ใครก็ตามที่เคยทํางานด้านการทําบัญชีธุรกิจการให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS) จะพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า การทําบัญชีสำหรับ SaaS นั้นแตกต่างจากการทําบัญชีปกติมาก แม้ว่าข้อกังวลและเป้าหมายหลักๆ ในการทําบัญชีสำหรับ SaaS อาจคล้ายคลึงกับอุตสาหกรรมอื่นๆ ในเรื่องของการสร้างรายงานที่ถูกต้อง ทำตามข้อกําหนด เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด แต่ความท้าทายและอุปสรรคที่ทีมบัญชีของ SaaS ต้องเผชิญนั้นไม่เหมือนใคร

ด้วยเหตุนี้ บริษัท SaaS จํานวนมากจึงใช้แนวทางที่ครอบคลุมมากขึ้นในการผสานการชําระเงิน การเรียกเก็บเงิน และการจัดการรายได้เข้าด้วยกัน ซึ่งเป็นวิธีการที่ขับเคลื่อนโดย Stripe บริษัท SaaS ควรพิจารณาการทําบัญชีเป็นแง่มุมเดียวเป็นกลยุทธ์การขายและการเรียกเก็บเงินที่สอดคล้องกัน ทั้งนี้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ขยายธุรกิจไปทั่วโลก และเพิ่มรายรับตามแบบแผนล่วงหน้า

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ธุรกิจ SaaS ต้องรู้เกี่ยวกับการทําบัญชีในอุตสาหกรรมนี้ มาตรฐานที่คํานึงถึงข้อกังวลเหล่านี้ ตลอดจนวิธีการและกลยุทธ์ที่สามารถใช้เพื่อทําบัญชีให้ประสบความสําเร็จ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การทําบัญชีสำหรับ SaaS คืออะไร
  
• เหตุใดการทําบัญชีสำหรับ SaaS จึงสําคัญ
  
• วิธีการทําบัญชีสําหรับธุรกิจ SaaS
  
• มาตรฐานการทำบัญชีสําหรับธุรกิจ SaaS
  
• ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และงบการเงินบัญชีสําหรับการทําบัญชีของ SaaS
  
• ความท้าทายด้านการทําบัญชีสำหรับ SaaS
  
• การรับรู้รายรับสําหรับธุรกิจ SaaS
  

การทําบัญชีสำหรับ SaaS คืออะไร

การทําบัญชีสำหรับ SaaS หมายถึงการบันทึก การวิเคราะห์ และตีความข้อมูลทางการเงินและการรายงานสําหรับธุรกิจ SaaS โดยทั่วไปธุรกิจเหล่านี้ใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสำหรับ SaaS บนคลาวด์เพื่อจัดการทั้งกระบวนการ การทําบัญชีประเภทนี้พิจารณาโมเดลธุรกิจที่มีรายได้จากการสมัครใช้บริการและรายรับตามแบบแผนล่วงหน้าซึ่งบริษัท SaaS ใช้อยู่ ซึ่งหมายความว่างบการเงินจะเกี่ยวข้องกับธุรกิจ SaaS โดยเฉพาะ

สําหรับธุรกิจ SaaS ค่าธรรมเนียมการสมัครใช้บริการและค่าธรรมเนียมการเตรียมการจะประกอบด้วยค่าใช้จ่ายสําหรับใบอนุญาตขั้นต้น การติดตั้งใช้งาน การปรับแต่ง และการบํารุงรักษาหรือการสนับสนุนใดๆ โดยทั่วไปแล้วค่าธรรมเนียมเหล่านี้คือค่าธรรมเนียมแบบจ่ายครั้งเดียว ดังนั้นยิ่งมีผู้ใช้ผลิตภัณฑ์ SaaS มากเท่าไหร่ ผลิตภัณฑ์ก็จะประสบความสําเร็จมากขึ้นเท่านั้น

การทําบัญชีสําหรับบริษัท SaaS นั้นมีลักษณะเฉพาะดังต่อไปนี้

• ผลกําไรขั้นต้นที่ดีอยู่ที่ประมาณ 70%–85%
  
• กระแสเงินสดที่ซับซ้อนเนื่องจากชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า
  
• COGS (ต้นทุนสินค้าที่ขาย) ต่ำ ซึ่งส่วนใหญ่จะประกอบด้วยการโฮสต์ผลิตภัณฑ์ การตลาดและการขาย และการสนับสนุนลูกค้า
  

เหตุใดการทําบัญชีสำหรับ SaaS จึงสําคัญ

การดําเนินธุรกิจ SaaS มีข้อกําหนดและความท้าทายที่เฉพาะเจาะจง และความซับซ้อนทางการเงินของธุรกิจเหล่านี้ก็ไม่เหมือนใครเช่นกัน การชำระเงินตามรอบบิลที่ขับเคลื่อนธุรกิจ SaaS สร้างความซับซ้อนให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินในการใช้กฎการทําบัญชี ภาษี ค่าคอมมิชชั่น และสัญญาเดิมๆ กับการทํางาน ดังนั้น ทีมการเงินของคุณจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการคาดการณ์และการรายงานนั้นถูกต้องแม่นยําและเป็นไปตามกฎด้านภาษีและกฎหมายที่เหมาะสมในเขตอํานาจศาลของคุณ

วิธีการทําบัญชีสําหรับธุรกิจ SaaS

วิธีทําบัญชีสําหรับบริษัท SaaS มี 2 วิธีหลักๆ ได้แก่ การทําบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดและแบบเกณฑ์คงค้าง

เมื่อใช้การทําบัญชีแบบเกณฑ์เงินสด ระบบจะบันทึกรายรับและค่าใช้จ่ายเฉพาะเมื่อชําระหรือได้รับเงินจริงแล้วเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าไม่มีเจ้าหนี้การค้าหรือบัญชีลูกหนี้ โดยทั่วไปแล้ววิธีนี้จะใช้โดยธุรกิจที่มีสินค้าคงคลังในระดับน้อยหรือใช้โมเดลค่าบริการแบบดั้งเดิม และเป็นวิธีที่เข้าใจง่ายกว่าการทําบัญชีแบบคงค้าง และใช้งานง่ายกว่า แต่ไม่เหมาะกับบริษัท SaaS ที่ใช้โมเดลธุรกิจแบบสมัครสมาชิก

ธุรกิจที่ใช้การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างจะบันทึกรายรับและรายจ่ายตอนที่เกิดรายรับหรือวางแผนไว้ ไม่ใช่เมื่อได้รับเงินสดหรือมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น แม้ว่าการทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างจะซับซ้อนกว่าการทําบัญชีแบบเกณฑ์เงินสด แต่วิธีนี้ก็ช่วยให้คาดการณ์และวางแผนได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับบริษัทสตาร์ทอัพหรือบริษัท SaaS ที่เติบโตเร็ว และบางครั้งอาจต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้ หากคุณมีรายรับขั้นต้นอย่างน้อย 27 ล้านดอลลาร์สหรัฐอย่างสม่ำเสมอ IRS กําหนดให้คุณใช้วิธีเกณฑ์คงค้าง

มาตรฐานการทําบัญชีสําหรับธุรกิจ SaaS

คณะกรรมการมาตรฐานการทำบัญชีการเงิน (FASB) เป็นผู้กําหนดและควบคุมมาตรฐานการบัญชีที่ชื่อว่า หลักการบัญชีที่ยอมรับทั่วไป (GAAP) มาตรฐานเหล่านี้ช่วยให้คุณวิเคราะห์การเงินของธุรกิจ SaaS ด้วยวิธีที่โปร่งใสที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากไม่ปฏิบัติตามหลักการเหล่านี้ อาจทําให้เกิดการวิเคราะห์และการคาดการณ์ที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งนําไปสู่ผลกระทบเชิงลบในระยะยาวต่อธุรกิจของคุณ

ถึงแม้ว่าคุณจะไม่จําเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐาน GAAP แต่เราขอแนะนําเป็นอย่างยิ่ง ไม่เพียงมาตรฐานเหล่านี้จะช่วยให้การรายงานและการเทียบเกณฑ์มาตรฐานเป็นเรื่องง่ายเท่านั้น แต่ยังถูกใช้โดยนักลงทุนส่วนใหญ่เมื่อวิเคราะห์สถานะทางการเงินของบริษัทด้วย

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และงบการเงินสําหรับการทําบัญชีของ SaaS

มาตรฐาน GAAP ระบุว่าต้องดำเนินการงบการเงิน 3 รายการให้เสร็จสมบูรณ์ในแต่ละรอบบัญชี ซึ่งประกอบด้วยเอกสารต่อไปนี้

• งบกำไรขาดทุนระบุรายรับและรายจ่าย พร้อมทั้งระบุว่าธุรกิจของคุณมีผลกําไรหรือประสบปัญหาขาดทุน
  
• งบดุลแสดงว่าธุรกิจของคุณยังต้องชำระและเรียกเก็บเงินค่าอะไรบ้าง ผ่านสินทรัพย์ หนี้สิน และกรรมสิทธิหุ้นส่วนของผู้ถือหุ้น
  
• งบกระแสเงินสดระบุจํานวนเงินที่เข้าและออกจากธุรกิจ งบนี้จะกระทบยอดงบกำไรขาดทุนและงบดุลเพื่อแสดงสถานะทางการเงินโดยรวมของคุณ
  

นอกจากงบการเงินแล้ว ยังมีเมตริกที่สําคัญเกี่ยวกับการทําบัญชีสำหรับ SaaS โดยเฉพาะ หรือ KPI อีกเล็กน้อย ซึ่งจะช่วยแนะนําคุณในการทําความเข้าใจสถานะและศักยภาพในการเติบโตของธุรกิจ SaaS

• การจอง
  เมตริกนี้ระบุถึงจํานวนเงินที่ลูกค้าให้คำมั่นว่าจะใช้จ่ายกับคุณ หรือการเติบโตของรายรับในอนาคต เนื่องจากการจองหมายบริการที่ยังไม่ได้ส่งมอบและยังไม่ได้รับรายรับ คุณจึงจะบันทึกการจองเป็นรายรับที่เลื่อนเวลาการตัดบัญชีหรือรายรับที่ยังไม่ได้รับ เป็นความรับผิดในงบดุล พยายามตีตัวเลขนี้ให้ต่ำเข้าไว้ เนื่องจากคุณไม่ควรวางแผนเพื่อการเติบโตหรือการลงทุนโดยอิงตามรายได้ที่ยังไม่เกิดขึ้น

• การเรียกเก็บเงิน
  รายการเหล่านี้คือการชําระเงินที่คุณออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าและจํานวนเงินที่ต้องชําระให้คุณ ซึ่งควรจะมีจำนวนพอๆ กับการจอง และจํานวนที่ต่ําสื่อให้เห็นว่าคุณไม่ได้เรียกเก็บเงินเท่าที่ควรได้รับ คุณสามารถหลีกเลี่ยงกรณีนี้ได้โดยการกําหนดให้ลูกค้าต้องชําระเงินล่วงหน้าหรือจูงใจให้ลูกค้าชําระเงินล่วงหน้า

• รายรับ
  นี่คือรายรับที่ได้รับหลังจากที่คุณส่งมอบภาระหน้าที่หรือบริการให้กับลูกค้า ธุรกิจ SaaS จะบันทึกรายรับที่คงค้างหรือยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน และถือว่าเป็นบัญชีลูกหนี้จนกว่าจะชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงิน ทําให้กลายเป็นสินทรัพย์ปัจจุบันในงบดุลของคุณ ตัวอย่างเช่น หากบริการของคุณมีค่าใช้จ่าย 100 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน และในวันที่ 1 มิถุนายน ลูกค้าสมัครใช้บริการแพ็กเกจรายปีราคา 1,200 ดอลลาร์สหรัฐ รายรับเดือนมิถุนายนของคุณจะอยู่ที่ 100 ดอลลาร์สหรัฐเท่านั้น แม้ว่าคุณจะเรียกเก็บเงินลูกค้าเต็มจํานวน 1,200 ดอลลาร์สหรัฐแล้วก็ตาม โปรดทราบว่า หากรายรับสะสมของคุณสูง อาจหมายความว่าลูกค้าไม่ได้ชําระเงินตรงเวลา และกระแสเงินสดของคุณอาจประสบปัญหา

• การเลิกใช้บริการ
  เปอร์เซ็นต์ของลูกค้าที่หยุดใช้ผลิตภัณฑ์ในช่วงเวลาหนึ่งๆ เรียกว่าการเลิกใช้บริการ การเลิกใช้บริการคือกุญแจสําคัญในการทําความเข้าใจความพึงพอใจและการรักษาลูกค้า รวมถึงประสิทธิภาพของการตลาดและการบริการลูกค้า

• รายรับตามแบบแผนล่วงหน้าต่อเดือน (MRR) รายรับตามแบบแผนล่วงหน้าต่อปี (ARR)
  MRR คือรายรับรวมต่อเดือนที่คุณได้รับ ไม่ว่าแพ็กเกจการสมัครใช้บริการจะเป็นอะไร ส่วน ARR คือรายรับทั้งหมดที่คุณได้รับจากการสมัครใช้บริการอย่างน้อย 12 เดือน เมตริกเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจถึงโมเมนตัมของการเติบโต พร้อมทั้งให้ข้อมูลเชิงลึกว่าคุณอาจนำรายได้ไปลงทุนอย่างไร

ความท้าทายด้านการทําบัญชีสำหรับ SaaS

ธุรกิจ SaaS ต้องเผชิญกับอุปสรรคและความท้าทายที่เฉพาะเจาะจงในการทําบัญชี ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดปัญหาด้านการรายงานหรือความเสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีหรือการเงินอื่นๆ ได้ ความท้าทายมีดังนี้

• ภาษีการขาย
  ธุรกิจ SaaS มักจะดําเนินงานกับทีมที่ทำงานจากระยะไกลในหลายเขตอํานาจศาล โดยแต่ละแห่งมีกฎหมายภาษีการขายเป็นของตนเอง ไม่ว่าคุณจะดําเนินธุรกิจที่ไหน คุณมีหน้าที่พิจารณาว่าคุณต้องส่งภาษีการขายเป็นจํานวนเท่าใด

• การจัดการค่าใช้จ่าย
  ค่าใช้จ่ายควรกระจายออกไปในข้อกําหนดของสัญญาหรือลําดับเวลาความสัมพันธ์ลูกค้าที่คาดการณ์ และคุณจะต้องทราบว่าค่าใช้จ่ายใดจะได้รับการผ่อนชําระ (ชําระตลอดช่วงระยะเวลาหนึ่งๆ) และค่าใช้จ่ายใดจําเป็นต้องรับรู้ทันที

• การรับรู้รายรับ
  ธุรกิจ SaaS ต้องเข้าใจว่าต้องรับรู้รายรับเมื่อใด นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยมากเนื่องจากลูกค้าของ SaaS ไม่ "มีอำนาจควบคุม" บริการที่ตนได้รับ ธุรกิจจึงไม่สามารถใช้กฎการรับรู้รายรับโดยทั่วไปได้ เราจะเจาะลึกวิธีแก้ไขปัญหานี้ด้านล่าง

การรับรู้รายรับสําหรับธุรกิจ SaaS

เป็นหนึ่งในหลักการ GAAP ที่สำคัญสําหรับการทําบัญชีของ SaaS การรับรู้รายรับคือวิธีสำหรับการรับรู้รายรับและนำไปร่วมพิจารณาในงบการเงิน ธุรกิจรับรู้รายรับไม่ได้จนกว่าสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับการขายใดๆ จะเปลี่ยนเป็นเงินแล้วหรือเปลี่ยนเป็นเงินได้ ซึ่งพิสูจน์ได้ยากสําหรับบริษัท SaaS ที่มักจะขายการสมัครสมาชิกตามแบบแผนล่วงหน้า สัญญาประเภทนี้ต้องมีความยืดหยุ่นเกี่ยวกับการรับรู้รายได้ การรับรู้รายรับสําหรับธุรกิจ SaaS อาจต้องระบุเป้าหมายระหว่างทางและค่าตัดจำหน่ายรายรับด้วย

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจ SaaS จะต้องรับรู้รายรับตามแบบแผนล่วงหน้าอย่างสม่ําเสมอโดยทำตามมาตรฐานการรับรู้รายได้ที่กํากับดูแลทุกอุตสาหกรรม ได้แก่ ASC 606 และ IFRS 15 หน่วยงานกํากับดูแลและคณะกรรมการมาตรฐานการทำบัญชีมีแนวทางที่ซับซ้อนในการปรับการรับรู้รายได้ที่สูงเกินจริงและทําให้เข้าใจผิด ภาระดังกล่าวเป็นหน้าที่ของธุรกิจ SaaS ในการสํารวจวิธีกระทบยอดสัญญาของลูกค้ากับข้อกําหนดที่ระบุไว้ตามมาตรฐานเหล่านี้

ASC 606 และ IFRS 15 นําเสนอกระบวนการที่ยืดหยุ่นซึ่งใช้ในการรับรู้รายรับ และช่วยสร้างความชัดเจนในแนวทางการทำบัญชีสำหรับ SaaS ที่ไม่ชัดเจนและไม่สอดคล้องกันก่อนหน้านี้ ต่อไปนี้คือบทสรุปสั้นๆ ของการรับรู้รายรับแต่ละขั้นตอนจากทั้งหมด 5 ขั้นตอน

1. ระบุสัญญา

ระบุเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อทําสัญญาที่ตกลงร่วมกันเพื่อมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้า สัญญานี้จะระบุหน้าที่และสิทธิ์ของคู่สัญญาแต่ละฝ่าย

2. กําหนดภาระหน้าที่ในการดําเนินงาน

สัญญาจะระบุถึงบริการทั้งหมดที่นําเสนอและสิ่งที่ส่งมอบ รวมถึงกรอบเวลาหรือวันครบกําหนด ตลอดจนสิทธิ์และหน้าที่ในการดําเนินงานของทุกฝ่าย ต้องอธิบายแยกผลิตภัณฑ์หรือบริการแต่ละอย่าง

3. ระบุราคา

ระบุข้อพิจารณาทุกข้อที่เกี่ยวข้องกับการกําหนดราคา โดยรวมค่าบริการแบบสมัครสมาชิก แบบสแตนด์อโลน และค่าธรรมเนียมที่มีส่วนลด

4. จัดสรรราคา

อธิบายวิธีการกําหนดราคา (รวมถึงจำนวนเงินแปรผัน) ให้กับภาระผูกพันด้านการดำเนินงานทั้งหมดในสัญญา โดยปกติแล้วจะแยกออกเป็นจำนวนเงินน้อยๆ โดยมักจะระบุสำหรับทุกๆ 30 วัน

5. พิจารณารายรับขณะดำเนินการตามภาระหน้าที่ด้านการปฏิบัติงาน

รับรู้รายรับไปเรื่อยๆ ขณะที่ลูกค้าได้รับประโยชน์จากผลิตภัณฑ์หรือบริการ

แม้จะมีสถานการณ์ที่ซับซ้อนและสัญญาหลายแบบที่นอกเหนือจากหลักเกณฑ์เหล่านี้ เช่น สถานการณ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงจากการสมัครใช้บริการโดยทั่วไป การอัปเกรด การดาวน์เกรด เครดิต และการยกเลิกที่ธุรกิจ SaaS ต้องพบเจออยู่เป็นประจํา แต่นี่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสำหรับ SaaS เพื่อช่วยรับมือกับความท้าทายนี้ โซลูชันอย่าง Stripe จะรวมการเรียกเก็บเงิน การชําระเงิน ภาษี และการจัดการรายรับไว้ในระบบเดียวที่ช่วยให้มั่นใจว่าได้ปฏิบัติตามข้อกําหนด ASC 606 และ IFRS 15 ธุรกิจ SaaS หลายรายกว่า 80% ได้รับประโยชน์จากแพลตฟอร์มการทําบัญชีบนคลาวด์ที่ช่วยให้กระบวนการเหล่านี้ง่ายขึ้น หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูคู่มือการรับรู้รายรับของ Stripe