SaaS-Buchhaltung 101: Methoden, Strategien und Leistungskennzahlen, die von Unternehmen genutzt werden können

Revenue Recognition
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  1. Einführung
  2. Was ist SaaS-Buchhaltung?
  3. Warum ist die SaaS-Buchhaltung so wichtig?
  4. Buchhaltungsmethoden für SaaS-Unternehmen
  5. Buchhaltungsstandards für SaaS-Unternehmen
  6. Leistungskennzahlen (KPIs) und Aussagen für die SaaS-Buchhaltung
  7. Herausforderungen bei der SaaS-Buchhaltung
  8. Umsatzrealisierung für SaaS-Unternehmen
    1. 1. Vertrag identifizieren
    2. 2. Leistungsverpflichtungen definieren
    3. 3. Preis festlegen
    4. 4. Preis zuweisen
    5. 5. Umsatz nach Erfüllung aller Leistungsverpflichtungen realisieren

Von allen Personen, die schon einmal in der Buchhaltung für ein Software-as-a-Service(SaaS)-Unternehmen gearbeitet haben, werden Sie dasselbe hören: Die SaaS-Buchhaltung unterscheidet sich stark von der herkömmlichen Buchhaltung. Obwohl die grundsätzlichen Anliegen und Ziele in der SaaS-Buchhaltung denen in anderen Branchen ähnlich sind – konform bleiben, präzise Berichte generieren, Effizienz maximieren –, sind die Herausforderungen und Hürden, denen SaaS-Buchhaltungsteams gegenüberstehen, sehr speziell.

Daher verfolgt eine zunehmende Anzahl an SaaS-Unternehmen einen umfassenderen Ansatz, um die Zahlungs-, Abrechnungs- und Umsatzverwaltung zu integrieren. Ein Ansatz, der von Stripe gestützt wird. Um das Kundenerlebnis zu verbessern, weltweit zu wachsen und den wiederkehrenden Umsatz zu erhöhen, ist es für SaaS-Unternehmen sinnvoll, die Buchhaltung als einen Aspekt einer kohärenten Verkaufs- und Abrechnungsstrategie zu betrachten.

Mit diesen Ziel im Hinterkopf erfahren Sie im Folgenden, was SaaS-Unternehmen über die Buchhaltung in dieser Branche wissen müssen, Sie lernen die Standards kennen, die diesen Bedenken einen Rahmen geben, sowie die Methoden und Strategien, die sie nutzen können, um in der Buchhaltung erfolgreich zu sein.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist SaaS-Buchhaltung?
  • Warum ist die SaaS-Buchhaltung so wichtig?
  • Buchhaltungsmethoden für SaaS-Unternehmen
  • Buchhaltungsstandards für SaaS-Unternehmen
  • Leistungskennzahlen (KPIs) und Aussagen für die SaaS-Buchhaltung
  • Herausforderungen bei der SaaS-Buchhaltung
  • Umsatzrealisierung für SaaS-Unternehmen

Was ist SaaS-Buchhaltung?

Die SaaS-Buchhaltung bezieht sich auf die Erfassung, Analyse und Interpretation von Finanzdaten und Informationen sowie auf die Berichterstattung für SaaS-Unternehmen. Diese Unternehmen nutzen für die Verwaltung des Gesamtprozesses in der Regel Cloud-basierte SaaS-Buchhaltungssoftware. Bei dieser Art Buchhaltung wird das Geschäftsmodell für Abonnements und wiederkehrenden Umsatz berücksichtigt, unter dem SaaS-Unternehmen betrieben werden. Dies bedeutet, dass Finanzberichte sich speziell auf das SaaS-Geschäft beziehen.

Bei SaaS-Unternehmen enthalten Abonnement- und Einrichtungsgebühren Kosten für die vorübergehende Lizenzierung, Implementierung und Anpassung sowie sämtliche Wartungs- und Supportaktivitäten. In der Regel handelt es sich dabei um einmalige Gebühren. Je mehr Personen also ein SaaS-Produkt nutzen, desto erfolgreicher ist das Produkt.

Die Buchhaltung für SaaS-Unternehmen zeichnet sich durch die folgenden Merkmale aus:

  • Stabile Bruttomargen von etwa 70 % bis 85 %
  • Komplexer Cashflow aufgrund wiederkehrender Zahlungen
  • Geringer Wareneinsatz (Cost of Goods Sold, COGS), in den meisten Fällen für Produkt-Hosting, für Marketing und Vertrieb sowie Kundinnen- und Kundensupport

Warum ist die SaaS-Buchhaltung so wichtig?

Es gibt spezifische Anforderungen und Herausforderungen in Bezug auf den Betrieb eines SaaS-Unternehmens und die finanziellen Aspekte dieser Unternehmen sind ebenfalls sehr spezifisch. Aufgrund der Abonnements, die die Basis von SaaS-Unternehmen bilden, ist es für Finanzfachleute nicht immer möglich, herkömmliche Buchhaltungsregeln, Steuern, Provisionen und Verträge in ihrer täglichen Arbeit anzuwenden. Daher ist es wichtig, dass Ihr Finanzteam sicherstellt, dass Ihre Prognosen und Berichte genau sind und die jeweiligen Steuerregeln in dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich einhalten.

Buchhaltungsmethoden für SaaS-Unternehmen

Es gibt zwei primäre Buchhaltungsmethoden für SaaS-Unternehmen: auf Basis des Geldflusses und der Periodenrechnung.

Bei der auf Bargeld basierenden Buchhaltung werden Umsatz und Kosten nur dann erfasst, wenn geschuldetes Geld bezahlt oder vereinnahmt wird. Dies bedeutet, dass es keine Kreditoren- oder Debitorenkonten gibt. Diese Methode wird in der Regel von Unternehmen angewendet, die mit kleineren Bestandsniveaus oder herkömmlichen Preismodellen operieren. Außerdem ist dies eine einfachere Methode als die Periodenrechnung, die auch einfacher angewendet werden kann. Sie eignet sich jedoch nicht für SaaS-Unternehmen, die ein Abonnement-Geschäftsmodell nutzen.

Unternehmen, die die Periodenrechnung nutzen, erfassen Umsatz und Kosten zu dem Zeitpunkt, zu dem diese verdient werden oder geplant sind und nicht zum Zeitpunkt, zu dem Bargeld vereinnahmt wird oder Kosten entstehen. Obwohl die Periodenrechnung komplexer als die Buchhaltung auf Bargeld-Basis sein kann, ist es mit dieser Methode einfacher, Prognosen und Pläne zu erstellen, insbesondere für Start-up- oder schnell wachsende SaaS-Unternehmen. Und gelegentlich ist sie erforderlich: Wenn Sie dauerhaft einen Bruttoumsatz von mindestens 27 Millionen US-Dollar verzeichnen, verpflichtet Sie die Bundessteuerbehörde der USA (IRS), das Periodenverfahren anzuwenden.

Buchhaltungsstandards für SaaS-Unternehmen

Das Finance Accounting Standards Board (FASB), ein US-amerikanisches, privatrechtlich organisiertes Rechnungslegungsgremium, definiert und regelt die Buchhaltungsstandards, die als Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) (Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze) bekannt sind. Mit diesen Standards können Sie die Finanzen Ihres SaaS-Unternehmens mit der größtmöglichen Transparenz analysieren. Wenn Sie diesen Prinzipien nicht folgen, kann dies falsche Analysen und Prognosen zur Folge haben – mit der Folge lang anhaltender negativer Auswirkungen auf das Unternehmen.

Obwohl Sie nicht verpflichtet sind, den GAAP-Standards zu folgen, wird dies dringend empfohlen. Sie vereinfachen nicht nur die Berichterstattung und das Benchmarking, sondern sie werden auch von den meisten Investoren angewendet, um den Finanzstatus eines Unternehmens zu analysieren.

Leistungskennzahlen (KPIs) und Aussagen für die SaaS-Buchhaltung

GAAP-Standards legen fest, dass drei Finanzberichte pro Finanzperiode erstellt werden müssen. Diese enthalten die folgenden Dokumente:

  • Eine Einkommensaufstellung, aus der Ihre Umsätze und Kosten hervorgehen und ob Ihr Unternehmen Gewinne oder Verluste macht.
  • Eine Bilanz, aus der die Verbindlichkeiten und Forderungen Ihres Unternehmens in Form von Anlagen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital hervorgehen.
  • Ein Cashflow-Bericht, aus dem hervorgeht, wie viel Geld in Ihr Unternehmen einströmt und aus ihm ausströmt. Die Einkommensaufstellung und die Bilanz werden abgeglichen und es wird der allgemeine Finanzstatus Ihres Unternehmens dargestellt.

Neben den Finanzberichten gibt es einige wichtige SaaS-spezifische Buchhaltungsmetriken oder Leistungskennzahlen, anhand derer Sie den Status und das Wachstumspotenzial Ihres SaaS-Unternehmens nachvollziehen können.

  • Buchungen
    Diese Metrik zeigt an, wie viel Geld eine Kundin bzw. ein Kunde sich verpflichtet hat, bei Ihnen auszugeben. Außerdem können Sie aus dieser Metrik den künftigen Umsatz ablesen. Da Buchungen für eine Dienstleistung stehen, die noch zu erbringen ist und für die noch kein Umsatz generiert wurde, erfassen Sie diese als zurückgestellten oder noch nicht verdienten Umsatz bzw. als Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz. Bei dieser Metrik sollten Sie einen konservativen Ansatz verfolgen, da Sie Wachstum oder Investitionen nicht auf noch nicht verdientes Einkommen stellen sollten.

  • Abrechnungen
    Hierbei handelt es sich um Zahlungen, die Sie Kundinnen und Kunden in Rechnung stellen sowie Beträge, die Ihnen geschuldet werden. Sie sollten in etwa dem Betrag der Buchungen entsprechen. Ein niedrigerer Betrag deutet darauf hin, dass Sie die Beträge nicht vereinnahmen, die Sie eigentlich vereinnahmen sollten. Sie können dies verhindern, indem Sie Kundinnen und Kunden verpflichten, Vorauszahlungen zu leisten oder Anreize für Vorauszahlungen schaffen.

  • Umsatz
    Dies ist das Einkommen, das Sie nach Erfüllung Ihrer Verpflichtungen oder Dienstleistungen gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden verdienen. SaaS-Unternehmen erfassen antizipativen oder nicht in Rechnung gestellten Umsatz und behandeln ihn als eine Forderung, bis die Rechnung bezahlt wurde. Er wird dann zu einem aktuellen Vermögensposten auf Ihrer Bilanz. Ein Beispiel: Wenn Ihre Dienstleistung 100 US-Dollar pro Monat kostet und eine Kundin bzw. ein Kunde sich am 1. Juni für ein Jahresabonnement über 1.200 US-Dollar entscheidet, beträgt der Umsatz im Juni nur 100 US-Dollar, auch wenn Sie der Kundin bzw. dem Kunden 1.200 US-Dollar in Rechnung gestellt haben. Machen Sie sich bewusst, dass, wenn ihr antizipativer Umsatz hoch ist, dies ein Anzeichen dafür sein könnte, dass Ihre Kundinnen und Kunden nicht rechtzeitig bezahlen – mit der Folge, dass Ihr Cashflow leidet.

  • Abwanderung
    Der Prozentsatz der Kundinnen und Kunden, die die Nutzung Ihres Produkts in einen bestimmten Zeitraum beenden, wird als Abwanderung bezeichnet. Abwanderung ist eine wichtige Metrik, um die Kundinnen- und Kundenzufriedenheit und -bindung zu verstehen und zu ermitteln, wie gut Ihr Marketing und Ihr Kundinnen- und Kundenservice laufen.

  • Monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR) und jährlich wiederkehrender Umsatz (ARR)
    MRR ist der gesamte monatlich verdiente Umsatz, und zwar unabhängig vom Abonnementplan, während ARR für Ihren gesamten Umsatz aus Abonnements für mindestens 12 Monate steht. Anhand dieser Metriken können Sie Ihr Wachstumsmomentum besser verstehen und erhalten Einblicke dazu, wie Sie Ihre Einnahmen bzw. Gewinne investieren können.

Herausforderungen bei der SaaS-Buchhaltung

SaaS-Unternehmen sind in Bezug auf die Buchhaltung mit spezifischen Hürden und Herausforderungen konfrontiert, die Probleme bei der Berichterstattung sowie Risiken in Bezug auf die Nichteinhaltung von Steuer- oder anderen Finanzvorschriften zur Folge haben können. Zu diesen Herausforderungen gehören:

  • Verkaufssteuer (Sales Tax)
    SaaS-Unternehmen arbeiten häufig mit Remote-Teams und Standorten in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen, wobei in jedem dieser Zuständigkeitsbereiche eigene Verkaufssteuergesetze gelten. Unabhängig von Ihrem Standort sind Sie verantwortlich dafür, den Betrag der zu übermittelnden Verkaufssteuer (Sales Tax) zu bestimmen.

  • Kostenmanagement
    Kosten sollten sich auf Vertragslaufzeiten oder antizipierte Kundinnen- und Kundenbeziehungszeitpläne erstrecken und Sie müssen wissen, welche Kosten amortisiert werden können (sich also über einen bestimmten Zeitraum bezahlt machen) und welche Kosten sofort berücksichtigt werden müssen.

  • Umsatzrealisierung
    SaaS-Unternehmen müssen verstehen, wann sie Umsatz realisieren sollten. Dies ist ein sehr bekanntes Problem, da Kundinnen und Kunden von SaaS-Unternehmen nicht die „Kontrolle über die empfangenen Dienstleistungen erhalten“. Daher können Unternehmen nicht die gängigen Umsatzrealisierungsregeln anwenden. Im Folgenden befassen wir uns im Detail mit der Lösung.

Umsatzrealisierung für SaaS-Unternehmen

Als eines der GAAP-Prinzipien, die für die SaaS-Buchhaltung von zentraler Bedeutung sind, ist die Umsatzrealisierung ein Weg, um Umsatz in Finanzberichten zu realisieren und zu berücksichtigen. Unternehmen können Umsatz erst dann realisieren, wenn die mit einem bestimmten Verkauf verknüpften Waren oder Dienstleistungen realisiert werden oder realisierbar sind. Dies kann für SaaS-Unternehmen mitunter schwierig sein, da diese häufig wiederkehrende Abonnements verkaufen. Dieser Vertragstyp erfordert Flexibilität rund um die Umsatzrealisierung. Die Umsatzrealisierung für SaaS-Unternehmen erfordert unter Umständen die Berücksichtigung spezifischer Meilensteine und Umsatzabschreibungen.

Dennoch ist es für SaaS-Unternehmen wichtig, die wiederkehrenden Umsätze konsistent und gemäß den Standards für die Umsatzrealisierung zu realisieren, die für alle Branchen gelten: ASC 606 und IFRS 15. Regulierungsbehörden und Gremien für Buchhaltungsstandards haben komplizierte Richtlinien aufgelegt, um eine überhöhte und irreführende Umsatzrealisierung zu mildern. Die Hürde für SaaS-Unternehmen besteht darin, zu erkennen, wie sie ihre Kundinnen- und Kundenverträge mit den Anforderungen in Einklang bringen, die von diesen Standards definiert wurden.

ASC 606 und IFRS 15 stellen flexible Prozesse dar, die sich der Umsatzrealisierung widmen. Sie sorgen für Klarheit rund um frühere unklare und inkonsistente SaaS-Buchhaltungspraktiken. Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Überblick über jeden einzelnen der fünf Schritte im Rahmen der Umsatzrealisierung:

1. Vertrag identifizieren

Definiert Kriterien, die zu erfüllen sind, wenn ein gegenseitig vereinbarter Vertrag über die Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen für eine Kundin oder einen Kunden aufgesetzt wird. Der Vertrag definiert die Verpflichtungen und Rechte aller beteiligten Parteien.

2. Leistungsverpflichtungen definieren

Der Vertrag enthält alle angebotenen Dienstleistungen und Leistungen sowie den jeweiligen Zeitrahmen oder die Fristen. Außerdem stellt er die Rechte und Leistungsverpflichtungen aller beteiligten Parteien dar. Einzelne Produkte oder Dienstleistungen müssen separat beschrieben werden.

3. Preis festlegen

Enthält alle Überlegungen in Bezug auf die Preisfestlegung, einschließlich Gebühren für die Abonnementdienstleistung, unabhängige Gebühren und preisreduzierte Gebühren.

4. Preis zuweisen

Erläutert, wie der Preis (einschließlich variabler Beträge) allen im Vertrag definierten Leistungsverpflichtungen zugewiesen wird. Hier erfolgt typischerweise und in der Regel alle 30 Tage eine Aufschlüsselung in kleinere Beträge.

5. Umsatz nach Erfüllung aller Leistungsverpflichtungen realisieren

Realisiert den Umsatz in dem Zeitraum, in dem Kundinnen und Kunden aus dem jeweiligen Produkt oder der Dienstleistung ihren Nutzen ziehen.

Während es komplexe Situationen und Vertragsvarianten gibt, die über diese Leitlinien hinausgehen – darunter solche, die mit typischen Abonnementänderungen, Upgrades, Downgrades, Gutschriften und Stornierungen einhergehen und die für SaaS-Unternehmen Alltag sind –, stellen sie einen wichtigen Ausgangspunkt dar.

Und eine noch bessere Nachricht: Sie können SaaS-Buchhaltungssoftware nutzen, die Ihnen hilft, diese Herausforderung zu bewältigen. Eine Lösung wie Stripe integriert das Abrechnungs-, Zahlungs-, Steuer- und Umsatzmanagement in ein System und gewährleistet die Compliance mit ASC 606 und IFRS 15. Tatsächlich profitieren viele SaaS-Unternehmen – mehr als 80 % von Cloud-Buchhaltungsplattformen, die diese Prozesse vereinfachen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zur Umsatzrealisierung.

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