Iedereen die ooit in de boekhouding voor een software-as-a-service-onderneming (SaaS) heeft gewerkt, zal je hetzelfde vertellen: De SaaS-boekhouding is heel anders dan de reguliere boekhouding. Hoewel de macro-economische aspecten en doelstellingen van SaaS-boekhouding misschien lijken op die van andere sectoren (compliant blijven, nauwkeurige rapporten genereren, maximale efficiëntie), zijn de uitdagingen en barrières waarmee SaaS-boekhoudteams worden geconfronteerd uniek.

Daarom kiezen steeds meer SaaS-ondernemingen voor een uitgebreidere aanpak bij de integratie van hun betalingen, facturatie en inkomstenbeheer, een aanpak die wordt aangestuurd door Stripe. Om de klantervaring te verbeteren, wereldwijd op te schalen en terugkerende inkomsten te verhogen, is het voor SaaS-onderneming logisch om boekhouding te beschouwen als een aspect van een samenhangende verkoop- en facturatiestrategie.

Met deze doelen in het achterhoofd is dit wat SaaS-ondernemingen moeten weten over boekhouding in deze branche, de normen die aan de basis liggen van deze overwegingen, en de methoden en strategieën die ze kunnen gebruiken om hun boekhouding succesvol aan te pakken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is SaaS-boekhouding?
  
• Waarom is SaaS-boekhouding belangrijk?
  
• Boekhoudmethoden voor SaaS-ondernemingen
  
• Boekhoudnormen voor SaaS-ondernemingen
  
• Key Performance Indicators (KPI's) en afschriften voor SaaS-boekhouding
  
• Uitdagingen bij de SaaS-boekhouding
  
• Omzetverantwoording voor SaaS-ondernemingen
  

Wat is SaaS-boekhouding?

SaaS-boekhouding verwijst naar het vastleggen, analyseren en interpreteren van financiële gegevens, informatie en rapportage voor SaaS-ondernemingen. Deze ondernemingen gebruiken meestal cloudgebaseerde SaaS-boekhoudsoftware om het hele proces te beheren. Dit type boekhouding houdt rekening met het bedrijfsmodel voor abonnementen en terugkerende inkomsten waarmee SaaS-ondernemingen opereren, wat betekent dat financiële overzichten SaaS-bedrijfsspecifiek zijn.

Bij SaaS-ondernemingen omvatten de abonnements- en installatiekosten de kosten voor de voorlopige licentie, implementatie, aanpassing en eventueel onderhoud of ondersteuning. Over het algemeen zijn dit eenmalige kosten, dus hoe meer mensen een SaaS-product gebruiken, hoe succesvoller dat product is.

De boekhouding van SaaS-ondernemingen wordt gekenmerkt door:

• Gezonde brutomarges van ongeveer 70%–85%
  
• Complexe cashflow door terugkerende betalingen
  
• Lage COGS (kosten van verkochte goederen), voornamelijk bestaande uit producthosting, marketing en verkoop, en klantenondersteuning
  

Waarom is SaaS-boekhouding belangrijk?

Er zijn specifieke vereisten en uitdagingen bij het runnen van een SaaS-onderneming. Ook zijn de financiële fijne kneepjes van deze ondernemingen specifiek. De abonnementen die SaaS-ondernemingen aanbieden, maken het voor financiële professionals ingewikkeld om traditionele boekhoudregels, belastingen, commissies en contracten toe te passen in hun werk. Daarom is het belangrijk dat je financiële team ervoor zorgt dat je prognoses en rapportages volledig correct zijn en voldoen aan de toepasselijke belastingregels en -wetten in je rechtsgebied.

Boekhoudmethoden voor SaaS-ondernemingen

Er zijn twee belangrijke keuzes bij de boekhoudmethoden voor SaaS-ondernemingen: boekhouding op kasbasis en boekhouding op transactiebasis.

Bij boekhouding op kasbasis worden inkomsten en uitgaven alleen geboekt wanneer het verschuldigde geld is betaald of ontvangen, wat betekent dat er geen crediteuren- of debiteurenrekeningen zijn. Deze methode wordt meestal gebruikt door ondernemingen met kleinere voorraadniveaus of traditionele prijsmodellen. Dit is een eenvoudigere methode dan boekhouding op transactiebasis en gemakkelijker te gebruiken. Maar het leent zich niet voor SaaS-ondernemingen die een abonnementsmodel gebruiken.

Ondernemingen die een boekhouding op transactiebasis gebruiken, boeken inkomsten en uitgaven op het moment dat ze worden verdiend of gepland, niet wanneer contant geld wordt ontvangen of kosten worden gemaakt. Hoewel boekhouding op transactiebasis complexer is dan boekhouding op kasbasis, maakt deze methode het maken van prognoses en plannen eenvoudiger, vooral voor startende of snelgroeiende SaaS-ondernemingen. En soms is het vereist: Als je consequent ten minste $ 27 miljoen aan bruto-omzet draait, vereist de IRS dat je de boekhouding op transactiebasis gebruikt.

Boekhoudnormen voor SaaS-ondernemingen

De Finance Accounting Standards Board (FASB) stelt en reguleert boekhoudnormen die bekend staan als Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Met deze normen kun je de financiën van je SaaS-onderneming op een zo transparant mogelijke manier analyseren. Als je deze principes niet volgt, kan dit leiden tot onjuiste analyses en prognoses, wat op de lange termijn negatieve gevolgen heeft voor je onderneming.

Hoewel je niet verplicht bent om de GAAP-normen te volgen, wordt dit ten zeerste aanbevolen. Ze maken rapportage en benchmarking niet alleen gemakkelijker, maar worden ook door de meeste beleggers gebruikt bij het analyseren van de financiële gezondheid van een onderneming.

Key Performance Indicators (KPI's) en afschriften voor SaaS-boekhouding

GAAP-standaarden specificeren dat er in elke financiële periode drie jaarrekeningen moeten worden ingevuld. Het gaat onder meer om de volgende documenten:

• Een resultatenrekening geeft aan wat je inkomsten en uitgaven zijn en of je onderneming winst maakt of verlies lijdt.
  
• Een balans laat zien wat je onderneming verschuldigd is en wat deze nog moet innen, via activa, passiva en eigen vermogen.
  
• Een kasstroomoverzicht noteert hoeveel geld je onderneming binnenkomt en verlaat. Het reconcilieert de resultatenrekening en balans om je algehele financiële positie weer te geven.
  

Naast financiële overzichten zijn er een paar belangrijke SaaS-specifieke boekhoudkundige maatstaven, of KPI's, waarmee je inzicht krijgt in de status en het potentieel van de groei van je SaaS-onderneming.

• Reserveringen
  Deze statistiek geeft aan hoeveel geld een klant heeft toegezegd bij jou uit te geven of hoeveel je toekomstige omzet zal groeien. Aangezien reserveringen een dienst vertegenwoordigen die nog moet worden geleverd en nog geen verdiende omzet zijn, boek je ze als uitgestelde of onverdiende omzet als een verplichting op je balans. Wees conservatief met dit getal, aangezien je geen groei wilt plannen of investeringen wilt doen op basis van onverdiend inkomen.

• Facturen
  Dit zijn betalingen die je klanten factureert en bedragen die ze aan jou verschuldigd zijn. Ze zouden ongeveer hetzelfde bedrag moeten zijn als reserveringen. Een lager bedrag betekent dat je niet int wat u zou moeten ontvangen. Je kunt dit beperken door klanten te verplichten of zelfs te stimuleren om vooraf te betalen.

• Inkomsten
  Dit zijn de inkomsten die je verdient nadat je je verplichtingen of diensten aan klanten hebt geleverd. SaaS-ondernemingen boeken overlopende en niet-gefactureerde inkomsten en behandelen deze als vorderingen totdat de factuur is betaald. Hierdoor wordt het een kortlopend actief op je balans. Als je service bijvoorbeeld € 100 per maand kost en een klant zich op 1 juni abonneert op je jaarabonnement voor € 1200, zijn je inkomsten in juni slechts € 100, zelfs als je de klant de volledige € 1200 hebt gefactureerd. Houd er rekening mee dat als je niet-gefactureerde inkomsten hoog zijn, dit erop kan wijzen dat klanten niet op tijd betalen en dat je cashflow eronder kan lijden.

• Klantverloop
  Het percentage klanten dat in een bepaalde periode stopt met het gebruik van je product staat bekend als het klantverloop. Het klantverloop is de sleutel tot het begrijpen van de klanttevredenheid en het behoud, en hoe goed je marketing en klantenservice presteren.

• Maandelijks terugkerende inkomsten (MRR) en jaarlijks terugkerende inkomsten (ARR)
  MRR zijn je totale maandelijkse inkomsten, ongeacht het abonnementstype, terwijl de ARR je totale inkomsten zijn die je verdient met abonnementen van ten minste 12 maanden. Deze statistieken helpen je inzicht te krijgen in je groeimomentum en geven aan hoe je je inkomsten zou kunnen beleggen.

Uitdagingen bij de SaaS-boekhouding

SaaS-ondernemingen worden geconfronteerd met specifieke hindernissen en uitdagingen in hun boekhouding die kunnen leiden tot rapportageproblemen of het risico van niet-naleving van fiscale of andere financiële voorschriften. Deze uitdagingen zijn onder meer:

• Omzetbelasting
  SaaS-ondernemingen werken vaak met teams en activiteiten op afstand in meerdere rechtsgebieden, die allemaal hun eigen omzetbelastingwetten hebben. Waar je ook actief bent, jij bent verantwoordelijk voor het bepalen hoeveel omzetbelasting je moet indienen.

• Onkostenbeheer
  Uitgaven moeten worden gespreid over contractvoorwaarden of verwachte tijdlijnen voor klantrelaties. En je moet weten welke uitgaven worden afgeschreven (in de loop van de tijd worden afbetaald) en welke onmiddellijk moeten worden erkend.

• Omzetverantwoording
  SaaS-ondernemingen moeten weten wanneer ze omzet moeten verantwoorden. Dit is een veel voorkomend probleem, omdat SaaS-klanten geen 'controle' krijgen over de dienst die ze ontvangen, waardoor ondernemingen niet de typische regels voor omzetverantwoording kunnen gebruiken. Hieronder gaan we dieper in op de oplossing hiervoor.

Omzetverantwoording voor SaaS-ondernemingen

Een van de belangrijke GAAP-principes bij SaaS-boekhouding is omzetverantwoording: een manier om omzet op te nemen in en te boeken in financiële overzichten. Ondernemingen kunnen omzet pas verantwoorden als de goederen of diensten in verband met een bepaalde verkoop zijn gerealiseerd of realiseerbaar zijn, wat lastig kan zijn voor SaaS-ondernemingen, die vaak terugkerende abonnementen verkopen. Bij dit type contract is flexibiliteit nodig met betrekking tot de omzetverantwoording. Omzetverantwoording voor SaaS-ondernemingen moet mogelijk specifieke mijlpalen en afschrijvingen van omzet bevatten.

Toch is het belangrijk dat SaaS-ondernemingen hun terugkerende inkomsten consistent verantwoorden volgens de normen voor omzetverantwoording die voor alle bedrijfstakken gelden: ASC 606 en IFRS 15. Regelgevende instanties en commissies voor boekhoudkundige normen hebben ingewikkelde richtlijnen om opgeblazen en misleidende omzetverantwoording te temperen. Het is aan SaaS-ondernemingen om te bepalen hoe ze hun klantcontracten kunnen reconciliëren met de vereisten van deze normen.

ASC 606 en IFRS 15 beschrijven een flexibel proces voor omzetverantwoording en hebben bijgedragen aan het verschaffen van duidelijkheid over eerder dubbelzinnige en inconsistente SaaS-boekhoudmethoden. Hier volgt een kort overzicht van de vijf stappen van omzetverantwoording:

1. Identificeer het contract

Specificeert criteria waaraan moet worden voldaan bij het opstellen van een wederzijds overeengekomen contract om producten of diensten aan een klant te leveren. Het contract specificeert de rechten en plichten van elke partij.

2. Vermeld de prestatieverplichtingen

Het contract beschrijft alle aangeboden diensten en te leveren producten, en hun tijdsbestek of deadlines, samen met de rechten en prestatieverplichtingen van alle partijen. Individuele producten of diensten moeten afzonderlijk worden beschreven.

3. Geef de prijs op

Bevat alle overwegingen met betrekking tot het bepalen van de prijs, waaronder kosten voor abonnementsdiensten, zelfstandige diensten en kortingen.

4. Wijs de prijs toe

Legt uit hoe de prijs (inclusief variabele bedragen) wordt toegewezen aan alle prestatieverplichtingen in het contract. Dit wordt meestal gescheiden in kleinere hoeveelheden, vaak om de 30 dagen.

5. Noem de inkomsten wanneer aan de prestatieverplichtingen is voldaan

Verantwoordt inkomsten in de loop van de tijd naarmate een klant profiteert van het product of de dienst.

Hoewel er veel complexe situaties en contractvariaties zijn die verder gaan dan deze richtlijnen, zoals de situaties die worden veroorzaakt door de typische abonnementswijzigingen, upgrades, downgrades, kredieten en opzeggingen waar SaaS-ondernemingen regelmatig mee te maken hebben, vormen ze een belangrijk uitgangspunt.

Maar nog beter is het om SaaS-boekhoudsoftware te gebruiken om deze uitdaging aan te gaan. Een oplossing als Stripe brengt facturatie, betalingen, belasting en omzetbeheer samen in één systeem dat compliance met ASC 606 en IFRS 15 garandeert. Veel SaaS-ondernemingen, maar liefst meer dan 80%, profiteren van boekhoudplatforms in de cloud die deze processen eenvoudiger maken. Bekijk voor meer informatie de gids voor omzetverantwoording van Stripe.