Empezar una pequeña empresa implica algo más que tan solo un plan de negocio, una demanda sólida del mercado y una buena preparación financiera. También implica un conocimiento exhaustivo de los complejos requisitos legales que conlleva la propiedad de la empresa. Cada formulario que rellenes, registro que completes y contrato que prepares protegen a tu organización frente a posibles responsabilidades legales y pasos en falso. No se deben ignorar estos requisitos, por muy tediosos que sean.

Pero el cumplimiento de la legislación no es un desafío insalvable. Si conoces a fondo la normativa y los procedimientos, puedes fundar tu empresa sobre una base jurídica sólida. En este artículo, haremos un resumen de los requisitos legales clave para empezar una pequeña empresa y proporcionaremos una guía exhaustiva que te ayude a sentar una base sólida para tu negocio.

¿De qué trata este artículo?

• Identificar la estructura de tu empresa
  
• Registrar el nombre de la empresa
  
• Solicitar un número de ID fiscal federal o EIN
  
• Registrarse en la agencia tributaria del estado
  
• Obtener las licencias comerciales y los permisos pertinentes
  
• Registrar los impuestos de empleador del estado
  
• Obtener seguros
  
• Presentar los documentos de la organización ante el estado
  
• Crear un acuerdo de explotación
  
• Registrar cualquier marca comercial o patente aplicable
  

1. Identificar la estructura de tu empresa

Al fundar la startup, una de las primeras decisiones importantes es determinar la estructura legal de tu empresa. No solo se trata de un paso burocrático, sino que tiene grandes implicaciones para el crecimiento futuro de la startup, la escalabilidad, el potencial de atraer inversión, las obligaciones e implicaciones tributarias. Estas son algunas de las estructuras comunes de entidad de entre las que puedes elegir:

• Empresa unipersonal
  Si eres un emprendedor solitario que lanza una empresa de bajo riesgo, establecer una empresa unipersonal puede ser una opción rentable y sencilla. Sin embargo, serás personalmente responsable de las deudas de la empresa y de los asuntos legales. Esto podría ser arriesgado si tu startup opera en un sector propenso a litigios o en el que las deudas sean habituales.

• Sociedad colectiva
  Si la startup la fundas con más personas, la elección natural sería una sociedad colectiva. Permite una responsabilidad, unas ganancias y unas pérdidas compartidas. Sin embargo, en las sociedades colectivas pueden surgir los conflictos, por lo que es fundamental redactar un contrato de sociedad colectiva en el que se definan las funciones, las responsabilidades y los procesos para la resolución de conflictos. Un inconveniente que a veces pasa inadvertido es que podrías ser personalmente responsable de las acciones que realice tu socio.

• Corporación
  Las corporaciones, o denominadas más habitualmente sociedades de tipo S y sociedades de tipo C, son más complejas de establecer y gestionar debido a los requisitos normativos. Sin embargo, ofrecen una gran ventaja a las startups que buscan capital de riesgo: permiten una fácil división de la propiedad a través de la emisión de acciones. Esto hace que sea mucho más sencillo incorporar inversores. Pero pueden ser más caras de establecer y mantener, y conllevan una doble tributación: la primera por los beneficios de la empresa y, después, por los dividendos a los accionistas.

• Sociedad de responsabilidad limitada (S. R. L.)
  Las S. R. L. suelen ser una buena opción para las startups. Combinan la protección frente a responsabilidades de las sociedades con las ventajas fiscales y la flexibilidad operativa de las sociedades colectivas. A diferencia de las sociedades, los beneficios y las pérdidas pueden repercutirse a los propietarios sin tributar a nivel de sociedad. No obstante, es posible que los inversores prefieran las sociedades, sobre todo las sociedades de tipo C, porque permiten las acciones preferentes.

Elegir una entidad comercial requiere conocer muy bien cada una de estas estructuras, y cómo pueden impactar a la estrategia a largo plazo de la startup. Antes de decidirte por una estructura, ten en cuenta tus planes de expansión, financiación, así como tu tolerancia personal al riesgo. Aunque el asesoramiento de profesionales, como abogados o contables, puede ser muy valioso, los fundadores también deben conocer a fondo estas implicaciones, ya que afectarán a muchos aspectos del recorrido de tu startup.

2. Registrar el nombre de la empresa

Crear un nombre original y reconocible para tu startup es importante a efectos de imagen de marca, marketing y jurídicos. El proceso implica varios pasos y depende de la estructura de la empresa que hayas elegido.

• Nombre comercial (DBA)
  Si eres un empresario individual o una sociedad colectiva, y quieres hacer negocios con un nombre que sea distinto de tu nombre personal o de los nombres de los socios, tendrás que registrar un DBA, también conocido como «nombre ficticio» o «nombre comercial». Este proceso es diferente entre estados, pero normalmente implica hacer una búsqueda para asegurarse de que el nombre todavía no está en uso y, después, registrarlo en una agencia estatal específica.

• Nombre de la sociedad o de la S. R. L.
  Si has fundado una sociedad o una S. R. L., el nombre que elegiste cuando presentaste las escrituras de constitución o el acta constitutiva ya está registrado y protegido en tu estado. Sin embargo, si quieres hacer negocios con un nombre distinto, también tendrás que presentar un DBA.

• Marcas comerciales
  Si quieres impedir que el nombre de tu empresa lo utilicen otros negocios de modo que pueda confundir a los clientes, deberías plantearte registrarlo como marca. Este proceso es más complejo y, a veces, requiere la ayuda de un abogado de marcas. Una marca se puede registrar a nivel de estado, pero si quieres obtener la máxima protección, sobre todo si te planteas hacer negocios o tener presencia en Internet fuera de tu estado, debes registrarla en la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos (USPTO).

Elegir un nombre de la empresa y registrarlo requiere una reflexión profunda. El nombre de la empresa es una parte fundamental de tu marca y de la estrategia de marketing. Debe reflejar lo que hace tu startup y llamar la atención de los mercados a los que te diriges. También tienes que asegurarte de que el nombre que elijas no infrinja marcas comerciales o nombres de empresa existentes, ya que esto podría dar lugar a disputas legales costosas en el futuro. Cada estado tiene su propia legislación y normativas en relación con el registro de los nombres de empresa y las marcas comerciales; asegúrate de conocer las normas aplicables en tu estado.

3. Solicitar un número de ID fiscal federal o EIN

Un número de identificación del empleador (EIN) es, básicamente, un número de la Seguridad Social de la empresa. Es un número único de nueve dígitos que asigna la agencia tributaria estadounidense (IRS) a las empresas para las presentaciones y declaraciones de impuestos. Aunque no tengas pensado tener empleados, para la mayoría de las empresas sigue siendo necesario obtener un EIN.

• ¿Quién necesita un EIN?
  Si tu empresa es una sociedad o una sociedad colectiva, o bien si tiene empleados, necesitarás un EIN. La mayoría de los bancos exigen un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial. También es necesario tener un EIN si eres trabajador autónomo y quieres crear un plan de jubilación con impuestos diferidos, o bien si trabajas con fideicomisos, propiedades, sociedades de inversión inmobiliaria, organizaciones sin ánimo de lucro o cooperativas agrícolas.

• Instrucciones para solicitarlo
  El proceso para solicitar un EIN es sencillo y gratuito. Puedes solicitarlo por Internet a través del sitio web de la agencia tributaria estadounidense (IRS). Deberás completar la solicitud en una sesión, ya que no se puede guardar y completarla más adelante; por lo tanto, asegúrate de que cuentas con toda la información necesaria de antemano.

• Información necesaria
  Para solicitar un EIN, tendrás que facilitar información sobre tu empresa, como su nombre legal, el condado y el estado donde opera, así como la naturaleza de las actividades empresariales. También deberás aportar información sobre la «parte responsable»; es decir, la persona o entidad que controla, gestiona o dirige la empresa y sus activos.

Obtener un EIN al principio del proceso de creación de la startup es beneficioso porque te permite mantener en privado tu número de la Seguridad Social, lo que reduce el riesgo de robo de identidad. Además, te permite completar otras actividades de creación de la empresa que es posible que requieran un EIN, tales como abrir una cuenta bancaria comercial o solicitar licencias comerciales o permisos.

4. Registrarse en la agencia tributaria del estado

Cuando hayas establecido el nombre de la empresa y tengas tu EIN, necesitarás registrarte en el Departamento de Hacienda, u organismo equivalente, de tu estado. Este registro permite a la startup pagar impuestos estatales, que pueden incluir el impuesto sobre las ventas, el impuesto de seguros de desempleo y el impuesto sobre la renta. Los requisitos pueden ser bastante distintos entre estados, por lo que es importante conocer tus obligaciones específicas. Estos son algunos de los impuestos que podrías tener que pagar:

• Impuesto sobre las ventas
  Si vendes un producto físico, probablemente tendrás que registrar un permiso de impuesto sobre las ventas. Algunos estados también requieren el impuesto sobre las ventas para determinados servicios. Después del registro, cobrarás el impuesto sobre las ventas de los clientes y lo remitirás al estado. La frecuencia de estos pagos varía por estado y también puede depender del volumen de ventas.

• Impuestos del empleador
  Si tienes pensado contratar empleados, también tendrás que pagar el impuesto de seguros de desempleo y la retención fiscal. El impuesto de seguros de desempleo se destina a un fondo estatal que paga prestaciones a los trabajadores despedidos por causas ajenas a su voluntad. La retención fiscal es el impuesto sobre la renta que los empresarios retienen a los salarios de los empleados y pagan directamente al gobierno.

• Impuesto sobre la renta
  En función de la estructura de tu empresa, es posible que también tengas que pagar al estado el impuesto sobre la renta. Por ejemplo, aunque una S. R. L. en sí no está sujeta al impuesto sobre la renta (el impuesto «pasa» a las personas), algunos estados cobran un impuesto de franquicia o privilegio a las S. R. L. por el privilegio de hacer negocios en ese estado.

En particular, no todos los estados tienen la misma estructura fiscal. No todos los estados cobran el impuesto sobre las ventas, otros no tienen un impuesto sobre la renta a las personas, y unos cuantos no aplican ninguno de estos dos. Además, algunas ciudades y condados también imponen impuestos adicionales, por lo que también deberás tener en cuenta la normativa local.

Abordar estas obligaciones tributarias locales y estatales puede ser complejo, y hay mucho en juego. Si no consigues registrarte correctamente ni pagar los impuestos de la empresa, podrías enfrentarte a multas, sanciones y a intereses por los importes vencidos. Puedes considerar la posibilidad de usar los servicios de un experto tributario, que puede asegurarte de que cumples todas tus obligaciones y que aprovechas las posibles ventajas fiscales a las que puedes acogerte.

5. Obtener las licencias comerciales y los permisos pertinentes

Para operar legalmente, es posible que tu startup necesite licencias y permisos específicos. Estos requisitos varían mucho en función de la ubicación y el sector de tu empresa. No obtener las licencias y permisos necesarios puede acarrear sanciones y, en el peor de los casos, obligarte a cesar la actividad. Estos son algunos ejemplos de licencias y permisos que podrías necesitar obtener:

• Licencias y permisos estatales
  Muchos estados requieren que determinadas empresas posean licencias. Por ejemplo, si tu startup es del sector de servicios de restauración, probablemente necesitarás permisos sanitarios y de manipulación de alimentos. Los servicios para profesionales, como servicios jurídicos, agentes inmobiliarios y atención sanitaria, suelen requerir licencias profesionales.

• Licencias y permisos para locales
  Además de las licencias estatales, tu ciudad o condado podría exigirte determinados permisos. Entre los ejemplos habituales se pueden incluir los permisos de señalización, los permisos para negocios desde casa y una licencia comercial general. En el sitio web oficial de tu ciudad o estado normalmente se explica cómo obtener estos permisos.

• Licencias y permisos federales
  Las licencias federales normalmente solo se exigen a sectores concretos. Por ejemplo, si tu empresa se dedica a la transmisión de contenido audiovisual, la aviación, o la venta de alcohol, tabaco o armas, necesitarás una licencia o permiso federal.

• Permisos de especialización
  En función de tu actividad, es posible que necesites permisos adicionales. Por ejemplo, si tu empresa afecta al medio ambiente, como determinadas actividades de fabricación, puede que necesites un permiso medioambiental.

Obtener las licencias y permisos adecuados es un paso importante en el recorrido de tu startup. El proceso puede llevar mucho tiempo y ser complejo, por lo que empezar pronto es una decisión acertada. Asegúrate de que tu empresa cumple totalmente toda la normativa para evitar futuras sanciones o interrupciones de tu actividad. Ten en cuenta que los requisitos pueden variar según el sector específico, la ubicación y la actividad de la empresa, por lo que se recomienda encarecidamente hacer una detallada investigación o consultar con un experto en empresas.

6. Registrar los impuestos de empleador del estado

Cuando empieces a contratar empleados para tu startup, tendrás que cumplir con responsabilidades tributarias específicas relacionadas con el empleo, entre las que se incluyen las siguientes:

• Impuesto de seguros de desempleo
  En EE. UU., a las empresas se les exige pagar los impuestos de seguros de desempleo, también conocidos como impuestos SUTA o SUI, para financiar las prestaciones de desempleo. El proceso de registro y pago es distinto según el estado. Normalmente, tienes que registrarte en el departamento de trabajo o la agencia de seguros de desempleo del estado. El tipo impositivo que pagarás suele depender de factores como el sector y el historial de despidos de la empresa.

• Retención fiscal de empleados
  Como empleador, también estás obligado a retener determinados impuestos de los salarios de tus empleados y pagarlos al gobierno. Esto normalmente incluye el impuesto sobre la renta y los impuestos FICA, que financian la Seguridad Social y el programa Medicare. En la mayoría de los estados, también estarás obligado a retener un impuesto estatal sobre la renta. Las particularidades de este proceso dependen de las normas de tu estado y de los detalles de tu nómina.

Gestionar estas obligaciones tributarias puede ser complejo, sobre todo a medida que crece la startup y se contratan a más trabajadores. Organízate, lleva registros precisos y paga los impuestos en los plazos previstos. Muchas empresas consideran beneficioso usar servicios de nóminas o contratar a un contable para gestionar estar tareas y estar al día en cuanto a la legislación tributaria local, estatal y federal, ya que pueden cambiar de un año al siguiente.

7. Obtener seguros

Los seguros adecuados pueden proteger a tu empresa de las pérdidas financieras que provocan una serie de riesgos, como los daños materiales, los robos, las reclamaciones legales e incluso la interrupción del negocio. Este es un resumen de algunos tipos de seguros que puedes necesitar:

• Seguro de responsabilidad general
  Esta cobertura protege tu negocio en caso de que sea demandada por causar lesiones corporales o daños materiales. Por ejemplo, si un cliente se resbala y cae en tus oficinas o si dañas por accidente la propiedad de un cliente durante una visita de servicio, el seguro de responsabilidad general puede ayudarte a cubrir los costes legales y los daños.

• Seguro sobre la propiedad
  Si eres propietario o tienes alquilado un espacio físico para tu empresa, el seguro sobre la propiedad puede proteger tus instalaciones y su contenido en caso de incendio, robo u otros desastres. Incluso los negocios desde casa deberían plantearse esta cobertura, ya que es posible que los seguros de vivienda no cubran adecuadamente la propiedad de la empresa.

• Seguro de indemnización por accidentes de trabajo para empleados
  Si tienes empleados, la mayoría de los estados exigen tener un seguro de indemnización por accidentes de trabajo para empleados. Esta cobertura puede ayudarte a pagar los gastos médicos y la pérdida de ingresos en caso de que un trabajador resulte herido en el trabajo.

• Seguro de responsabilidad profesional
  Si tu empresa proporciona servicios para profesionales, como consultoría o asesoramiento financiero, plantéate contratar un seguro de responsabilidad profesional. Puede protegerte en caso de que te demanden por negligencia, declaración fraudulenta o un servicio incorrecto.

• Seguro de responsabilidad cibernética
  Si tu startup almacena datos confidenciales de clientes (tales como información de la tarjeta de crédito o datos personales), el seguro de responsabilidad cibernética puede protegerte en caso de filtraciones de datos o ataques cibernéticos.

Elegir los tipos y niveles de seguros adecuados puede resultar complejo y depende de varios factores, como la naturaleza de tu empresa, la ubicación y el tamaño. Se recomienda consultar con un corredor de seguros con experiencia que entienda tu sector y pueda aconsejarte a la hora de contratar las coberturas adecuadas. Ten en cuenta que, al igual que tu empresa cambia a lo largo del tiempo, también lo pueden hacer tus necesidades en materia de seguros; por lo tanto, revisa tus coberturas periódicamente.

8. Presentar los documentos de la organización ante el estado

Para establecer formalmente la estructura jurídica de tu startup, debes presentar cierta documentación organizativa ante la secretaría de estado u organismo gubernamental similar. La documentación exacta y el proceso de presentación variarán según el estado y la estructura legal elegida. Este es un breve resumen de los requisitos para diferentes estructuras empresariales:

• Corporación
  Si vas a constituir una corporación, tendrás que presentar las escrituras de constitución. Este documento incluye información clave sobre la empresa, como su nombre, la dirección de la sede principal, el objeto social, el número de acciones que la corporación está autorizada a emitir, así como información sobre el agente registrado.

• Sociedad de responsabilidad limitada
  Si vas a crear una S. R. L., tendrás que presentar el acta constitutiva. Al igual que las escrituras de constitución, este documento incluirá el nombre de la S. R. L., la dirección de la sede principal, el objeto social e información sobre el agente registrado.

• Sociedad colectiva
  Si vas a constituir una sociedad colectiva, estos requisitos pueden variar. Algunos estados exigen que las sociedades colectivas presenten un documento similar, llamado «Declaración de autoridad de la sociedad colectiva».

Una vez presentados estos documentos, tu empresa está registrada en el estado de forma oficial. Pero aún queda más papeleo por hacer. Si operas como una corporación o una S. R. L., también tendrás que crear estatutos o un contrato de explotación. Si bien no se tienen que presentar estos documentos al estado, son importantes, ya que detallan los procedimientos de gobernanza y operativos de la empresa.

También es probable que tu empresa tenga que presentar un informe anual y pagar una cuota anual para mantener tu negocio en regla con el estado. La fecha de vencimiento, las tasas de presentación y los procesos para estos informes pueden variar enormemente según el estado y la estructura empresarial, así que asegúrate de tener en cuenta estos requisitos.

9. Crear un acuerdo de explotación

Un acuerdo de explotación es un documento legal fundacional que detalla los procedimientos operativos y la estructura de la propiedad de la startup, sobre todo si vas a constituir una S. R. L. Esto es lo que debes saber sobre este documento:

• Qué incluye
  El acuerdo de explotación debe cubrir aspectos clave de tu empresa, como el porcentaje de propiedad de cada miembro, la distribución de beneficios y pérdidas, las funciones y responsabilidades de los miembros, los procedimientos para añadir o eliminar miembros, la disolución de la empresa y la forma de gestionar las disputas entre los miembros. También puede especificar información como la frecuencia de las reuniones y los derechos de voto.

• Por qué conviene tenerlo
  Un acuerdo de explotación aporta claridad y estructura, evita malentendidos y salvaguarda tu estatus de responsabilidad limitada al separar tus activos personales de los de la empresa. Proporciona una hoja de ruta para los procesos de toma de decisiones y la resolución de posibles desacuerdos entre los miembros.

• Requisitos legales
  Aunque no todos los estados exigen que las S. R. L. tengan un acuerdo de explotación, se recomienda encarecidamente tener uno, incluso para las S. R. L. unipersonales. Algunos estados pueden tener normas por defecto que rijan las S. R. L. que no tengan acuerdos de explotación, pero es posible que no sean adecuadas para las necesidades de tu empresa.

La creación de un acuerdo de explotación requiere considerar detenidamente cómo quieres dirigir tu empresa y cómo se van a tomar las decisiones. Se recomienda consultar a un abogado o un asesor profesional durante este proceso para asegurarte de que el acuerdo de explotación cubre todos los detalles necesarios y se ciñe a la legislación y la normativa estatal. El acuerdo de explotación no es un documento inamovible. Conforme la empresa crece y evoluciona, el acuerdo se debe revisar y actualizar para reflejar los cambios en la estructura o estrategia de tu empresa.

10. Registrar cualquier marca comercial o patente aplicable

La propiedad intelectual hace referencia a las creaciones de la mente humana, como inventos, obras literarias y artísticas, diseños, símbolos, nombres e imágenes utilizados en comercios, que los protegen legalmente patentes, derechos de autor, marcas o secretos comerciales. La protección de la propiedad intelectual es un paso importante para muchas startups. La propiedad intelectual, incluidos el nombre de la empresa, el logotipo, los productos o servicios, pueden ser algunos de tus activos más valiosos, y protegerlos puede ser necesario para alcanzar el éxito.

• Marcas comerciales
  Una marca comercial puede proteger una palabra, frase, símbolo, diseño, o una combinación de estos, que identifique y distinga tus bienes y servicios. Es lo que hace que tu marca sea reconocible. Registrar una marca en la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos (USPTO) te otorga el derecho exclusivo para usar la marca a nivel nacional en relación con tus bienes o servicios. El proceso implica una búsqueda exhaustiva para asegurarse de que tu marca no infringe marcas existentes, seguido de una solicitud que incluye información sobre tu marca y sobre los productos o servicios que representa.

• Patentes
  Si tu startup ha inventado un proceso, una máquina, una fabricación o una composición de la materia nuevos y útiles, puedes plantearte solicitar una patente. Una patente otorga al inventor derechos exclusivos sobre la invención, lo que impide que otros la fabriquen, utilicen, vendan o importen sin permiso. La USPTO es el organismo que concede las patentes, y se puede tardar varios años y bastantes recursos obtenerlas. Existen distintos tipos de patentes (de utilidad, de diseño y de planta), y cada una de las cuales protege un aspecto diferente de una invención.

Obtener los derechos de propiedad intelectual puede ser un proceso complejo que requiere conocimientos técnicos y jurídicos detallados, y los errores durante el proceso de solicitud pueden dar lugar a la pérdida de derechos o a gastos innecesarios. Por este motivo, suele ser beneficioso contratar a un abogado de propiedad intelectual o un servicio profesional para gestionar estas solicitudes. Proteger tu propiedad intelectual no solo garantiza tus derechos, sino que también puede añadir valor a tu empresa, atraer inversores y proporcionarte una ventaja competitiva en el mercado.

Esta no es una lista exhaustiva de requisitos legales, y el camino hacia la creación de una empresa puede requerir pasos adicionales o implicar distintas consideraciones en función de diversos factores. La naturaleza de tu startup, el sector en el que operas y la normativa específica de los estados en los que tienes previsto operar pueden influir en los pasos que tendrás que dar para poner en marcha tu empresa.

Por ejemplo, una startup tecnológica con una solución de software única podría tener que centrarse mucho en las solicitudes de patentes, mientras que un restaurante tendría preocupaciones distintas, como los permisos sanitarios y las certificaciones de manipulación de alimentos. Una empresa que opere en varios estados tendrá que cumplir diferentes normativas estatales, lo que requiere un conocimiento exhaustivo de los distintos panoramas jurídicos.

Los pasos anteriores sirven como hoja de ruta general, pero el recorrido de cada empresa es distinto. Investiga a fondo, consulta a profesionales como, por ejemplo, abogados y contables, y pide consejo a asesores empresariales que conozcan bien tu sector y región para asegurarte de que cumples todos los requisitos legales. Esto creará las bases para el lanzamiento y el crecimiento que mejor se adapte a tu negocio específico.