Quiconque a déjà travaillé dans la comptabilité d'une entreprise de logiciel-service vous dira la même chose : la comptabilité des entreprises de logiciel-service est très différente de la comptabilité classique. Bien que les préoccupations et les objectifs macroéconomiques de la comptabilité des entreprises de logiciel-service puissent ressembler à ceux d'autres secteurs (rester conforme, générer des rapports précis, maximiser l'efficacité), les défis et les obstacles auxquels sont confrontées les équipes de comptabilité des entreprises de logiciel-service sont uniques.

Pour cette raison, un nombre croissant d'entreprises de logiciel-service adoptent une approche plus complète pour intégrer leurs paiements, leur facturation ainsi que la gestion de leurs revenus, une approche optimisée par Stripe. Afin d'améliorer l'expérience client, de s'étendre à l'échelle mondiale et d'augmenter leurs revenus récurrents, il est logique que les entreprises de logiciel-service considèrent la comptabilité comme l'un des aspects d'une stratégie de vente et de facturation cohérente.

En gardant ces objectifs à l'esprit, voici ce que les entreprises de logiciel-service doivent savoir sur la comptabilité dans ce secteur, les normes qui encadrent ces préoccupations, et les méthodes et stratégies qu'elles peuvent utiliser pour aborder la comptabilité de manière efficace.

Sommaire

• Qu'est-ce que la comptabilité des entreprises de logiciel-service?
  
• Pourquoi la comptabilité des entreprises de logiciel-service est-elle importante?
  
• Méthodes comptables pour les entreprises de logiciel-service
  
• Normes comptables pour les entreprises de logiciel-service
  
• Indicateurs de performance clés et déclarations pour la comptabilité des entreprises de logiciel-service
  
• Défis de la comptabilité des entreprises de logiciel-service
  
• Comptabilisation des revenus pour les entreprises de logiciel-service
  

Qu'est-ce que la comptabilité des entreprises de logiciel-service?

La comptabilité des entreprises de logiciel-service fait référence à l'enregistrement, à l'analyse et à l'interprétation des données financières, des informations et des rapports pour les entreprises de logiciel-service. Ces entreprises utilisent généralement un logiciel de comptabilité pour les entreprises de logiciel-service basé sur le nuage pour gérer l'ensemble du processus. Ce type de comptabilité prend en compte le modèle commercial d'abonnement et de revenus récurrents selon lequel les entreprises de logiciel-service opèrent, ce qui signifie que leurs états financiers leur sont spécifiques.

Au sein des entreprises de logiciel-service, les frais d'abonnement et de mise en place englobent les coûts de la licence préliminaire, du déploiement, de la personnalisation et de la maintenance ou de l'assistance. Généralement, ce sont des frais uniques, donc plus il y a de personnes qui utilisent un produit de logiciel-service, plus ce produit a du succès.

La comptabilité des entreprises de logiciel-service se caractérise par :

• des marges brutes saines d'environ 70 %-85 %
  
• des flux de trésorerie complexe dû aux paiements récurrents
  
• un faible coût des biens vendus (COGS), comprenant principalement la logistique des produits, le marketing et les ventes, ainsi que l'assistance à la clientèle
  

Pourquoi la comptabilité des entreprises de logiciel-service est-elle importante?

L'exploitation d'une entreprise de logiciel-service pose des exigences et des défis spécifiques, et les particularités financières de ces entreprises sont également spécifiques. Les abonnements qui alimentent les entreprises de logiciel-service compliquent la tâche des professionnels de la finance qui doivent appliquer les règles comptables traditionnelles, les taxes, les commissions et les contrats dans le cadre de leur travail. Il est donc important pour votre équipe financière de s'assurer que vos prévisions et vos rapports sont 100 % précis et conformes aux règles et lois fiscales en vigueur dans votre territoire.

Méthodes comptables pour les entreprises de logiciel-service

Les entreprises de logiciel-service ont le choix entre deux méthodes comptables : la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice.

Avec la comptabilité de caisse, les recettes et les dépenses ne sont enregistrées que lorsque l'argent dû est payé ou reçu, ce qui signifie qu'il n'y a pas de comptes à payer ou à recevoir. Cette méthode est généralement utilisée par les entreprises dont les stocks sont moins importants ou qui appliquent des modèles de tarification traditionnels; c'est une méthode plus simple que la comptabilité d'exercice et plus facile à utiliser. Mais elle ne se prête pas aux entreprises de logiciel-service qui utilisent un modèle commercial d'abonnement.

Les entreprises qui recourent à la comptabilité d'exercice enregistrent les recettes et les dépenses au moment où elles sont gagnées ou planifiées, et non pas au moment où elles reçoivent des liquidités ou engagent des dépenses. Bien que la comptabilité d'exercice soit plus complexe que la comptabilité de caisse, cette méthode facilite les prévisions et la planification, en particulier pour les entreprises de logiciel-service en phase de démarrage ou de croissance rapide. Celle-ci est d'ailleurs parfois nécessaire : Si vous réalisez régulièrement un chiffre d'affaires brut d'au moins 27 millions de dollars, l'IRS exige que vous utilisiez la méthode de la comptabilité d'exercice.

Normes comptables pour les entreprises de logiciel-service

Le Finance Accounting Standards Board (FASB) définit et réglemente les normes comptables connues sous le nom de principes comptables généralement reconnus (GAAP). Ces normes vous permettent d'analyser les finances de votre entreprise de logiciel-service de la manière la plus transparente possible. Le non-respect de ces principes peut se traduire par des analyses et des prévisions erronées, ce qui a des répercussions négatives à long terme sur votre entreprise.

Bien que vous ne soyez pas obligé de suivre les normes GAAP, il est fortement recommandé de le faire. Non seulement elles facilitent l'établissement de rapports et l'évaluation comparative, mais elles sont également utilisées par la plupart des investisseurs lorsqu'ils analysent la santé financière d'une entreprise.

Indicateurs de performance clés et déclarations pour la comptabilité des entreprises de logiciel-service

Les normes GAAP précisent que trois états financiers doivent être établis pour chaque période financière. Il s'agit notamment des documents suivants :

• Le compte de résultat indique vos recettes et vos dépenses et précise si votre entreprise réalise un bénéfice ou subit une perte.
  
• Le bilan indique ce que votre entreprise doit et ce qu'elle doit encore recouvrer, par le biais de l'actif, du passif et des capitaux propres.
  
• Le tableau des flux de trésorerie indique la quantité d'argent qui entre et qui sort de votre entreprise. Il rapproche le compte de résultat et le bilan pour refléter votre situation financière globale.
  

Outre les états financiers, il existe quelques indicateurs comptables clés spécifiques aux entreprises de logiciel-service, ou indicateurs clés de performance, qui vous aideront à comprendre l'état et le potentiel de croissance de votre entreprise de logiciel-service.

• Réservations
  Cette mesure indique le montant qu'un client s'est engagé à dépenser chez vous, ou la croissance de votre chiffre d'affaires futur. Étant donné que les réservations représentent un service qui n'a pas encore été fourni et qu'elles ne constituent pas encore des recettes acquises, vous les enregistrerez en tant que recettes différées, ou non acquises, au passif de votre bilan. Soyez prudent avec ces chiffres, car vous ne voulez pas planifier votre croissance ou faire des investissements sur la base d'un revenu non gagné.

• Facturations
  Il s'agit des paiements pour lesquels vous envoyez une facture à vos clients et des montants qui vous sont dus. Ils doivent représenter à peu près le même montant que les réservations. Un montant inférieur signifie que vous ne percevez pas le montant qu'il faudrait. Vous pouvez atténuer ce problème en demandant aux clients de payer à l'avance, voire en les incitant à le faire.

• Recettes
  Il s'agit du revenu gagné après avoir fourni vos obligations ou vos services aux clients. Les entreprises de logiciel-service enregistrent les produits à recevoir ou non facturés et les traitent comme des créances jusqu'à ce que la facture soit payée, ce qui en fait un actif à court terme dans votre bilan. Par exemple, si votre service coûte 100 dollars par mois et que, le 1er juin, un client souscrit à votre offre annuelle pour 1 200 dollars, votre chiffre d'affaires de juin ne sera que de 100 dollars, même si vous avez facturé au client la totalité des 1 200 dollars. Gardez à l'esprit que si vos recettes à recevoir sont élevées, cela peut signifier que les clients ne paient pas à temps et que votre trésorerie risque d'en pâtir.

• Attrition
  Le taux d'attrition correspond au pourcentage de clients qui cessent d'utiliser votre produit au cours d'une période donnée. Il est essentiel pour évaluer la satisfaction et la fidélisation de votre clientèle, ainsi que les performances de votre stratégie marketing et de votre service client.

• Revenus récurrents mensuels (RRM) et revenus récurrents annuels (RRA)
  Les revenus récurrents mensuels (RRM) correspondent au total des revenus mensuels perçus, quelle que soit la formule d'abonnement, tandis que les revenus récurrents annuels (RRA) correspondent au total des revenus perçus dans le cadre d'abonnements d'une durée minimale de 12 mois. Ces indicateurs vous aident à comprendre votre dynamique de croissance et vous donnent des indications sur la manière dont vous pourriez investir vos revenus.

Défis de la comptabilité des entreprises de logiciel-service

Les entreprises de logiciel-service sont confrontées à des obstacles et à des défis spécifiques en matière de comptabilité, qui peuvent entraîner des problèmes de déclaration ou un risque de non-conformité avec les réglementations fiscales ou autres réglementations financières. Ces défis sont notamment les suivants.

• Taxe sur les ventes
  Les entreprises de logiciel-service fonctionnent souvent avec des équipes et des opérations à distance réparties dans plusieurs territoires, chacun ayant sa propre législation en matière de taxe sur les ventes. Quel que soit l'endroit où vous exercez votre activité, il vous incombe de déterminer le montant de la taxe sur les ventes dont vous devez vous acquitter.

• Gestion des dépenses
  Les dépenses doivent être étalées sur la durée des contrats ou des relations avec les clients, et vous devez savoir quelles dépenses sont amorties (payées au fil du temps) et lesquelles doivent être comptabilisées immédiatement.

• Comptabilisation des revenus
  Les entreprises de logiciel-service doivent savoir à quel moment elles doivent comptabiliser leurs revenus. Il s'agit d'un problème très courant, car les clients des logiciels-services ne contrôlent pas le service qu'ils reçoivent, de sorte que les entreprises ne peuvent pas appliquer les règles habituelles de comptabilisation des revenus. Nous examinerons plus en détail la solution à ce problème ci-dessous.

Comptabilisation des revenus pour les entreprises de logiciel-service

En tant que l'un des principes GAAP essentiels à la comptabilité de logiciel-service, la comptabilisation des revenus est un moyen de reconnaître et de comptabiliser les revenus dans les états financiers. Les entreprises ne peuvent pas comptabiliser les revenus tant que les biens ou services associés à une vente donnée ne sont pas réalisés ou réalisables, ce qui peut s'avérer difficile pour les entreprises de logiciel-service, qui vendent souvent des abonnements récurrents. Ce type de contrat requiert une certaine souplesse en ce qui concerne la comptabilisation des revenus. La comptabilisation des revenus pour les entreprises de logiciel-service peut nécessiter la prise en compte d'étapes spécifiques et l'amortissement des revenus.

Néanmoins, il est important pour les entreprises de logiciel-service de comptabiliser leurs revenus récurrents de manière cohérente et conformément aux normes de comptabilisation des revenus qui régissent tous les secteurs : ASC 606 et IFRS 15. Les organismes de réglementation et les conseils de normalisation comptable ont élaboré des lignes directrices complexes pour tempérer la comptabilisation de revenus gonflés et trompeurs, et c'est aux entreprises de logiciel-service qu'il incombe de savoir comment rapprocher leurs contrats avec les clients des exigences définies par ces normes.

L'ASC 606 et l'IFRS 15 définissent un processus flexible qui tient compte de la comptabilisation des revenus et a contribué à clarifier des pratiques comptables pour les entreprises de logiciel-service auparavant ambiguës et incohérentes. Voici un bref aperçu de chacune des cinq étapes de la comptabilisation des revenus :

1. Identifier le contrat

Précise les critères à respecter lors de l'établissement d'un contrat mutuellement convenu pour la fourniture de produits ou de services à un client. Le contrat précise les obligations et les droits de chaque partie.

2. Indiquer les obligations de performance

Le contrat décrit tous les services offerts et les prestations à fournir, ainsi que leur intervalle de temps ou leurs échéances, de même que les droits et les obligations de performance de toutes les parties. Les produits ou services individuels doivent être décrits séparément.

3. Préciser le prix

Inclut toutes les considérations liées à la détermination du prix, y compris le service d'abonnement, les frais autonomes et les frais réduits.

4. Affecter le prix

Explique comment le prix (y compris les montants variables) est affecté à toutes les obligations de performance du contrat. Ce montant est généralement divisé en plus petites quantités, souvent tous les 30 jours.

5. Comptabiliser les recettes au fur et à mesure que les obligations de performance sont remplies

Comptabilise les recettes au fur et à mesure que le client bénéficie du produit ou du service.

Bien qu'il existe de nombreuses situations complexes et variations contractuelles qui vont au-delà de ces lignes directrices (comme celles déclenchées par les changements d'abonnement, les mises à niveau, les déclassements, les crédits et les annulations auxquels les entreprises de logiciel-service sont régulièrement confrontées), elles constituent un point de départ important.

Mieux encore, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour entreprise de logiciel-service pour vous aider à relever ce défi. Une solution comme Stripe permet de regrouper la facturation, les paiements, la fiscalité et la gestion des revenus au sein d'un système unique qui garantit la conformité à l'ASC 606 et à l'IFRS 15. De nombreuses entreprises de logiciel-service (en fait, plus de 80 %) bénéficient de plateformes de comptabilité dans le nuage qui facilitent ces processus. Pour en savoir plus, consultez le guide de Stripe sur la comptabilisation des revenus.