La contabilidad de los SaaS es muy distinta de la contabilidad tradicional: cualquiera que haya trabajado en contabilidad para una empresa que se dedique al software como servicio compartiría este sentimiento. Aunque las preocupaciones y los objetivos generales de la contabilidad en empresas que ofrecen un SaaS son aparentemente similares a los de cualquier otro sector (o sea, cumplir las normativas, elaborar informes precisos y facilitar la eficiencia en el negocio), la contabilidad en el sector del SaaS plantea unos desafíos y obstáculos distintos y muy concretos.

Como consecuencia de este fenómeno, cada vez más empresas de SaaS adoptan un enfoque más global para integrar la gestión de pagos, facturación e ingresos: un enfoque que aprovecha la tecnología de Stripe. Con el objetivo de mejorar la experiencia del cliente, escalar internacionalmente y aumentar los ingresos recurrentes, tiene sentido que estas empresas planteen la contabilidad como un ingrediente fundamental de su estrategia de ventas y facturación.

Teniendo en cuenta todos estos objetivos, en esta guía analizaremos todo lo que las empresas de SaaS deben saber sobre la contabilidad en este sector. Conoceremos qué estándares dan forma a las peculiaridades del sector y descubriremos qué métodos y estrategias pueden aplicar para afrontar sus desafíos de contabilidad.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es la contabilidad para SaaS?
  
• ¿Por qué es tan importante la contabilidad para SaaS?
  
• Métodos contables para empresas de SaaS
  
• Normas contables para empresas de SaaS
  
• Indicadores de referencia (KPI) y estados contables de SaaS
  
• Dificultades específicas de la contabilidad para SaaS
  
• Reconocimiento de ingresos para empresas de SaaS
  

¿Qué es la contabilidad para SaaS?

El concepto de contabilidad para SaaS hace referencia a todas las tareas y procesos necesarios para mantener registros documentales, analizar e interpretar datos financieros, elaborar informes y presentar la documentación de empresas que tengan un modelo de negocio enfocado al SaaS. Es habitual que este tipo de empresas utilicen un software de contabilidad en la nube que también funcione como su mismo modelo de SaaS. Este tipo de contabilidad engloba todos los aspectos particulares de un modelo de negocio basado en las suscripciones y los ingresos recurrentes, por lo que los estados financieros presentan ciertas características específicas para los negocios de SaaS.

En este tipo de negocios, las tasas de instalación y las suscripciones incluyen costes correspondientes a la licencia preliminar, la implementación, la personalización y cualquier servicio de asistencia técnica o mantenimiento. Por lo general, esas tasas de instalación representarán un pago único y, por lo tanto, cuantas más personas utilicen un SaaS, mayor será el éxito del producto.

Estas son algunas de las peculiaridades de la contabilidad para empresas de SaaS:

• Márgenes brutos elevados, que suelen ser de entre un 70 y un 85 %
  
• Flujos de caja complejos debido a la presencia de pagos recurrentes
  
• El precio de coste de los productos o servicios vendidos (también conocido con sus siglas inglesas «COGS») suele ser muy reducido porque, habitualmente, solo deberán pagar por los servicios de alojamiento del producto, marketing, ventas y asistencia técnica para los clientes
  

¿Por qué es tan importante la contabilidad para SaaS?

Los negocios de SaaS tienen asociados ciertos requisitos muy concretos que hacen que sus finanzas planteen complejidades específicas del sector. El hecho de que la mayoría de los ingresos de un negocio SaaS provenga de suscripciones hace que sea complicado aplicar los formatos convencionales de normas de contabilidad, impuestos, comisiones y contratos. Por eso es esencial que el equipo de finanzas tenga la seguridad de que tanto las previsiones como los informes sean lo más exactos posible, cumplan las normativas fiscales y la legislación específica de tu jurisdicción.

Métodos contables para empresas de SaaS

Existen dos opciones principales para plantear la contabilidad en empresas de SaaS: la contabilidad de caja o la contabilidad de ejercicio (también conocida como «contabilidad de devengo»).

En la primera modalidad, los ingresos y los gastos solo se registran cuando se abonan o se reciben los importes adeudados. Eso significa que no hay cuentas por pagar ni por cobrar. Este es el método más habitual en empresas con niveles de inventario reducidos o con modelos de precios tradicionales. Si bien es más sencillo y más fácil de aplicar que la contabilidad de ejercicio, no suele ser la opción más adecuada para empresas de SaaS con un modelo de suscripción.

Las empresas que utilizan la contabilidad de ejercicio registran tanto ingresos como gastos en el momento en que se obtienen o planifican, no cuando se reciben los importes ni cuando se incurre en gastos. La contabilidad de ejercicio es más complicada que la contabilidad de caja, pero este método facilita la tarea de elaborar previsiones y planificar, especialmente para startups de SaaS o empresas que crecen a un ritmo muy acelerado. Este modelo contable es obligatorio en algunos casos: por ejemplo, la agencia tributaria estadounidense (IRS) exige que se aplique el método de contabilidad de ejercicio en empresas que ingresen 27 millones de dólares en ingresos brutos o más.

Normas contables para empresas de SaaS

El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (también conocido por sus siglas inglesas FASB) define y regula las normas contables estándar que conocemos como «Principios de contabilidad generalmente aceptados» (GAAP, por sus siglas en inglés). Estas normas estandarizadas hacen posible analizar las finanzas de cualquier negocio de SaaS con la máxima transparencia posible. Si no se respetan estos principios, se pueden cometer errores al realizar análisis y previsiones, lo cual comporta el riesgo de que la empresa sufra efectos negativos a largo plazo.

Seguir los estándares de los Principios GAAP no es estrictamente obligatorio, pero sí muy recomendable. Y no solo porque facilitan las cosas para elaborar informes y ejecutar evaluaciones comparativas, sino porque también los aplica la mayoría de inversores a la hora de analizar la salud financiera de una empresa.

Indicadores de referencia (KPI) y estados contables de SaaS

Las normas contables GAAP indican que se deben elaborar tres estados contables en cada período financiero. Esos estados contables incluyen la siguiente documentación:

• Un estado de resultados (o cuenta de resultados) que enumere los ingresos y gastos, además de notificar si la empresa registra beneficios o, por el contrario, sufre pérdidas.
  
• Un balance contable que recoja los importes adeudados, tanto lo que la empresa tenga pendiente de pago, como los importes por cobrar a través de activos, pasivos y capital social.
  
• Un estado de flujo de caja que declare cuánto dinero entra y cuánto sale de la empresa. Este documento debe conciliar los datos del estado de resultados y del balance contable para indicar cuál es la posición financiera general del negocio.
  

Además de los estados financieros, hay un grupo de indicadores o KPI de contabilidad específicos para empresas de SaaS que serán útiles para entender el estado y el potencial de crecimiento del negocio de SaaS.

• Reservas
  Este indicador señala cuánto dinero se ha comprometido un cliente a gastar en los servicios que ofrece tu empresa; es decir, el crecimiento de futuros ingresos. Dado que las reservas representan un servicio que todavía no se ha prestado y unos ingresos que todavía no se han cobrado, deben registrarse en el balance como ingresos diferidos o no devengados, en forma de pasivo. Conviene que adoptes una actitud conservadora respecto a estas cifras, ya que no sería aconsejable planificar una expansión del negocio ni acometer inversiones basándonos en ingresos que todavía no hemos recibido.

• Facturación pendiente
  Se trata de los pagos por los que has facturado a tus clientes y los importes que se te adeudan. Deberían rondar un importe total similar al de las reservas. Un importe más bajo implicaría que no cobras todo lo que deberías. Este problema se puede combatir exigiendo (o incentivando) que los clientes paguen por adelantado.

• Ingresos
  Este concepto se refiere a los beneficios ganados tras haber satisfecho las obligaciones o prestado los servicios correspondientes a tus clientes. Las empresas de SaaS registran ingresos devengados o no facturados y los tratan como cuentas por cobrar hasta que se abona el importe de la factura, convirtiéndolos en un activo corriente en la hoja de balance. Por ejemplo: si tu servicio cuesta 100 dólares al mes y el 1 de junio un cliente se suscribe a un plan anual por valor de 1200 dólares, tus ingresos de junio solamente serán de 100 dólares, aunque hayas facturado el total de 1200 a ese cliente. Ten en cuenta que, si los ingresos devengados son muy altos, podría ser indicativo de que los clientes no pagan tiempo y eso podría repercutir negativamente sobre tu flujo de caja.

• Abandono de clientes
  El indicador de abandono (también conocido por su voz inglesa «churn») señala el porcentaje de clientes que dejan de consumir tus productos durante un período de tiempo determinado. Es un factor fundamental para saber cuál es el nivel de satisfacción de tus clientes y cuál es el nivel de retención del negocio, así como para evaluar qué tal rinden tus departamentos de marketing y de atención al cliente.

• Ingresos recurrentes mensuales (MRR) e ingresos recurrentes anuales (ARR)
  El MRR expresa los ingresos totales mensuales que recibes, independientemente del tipo de plan que hayan elegido tus clientes para su suscripción. Por su parte, el indicador ARR expresa los ingresos totales obtenidos a partir de suscripciones cuya duración sea de al menos 12 meses. Estas métricas ayudan a evaluar el ritmo de crecimiento de la empresa y aportan información útil para decidir cómo invertir los beneficios.

Dificultades específicas de la contabilidad de SaaS

Las empresas de SaaS se enfrentan a dificultades y obstáculos muy específicos en materia de contabilidad, y cualquier desliz a la hora de elaborar los informes puede suponer un incumplimiento de los requisitos fiscales y otras normativas financieras. Veamos algunas de las dificultades típicas a las que se enfrentan los negocios de SaaS:

• Cálculo y cobro de impuestos
  Resulta muy habitual que las empresas de SaaS trabajen con equipos en remoto que operan al mismo tiempo en varias jurisdicciones, cada una con su propia legislación fiscal (por ejemplo, en Europa deberás saber cómo funciona el IVA y, en EE. UU., el impuesto sobre las ventas). Pero da igual dónde se realice la actividad de tu negocio: la responsabilidad de determinar cuánto debes declarar en materia de impuestos siempre recae sobre tu empresa.

• Gestión de gastos
  Los gastos deberían distribuirse por los plazos de duración de los contratos o según los cronogramas previstos de relación contractual con los clientes. Debes conocer qué gastos se amortizan (es decir, se van compensando con el paso del tiempo) y cuáles es necesario registrar inmediatamente.

• Reconocimiento de ingresos
  Las empresas de SaaS deben entender y saber cuándo deben reconocer y consignar los ingresos. Este es un problema muy habitual, dado que a los clientes de SaaS no se les cede el control sobre los servicios que reciben, así que dichas empresas no pueden aplicar las reglas típicas de reconocimiento de ingresos. Más adelante profundizaremos para ver en detalle qué solución hay para esto.

Reconocimiento de ingresos para empresas de SaaS

El reconocimiento de ingresos es uno de los principios de contabilidad GAAP más importantes para empresas de SaaS y constituye una forma de reconocer y contabilizar los ingresos en los estados financieros. Las empresas no pueden reconocer los ingresos hasta que los bienes o servicios asociados a cualquier venta se hacen realidad o se reúnen las condiciones para que eso suceda. Para las empresas de SaaS, que a menudo venden suscripciones recurrentes, puede resultar especialmente complicado determinar esas condiciones, por lo que el tipo de contrato que utilicen requiere cierta flexibilidad a la hora de reconocer los ingresos. Por ejemplo, es posible que el reconocimiento de ingresos en empresas de SaaS deba definir hitos específicos y sistemas de amortización de ingresos.

Sin embargo, es fundamental que las empresas de SaaS reconozcan sus ingresos recurrentes de forma correcta y coherente, respetando los estándares de reconocimiento de ingresos que se aplican en todos los sectores: las normativas ASC 606 y IFRS 15. Los organismos reguladores y los consejos de normas contables cuentan con directrices muy sofisticadas para moderar las declaraciones de reconocimiento de ingresos exageradas o engañosas. Además, la obligación de averiguar cómo asegurar que los contratos que mantienen con sus clientes cumplan con los requisitos estipulados por esas normas estandarizadas recae siempre en la propia empresa.

Las normativas IFRS 15 (por las siglas en inglés de «Normas Internacionales de Información Financiera») y ASC 606 determinan un proceso flexible para el reconocimiento de ingresos y han contribuido a aportar claridad a ciertas prácticas de contabilidad ligadas a los modelos de SaaS que antes pecaban de ambigüedad e incoherencia. Veamos un breve resumen de las cinco fases del reconocimiento de ingresos, paso por paso:

1. Identificar el contrato

Especifica qué criterios deben respetarse a la hora de establecer un contrato firmado de mutuo acuerdo para proporcionar productos o servicios a un cliente. El contrato especifica las obligaciones y los derechos de cada parte.

2. Declarar las obligaciones de servicio

El contrato expone todos los servicios ofrecidos y cómo deberán prestarse, así como los plazos o límites de tiempo, además de detallar los derechos y las obligaciones de servicio de todas las partes. Los productos o servicios individuales deben describirse por separado.

3. Especificar el precio

Comprende todas las consideraciones relativas a la determinación del precio, incluidos servicios de suscripción, servicios en régimen autónomo o autosuficientes y tarifas anuladas o descuentos.

4. Asignar el precio

Explica cómo se asigna el precio (incluidos los importes variables) a todas las obligaciones de servicio que se contemplen en el contrato. Lo más típico es que este concepto se divida en importes más pequeños, a menudo con una periodicidad de 30 días.

5. Contabilizar los ingresos cuando se cumplan las obligaciones de servicio

Los ingresos se reconocen a medida que avanza el tiempo y el cliente se beneficia del producto entregado o el servicio prestado.

Estas directrices constituyen una base muy importante como punto de partida, aunque hay muchas situaciones delicadas y complejas, además de un sinfín de variaciones de los contratos que se salen de las pautas que marcan esas directrices. Por ejemplo, las empresas de SaaS deben lidiar constantemente con las circunstancias que se originan tras cambios en el plan de suscripción (bien sea a un plan superior o inferior), la adquisición de créditos o las cancelaciones.

Para hacerte el proceso un poco más fácil, siempre puedes utilizar software de contabilidad que también funcione como un SaaS. Una solución como Stripe unifica la facturación, los pagos y la gestión de ingresos e impuestos en un único sistema que garantiza el cumplimiento de las normativas ASC 606 e IFRS 15. Muchas empresas de SaaS (a día de hoy, ya son más del 80 %) aprovechan las ventajas de plataformas de contabilidad en la nube. Si quieres más información, echa un vistazo a la guía sobre reconocimiento de ingresos de Stripe.