Qualquer pessoa que já tenha trabalhado na contabilidade de uma empresa de software como serviço (SaaS) sabe: a contabilidade para SaaS é muito diferente da contabilidade comum. Embora as preocupações e os objetivos macro da contabilidade de SaaS possam se assemelhar aos de outros setores (manter a conformidade, gerar relatórios precisos, maximizar a eficiência do SaaS), as dificuldades e barreiras enfrentadas por equipes contábeis são diferentes.

Por isso, cada vez mais empresas de SaaS adotam uma abordagem mais abrangente na integração de suas funções de pagamentos, faturamento e gerenciamento de receitas, uma abordagem desenvolvida pela Stripe. Para melhorar a experiência do cliente, expandir globalmente e aumentar a receita recorrente, faz sentido para empresas de SaaS considerarem a contabilidade dentro de uma estratégia ampla de vendas e faturamento.

Pensando nisso, veja aqui o que empresas de SaaS precisam saber sobre contabilidade neste setor, as normas em que se enquadram e métodos e estratégias disponíveis para gerenciar bem a contabilidade.

Neste artigo:

• O que é contabilidade para SaaS?
  
• Por que contabilidade para SaaS é importante?
  
• Métodos contábeis para empresas de SaaS
  
• Normas contábeis para empresas de SaaS
  
• Indicadores-chave de desempenho (KPIs) e demonstrativos para contabilidade para SaaS
  
• Desafios contábeis para SaaS
  
• Reconhecimento de receitas para empresas de SaaS
  

O que é contabilidade para SaaS?

A contabilidade para SaaS refere-se ao registro, análise e interpretação de dados, informações e relatórios financeiros para empresas de SaaS. Essas empresas normalmente gerenciam todo o processo com software de contabilidade para SaaS em nuvem. Esse tipo de contabilidade considera o modelo de negócios de assinatura e receita recorrente sob o qual empresas de SaaS operam, ou seja, as demonstrações financeiras são específicas para empresas de SaaS.

Em empresas de SaaS, as tarifas de assinatura e configuração incluem custos da licença preliminar, implementação, personalização, manutenção e suporte. Geralmente, essas tarifas são avulsas, portanto, quanto mais pessoas usarem um produto SaaS, mais bem-sucedido ele será.

A contabilidade de empresas de SaaS é caracterizada por:

• Margens brutas saudáveis de cerca de 70%–85%
  
• Fluxo de caixa complexo devido a pagamentos recorrentes
  
• Baixo CPV (custo dos produtos vendidos), compreendendo principalmente hospedagem de produtos, marketing e vendas, e atendimento ao cliente
  

Por que contabilidade para SaaS é importante?

Existem requisitos e desafios específicos para operar uma empresa de SaaS, e os meandros financeiros também são específicos. As assinaturas das empresas de SaaS complicam a aplicação de regras contábeis, impostos, comissões e contratos tradicionais. Portanto, é importante que sua equipe financeira garanta que as previsões e relatórios sejam totalmente precisos e cumpram toda a legislação fiscal vigente.

Métodos contábeis para empresas de SaaS

Existem duas opções principais de métodos contábeis para empresas de SaaS: a contabilidade por regime de caixa e de competência.

Com a contabilidade baseada em caixa, as receitas e despesas são registradas apenas quando o dinheiro devido é pago ou recebido, o que significa que não há contas a pagar ou a receber. Esse método costuma ser usado por empresas que operam com menos estoque ou modelos de preços tradicionais. É mais simples e mais fácil de usar do que o regime de competência. Mas não funciona para empresas de SaaS que vendem assinaturas.

Empresas que usam o regime de competência registram receitas e despesas no momento em que são geradas ou planejadas, e não quando recebem ou gastam dinheiro. Embora o regime de competência seja mais complexo do que o regime de caixa, esse método facilita previsões e planejamento, especialmente para empresas de SaaS iniciantes ou de rápido crescimento. Às vezes, esse método é obrigatório: se a empresa aufere pelo menos US$ 27 milhões em receita bruta, o IRS exige o regime de competência.

Normas contábeis para empresas de SaaS

O Finance Accounting Standards Board (FASB) define e regula padrões contábeis conhecidos como Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP). Essas normas permitem que você analise as finanças de sua empresa de SaaS da maneira mais transparente possível. O não cumprimento desses princípios pode resultar em análises e previsões incorretas, prejudicando sua empresa no longo prazo.

Embora você não seja obrigado a seguir as normas GAAP, é recomendável. Além de facilitar relatórios e referências, elas também são usadas pela maioria dos investidores para analisar a estabilidade financeira da empresa.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs) e demonstrativos para contabilidade para SaaS

As normas GAAP especificam que devem ser concluídas três demonstrações financeiras em cada período financeiro. Os seguintes documentos são necessários:

• Uma _demonstração de resultados _listando as receitas e despesas e se a empresa está tendo lucro ou prejuízo.
  
• Um balanço patrimonial mostra o que a empresa deve e o que ainda tem a receber, em ativos, passivos e patrimônio líquido.
  
• Uma _demonstração de fluxo de caixa _mostra quanto dinheiro está entrando e saindo da empresa. Ela reconcilia a demonstração de resultados e o balanço patrimonial para mostrar sua posição financeira geral.
  

Além das demonstrações financeiras, existem algumas métricas contábeis específicas para SaaS, ou KPIs, que esclarecem o estado e o potencial de crescimento da empresa de SaaS.

• Reservas
  Essa métrica indica quanto dinheiro um cliente se comprometeu a gastar com a empresa, ou o crescimento em receita futura. Como as reservas representam um serviço que ainda vai ser prestado e não configura receita concretizada, elas são registradas como receitas diferidas ou não recebidas, como um passivo em seu balanço patrimonial. Este número deve ser conservador, porque não é recomendável planejar o crescimento ou fazer investimentos com base em receitas previstas.

• Faturamento
  São pagamentos pelos quais a empresa faturou clientes e os valores são devidos. Eles devem chegar ao mesmo valor que as reservas, e um valor menor implica que você não está cobrando o que deveria. Isso pode ser resolvido exigindo ou incentivando os clientes a pagarem à vista.

• Receita
  Esta é a renda obtida depois que você entrega suas obrigações ou serviços aos clientes. Empresas de SaaS registram receitas acumuladas ou não faturadas como contas a receber até que a fatura seja paga, quando viram ativo circulante no balanço patrimonial. Por exemplo, se o serviço oferecido custa US$ 100 ao mês e, em 1º de junho, um cliente assinar o plano anual por US$ 1.200, a receita de junho será de apenas US$ 100, mesmo que o cliente tenha pago o total de US$ 1.200. Observe que uma receita acumulada alta pode indicar que os clientes não estão pagando no prazo e seu fluxo de caixa pode ser prejudicado.

• Churn
  A porcentagem de clientes que deixa de usar seu produto em um determinado período é conhecida como churn. O churn é fundamental para entender a satisfação e a retenção do cliente e o desempenho de seu marketing e atendimento ao cliente.

• Receita mensal recorrente (MRR) e anual recorrente (ARR)
  A MRR é a receita mensal total recebida, independentemente do plano de assinatura, enquanto ARR é a receita total obtida com assinaturas de pelo menos 12 meses. Essas métricas ajudam a entender seu momento de crescimento e esclarecem como você pode investir seus ganhos.

Desafios contábeis para SaaS

Empresas de SaaS enfrentam obstáculos e desafios específicos na contabilidade que podem resultar em problemas com relatórios ou risco de não conformidade com regulamentos fiscais ou outros regulamentos financeiros. Por exemplo:

• Imposto sobre vendas
  Empresas de SaaS normalmente operam com equipes e operações remotas em várias jurisdições, cada uma com suas próprias leis de impostos sobre vendas. Em qualquer lugar do seu operar, você é responsável por determinar o valor do imposto sobre vendas que precisa recolher.

• Gestão de despesas
  As despesas devem ser distribuídas ao longo dos prazos dos contratos ou prazos antecipados de relacionamento com o cliente, e você precisa saber quais despesas são amortizadas (pagas ao longo do tempo) e quais precisam ser reconhecidas imediatamente.

• Reconhecimento de receitas
  Empresas de SaaS devem entender quando reconhecer receitas. Esse é um problema muito comum, pois clientes de SaaS não "obtêm controle" do serviço que recebem, então as empresas não podem usar as regras comuns de reconhecimento de receitas. Vamos nos aprofundar na solução para isso, abaixo.

Reconhecimento de receitas para empresas de SaaS

Como um dos princípios GAAP essencial para contabilidade para SaaS, o reconhecimento de receitas é uma forma de reconhecer e contabilizar receitas em demonstrações financeiras. As empresas não podem reconhecer a receita até que os bens ou serviços associados a qualquer venda sejam realizados ou realizáveis, o que pode ser difícil para empresas de SaaS, que muitas vezes vendem assinaturas recorrentes. Esse tipo de contrato precisa de flexibilidade em relação ao reconhecimento de receitas. O reconhecimento de receitas para empresas de SaaS pode precisar incluir marcos e amortização de receitas específicos.

No entanto, é importante que empresas de SaaS reconheçam suas receitas recorrentes de forma consistente e de acordo com os padrões de reconhecimento de receitas que regem todos os setores: ASC 606 e IFRS 15. Agências reguladoras e conselhos de normas contábeis têm diretrizes complicadas para conter o reconhecimento de receitas inflado e enganoso, e o ônus recai sobre as empresas de SaaS, que precisam conciliar seus contratos com os clientes com os requisitos estabelecidos por essas normas.

O ASC 606 e a IFRS 15 estabelecem um processo flexível que contabiliza o reconhecimento de receitas e ajudou a esclarecer práticas contábeis de SaaS que eram ambíguas e divergentes. Veja a seguir um breve resumo de cada uma das cinco etapas do reconhecimento de receitas:

1. Identificar o contrato

Especifica critérios a serem cumpridos para estabelecer um contrato de fornecimento de produtos ou serviços a um cliente. O contrato especifica as obrigações e os direitos de cada parte.

2. Declarar as obrigações de desempenho

O contrato descreve todos os serviços oferecidos e entregas, duração ou prazos, além dos direitos e obrigações de desempenho de todas as partes. Produtos ou serviços individuais precisam ser descritos separadamente.

3. Especificar o preço

Todas as considerações de determinação do preço, serviço de assinatura, tarifas independentes e descontos.

4. Alocar o preço

Explica como o preço (incluindo valores variáveis) é atribuído a todas as obrigações de desempenho no contrato. Normalmente separam-se quantias menores, geralmente a cada 30 dias.

5. Contabilizar as receitas quando as obrigações forem cumpridas

Reconhece a receita ao longo do tempo à medida que o cliente se beneficia do produto ou serviço.

Embora existam muitas situações complexas e variações contratuais que vão além dessas diretrizes, como as desencadeadas pelas alterações típicas de assinatura, upgrades, downgrades, créditos e cancelamentos com os quais empresas de SaaS lidam regularmente, elas são um importante ponto de partida.

E o melhor é que você pode usar softwares de contabilidade para SaaS que ajudam a enfrentar esse desafio. Uma solução como a Stripe unifica as operações de faturamento, pagamentos, impostos e receitas em um único sistema que garante a conformidade com o ASC 606 e o IFRS 15. Muitas empresas de SaaS (mais de 80%, na verdade) usam plataformas de contabilidade em nuvem que facilitam esses processos. Para obter mais informações, confira o guia de reconhecimento de receitas da Stripe.