Los ingresos son un indicador fundamental de la trayectoria de crecimiento de una empresa. Para inversores, entidades bancarias y responsables internos, los ingresos son una información indispensable que representa la situación actual de una empresa y sus perspectivas de futuro. Si sigues las mejores prácticas para reconocer y registrar tus ingresos, tu empresa tendrá más probabilidades de competir y triunfar en el mercado.

Esta guía está dirigida a responsables de empresas que quieran entender los aspectos a tener en cuenta para cumplir con las normativas y los principios de contabilidad internacionales a medida que crece una empresa. Estás prácticas de reconocimiento de ingresos resultan indispensables para empresas que estén buscando obtener una ronda de financiación o un préstamo. También son esenciales para cualquier empresa que quiera tomar decisiones estratégicas para el negocio con datos precisos sobre sus ingresos.

Además de conocer las diferencias que hay entre la contabilidad de caja y la de ejercicio o las normativas y directrices del reconocimiento de ingresos, te contaremos cómo abordar el proceso según el modelo de negocio que tengas. También te explicaremos cómo te puede ayudar la herramienta de reconocimiento de ingresos integrada de Stripe a simplificar y automatizar tu contabilidad.

Diferencias entre la contabilidad de caja y la de ejercicio

Hay dos formas de gestionar las finanzas y calcular las obligaciones fiscales: la contabilidad de caja y la de ejercicio. En función del tipo de empresa que gestiones y del tamaño de tus operaciones, puede que un método sea más adecuado que el otro.

En EE. UU., la IRS exige que las empresas que tengan ingresos de más de 25 millones de dólares¹ y las que coticen en bolsa sigan el método de contabilidad de ejercicio. Este método también se ciñe a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que definen las normas de contabilidad en todo el mundo. Los inversores también quieren ver extractos de ingresos que cumplan con la contabilidad de ejercicio para asegurarse de que los resultados que se hayan presentado sean fieles y precisos. Con este método, se garantiza la coherencia a lo largo del tiempo y la posibilidad de comparar diferentes empresas.

Aunque la contabilidad de caja es popular entre los empresarios individuales y las pequeñas empresas sin inventario, la contabilidad de ejercicio es habitual para la gran mayoría de empresas, sobre todo si tienen ingresos recurrentes, grandes inventarios o varias obligaciones de cumplimiento (por ejemplo, distintos modelos de declaración).

Contabilidad de caja

Las pequeñas empresas suelen optar por la contabilidad de caja porque es intuitiva y sencilla. Este tipo de contabilidad registra los ingresos cuando llegan a la cuenta bancaria de la empresa y los gastos cuando se pagan. Es decir, el intercambio de dinero es lo que hace que una transacción quede registrada en los libros de la empresa.

Por lo tanto, si tienes un comercio minorista de e-commerce y le compraste ropa a un diseñador por 10.000 $ en diciembre de 2021, puedes contabilizar el gasto en esa fecha. Si, tras añadir tu margen, vendiste la ropa por 20.000 $ a tus clientes y sus pagos llegaron a tu cuenta bancaria el 1 de enero de 2022, contabilizarás esos ingresos en el año siguiente. Registrarás los ingresos en tus libros el 1 de enero, aunque aún no hayas enviado la ropa a tus clientes. Cuando la reciban, no tendrás que registrar ningún ingreso más porque ya los habrás contabilizado. Si bien la contabilidad de caja es la forma más sencilla de gestionar tus libros contables, no hay normas claras y uniformes que puedan seguir las empresas. Esto también implica que los gastos y sus ingresos correspondientes no suelen coincidir en el mismo período de tiempo.

Con la contabilidad de caja, también es fácil hacerse una idea del flujo de caja de una empresa en cualquier momento dado. No hace falta hacer cálculos complicados. Además, a veces puedes beneficiarte de un pequeño aplazamiento de los impuestos porque has registrado los gastos al pagarlos, pero no has registrado los ingresos hasta que los has recibido del cliente. En general, la contabilidad de caja es más apropiada para pequeñas empresas sin inventario ni ingresos recurrentes.

Contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio es diferente de la de caja porque se contabilizan los ingresos y los gastos cuando se devengan o facturan, y no cuando llega el dinero a la cuenta bancaria. Por ejemplo, registrarás una venta cuando completes la obligación de servicio con un cliente, no cuando este te pague.

Imagina que trabajas en el sector editorial y ofreces suscripciones mensuales a revistas. Un cliente ha pagado una factura por adelantado en diciembre de 2021 para recibir revistas durante todo el año. Con la contabilidad de ejercicio, reconocerás los ingresos como cuotas a medida que se entregue cada una de las 12 revistas.

La contabilidad de ejercicio ayuda a las empresas a comprender mejor sus resultados generales. El principio de congruencia es un concepto clave de la contabilidad de ejercicio y estipula que es más preciso informar de los gastos e ingresos correspondientes en el mismo período. Este principio es especialmente importante para las empresas con un gran inventario que necesiten hacer gastos importantes para generar ingresos, así como para las empresas con un modelo de negocio basado en las suscripciones (es decir, con ingresos recurrentes).

En el caso de estas últimas, las empresas de SaaS que usan la contabilidad de caja desajustan sus ingresos y gastos. Imagina que tienes una empresa de SaaS que cobra cada mes a los clientes. Normalmente, se factura el mes anterior a la prestación de los servicios. Si utilizas la contabilidad de ejercicio, te aseguras de que los ingresos obtenidos en diciembre de 2021 coincidan con los servicios prestados ese mes. En tus informes contables verás los beneficios y las pérdidas con mayor precisión.

A gran escala, el método de contabilidad que elijas puede repercutir en gran medida en el futuro de tu empresa. Si bien la contabilidad de caja te da una idea del flujo de caja, no te ofrece la información que necesitas para tomar decisiones importantes. La contabilidad de ejercicio, por otro lado, sí te permite acceder a esos datos precisos para que las decisiones estratégicas estén bien fundamentadas.

Las empresas que usen la contabilidad de ejercicio también deberán estar atentas a las cuentas bancarias para asegurarse de tener liquidez suficiente para cubrir los costes. A veces, las empresas pueden parecer rentables a largo plazo con la contabilidad de ejercicio aunque sufran alguna falta de liquidez a corto plazo.

Todo lo que debes saber sobre el reconocimiento de ingresos

El reconocimiento de ingresos es un aspecto de la contabilidad de ejercicio que estipula cuándo y cómo las empresas «reconocen» o registran sus ingresos. Este principio exige que las empresas reconozcan los ingresos cuando se devenguen (contabilidad de ejercicio) y no cuando se reciba el pago (contabilidad de caja). Las empresas adoptan esta práctica contable porque aporta transparencia y previsibilidad a las prácticas contables. Así pueden analizar los ingresos de una forma justa y precisa que les permita informar a las partes interesadas, los accionistas y los órganos directivos.

Los organismos reguladores supervisan de forma significativa el modo en que las empresas gestionan su contabilidad para asegurarse de que todas se ciñan a las mismas directrices a la hora de comunicar sus beneficios y pérdidas. El reconocimiento de ingresos es un principio de contabilidad generalmente aceptado (PCGA) o una práctica estándar que exige el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera de Estados Unidos (FASB) en dicho país. En 2014, el FASB colaboró con el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), que establece las normas de contabilidad de las empresas que cotizan en bolsa de 144 países, para elaborar una normativa compartida.

(Nota: Mediante las NIIF, el IASB establece procedimientos en todos los mercados de valores principales, a excepción de Estados Unidos, India y China. India tiene su propia normativa, que coincide en muchos aspectos con las NIIF, pero no en todos.)

En el pasado, las políticas mundiales de contabilidad eran específicas de cada sector, lo que hacía que hubiera normas de reconocimiento de ingresos inconexas y fragmentadas que eran complicadas de implementar. Esta situación dificultaba comparar de forma justa los resultados y la posición de las empresas de diferentes sectores. El FASB y el IASB colaboraron para crear las normativas comunes ASC 606 (en EE. UU.) y NIIF 15 (internacionales), que establecen un nuevo marco compartido para reconocer los ingresos en diferentes sectores y modelos de negocio. Estas normativas se aplican a organizaciones privadas, públicas y sin ánimo de lucro que formalicen contratos con clientes para intercambiar bienes y servicios. Incluso las entidades sin ánimo de lucro que tienen que contabilizar subvenciones, contratos públicos o donaciones recurrentes suelen optar por la contabilidad de ejercicio.

Modelo de reconocimiento de ingresos en cinco pasos

Las normativas conjuntas recogidas en las ASC 606 y las NIIF 15 exigen que las empresas sigan un modelo de reconocimiento de ingresos en cinco pasos.

1. Identificar los contratos que se tienen con el cliente

Para reconocer los ingresos, primero debes identificar los contratos que tienes con el cliente. No es necesario que todos ellos estén formalizados y firmados para completar este paso del proceso de reconocimiento de ingresos. Los acuerdos verbales y los términos y condiciones de tu servicio o producto se pueden considerar un contrato.

Todos los contratos tienen algunos requisitos fundamentales. Debe tratarse de un acuerdo comercial entre dos partes en el que se indiquen expresamente las condiciones de pago, los derechos y las obligaciones. Un contrato puede ser un acuerdo formal por escrito, como suele ocurrir en el caso de las empresas de servicios, o un recibo de una compra en el punto de venta de un comercio minorista. En las compras por Internet, las condiciones de servicio suelen incluirse en las facturas o los detalles de la suscripción, y constituyen un contrato.

2. Identificar las obligaciones de servicio específicas del contrato

Antes de registrar los ingresos, debes tener claras las obligaciones que tienes con el cliente. El término «obligación de servicio» hace referencia a un producto o servicio «diferenciado» que el vendedor ha acordado ofrecer.

Este producto o servicio «diferenciado» suele aparecer en una partida propia de un recibo o una factura. En el caso de una pastelería, una obligación de servicio específica podría ser un acuerdo verbal de entregar un pastel a cambio de un precio establecido, en vez de todo el pedido. En el caso de un agente de seguros, una obligación de servicio diferenciada podría ser la póliza de seguro de una casa.

Sin embargo, no siempre es tan fácil. Un cliente debe poder utilizar el producto o servicio de forma independiente a otros productos o servicios del contrato. Imagina que vendes una aspiradora a un cliente y también le vendes una garantía adicional para la aspiradora, que aparece en una partida propia del recibo. Si la garantía no se puede comprar sin la aspiradora, no es una «obligación de servicio» independiente.

3. Determinar el precio de la transacción

Además del dinero que intercambias con un cliente por un bien o un servicio, el «precio de la transacción» incluye otras consideraciones (como el derecho de devolución o posibles descuentos). Estas condiciones siempre deben ser transparentes, sobre todo si han cambiado en algún momento.

Si ofreces un descuento en las compras de tu e-commerce dos veces al año, ese descuento se incluye en el precio de la transacción, así como el derecho de devolución o cancelación del contrato. Por ejemplo, si unos grandes almacenes hacen una liquidación, el precio de la transacción puede abarcar lo siguiente: el cliente compra un vestido que valía 100 €, pero tiene un descuento del 75 % y cuesta 25 € sin posibilidad de devolverlo ni recibir ningún reembolso.

Normalmente, los reembolsos se relacionan con bienes físicos, pero definir esos términos es igual de importante en las empresas de servicios o SaaS. ¿Qué ocurre si a alguien no le satisface el servicio? Querrá saber qué derechos tiene.

4. Asignar el precio de la transacción a obligaciones de servicio diferenciadas

Todas las empresas deben determinar el precio de venta concreto vinculado con cada obligación de servicio. Asignar el precio de la transacción es sencillo cuando cada producto o servicio tiene un precio de venta independiente. Si hay que tener presentes algunas variables (como descuentos, incentivos y reembolsos), calcula el precio según el valor esperado.

5. Reconocer los ingresos cuando hayas cumplido con todas las obligaciones de servicio

No deberías reconocer ningún ingreso hasta que hayas completado la obligación de servicio pertinente. Si un cliente te ha pagado por adelantado servicios que aún no se han completado o bienes que siguen en tu posesión, considera ese importe como «ingresos diferidos». Una vez que hayas transferido el control del bien o el servicio al cliente, podrás registrar ese importe como ingresos.

Las empresas de suscripciones pueden cumplir con la obligación de servicio a lo largo de un período. En ese caso, puedes reconocer los ingresos con regularidad durante el período del servicio. Asimismo, hay modelos de negocio cuando un servicio se completa a lo largo de un período, pero se pueden medir de otras formas: objetivos externos alcanzados, porcentaje de producción completado, costes u horas de trabajo.

Tipos habituales de reconocimiento de ingresos

En función de cuál sea tu modelo de negocio, tendrás diferentes métodos para cumplir con las obligaciones de servicio y contabilizar los ingresos, así como un plazo concreto para hacerlo.

SaaS y suscripciones digitales

En las empresas de SaaS (como Slack) o de suscripciones digitales (como Netflix), los clientes se registran para obtener un servicio o producto durante un período específico, y obtienen el valor correspondiente durante el período de servicio. En estos modelos de suscripción simples, las empresas reconocen los ingresos de forma lineal a lo largo del período del servicio.

Contabilizar las subidas y bajadas de categoría, las prorratas y las cancelaciones es una parte crucial del reconocimiento de ingresos de las empresas de suscripciones. Si un cliente decide cambiarse a un plan superior a mitad de mes, los ingresos reconocidos de ese mes deberían reflejar los diferentes planes de suscripción que se hayan usado. Imagina que el plan básico cuesta 30 € al mes y el plan prémium, 45 €. Si el cliente ha utilizado el plan básico durante 20 días (un valor de 20 €) y luego ha mejorado al plan prémium durante 10 días (un valor de 15 €), la empresa debe reconocer unos ingresos de 35 € en ese mes.

Suscripciones con obligaciones de cumplimiento

A medida que las empresas de suscripción crecen, cada vez optan más por modelos de negocio híbridos.

Por ejemplo, una empresa de suscripciones a cajas de aperitivos puede cobrar una cuota de suscripción mensual por enviar una caja de aperitivos a la semana. En vez de reconocer los ingresos de forma lineal a lo largo del mes, los ingresos de la suscripción se reconocerían de manera proporcionada en función de cuándo se cumpla la obligación de servicio (en este caso, cuando se envíen o entreguen las cajas de aperitivos).

Las empresas de software que cobren un pago único en concepto de consultoría o de instalación además de una cuota mensual de suscripción también seguirían un método similar. Estas empresas tienen que evaluar si el pago por esa instalación o consultoría es independiente de la obligación de servicio general o si forma parte de ella.

E-commerce con cumplimiento de obligaciones en el futuro

En lo que respecta a las empresas de e-commerce, el pago se suele recibir antes de que se entreguen los bienes, pero los ingresos no se reconocen hasta que se transfiera el control. En función del acuerdo contractual que tenga con sus clientes, una empresa puede determinar que el control se transfiere cuando se envía o entrega el producto (momento en el que se reconocería el dinero recibido). Si bien las ASC 606 y las NIIF 15 recomiendan reconocer los ingresos cuando se envía el producto, la norma anterior (ASC 605) recomienda reconocerlos cuando se entrega.

Pagos fraccionados

Muchas empresas aceptan pagos en cuotas para atraer a clientes que quizá no quieran pagar el precio total por adelantado. Las ASC 606 indican que, aunque el pago no se cobre hasta más adelante, los ingresos se obtienen cuando se proporciona el producto o se presta el servicio. Las empresas que ofrezcan opciones de pago fraccionado pueden reconocer los ingresos antes de recibir todo el dinero.

Ahora que las opciones de «Compra ahora, paga después» son cada vez más populares en el e-commerce, también es más habitual que las empresas registren los ingresos antes de que lleguen a su cuenta bancaria. De conformidad con la contabilidad de ejercicio, las empresas que ofrecen este tipo de pagos fraccionados añaden los ingresos a sus libros cuando envían o entregan los productos, no cuando pagan los clientes.

Facturación según uso

En vez de cobrar una tarifa plana, algunas empresas calculan la cuota en función del uso que se haya realizado de su producto o servicio en un período de tiempo determinado, por lo que los clientes pagan una tarifa distinta cada vez.

En el caso de las empresas pagos previos para la facturación según uso, los clientes pagan antes de que se proporcione el bien o se preste el servicio. Por ejemplo, una empresa puede permitir a los clientes comprar créditos que podrán canjear durante los siguientes meses para reservar clases de yoga o pilates. En este caso, la empresa registraría los ingresos cuando los clientes gasten cada crédito.

La facturación según uso con pago futuro es similar a la que acabamos de explicar, pero las empresas facturan a plazo vencido. Por ejemplo, un proveedor de servicios en la nube puede cobrar a sus clientes a final de mes. A medida que el cliente utilice gigabytes de almacenamiento durante el mes, la empresa reconocerá proporcionalmente los ingresos en función de ese consumo. Cuando se envía la factura a final de mes, el almacenamiento en la nube ya se ha proporcionado y ya se deberían haber reconocido todos los ingresos.

Bienes digitales

Algunas empresas entregan los bienes o servicios de inmediato. Por ejemplo, los bienes digitales como los libros electrónicos, la música y las películas suelen ser activos descargables, por lo que sus ingresos correspondientes se reconocen en cuanto se descargan.

Las empresas que ofrecen bienes digitales son diferentes de las de servicios de suscripciones de software y de streaming, de acuerdo con algunos criterios fundamentales que ha definido el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera de Estados Unidos (FASB):

1. El cliente puede tomar posesión del software durante el período de alojamiento sin incurrir en comisiones extra no incluidas en el coste del producto.
   
2. El cliente puede utilizar el software en su propio hardware o mediante un tercero no relacionado con la empresa de software.
   

Cómo puede ayudarte Stripe

Cuanto más crezca tu empresa, más complicado será gestionar el reconocimiento de ingresos de forma precisa y eficaz. Ampliar los procesos manuales resulta ineficiente y suele dar lugar a errores, lo que te hace perder tiempo, energía y recursos. Stripe Revenue Recognition simplifica la contabilidad y ayuda a que tu equipo contable pueda cerrar el ejercicio más rápido, con total exactitud y garantizando que se cumplen todas las normativas pertinentes. Además, puedes utilizar las herramientas de informes de Stripe para acceder a una vista completa de tus ingresos que te permita acceder a las transacciones, los datos necesarios para cada declaración y las condiciones de facturación, así como analizar toda esa información, tanto dentro como fuera de Stripe.

Estas son algunas de la áreas en las que Revenue Recognition puede ayudar a tu negocio:

Analizar todos tus ingresos

Con Stripe, puedes consultar todos tus ingresos de cualquier fuente o modelo de negocio. Reúne todos tus ingresos (tanto los nativos de Stripe —como suscripciones, facturas y transacciones de pago– como los externos), así como calendarios de cumplimiento y condiciones de servicio, en una única herramienta fácil de usar.

Automatizar informes y dashboards

Olvídate de tediosas integraciones de ingeniería gracias a los informes instantáneos de contabilidad. Tu equipo puede crear y descargar automáticamente informes que ofrezcan a los auditores internos y externos un proceso sencillo para el reconocimiento de ingresos.

Personalizar la solución para tu empresa

Configura reglas personalizadas que se adapten a tus prácticas contables. Con Revenue Recognition, puedes excluir comisiones transferibles, gestionar las partidas de impuestos y ajustar los calendarios de reconocimiento a los diferentes tipos de ingresos que tengas.

Hacer auditorías en tiempo real

Conecta los importes de ingresos reconocidos y diferidos con sus clientes y transacciones correspondientes para simplificar las auditorías internas y prepararte para las externas. Revisa los desgloses mensuales detallados y accede a vistas pormenorizadas sobre cómo se han clasificado los ingresos.

Para obtener más información sobre Stripe Revenue Recognition, visita nuestro sitio web.

¹ La IRS exige que todas las empresas que no cumplan la definición de pequeña empresa utilicen la contabilidad de ejercicio. Según su definición, las pequeñas empresas son las que tienen ingresos brutos anuales inferiores a 25 millones de dólares durante los tres años anteriores al ejercicio fiscal actual.