Tutti coloro che hanno lavorato nella contabilità di un'attività SaaS (Software-as-a-Service) sono d'accordo nell'affermare che la contabilità SaaS è molto diversa dalla contabilità tradizionale. Sebbene le problematiche e gli obiettivi generali della contabilità SaaS possano apparire simili a quelli di altri settori, ovvero mantenere la conformità, generare report accurati e ottimizzare l'efficienza, le difficoltà e gli ostacoli che devono affrontare gli addetti alla contabilità SaaS sono molto specifici.

Per questo motivo, un numero crescente di aziende SaaS sta adottando un approccio più organico all'integrazione di pagamenti, addebiti e gestione dei ricavi grazie alla tecnologia fornita da Stripe. Per migliorare l'esperienza del cliente, espandersi a livello globale e aumentare i ricavi ricorrenti, le aziende SaaS dovrebbero quindi includere la contabilità tra gli elementi di una strategia coesa per la gestione di vendite e addebiti.

Nell'ottica di questi obiettivi, le attività SaaS devono acquisire familiarità con la contabilità specifica di questo settore, oltre che con gli standard di riferimento e con i metodi e le strategie disponibili per gestire al meglio la contabilità.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la contabilità SaaS?
  
• Perché la contabilità SaaS è importante?
  
• Metodi di contabilità per le attività SaaS
  
• Standard di contabilità per le attività SaaS
  
• KPI e rendiconti nella contabilità SaaS
  
• Sfide della contabilità SaaS
  
• Riconoscimento dei ricavi per le attività SaaS
  

Che cos'è la contabilità SaaS?

La contabilità SaaS consiste nella registrazione, nell'analisi e nell'interpretazione dei dati finanziari, delle informazioni e della rendicontazione delle attività SaaS. In genere, per gestire l'intero processo, queste attività utilizzano un software di contabilità SaaS basato sul cloud. Questo tipo di contabilità prende in considerazione il modello di business basato su abbonamenti e ricavi ricorrenti adottato dalle aziende SaaS e pertanto i documenti di rendicontazione finanziaria presentano caratteristiche specifiche di questo tipo di attività.

Nelle attività SaaS, le tariffe di abbonamento e attivazione includono i costi per la licenza preliminare, l'implementazione, la personalizzazione ed eventuali interventi di manutenzione o assistenza. Poiché in genere si tratta di tariffe una tantum, il successo di un prodotto SaaS dipende principalmente dal numero di persone che lo utilizzano.

La contabilità delle aziende SaaS presenta i seguenti aspetti comuni:

• Ottimi margini lordi compresi tra il 70% e l'85%
  
• Flusso di cassa complesso dovuto a pagamenti ricorrenti
  
• Costo del venduto (CDV) ridotto, dovuto essenzialmente all'hosting dei prodotti, ai servizi di marketing e vendita e all'assistenza clienti
  

Perché la contabilità SaaS è importante?

La gestione di un'attività SaaS presuppone sfide e requisiti specifici, oltre a particolari complessità finanziarie. Il modello di abbonamenti su cui si basano le attività SaaS complica il lavoro dei professionisti contabili, che non possono applicare i criteri tradizionalmente adottati per le regole di contabilità, le imposte, le commissioni e i contratti. Il team addetto alla contabilità deve quindi accertarsi che le previsioni e la rendicontazione siano estremamente accurate e conformi alle norme e alle disposizioni fiscali vigenti nella giurisdizione di riferimento.

Metodi di contabilità per le attività SaaS

Per la gestione delle aziende SaaS è in genere possibile scegliere tra due metodi di contabilità: la contabilità per cassa e la contabilità per competenza.

Con la contabilità per cassa, i ricavi e le spese vengono registrati solo nel momento in cui viene pagato o ricevuto il denaro e, pertanto, non sussistono debiti o crediti. Questo metodo viene solitamente utilizzato dalle attività con livelli di inventario più ridotti o modelli di prezzo tradizionali ed è più semplice e pratico rispetto alla contabilità per competenza. Non è tuttavia indicato per le aziende SaaS con un modello di business basato su abbonamenti.

Le attività che adottano la contabilità per competenza registrano i ricavi e le spese nel momento in cui vengono guadagnati o pianificati e non quando viene ricevuto il denaro o viene sostenuta una spesa. Anche se è più complessa rispetto alla contabilità per cassa, la contabilità per competenza facilita le attività di previsione e pianificazione, soprattutto per le aziende SaaS avviate come start-up o in rapida espansione. In alcuni casi, questo tipo di contabilità è obbligatorio: se si raggiungono costantemente ricavi lordi per almeno 27 milioni di dollari, l'IRS impone l'utilizzo della contabilità per competenza.

Standard di contabilità per le attività SaaS

Il Finance Accounting Standards Board (FASB) definisce e regola standard contabili noti come Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), che consentono di analizzare la situazione finanziaria di un'attività SaaS nel modo più trasparente possibile. Le aziende che non seguono questi principi rischiano di effettuare analisi e previsioni errate, con conseguenze negative a lungo termine per il business.

Benché non obbligatorio, attenersi agli standard GAAP è altamente consigliato. Oltre a facilitare la rendicontazione e il benchmarking, questi standard vengono utilizzati dalla maggior parte degli investitori per analizzare la situazione finanziaria di un'azienda.

KPI e rendiconti nella contabilità SaaS

Gli standard GAAP stabiliscono che in ogni periodo finanziario devono essere compilati tre documenti di rendicontazione finanziaria, come indicato di seguito:

• Un conto economico, che specifica i ricavi e le spese e consente di sapere se l'attività è in profitto o in perdita.
  
• Uno stato patrimoniale, che mostra quanto l'attività deve ancora pagare e quanto deve ancora riscuotere, sulla base di asset, passività e quote degli azionisti.
  
• Un prospetto del flusso di cassa, in cui sono annotate le entrate e le uscite dell'attività. Riconcilia il conto economico con lo stato patrimoniale per illustrare la posizione finanziaria complessiva dell'attività.
  

Oltre ai documenti di rendicontazione finanziaria, per le attività SaaS sono previste specifiche metriche contabili, o KPI, che contribuiscono a identificare lo stato e le potenzialità di crescita dell'attività SaaS.

• Prenotazioni
  Questa metrica indica la quantità di denaro che un cliente si è impegnato a spendere, ovvero la crescita dell'attività in termini di ricavi futuri. Poiché le prenotazioni rappresentano un servizio ancora da fornire, ossia un ricavo non ancora realizzato, vengono registrate nello stato patrimoniale come ricavi differiti o non guadagnati. Usa prudenza nei confronti di questo valore, poiché non dovresti definire un piano di crescita o sostenere investimenti sulla base di redditi non percepiti.

• Addebiti
  Questa metrica riguarda i pagamenti da fatturare ai clienti e altri importi da incassare. Il valore dovrebbe coincidere pressappoco con l'ammontare delle prenotazioni. Se l'importo è inferiore, significa che la tua attività non sta riscuotendo quanto dovrebbe. Per limitare questo scarto, puoi chiedere o persino incoraggiare i clienti a pagare in anticipo.

• Ricavi
  Questa metrica determina l'utile realizzato dopo aver soddisfatto i propri obblighi o fornito i servizi ai clienti. Le attività SaaS registrano i ricavi maturati o non addebitati e li contabilizzano come crediti fino al pagamento della fattura, registrandoli come asset corrente nello stato patrimoniale. Se, ad esempio, un servizio costa 100 $ al mese e il 1° giugno un cliente sottoscrive un piano annuale per 1.200 $, le entrate di giugno ammonteranno a soli 100 $, anche se al cliente è stato addebitato l'intero importo di 1.200 $. Tieni presente che, se il totale dei ricavi maturati è elevato, è possibile che i tuoi clienti non siano puntuali nei pagamenti, con possibili conseguenze sul flusso di cassa.

• Abbandono
  La metrica di abbandono si riferisce alla percentuale di clienti che smettono di utilizzare il tuo prodotto in un determinato periodo di tempo. È un valore essenziale per capire il grado di soddisfazione e fidelizzazione dei clienti e l'efficacia delle iniziative di marketing e del servizio di assistenza clienti.

• Ricavi mensili ricorrenti (RMR) e ricavi annuali ricorrenti (RAR)
  L'RMR è il totale dei ricavi percepiti ogni mese, indipendentemente dal piano di abbonamento, mentre l'RAR è il totale dei ricavi realizzati tramite abbonamenti con una durata di almeno 12 mesi. Queste metriche ti aiutano a comprendere l'effettivo ritmo di crescita della tua attività e forniscono informazioni strategiche su come potresti investire i tuoi guadagni.

Sfide della contabilità SaaS

Le attività SaaS devono affrontare particolari sfide di contabilità che possono complicare la rendicontazione o esporre al rischio di non conformità alle disposizioni fiscali o ad altre normative di carattere finanziario, tra cui:

• Imposta sulle vendite
  Le attività SaaS ricorrono spesso a team remoti ed eseguono operazioni in diverse giurisdizioni, ciascuna con la propria normativa in termini di imposta sulle vendite. Indipendentemente dall'area geografica in cui operi, è tua responsabilità calcolare l'importo dell'imposta sulle vendite che dovrai versare.

• Gestione delle spese
  Le spese devono essere ripartite in base ai termini contrattuali o alla durata prevista delle relazioni con i clienti. Devi quindi sapere quali spese verranno ammortizzate (ripagate nel tempo) e quali invece devono essere riconosciute subito.

• Riconoscimento dei ricavi
  Per le attività SaaS è importante capire quando riconoscere i ricavi. Questo è un problema molto comune, poiché i clienti SaaS non "ottengono il controllo" del servizio che ricevono, pertanto le attività non possono ricorrere alle classiche regole di riconoscimento dei ricavi. Di seguito approfondiremo la soluzione a questo problema.

Riconoscimento dei ricavi per le attività SaaS

Il riconoscimento dei ricavi è uno dei principi GAAP alla base della contabilità SaaS e uno dei metodi disponibili per riconoscere e contabilizzare i ricavi nei documenti di rendicontazione finanziaria. Le attività non possono riconoscere i ricavi finché i beni o i servizi associati a una vendita non risultano realizzati o realizzabili, circostanza che può essere difficilmente identificabile per le aziende SaaS, che spesso vendono abbonamenti ricorrenti. Questo tipo di contratto richiede quindi flessibilità riguardo al riconoscimento dei ricavi. Il processo di riconoscimento dei ricavi delle attività SaaS può inoltre prevedere tappe intermedie e strumenti di ammortamento dei ricavi.

Ciononostante, per le attività SaaS è importante riconoscere i propri ricavi ricorrenti in modo coerente e in conformità agli standard di riconoscimento dei ricavi che disciplinano tutti i settori: ASC 606 e IFRS 15. Le agenzie di regolamentazione e gli organismi di normalizzazione contabile hanno elaborato linee guida complesse per contrastare il riconoscimento di ricavi gonfiati e fuorvianti e spetta quindi alle attività SaaS capire come riconciliare i contratti dei loro clienti con i requisiti stabiliti da questi standard.

Gli standard ASC 606 e IFRS 15 definiscono un processo flessibile per il riconoscimento dei ricavi e contribuiscono a fare chiarezza su pratiche contabili SaaS che in precedenza risultavano ambigue e incoerenti. Ecco un breve riepilogo di ciascuna delle cinque fasi di riconoscimento dei ricavi:

1. Identificazione del contratto

Specifica i criteri da rispettare quando si definisce un contratto concordato per la fornitura di prodotti o servizi a un cliente. Il contratto specifica gli obblighi e i diritti di ciascuna parte.

2. Definizione degli obblighi di prestazione

Il contratto delinea tutti i servizi offerti e i risultati attesi, con le relative tempistiche e scadenze, oltre ai diritti e agli obblighi di prestazione di tutte le parti. Eventuali prodotti o servizi forniti a livello individuale devono essere descritti separatamente.

3. Definizione del prezzo

Include ogni possibile considerazione sulla determinazione del prezzo, compresi i servizi in abbonamento, i servizi autonomi e le tariffe scontate.

4. Allocazione del prezzo

Spiega come viene assegnato il prezzo (compresi gli importi variabili) a tutti gli obblighi di prestazione previsti dal contratto. Di solito, il prezzo viene suddiviso in piccoli importi, spesso a intervalli di 30 giorni.

5. Contabilizzazione dei ricavi al completamento degli obblighi di prestazione

Riconosce i ricavi nel corso del tempo, man mano che un cliente fa uso del prodotto o del servizio.

Sebbene esistano molte situazioni complesse e variazioni contrattuali non trattate in queste linee guida, come quelle risultanti da modifiche agli abbonamenti, upgrade, downgrade, crediti e cancellazioni a cui le attività SaaS devono regolarmente far fronte, questo documento rappresenta comunque un importante punto di partenza.

Per affrontare queste sfide puoi anche fare di più e utilizzare un software di contabilità SaaS come Stripe, che offre un sistema unificato per addebiti, pagamenti, imposte e gestione dei ricavi in grado di assicurare la conformità agli standard ASC 606 e IFRS 15. Molte attività SaaS (oltre l'80%, in realtà) si avvalgono di piattaforme di contabilità sul cloud in grado di semplificare questi processi. Per ulteriori informazioni, consulta la guida al riconoscimento dei ricavi di Stripe.