Alla som någon gång har arbetat med redovisning för ett SaaS-företag (molnbaserad mjukvarutjänst) kommer att säga samma sak: SaaS-redovisning skiljer sig mycket från vanlig redovisning. Även om problemen och målen för SaaS-redovisning på makronivå kan likna dem i andra branscher – att efterleva regelverk, generera korrekta rapporter, maximera effektiviteten – är de utmaningar och hinder som redovisningspersonal i SaaS-företag står inför unika.

På grund av detta antar allt fler SaaS-företag ett mer omfattande tillvägagångssätt för att integrera företagets betalningar, fakturering och intäktshantering, en strategi som drivs av Stripe. För att förbättra kundupplevelsen, expandera globalt och öka återkommande intäkter är det logiskt att SaaS-företag betraktar redovisning som en aspekt av en sammanhängande försäljnings- och faktureringsstrategi.

Med dessa mål i åtanke följer här vad SaaS-företag behöver veta om redovisning i den här branschen, de standarder som utgör ramen för dessa frågor och de metoder och strategier de kan använda för att hantera redovisningen framgångsrikt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är SaaS-redovisning?
  
• Varför är SaaS-redovisning viktigt?
  
• Redovisningsmetoder för SaaS-företag
  
• Redovisningsstandarder för SaaS-företag
  
• Nyckeltal och uttalanden för SaaS-redovisning
  
• Utmaningar med SaaS-redovisning
  
• Intäktsredovisning för SaaS-företag
  

Vad är SaaS-redovisning?

SaaS-redovisning avser registrering, analys och tolkning av finansiella data, information och rapportering för SaaS-företag. Dessa företag använder vanligtvis molnbaserade program för SaaS-redovisning för att hantera hela processen. Denna typ av redovisning tar hänsyn till den affärsmodell för abonnemang och återkommande intäkter som gäller för SaaS-företags verksamhet, vilket innebär att de finansiella rapporterna är specifika för SaaS-företag.

I SaaS-företag ingår kostnader för den preliminära licensen, implementering, anpassning och eventuellt underhåll och support i abonnemangs- och installationsavgifterna. I allmänhet är detta engångsavgifter, så ju fler som använder en SaaS-produkt, desto mer framgångsrik är produkten.

Redovisning för SaaS-företag kännetecknas av:

• Goda bruttomarginaler på cirka 70–85 %
  
• Komplext kassaflöde på grund av återkommande betalningar
  
• Låg kostnad för sålda varor, som främst består av webbhotell för produkter, marknadsföring och försäljning samt kundtjänst
  

Varför är SaaS-redovisning viktigt?

Det finns specifika krav och utmaningar med att driva ett SaaS-företag, och de ekonomiska krångligheterna är också specifika för dessa företag. Abonnemangen som driver SaaS-företags verksamheter gör det komplicerat för redovisningspersonal att tillämpa traditionella redovisningsregler, skatter, provisioner och avtal i sitt arbete. Därför är det viktigt att ekonomipersonalen ser till att prognoser och rapportering är helt korrekta och följer tillämpliga skatteregler och lagar i den aktuella jurisdiktionen.

Redovisningsmetoder för SaaS-företag

SaaS-företag har två huvudsakliga redovisningsmetoder att välja på: redovisning enligt kontantmetoden och periodiserad redovisning.

Vid redovisning enligt kontantmetoden redovisas intäkter och kostnader först när pengar för skulder betalas eller tas emot, vilket innebär att det inte finns några konton för leverantörsskulder eller kundfordringar. Den här metoden används vanligtvis av företag som har mindre lagernivåer eller tillämpar traditionella prissättningsmodeller, och det är en enklare metod än periodiserad redovisning – och lättare att använda. Men den lämpar sig inte för SaaS-företag som använder en affärsmodell med abonnemang.

Företag som tillämpar periodiserad redovisning redovisar intäkter och kostnader vid den tidpunkt då de tjänas in eller planeras för, inte när kontanter tas emot eller en utgift uppkommer. Även om periodiserad redovisning är mer komplex än redovisning enligt kontantmetoden blir prognostisering och planering enklare med den här metoden, särskilt för nystartade eller snabbväxande SaaS-företag. Och ibland krävs det: Om man konsekvent har minst 27 miljoner USD i bruttointäkter kräver IRS att man använder periodiseringsmetoden.

Redovisningsstandarder för SaaS-företag

Finance Accounting Standards Board (FASB) fastställer och reglerar redovisningsstandarder som allmänt kallas god redovisningssed. Dessa standarder gör att du kan analysera ekonomin i ditt SaaS-företag på ett så transparent sätt som möjligt. Underlåtenhet att följa dessa principer kan resultera i felaktiga analyser och prognoser, vilket leder till långsiktiga, negativa effekter för ditt företag.

Även om du inte behöver följa god redovisningssed rekommenderas det starkt. Den gör inte bara rapportering och benchmarking enklare, utan används också av de flesta investerare när de analyserar ett företags ekonomiska sundhet.

Nyckeltal och uttalanden för SaaS-redovisning

Enligt god redovisningssed ska tre finansiella rapporter upprättas varje räkenskapsperiod. Dessa inkluderar följande dokument:

• En _resultaträkning _ visar intäkter och kostnader och om företaget går med vinst eller förlust.
  
• En balansräkning visar vad företaget är skyldigt och vad som är kvar att inkassera, genom tillgångar, skulder och eget kapital.
  
• En kassaflödesanalys visar hur mycket pengar som kommer in och försvinner ut ur företaget. Den stämmer av resultaträkningen och balansräkningen för att visa den totala ekonomiska ställningen.
  

Tillsammans med finansiella rapporter finns det några viktiga SaaS-specifika redovisningsmått, eller nyckeltal, som hjälper dig att förstå tillståndet och potentialen för ditt SaaS-företags tillväxt.

• Bokningar
  Detta mått visar hur mycket pengar en kund har åtagit sig att spendera hos dig, eller din tillväxt i framtida intäkter. Eftersom bokningar utgör en tjänst som ännu inte har tillhandahållits och ännu inte är intjänade intäkter, kommer du att registrera dem som upplupna eller ej intjänade intäkter som en skuld i balansräkningen. Var försiktig med detta tal, eftersom du inte vill planera för tillväxt eller göra investeringar baserade på ej intjänade inkomster.

• Fakturering
  Detta är betalningar som du fakturerar kunder för och belopp som de är skyldiga dig. De bör uppgå till ungefär samma belopp som bokningar, och ett lägre belopp innebär att du inte tar betalt för allt du borde. Du kan minska beloppet genom att kräva eller till och med uppmuntra kunder att betala i förskott.

• Intäkter
  Detta är den inkomst som tjänas in efter att du har levererat dina åtaganden eller tjänster till kunderna. SaaS-företag registrerar upplupna eller ej fakturerade intäkter och behandlar dem som en kundfordran tills fakturan är betald, vilket gör dem till en omsättningstillgång i balansräkningen. Om din tjänst till exempel kostar 100 USD per månad och en kund den 1 juni abonnerar på din årliga prisplan för 1 200 USD, blir dina intäkter i juni bara 100 USD – även om du har fakturerat kunden hela beloppet 1 200 USD. Tänk på att om dina upplupna intäkter är höga kan det tyda på att kunderna inte betalar i tid och att ditt kassaflöde kan bli lidande.

• Bortfall
  Den procentandel kunder som slutar använda din produkt under en viss tidsperiod kallas bortfall. Bortfall är nyckeln till att förstå kundnöjdhet och kundretention samt hur väl din marknadsföring och kundtjänst fungerar.

• Månatliga återkommande intäkter (MRR) och årliga återkommande intäkter (ARR)
  MRR är dina totala månatliga intäkter, oavsett abonnemangsplan, medan ARR är dina totala intäkter för abonnemang under en tidsperiod på minst 12 månader. Dessa mätvärden hjälper dig att förstå din tillväxttakt och ger insikter om hur du kan investera dina intäkter.

Utmaningar med SaaS-redovisning

SaaS-företag står inför specifika hinder och utmaningar i sin redovisning som kan resultera i problem med rapportering eller risk för bristande efterlevnad av skatteregler eller andra finansiella regler. Dessa utmaningar inkluderar:

• Omsättningsskatt
  SaaS-företag har ofta personal på avlägsna platser och verksamhet i flera jurisdiktioner, var och en med egna lagar rörande omsättningsskatt. Oavsett var du bedriver verksamhet är du ansvarig för att fastställa hur mycket omsättningsskatt du behöver skicka in.

• Utgiftshantering
  Utgifterna bör spridas ut över alla avtalsvillkor eller kundrelationers förväntade tidslinjer, och man behöver veta vilka utgifter som amorteras (betalas av över tid) och vilka som ska redovisas direkt.

• Intäktsredovisning
  SaaS-företag måste förstå när de ska redovisa intäkter. Detta är ett mycket vanligt problem eftersom SaaS-kunder inte "får kontroll" över den tjänst de erhåller, så företag kan inte använda de vanliga reglerna för intäktsredovisning. Vi kommer att gå närmare in på lösningen för detta nedan.

Intäktsredovisning för SaaS-företag

Som en av principerna för god redovisningssed är nyckeln till SaaS-redovisning, är intäktsredovisning ett sätt att redovisa och bokföra intäkter i finansiella rapporter. Företag ska inte redovisa intäkter förrän de varor eller tjänster som är kopplade till en viss försäljning har realiserats eller kan realiseras, vilket kan visa sig vara svårt för SaaS-företag som ofta säljer återkommande abonnemang. Den här typen av avtal kräver flexibilitet i intäktsredovisningen. Intäktsredovisningen i SaaS-företag kan behöva inkludera specifika milstolpar och periodisering av intäkter.

Det är dock viktigt för SaaS-företag att redovisa sina återkommande intäkter konsekvent och i enlighet med de standarder för intäktsredovisning som gäller alla branscher: ASC 606 och IFRS 15. Tillsynsmyndigheter och bokföringsnämnder har komplicerade riktlinjer för att stävja uppblåst och vilseledande intäktsredovisning, och det åligger SaaS-företag att navigera i hur de ska stämma av sina kundavtal mot de krav som dessa standarder ställer.

ASC 606 och IFRS 15 beskriver en flexibel process som gäller för intäktsredovisning och har bidragit till att skapa klarhet kring tidigare tvetydiga och inkonsekventa redovisningsmetoder i SaaS-företag. Här följer en kort genomgång av vart och ett av intäktsredovisningens fem steg:

1. Identifiera avtalet

Anger kriterier som ska uppfyllas när ett ömsesidigt överenskommet avtal upprättas för att tillhandahålla en kund produkter eller tjänster. Avtalet specificerar varje parts skyldigheter och rättigheter.

2. Ange prestationsåtagandena

Avtalet beskriver alla tjänster som erbjuds och när de ska levereras, deras tidsramar eller tidsfrister, tillsammans med alla parters rättigheter och prestationsåtaganden. Enskilda produkter eller tjänster ska beskrivas separat.

3. Ange priset

Inkluderar alla överväganden relaterade till prissättning, inklusive abonnemangstjänster, fristående tjänster samt rabatterade avgifter.

4. Fördela priset

Förklarar hur priset (inklusive rörliga belopp) fördelas på alla prestationsåtaganden i avtalet. Detta delas vanligtvis upp i mindre belopp, ofta var 30:e dag.

5. Redovisa intäkter när prestationsåtaganden har slutförts

Redovisar intäkter över tid i takt med att kunden använder produkten eller tjänsten.

Även om det finns många komplexa situationer och avtalsvarianter som ligger utanför dessa riktlinjer – som de som utlöses av de typiska ändringar i abonnemang, uppgraderingar, nedgraderingar, krediter och uppsägningar som SaaS-företag hanterar regelbundet – är de en viktig utgångspunkt.

Ännu bättre är att man kan använda SaaS-bokföringsprogram för att hantera denna utmaning. En lösning som Stripe förenar fakturerings-, betalnings-, skatte- och intäktshantering i ett enda system som säkerställer efterlevnad av ASC 606 och IFRS 15. Många SaaS-företag – över 80 %, faktiskt – använder redovisningsplattformar i molnet som gör dessa processer enklare. För mer information, kolla in Stripes vägledning till intäktsredovisning.