran una comisión mensual o anual por adherirse al PCI DSS.

• Comisiones por contracargos: Estas comisiones se cobran cuando los clientes disputan una transacción, lo que da lugar a un contracargo.

• Comisiones por rescisión anticipada: Si firmaste un contrato, podría haber comisiones por rescisión anticipada.

Evalúa los costos

• Compara los modelos de precios: Los principales modelos de precios son de tarifa fija, tarifas escalonadas y de intercambio más margen (interchange plus). Los precios de tarifa fija son sencillos, pero pueden ser más caros para empresas de alto volumen. Los precios de tarifas escalonadas clasifican las transacciones en diferentes niveles de tarifas, lo que puede ser menos transparente. Los precios de intercambio más margen suelen ser los más rentables y transparentes, pero pueden variar de manera considerable con cada transacción.

• Evalúa el tamaño y el volumen promedio de las transacciones: El tamaño y el volumen promedio de las transacciones de tu empresa pueden determinar qué estructura de comisiones es más económica. Por ejemplo, una empresa de alto volumen podría beneficiarse de comisiones por transacción más bajas, incluso si las comisiones mensuales son más altas.

• Ten en cuenta el tipo de empresa y el comportamiento de los clientes: Los tipos de tarjetas que utilizan tus clientes (débito frente a crédito) y cómo las utilizan (en persona frente a en línea) pueden afectar a las comisiones que pagas.

• Busca comisiones ocultas: Ten cuidado con las comisiones ocultas o las penalizaciones en el contrato, y asegúrate de comprender las condiciones antes de firmar.

• Negocia las condiciones: Dependiendo del volumen de transacciones de tu empresa y la relación con el procesador, es posible que puedas negociar mejores tarifas o pedirle al procesador que exonere ciertas comisiones.

Realiza un análisis de costo-beneficio

• Costo total de propiedad: Calcula el costo total a lo largo del tiempo, teniendo en cuenta todas las comisiones y el volumen de transacciones proyectado.

• Servicios de valor agregado: Ten en cuenta el valor de los servicios adicionales que ofrece el procesador, como prevención de fraude, análisis de datos de clientes e integraciones con otras herramientas comerciales.

• Soporte al cliente y confiabilidad: según las necesidades de tu empresa, pagar un poco más para obtener un servicio al cliente y un tiempo de actividad confiables puede justificar el costo adicional.

Para las pequeñas empresas de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés), la tasa de la comisión efectiva es más importante que la tasa anunciada porque se cobra en las mismas tarjetas de forma repetida a lo largo del ciclo de vida del cliente. Las tarifas de intercambio más recargo tienden a ser la mejor opción una vez que los Ingresos Recurrentes Mensuales superan los ~USD 50,000, mientras que los precios de tarifa plana funcionan mejor en las etapas iniciales. Sin embargo, presta mucha atención a las comisiones por reintentos de pagos fallidos y a los costos de conversión de tarjetas internacionales, que afectan a las empresas de ingresos recurrentes con mayor dureza que a los minoristas de un solo pago.

Costos del procesamiento de tarjetas de crédito: ejemplos resueltos

Para entender lo que cuestan los diferentes modelos de precios, consulta estos ejemplos resueltos para una pequeña empresa que procesa $10,000 en ventas mensuales con tarjeta en 200 transacciones (la transacción promedio es de $50).

Ejemplo 1: precios de tarifa plana (2.9 % + $0.30 por transacción)

• Comisiones porcentuales: $10,000 × 2.9 % = $290
  
• Comisiones por transacción: 200 × $0.30 = $60
  
• Costo mensual total: $350 (la tasa efectiva es del 3.5 %)
  

Esta es la mejor opción para las empresas nuevas, las que tienen volúmenes irregulares y las que valoran la previsibilidad.

Ejemplo 2: tarifas de intercambio más recargo (intercambio + 0.30 % + $0.15 por transacción)

Supongamos una tasa de intercambio típica del ~1.8 % (varía según el tipo de tarjeta).

• Intercambio: $10,000 × 1.8 % = $180
  
• Recargo: $10,000 × 0.30 % = $30
  
• Comisiones por transacción: 200 × $0.15 = $30
  
• Costo mensual total: $240 (la tasa efectiva es del 2.4 %)
  

Esta es la mejor opción para las empresas que procesan $10,000 o más al mes y las que están dispuestas a intercambiar complejidad por transparencia.

Ejemplo 3: tarifas escalonadas (calificada 1.9 %, semicalificada 2.5 %, no calificada 3.5 %)

Las tarifas escalonadas varían de manera significativa según cómo se clasifiquen las transacciones. En la práctica, por lo general solo del 30 % al 50 % de las transacciones califican en el nivel más bajo. Supongamos una combinación típica.

• Transacciones calificadas (~30 %): $3000 × 1.9 % = $57
  
• Transacciones semicalificadas (~40 %): $4000 × 2.5 % = $100
  
• Transacciones no calificadas (~30 %): $3000 × 3.5 % = $105
  
• Costo mensual total: ~$262 (la tasa efectiva es del 2.6 %), pero a menudo es mayor en la práctica debido a una clasificación desfavorable.
  

Estos ejemplos muestran lo siguiente:

• Con un volumen mensual de $10,000, la tarifa de intercambio más recargo suele ser la más económica ($240), pero requiere de mayor complejidad para comprender cada factura.

• La tarifa plana es la más sencilla y, a menudo, la más rápida de configurar ($350 con una prima de $110 al mes por la previsibilidad).

• Las tarifas escalonadas parecen competitivas, pero las decisiones de clasificación que toma el procesador de pagos pueden inflar los costos reales.

En volúmenes más altos ($50,000 o más al mes), la brecha entre la tarifa plana y la tarifa de intercambio más recargo se amplía significativamente. El enfoque transparente del recargo se vuelve claramente más rentable a medida que crece el volumen. En volúmenes más bajos (menos de $5000 al mes), la tarifa plana suele ser la más económica porque dominan las comisiones fijas por transacción.

Considera los términos del contrato y la flexibilidad

Para las pequeñas empresas, considerar las condiciones del contrato y la flexibilidad es una parte clave a la hora de elegir un procesador de pagos de tarjetas de crédito. Este paso implica examinar los detalles y la letra pequeña del contrato que ofrece el proveedor. A continuación, te indicamos en qué debes enfocarte.

Elementos clave de las condiciones del contrato

• Duración del contrato: determina la duración del contrato. Las duraciones típicas van desde acuerdos mes a mes hasta contratos de varios años. Los contratos más largos pueden ofrecer tarifas más bajas, pero menos flexibilidad.

• Comisiones por terminación anticipada: comprueba si existen penalizaciones por finalizar el contrato de forma anticipada. Estas comisiones pueden ser costosas y podrían superar los beneficios de cambiarte a un proveedor más adecuado.

• Condiciones de renovación: debes comprender el proceso de renovación. Algunos contratos se renuevan automáticamente por otro plazo, a menos que canceles dentro de un período específico.

• Cambios en los precios: busca cláusulas que le permitan al proveedor cambiar los precios o las comisiones durante el plazo del contrato. Esos cambios deben estar claramente definidos y ser aceptables para ti.

Flexibilidad

• Escalabilidad: considera si los servicios del proveedor pueden crecer con tu empresa. ¿Pueden manejar mayores volúmenes de transacciones o proporcionar soluciones de procesamiento más avanzadas de ser necesario?

• Compatibilidad de hardware y software: comprueba si el equipo y el software de procesamiento del proveedor son compatibles con tus sistemas actuales y si pueden adaptarse a posibles actualizaciones o cambios futuros en la infraestructura de tu empresa.

• Personalización: explora si los servicios y los planes de precios se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa. Esto es de especial importancia para empresas con patrones de ventas únicos o fluctuantes.

• Complementos de servicios e integración: fíjate en la disponibilidad y las condiciones de los servicios de complementos, como la prevención de fraude, el análisis de datos y la integración de comercio electrónico. Considera cómo podrían afectar a tu contrato y a tu flexibilidad.

Para las pequeñas empresas, los contratos mes a mes sin comisiones por terminación anticipada generalmente valen la pena para aceptar una tasa principal un poco más alta; las condiciones del mercado, los cambios de volumen estacionales o los cambios de productos pueden hacer rápidamente que un acuerdo a largo plazo se vuelva obsoleto. Evita a los proveedores con cláusulas de daños liquidados, ventanas de renovación automática inferiores a 60 días o comisiones por cumplimiento de la normativa PCI agrupadas en el contrato, ya que estas son las condiciones que encarecen el cambio de proveedores más adelante.

Evalúa la seguridad y el cumplimiento de la normativa

Cuando las empresas eligen un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito, deben evaluar el cumplimiento de la normativa PCI DSS por parte del proveedor, su implementación de funciones de seguridad avanzadas y su capacidad para un cumplimiento de la normativa regulatoria más amplio. A continuación, te presentamos un resumen.

Cumplimiento de la normativa PCI DSS

• PCI DSS: es un conjunto de requisitos diseñados para garantizar que todas las empresas que procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito mantengan un entorno seguro. El cumplimiento de la normativa es obligatorio. Las empresas deben elegir un procesador de pagos que se adhiera de manera estricta a este estándar para evitar multas elevadas y repercusiones legales asociadas con el incumplimiento.

• Niveles de cumplimiento de la normativa: los niveles de cumplimiento de la normativa varían según el volumen de transacciones que procesa una empresa anualmente. El procesador de pagos debe guiarte a través del proceso de cumplimiento de la normativa relevante para tu nivel, incluidos los cuestionarios de autoevaluación y los escaneos de seguridad periódicos, de ser necesarios.

• Responsabilidad compartida: si bien los procesadores de pago se encargan de la mayor parte de las tareas de cumplimiento de la normativa, las empresas también tienen responsabilidades. Estas incluyen el mantenimiento de sistemas seguros, el uso exclusivo de equipos y software que cumplen la normativa, y la capacitación periódica del personal sobre los protocolos de seguridad.

Funciones de seguridad avanzadas

• Cifrado y tokenización: los procesadores de pago avanzados ofrecen un cifrado, que protege los datos en el punto de captura, y la tokenización, que reemplaza los datos confidenciales por símbolos de identificación únicos. Estas funciones reducen el riesgo de violaciones de datos.

• Herramientas de detección y prevención de fraude: busca procesadores de pago con herramientas de detección de fraude sofisticadas, que incluyen el monitoreo de transacciones en tiempo real y filtros de fraude personalizables, para equilibrar el riesgo y la comodidad del cliente.

• Prevención de contracargos: los procesadores de pago que ofrecen herramientas y servicios proactivos de prevención de contracargos pueden salvar a una empresa de pérdidas sustanciales. Esto incluye proporcionar datos de transacciones detallados para combatir los contracargos ilegítimos.

• Actualizaciones y parches periódicos: busca un procesador de pagos que actualice sus sistemas con regularidad con los últimos parches de seguridad y actualizaciones de software para proteger contra nuevas amenazas.

Cumplimiento de la normativa más allá de las tarjetas de crédito

• Otras normativas: Aparte del PCI DSS, las empresas deben conocer otras normativas relevantes, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y leyes estatales específicas de los EE. UU., como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Tu procesador debe entender estas normativas y brindarte soporte para el cumplimiento de la normativa.

• Políticas de privacidad de datos: Evalúa las políticas del procesador en relación con la privacidad de los datos y cómo maneja los datos de los clientes. Esto es importante porque las filtraciones de datos pueden tener repercusiones legales y de reputación para las empresas.

Diligencia debida de proveedores

• Historial del procesador: Investiga el historial del procesador en materia de seguridad y cumplimiento de la normativa. ¿Ha sufrido filtraciones? ¿Cómo las manejó? ¿Qué medidas ha tomado desde entonces?

• Certificaciones y auditorías de terceros: Busca procesadores que se sometan a auditorías de terceros de forma periódica y cuenten con certificaciones, como la norma ISO/IEC 27001 para la gestión de la seguridad de la información.

Funcionalidad de prevención de fraude

• Machine learning y puntuación de riesgo en tiempo real: Busca procesadores que utilicen modelos predictivos entrenados con datos de transacciones globales para evaluar el riesgo en tiempo real. Estas herramientas evalúan cientos de puntos de datos para bloquear transacciones fraudulentas automáticamente sin generar fricción para los compradores legítimos.

• 3D Secure (3DS) y transferencia de responsabilidad: 3DS agrega un paso de autenticación dinámica para las transacciones en línea de alto riesgo. Además de detener los pagos no autorizados, la autenticación 3DS correcta transfiere la responsabilidad financiera por los contracargos fraudulentos de la empresa al emisor de la tarjeta.

• Defensa contra la prueba de tarjetas y protección contra bots: A menudo, los estafadores usan scripts automatizados para probar números de tarjetas robadas en los formularios del proceso de compra de las pequeñas empresas, lo que genera tarifas de autorización y contracargos costosos.

• Reglas personalizables y colas de revisión manual: Cada pequeña empresa tiene un perfil de riesgo distinto. Tu procesador debe proporcionarte un control detallado para establecer reglas de seguridad personalizadas.

Determina la integración técnica y la capacidad de uso

Las empresas deben evaluar minuciosamente la integración técnica y la usabilidad de un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito. Esto incluye verificar la compatibilidad con los sistemas existentes, una experiencia de usuario amigable, funcionalidades y análisis avanzados, y un sistema que pueda crecer y adaptarse con la empresa. Esto es lo que debes considerar.

Compatibilidad con los sistemas existentes

• Integración con el sistema POS: El procesador se debe integrar a tu sistema POS existente para procesar las transacciones sin problemas y para que los datos se sincronicen de forma precisa y en tiempo real.

• Compatibilidad con plataformas de comercio electrónico: Para las empresas que venden en línea, el procesador debe ser compatible con sus plataformas de comercio electrónico, ya sea una plataforma popular (p. ej., Shopify, WooCommerce) o una solución personalizada. Esta compatibilidad puede crear una experiencia del proceso de compra más fluida para los clientes.

• Sincronización del software de contabilidad: Los procesadores eficientes ofrecen capacidades de integración con software de contabilidad como QuickBooks o Xero. Esta funcionalidad automatiza el mantenimiento de los registros financieros, lo que reduce la entrada de datos manual y el riesgo de errores.

Experiencia de usuario e interfaz

• Facilidad de uso: La plataforma del procesador debe ser amigable para el usuario, con una interfaz intuitiva que requiera una capacitación mínima para el personal. 

• Procesamiento móvil y remoto: Los proveedores deben ofrecer aplicaciones de procesamiento móvil y lectores de tarjetas portátiles para que los clientes puedan hacer compras con tarjetas en todos los dispositivos, incluidos los smartphones y las tabletas.

• Experiencia del cliente: El sistema de procesamiento debe facilitar un proceso de compra rápido y fluido para los clientes, con funcionalidades como opciones de pagos sin contacto y compras con un solo clic para las tiendas en línea.

Capacidades y funcionalidades avanzadas

• Elaboración de informes y análisis: Los procesadores avanzados proporcionan herramientas de elaboración de informes detallados que ofrecen información sobre las tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y la gestión de inventario. Estos análisis pueden ser importantes para la toma de decisiones importantes.

• Opciones de personalización: La capacidad de personalizar los aspectos del servicio —incluidas las funcionalidades, los informes y el proceso de compra— puede mejorar en gran medida la usabilidad.

• Acceso a la API y soporte para desarrolladores: El acceso a las interfaces de programación de aplicaciones (API) para realizar integraciones personalizadas y al soporte para desarrolladores del proveedor puede ser de especial importancia para las empresas con requisitos técnicos únicos o aquellas que buscan crear soluciones a medida.

Escalabilidad y preparación para el futuro

• Adaptabilidad al crecimiento empresarial: El sistema debe poder crecer a medida que la empresa crece y manejar volúmenes de transacciones cada vez mayores y funcionalidades adicionales sin tener que hacer grandes reformas.

• Soporte para los métodos de pago emergentes: El proveedor debe admitir métodos de pago más nuevos, como billeteras digitales, criptomonedas y otras tendencias emergentes relevantes para tu sector.

• Actualizaciones y mejoras periódicas: El procesador debe comprometerse a realizar actualizaciones y mejoras periódicas para que el sistema se mantenga al día con los avances tecnológicos y los requisitos de seguridad.

Para las startups, la velocidad de integración suele ser el factor decisivo. Una API bien documentada, los componentes de la interfaz de usuario (IU) precompilados (p. ej., Stripe Elements, Stripe Checkout) y los complementos nativos para los stacks comunes como Shopify, WooCommerce o Next.js pueden acortar los plazos de lanzamiento en semanas. Prioriza los proveedores con entornos de prueba y tarjetas de prueba sobre aquellos que requieren la aprobación de la cuenta de comerciante antes de que comiencen las pruebas de integración, de modo que el equipo de ingeniería pueda crear y probar el flujo de compra en paralelo a la configuración de la empresa.

Lee reseñas y pide referencias

Leer reseñas y pedir referencias antes de seleccionar un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito te ayuda a validar las afirmaciones que hacen los proveedores y te muestra qué puedes esperar.

Estrategias para recopilar reseñas y referencias

• Usa plataformas en línea: Mira las reseñas en sitios web independientes, foros y blogs del sector. Las plataformas como Trustpilot y Yelp y las reseñas de Google Business pueden ofrecer comentarios sinceros.

• Consulta fuentes específicas del sector: Algunos sectores tienen necesidades de procesamiento únicas. Consultar las reseñas de empresas de tu sector puede proporcionar información más relevante.

• Redes sociales y redes profesionales: Las plataformas de redes sociales y las redes profesionales como LinkedIn pueden ser recursos útiles para conocer opiniones y experiencias sin filtros.

• Referencias directas: Pídele referencias al procesador, preferiblemente de empresas similares a la tuya en tamaño y sector. Las conversaciones con estas referencias pueden ofrecer información detallada.

Análisis de las reseñas y referencias

• Busca patrones: Identifica los temas comunes en las reseñas. Las menciones reiteradas de problemas como las tarifas ocultas y el soporte al cliente deficiente pueden ser señales de advertencia, mientras que los elogios constantes de ciertas funcionalidades pueden ser un indicador positivo fuerte.

• Considera la fuente: Sopesa la credibilidad de la fuente. Las reseñas de los clientes verificados o los profesionales reconocidos del sector deben tener más peso que las reseñas anónimas.

• Novedad y relevancia: Céntrate en las reseñas recientes, ya que pueden ser las más relevantes.

• Contextualiza los comentarios negativos: Cuando encuentres reseñas negativas, considéralas en contexto. ¿Describen incidentes aislados o indican un patrón? Mira cómo la empresa responde a estas reseñas.

Interacción con los clientes actuales

• Haz preguntas específicas: Cuando hables con las referencias, haz preguntas específicas sobre sus experiencias —en particular, con respecto a las áreas de interés para tu empresa—.

• Comprende la relación contractual: Pregunta por las condiciones del contrato, los costos ocultos y qué tan flexible es el proveedor respecto de los ajustes del contrato.

• Determina el servicio y soporte: Averigua cómo maneja el proveedor los problemas de soporte, ya sean técnicos o relacionados con el servicio de atención al cliente.

Pruebas y ensayos

Probar un proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito y ejecutar una versión de prueba te dará experiencia práctica y una idea de hasta qué punto el sistema satisface las necesidades de tu empresa. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

Estrategias para realizar pruebas de forma eficaz

• Establece objetivos claros: Antes de comenzar una prueba, resume los objetivos específicos y las funcionalidades que quieres probar de modo que el período de prueba sea centrado y eficaz.

• Involucra a tu equipo: Cualquier miembro del personal que vaya a usar el sistema debe participar en el proceso de prueba para que pueda ofrecer comentarios sobre la usabilidad y la funcionalidad.

• Simula transacciones reales: Realiza una variedad de transacciones simuladas —que incluyan ventas, reembolsos y transacciones anuladas— para probar cómo el sistema maneja diferentes situaciones.

• Prueba la experiencia del cliente: Para las empresas con un componente en línea, evalúa el proceso de compra desde la perspectiva del cliente para garantizar que sea fluido e intuitivo.

• Evalúa el soporte y la capacitación: Durante la prueba, evalúa la calidad del soporte al cliente. Comprueba la disponibilidad de recursos y materiales de capacitación para ayudar a tu equipo a conocer el sistema.

Negociación de las condiciones de la prueba

• Solicita un período de prueba: Muchos proveedores ofrecen un período de prueba. Negocia una prueba que te brinde tiempo suficiente para evaluar el sistema de forma exhaustiva.

• Aclara los términos y condiciones: Comprende las condiciones de la prueba, incluidos los costos, qué sucede cuando finaliza y las opciones que tienes para cancelar el servicio.

• Manejo de datos: Aclara qué pasará con tus datos si decides no continuar con el proveedor después de la prueba.

Evaluación posterior a la prueba

• Recopila comentarios: Recopila comentarios detallados de los miembros del equipo que participaron en la prueba. Sus comentarios deben abarcar todos los aspectos del sistema, desde la facilidad de uso hasta cualquier desafío al que se hayan enfrentado.
  

• Analiza los datos de rendimiento: Revisa los datos e informes generados durante la prueba para evaluar el rendimiento del sistema y la información que proporciona.

• Compara con otros proveedores: Si estás realizando pruebas con varios proveedores, compara tus experiencias para determinar qué sistema se adapta mejor a tus necesidades.

• Analiza los hallazgos con el proveedor: Comparte tus descubrimientos con el proveedor. Un buen proveedor estará abierto a recibir comentarios y podría ofrecerte soluciones a los problemas que encuentres.

Toma una decisión

Decidir qué proveedor de procesamiento de tarjetas de crédito usar y finalizar el acuerdo requiere una consideración cuidadosa. Al adoptar un enfoque detallado y reflexivo en este último paso, podrás encontrar un proveedor que respalde las necesidades actuales y futuras de procesamiento de pagos de tu empresa.

Toma de la decisión final

• Evalúa todos los datos recopilados: Revisa toda la información que recopilaste durante las fases de investigación, revisión y prueba. Esto incluye comparar las tarifas, analizar las condiciones del contrato, evaluar la compatibilidad del sistema y reflexionar sobre los comentarios de las pruebas.

• Prioriza las necesidades de tu empresa: Comprueba que tu proveedor preferido coincida con tus prioridades clave, ya sea la rentabilidad, el soporte al cliente, las medidas de seguridad o las funciones técnicas específicas.

• Considera las implicaciones a largo plazo: Piensa más allá de tus necesidades inmediatas. Evalúa en qué medida el proveedor puede adaptarse al crecimiento futuro y a los cambios en las tecnologías de pago y los modelos de negocio.

• Consulta a las partes interesadas: Pide la opinión de las partes interesadas clave de tu empresa. Incluye a los directores financieros, al personal de tecnología de la información (TI) y a los empleados de primera línea que interactuarán con el sistema para confirmar que la decisión satisface las necesidades de todos.

Formalización del acuerdo

• Revisa el contrato minuciosamente: Antes de firmar el contrato, revisa detenidamente las condiciones. Presta mucha atención a las tarifas, las condiciones del servicio, la duración del contrato, las cláusulas de rescisión y cualquier costo oculto.

• Negocia las condiciones si es necesario: Si hay condiciones en el contrato que no satisfacen tus necesidades, negocia. Estas condiciones pueden involucrar tarifas, la duración del contrato o los acuerdos de nivel de servicio.

• Busca asesoramiento legal: Considera la posibilidad de consultar a un experto legal, especialmente si el contrato contiene cláusulas complejas o condiciones poco claras. Este paso puede prevenir futuras complicaciones legales.

• Aclara los procesos de onboarding: Asegúrate de comprender el proceso de onboarding para configurar el sistema, incluidos los plazos, la capacitación de tu equipo y cualquier soporte disponible durante la transición.

• Establece un plan de comunicación: Determina cómo te comunicarás con el proveedor después de la implementación, lo que incluye quiénes son tus contactos principales y cómo gestionarán los problemas o las solicitudes de servicio.

Después de formalizar el acuerdo

• Anuncia el cambio: Si el nuevo sistema afectará la forma en que tus clientes realizan los pagos, infórmales sobre el cambio. Puedes hacerlo mediante actualizaciones por correo electrónico, señalización física en tu empresa o actualizaciones en tu sitio web.

• Monitorea y evalúa el rendimiento: Después de la implementación, monitorea de cerca el rendimiento del sistema y la calidad del soporte al cliente para garantizar que el proveedor cumpla con las condiciones acordadas.

• Mantente informado y flexible: Mantente al día con los cambios en las tecnologías de pago y los estándares del sector. Prepárate para reevaluar tus necesidades —y el rendimiento del proveedor— de forma periódica.

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Preguntas frecuentes sobre el procesamiento de tarjetas de crédito para pequeñas empresas