La contabilidad de SaaS es muy distinta de la contabilidad convencional: cualquiera que haya trabajado en contabilidad para una empresa que se dedique al software como servicio ratificaría esta afirmación. Aunque las preocupaciones y los objetivos generales de la contabilidad en empresas que ofrecen propuestas SaaS se parezcan aparentemente a los de otros sectores de actividad (o sea, cumplir las normativas, elaborar informes precisos y potenciar al máximo la eficiencia), los equipos que trabajan en contabilidad en el sector SaaS se enfrentan a desafíos y obstáculos distintos y muy concretos.

Como consecuencia de este fenómeno, cada vez hay más empresas de SaaS que adoptan un enfoque más global para integrar la gestión de pagos, facturación e ingresos con la tecnología y la ayuda de Stripe. A fin de mejorar la experiencia que se ofrece a la clientela, adaptar la escala de forma global e incrementar los ingresos recurrentes, tiene mucha lógica que estas empresas se planteen que la contabilidad es un ingrediente básico de una estrategia de ventas y facturación coherente.

Teniendo en cuenta todos estos objetivos, veamos ahora qué deben saber las empresas que ofrecen SaaS sobre la contabilidad en este sector. Conoceremos qué estándares conforman el marco de estos temas y descubriremos qué métodos y estrategias pueden aplicar para afrontar con garantías los desafíos de la contabilidad.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la contabilidad de SaaS?
  
• ¿Por qué es tan importante la contabilidad de SaaS?
  
• Métodos contables para empresas de SaaS
  
• Normas contables para empresas de SaaS
  
• Indicadores de referencia (KPI) y estados contables de SaaS
  
• Dificultades específicas de la contabilidad de SaaS
  
• Reconocimiento de ingresos para empresas de SaaS
  

¿Qué es la contabilidad de SaaS?

El concepto de contabilidad de SaaS se refiere a las labores de mantener registros documentales, analizar e interpretar datos financieros, elaborar información y presentar informes y documentación para empresas que trabajen con el modelo SaaS. Habitualmente, para tramitar todo este proceso, estas compañías utilizan un software de contabilidad con el modelo SaaS, alojado en la nube. Este tipo de contabilidad toma en consideración el modelo de negocio basado en suscripciones e ingresos recurrentes con el que operan las empresas de SaaS. Eso implica que los estados financieros, tienen características específicas para el negocio de SaaS.

En este tipo de negocios, las tasas de instalación y las suscripciones incluyen costes correspondientes a la licencia preliminar, la implementación, la personalización y cualquier servicio de asistencia técnica o mantenimiento. Por regla general, se trata de tasas únicas. Por lo tanto, cuantas más personas utilicen un producto SaaS, mayor será el éxito de dicho producto.

Estos son los principales rasgos que caracterizan específicamente la contabilidad para empresas de SaaS:

• Márgenes brutos robustos de alrededor del 70-85 %
  
• Flujos de caja complejos debido a la presencia de pagos recurrentes
  
• Bajos precios de coste de los productos o servicios vendidos, que fundamentalmente suelen comprender alojamiento de productos, servicios de marketing y ventas o asistencia técnica para clientes
  

¿Por qué es tan importante la contabilidad de SaaS?

Explotar un negocio de SaaS conlleva requisitos y dificultades muy concretos, así como ciertas complejidades muy específicas en el plano financiero. Las suscripciones que alimentan al negocio bajo el modelo de SaaS les ponen las cosas difíciles a los especialistas en finanzas para aplicar los formatos convencionales de normas de contabilidad, impuestos, comisiones y contratos. Por eso es esencial que el equipo de finanzas tenga la seguridad de que las previsiones y los informes presentados sean lo más exactos posible, así como que cumplan las normativas fiscales y la legislación correspondientes a su jurisdicción.

Métodos contables para empresas de SaaS

Existen dos opciones básicas para afrontar la contabilidad para empresas de SaaS: la contabilidad de caja o la contabilidad de ejercicio (también conocida como contabilidad de devengo).

En la primera modalidad, los ingresos y los gastos solamente se registran cuando se abonan o reciben importes monetarios que se adeudaban. Eso significa que no hay cuentas por pagar ni cuentas por cobrar. Este método se suele emplear en empresas que operan con niveles de inventario reducidos o con modelos de precios tradicionales. Es más sencillo que la contabilidad de ejercicio y también más fácil de aplicar. Lamentablemente, no es la opción más apropiada para empresas que trabajan con metodología SaaS y utilizan un modelo de negocio basado en suscripción.

Las empresas que emplean el método de contabilidad de ejercicio registran tanto ingresos como gastos en el momento en que se obtienen o planifican, no cuando se reciben los importes ni cuando se incurre en gastos. La contabilidad de ejercicio es más complicada que la contabilidad de caja, pero este método facilita la tarea de elaborar previsiones y planificar, especialmente para startups de SaaS o empresas que crecen a un ritmo muy fuerte ofreciendo este modelo. Incluso es obligatorio en ciertas ocasiones: si una empresa gana 27 millones de dólares en ingresos brutos o más, la agencia tributaria estadounidense (IRS) exige que se aplique el método de contabilidad de ejercicio.

Normas contables para empresas de SaaS

El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (FASB) define y regula las normas contables estándar que conocemos como Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Estas normas estandarizadas hacen posible analizar las finanzas de cualquier negocio de SaaS con la máxima transparencia posible. Si no se respetan estos principios, se pueden cometer errores al realizar análisis y previsiones, lo cual comporta el riesgo de que la empresa sufra efectos negativos a largo plazo.

Seguir los estándares de los Principios GAAP no es estrictamente obligatorio, pero sí muy recomendable. Y no solo porque facilitan las cosas para elaborar informes y ejecutar evaluaciones comparativas, sino porque también los aplica la mayoría de inversores a la hora de analizar la salud financiera de una compañía.

Indicadores de referencia (KPI) y estados contables de SaaS

Las normas contables GAAP indican que se deben elaborar tres estados contables en cada período financiero. Los estados contables incluyen la siguiente documentación:

• Un estado de resultados (o cuenta de resultados) que enumere los ingresos y gastos, además de notificar si la empresa registra beneficios o, por el contrario, sufre pérdidas.
  
• Un balance contable que recoja las deudas pendientes de satisfacer por la empresa y aquellas que esté pendiente de cobrar a través de activos, pasivos y capital social.
  
• Un estado de flujo de caja que declare cuánto dinero entra y cuánto sale de la empresa. Este documento debe conciliar los datos del estado de resultados y del balance contable para indicar cuál es la posición financiera general de la compañía.
  

Además de los estados financieros, hay un grupo de indicadores o KPI de contabilidad específicos para el modelo SaaS que serán útiles para entender el estado y el potencial del crecimiento del negocio con el modelo SaaS.

• Reservas
  Este indicador señala cuánto dinero se ha comprometido un cliente a gastar en los servicios que ofrece tu empresa; es decir, el crecimiento de futuros ingresos. Dado que las reservas representan un servicio que todavía no se ha prestado y unos ingresos que todavía no se han cobrado, deben registrarse en el balance como ingresos diferidos o no devengados, en forma de pasivo. Conviene que adoptes una actitud conservadora respecto a estas cifras, ya que no sería aconsejable planificar una expansión del negocio ni acometer inversiones basándonos en ingresos que todavía no hemos ganado.

• Facturación pendiente
  Se trata de los pagos que facturas a tus clientes y los importes que ellos te adeudan. Deberían rondar un importe total similar al de las reservas. Un importe más bajo implicaría que no cobras todo lo que deberías. Este problema se puede combatir exigiendo (o incentivando) que los clientes paguen al contado.

• Ingresos
  Este concepto se refiere a los beneficios ganados tras haber satisfecho las obligaciones o prestado los servicios correspondientes a tus clientes. Las empresas de SaaS registran ingresos devengados o no facturados y los tratan como cuentas por cobrar hasta que se abona el importe de la factura, convirtiéndolos en un activo corriente en la hoja de balance. Por ejemplo: si tu servicio cuesta 100 dólares al mes y el 1 de junio un cliente se suscribe a un plan anual por valor de 1200 dólares, tus ingresos de junio solamente serán de 100 dólares, aunque hayas facturado el total de 1200 a ese cliente. No deberías olvidar que, si los ingresos devengados son muy altos, podría ser indicativo de que los clientes no pagan a su debido tiempo, lo cual podría repercutir negativamente sobre tu flujo de caja.

• Abandono de clientes
  El indicador de abandono señala el porcentaje de clientes que dejan de consumir tus productos durante un período de tiempo determinado. Es un factor fundamental para saber cuál es el nivel de satisfacción de la clientela y cuál es el nivel de retención del negocio, así como para evaluar qué tal rinden tus departamentos de marketing y de atención al cliente.

• Ingresos recurrentes mensuales (MRR) e ingresos recurrentes anuales (ARR)
  El indicador MRR expresa los ingresos totales mensuales que ganas, independientemente de la disparidad de planes de suscripción. Por su parte, el indicador ARR expresa los ingresos totales obtenidos a partir de suscripciones cuya duración sea de al menos 12 meses. Estas métricas ayudan a calibrar con qué fuerza crece la empresa y aportan información útil para decidir cuál es la mejor manera de invertir las ganancias.

Dificultades específicas de la contabilidad de SaaS

Las empresas de SaaS se enfrentan a dificultades y obstáculos muy específicos en materia de contabilidad, y un tropiezo al elaborar la documentación supone arriesgarse a incumplir los requisitos fiscales u otras normas sobre finanzas. Estas son las dificultades más destacadas:

• Impuesto sobre las ventas
  Con frecuencia, las empresas de SaaS trabajan con equipos ubicados en remoto y operan al mismo tiempo en varias jurisdicciones, cada una con su propia legislación fiscal relativa a impuestos sobre las ventas. Pero da igual dónde se realice la actividad: siempre tienes la responsabilidad de determinar cuánto debes declarar en concepto de impuestos sobre las ventas.

• Gestión de gastos
  Los gastos deberían distribuirse por los plazos de duración de los contratos o según los cronogramas previstos de relación contractual con los clientes. Debes conocer qué gastos se amortizan (es decir, se van compensando con el paso del tiempo) y cuáles es necesario registrar inmediatamente.

• Reconocimiento de ingresos
  Las empresas de SaaS deben entender y saber cuándo deben reconocer y consignar los ingresos. Este es un problema muy habitual, dado que a los clientes de SaaS no se les cede el control sobre los servicios que reciben, así que dichas empresas no pueden aplicar las reglas típicas de reconocimiento de ingresos. Más adelante profundizaremos para ver en detalle qué solución hay para esto.

Reconocimiento de ingresos para empresas de SaaS

Este es uno de los principios de contabilidad GAAP clave de la contabilidad para empresas de SaaS, revenue recognition y constituye una forma de reconocer y contabilizar los ingresos en los estados financieros. Las empresas no pueden reconocer los ingresos hasta que los bienes o servicios asociados a cualquier venta se hacen realidad o se reúnen las condiciones para que suceda tal cosa. Y eso puede resultar difícil para las empresas de SaaS, que a menudo venden suscripciones recurrentes. Este tipo de contrato requiere flexibilidad a la hora de reconocer los ingresos. Es posible que, en las empresas de SaaS, el reconocimiento de ingresos deba incluir hitos específicos y amortización de ingresos.

Sin embargo, es fundamental que las empresas de SaaS reconozcan sus ingresos recurrentes de forma correcta y coherente, respetando los estándares de reconocimiento de ingresos que rigen en todos los sectores de actividad: ASC 606 e IFRS 15. Los organismos reguladores y los consejos de normas contables cuentan con directrices muy sofisticadas para moderar las declaraciones de reconocimiento de ingresos exageradas o engañosas. Y corresponde a las empresas de SaaS la obligación de averiguar cómo deben conciliar los contratos que mantienen con sus clientes con los requisitos estipulados por esas normas estandarizadas.

Las normativas IFRS 15 (de las Normas Internacionales de Información Financiera) y ASC 606 determinan un proceso flexible para el reconocimiento de ingresos y han contribuido a aportar claridad a ciertas prácticas de contabilidad ligadas a los modelos de SaaS que antes pecaban de ambigüedad e incoherencia. Veamos un breve resumen de las cinco fases del reconocimiento de ingresos, paso por paso:

1. Identificar el contrato

Especifica qué criterios deben respetarse a la hora de establecer un contrato firmado de mutuo acuerdo para proporcionar productos o servicios a un cliente. El contrato especifica las obligaciones y los derechos de cada parte firmante.

2. Declarar las obligaciones de servicio

El contrato expone todos los servicios ofrecidos y cómo deberán prestarse, así como los plazos o límites de tiempo, además de detallar los derechos y las obligaciones de servicio de todas las partes. Los productos o servicios individuales deben describirse por separado.

3. Especificar el precio

Comprende todas las consideraciones relativas a la determinación del precio, incluidos servicios de suscripción, servicios en régimen autónomo o autosuficientes y tarifas anuladas o descuentos.

4. Asignar el precio

Explica cómo se asigna el precio (incluidos los importes variables) a todas las obligaciones de servicio que se contemplen en el contrato. Lo más típico es que este concepto se divida en importes más pequeños, a menudo con una periodicidad de 30 días.

5. Contabilizar los ingresos cuando se cumplan las obligaciones de servicio

Los ingresos se reconocen a medida que avanza el tiempo y el cliente se beneficia del producto entregado o el servicio prestado.

Estas directrices constituyen una base muy importante como punto de partida, aunque hay muchas situaciones delicadas y complejas y existen un sinfín de variaciones de los contratos que se salen de la pauta marcada por esas directrices. Por ejemplo, las circunstancias que se originan tras los clásicos casos de cambios, actualizaciones, degradaciones, créditos o cancelaciones de las suscripciones con que deben lidiar las empresas de SaaS constantemente.

Pero aún hay más: es posible utilizar software de contabilidad en modalidad SaaS como herramienta útil para afrontar este desafío. Una solución como Stripe unifica la facturación, los pagos y la gestión de ingresos e impuestos en un único sistema que garantiza el cumplimiento de las normativas ASC 606 e IFRS 15. Muchas empresas de SaaS (más del 80 %, de hecho) aprovechan las ventajas de plataformas de contabilidad en la nube, que facilitan estos procesos. Si quieres más información, echa un vistazo a la guía sobre reconocimiento de ingresos de Stripe.