Começar um pequeno negócio envolve mais do que apenas um plano de negócios sólido, forte demanda do mercado e prontidão financeira. Também envolve uma compreensão abrangente dos complexos requisitos legais que vêm com a propriedade do negócio. Cada formulário preenchido, registro preenchido e contrato preparado protegem sua organização de possíveis responsabilidades legais e passos em falso. Ignorar esses requisitos, por mais tediosos que sejam, não é uma opção.

Porém, a conformidade legal não é um desafio intransponível. Com uma compreensão completa dos regulamentos e procedimentos, você pode estabelecer seu negócio em bases legais sólidas. Neste artigo, descreveremos os principais requisitos legais para começar uma pequena empresa, fornecendo um guia abrangente para ajudá-lo a estabelecer uma base sólida para o seu empreendimento.

Neste artigo:

• Identifique a estrutura do seu negócio
  
• Cadastre o nome da sua empresa
  
• Solicite um número de identificação fiscal federal ou EIN
  
• Cadastre-se na Receita Estadual
  
• Obtenha licenças e alvarás de funcionamento
  
• Cadastre-se para impostos estaduais do empregador
  
• Obtenha seguro
  
• Protocole documentos organizacionais junto ao estado
  
• Crie um contrato operacional
  
• Registre quaisquer marcas ou patentes aplicáveis
  

1. Identifique a estrutura do seu negócio

Ao criar sua startup, uma das decisões iniciais importantes é determinar a estrutura jurídica da sua empresa. Isso não é meramente burocrático: tem implicações profundas no crescimento futuro da sua startup, escalabilidade, potencial para atrair investimentos, responsabilidade e implicações fiscais. Aqui estão algumas das estruturas de entidade comuns que você pode escolher:

• Empresário individual
  Se você é um empreendedor individual lançando um negócio de baixo risco, um empresário individual pode ser uma opção econômica e direta. No entanto, você será pessoalmente responsável por dívidas comerciais e questões legais. Isso pode ser arriscado se sua startup atua em um setor litigioso ou onde o endividamento é comum.

• Sociedade
  Se você é cofundador da startup, uma sociedade pode parecer uma escolha natural. Ela permite a divisão de responsabilidade, lucros e perdas. No entanto, conflitos podem surgir em sociedades, por isso é vital redigir um contrato de parceria descrevendo papéis, responsabilidades e processos para a resolução de litígios. Uma desvantagem muitas vezes negligenciada é que você pode ser pessoalmente responsável pelas ações do seu sócio.

• Corporação
  Corporações — mais comumente S corps e C corps — são mais complexas de configurar e gerenciar devido a requisitos regulatórios. No entanto, eles oferecem uma grande vantagem para as startups que buscam capital de risco: permitem uma fácil divisão de propriedade por meio da emissão de ações. Isso torna muito mais simples atrair investidores. No entanto, elas podem ser mais caras de estabelecer e manter, e resultam em dupla tributação — primeiro sobre a renda das empresas e, em seguida, sobre os dividendos para os acionistas.

• Empresa de responsabilidade limitada (LLC)
  LLCs costumam ser uma boa escolha para startups. Elas combinam a proteção de responsabilidade das empresas com as vantagens fiscais e a flexibilidade operacional das sociedades. Ao contrário das corporações, os lucros e prejuízos podem ser repassados aos proprietários sem tributação no nível corporativo. No entanto, os investidores podem preferir as corporações, especialmente as empresas tipo C, porque elas permitem ações preferenciais.

A escolha de uma entidade comercial requer um conhecimento profundo de cada uma dessas estruturas — e como cada uma delas pode impactar a estratégia de longo prazo da sua startup. Antes de se comprometer com uma estrutura, considere seus planos de dimensionamento, financiamento e sua tolerância pessoal a riscos. Embora os conselhos de profissionais como advogados ou CPAs possam ser inestimáveis, os fundadores também devem ter uma compreensão sólida dessas implicações, pois elas impactarão muitos aspectos da jornada da sua startup.

2. Cadastre o nome da sua empresa

Estabelecer um nome original e reconhecível para sua startup é importante, para fins de identidade de marca, marketing e jurídicos. O processo envolve várias etapas e depende da estrutura de negócios que você escolheu.

• Nome fantasia (DBA)
  Se você for empresário individual ou participar de sociedade e quiser fazer negócios com um nome diferente do seu nome pessoal ou dos nomes dos seus sócios, será preciso registrar um nome fantasia, também conhecido como "nome fictício" ou "nome comercial". Esse processo varia conforme o estado, mas geralmente envolve pesquisas para verificar se o nome ainda não está em uso e depois registrá-lo junto a uma agência estadual específica.

• Nome da corporação ou LLC
  Se você abriu uma corporação ou LLC, o nome escolhido ao registrar seu contrato social ou organização já está registrada e protegida em seu estado. No entanto, se você quiser realizar negócios com um nome diferente, também precisará registrar um nome fantasia.

• Marcas comerciais
  Se você quiser evitar que outras empresas usem seu nome comercial de maneiras que possam confundir seus clientes, você deve considerar registrá-lo como uma marca registrada. Este é um processo mais complexo, muitas vezes exigindo a assistência de um advogado de marcas registradas. Você pode registrar uma marca em nível estadual, mas para a proteção mais ampla — especialmente se você planeja fazer negócios ou ter uma presença online fora de seu próprio estado — você deve registrá-la no Escritório de Marcas e Patentes dos Estados Unidos (USPTO).

A escolha e o registro do nome da sua empresa exigem uma reflexão cuidadosa. O nome da sua empresa é uma parte fundamental da sua marca e estratégia de marketing. Ele deve refletir o que sua startup faz e se destacar nos mercados que você está segmentando. Você também precisa garantir que seu nome escolhido não infrinja marcas comerciais ou nomes de empresas existentes, pois isso pode levar a disputas judiciais caras no futuro. Cada estado tem suas próprias leis e regulamentos em relação ao nome da empresa, registro e marca, por isso, certifique-se de pesquisar as regras aplicáveis em seu estado específico.

3. Solicite um número de identificação fiscal federal ou EIN

Um Número de Identificação do Empregador (EIN) é essencialmente um Número de Seguridade Social da sua empresa. É um número exclusivo de nove dígitos atribuído pelo Internal Revenue Service (IRS) a empresas para fins de declaração e informes fiscais. Mesmo se você não planeja ter funcionários, a maioria das empresas ainda precisa obter um EIN.

• Quem precisa de um EIN
  Se a sua empresa for uma corporação ou uma sociedade, ou tiver funcionários, você precisará de um EIN. A maioria dos bancos também exige um EIN para abrir uma conta bancária de pessoa jurídica. O EIN também é necessário se você for autônomo e quiser criar um plano de aposentadoria com impostos diferidos, ou se estiver envolvido com fundos, propriedades, canais de investimento em hipotecas imobiliárias, organizações sem fins lucrativos ou cooperativas de agricultores.

• Como se inscrever
  O processo para solicitar um EIN é simples e gratuito. Você pode fazer o pedido online usando o site do IRS. Você precisará concluir o pedido em uma sessão, pois não é possível salvá-lo e retornar mais tarde, portanto, certifique-se de reunir todas as informações necessárias com antecedência.

• Informações necessárias
  Para solicitar um EIN, você precisará fornecer informações sobre sua empresa, como seu nome jurídico, o condado e o estado onde ela opera, bem como a natureza das suas atividades comerciais. Você também precisará fornecer informações sobre a "parte responsável", ou seja, a pessoa física ou jurídica que controla, gerencia ou dirige sua empresa e seus ativos.

Proteger um EIN no início do processo de configuração da sua startup é benéfico, pois permite que você mantenha seu número de seguridade social privado, reduzindo o risco de roubo de identidade. Além disso, ele permite concluir outras atividades de configuração de empresa que podem exigir um EIN, como abrir uma conta bancária comercial ou solicitar licenças e permissões comerciais.

4. Cadastre-se na Receita Estadual

Depois de estabelecer seu nome comercial e ter seu EIN, você precisará se cadastrar no Departamento da Receita do seu estado ou em um órgão equivalente. Esse cadastro permite que sua startup pague impostos estaduais, que podem incluir impostos sobre vendas, seguro-desemprego e imposto de renda. Os requisitos podem variar bastante de estado para estado, por isso é importante entender suas obrigações específicas. Aqui estão alguns dos impostos que você pode ter obrigações a pagar:

• Imposto sobre vendas
  Se você vende um produto físico, provavelmente precisará se cadastrar para obter uma autorização de imposto sobre vendas. Alguns estados também exigem imposto sobre vendas para determinados serviços. Após o cadastro, você recolhe o imposto sobre vendas dos clientes e o remete de volta ao estado. A frequência desses pagamentos varia de acordo com o estado e também pode depender do volume de suas vendas.

• Impostos do empregador
  Se você planeja contratar funcionários, também precisará pagar imposto sobre seguro-desemprego e imposto sobre retenção na fonte de funcionários. O imposto do seguro-desemprego vai para um fundo estadual que paga benefícios a trabalhadores demitidos sem justa causa. O imposto retido na fonte é o imposto de renda que os empregadores retêm dos salários dos funcionários e pagam diretamente ao governo.

• Imposto de renda
  Dependendo da estrutura da sua empresa, pode ser necessário pagar imposto de renda estadual. Por exemplo, enquanto uma LLC em si não está sujeita ao imposto de renda (com o imposto "passando" para membros individuais), alguns estados cobram um imposto de franquia ou privilégio sobre LLCs pelo privilégio de fazer negócios nesse estado.

A saber, nem todos os estados têm a mesma estrutura tributária. Alguns estados não cobram imposto sobre vendas, outros não têm imposto de renda individual e alguns também não têm ambos. Além disso, algumas cidades e condados também impõem impostos adicionais, então você precisará considerar as regulamentações locais também.

Lidar com essas obrigações fiscais estaduais e locais pode ser complexo, e os riscos são altos. Se você não conseguir cadastrar e pagar corretamente os impostos da sua empresa, poderá sofrer penalidades, multas e juros sobre qualquer valor vencido. Pode ser interessante usar os serviços de um especialista fiscal, que poderá assegurar que você cumpre todas as suas obrigações e aproveita todos os benefícios fiscais possíveis.

5. Obtenha licenças e permissões de negócios

Para operar legalmente, sua startup pode precisar de licenças e permissões específicas. Esses requisitos variam muito, dependendo da localização e do setor da sua empresa. Deixar de obter as licenças e permissões necessárias pode resultar em penalidades e, em casos extremos, resultar na interrupção das operações. Aqui estão alguns exemplos de licenças e permissões que você pode ter obrigação de obter:

• Licenças e alvarás estaduais
  Muitos estados exigem que empresas específicas tenham licenças. Por exemplo, se sua startup está no setor de alimentação, você provavelmente precisará de autorizações de saúde e uma permissão de manipulador de alimentos. Serviços profissionais, como serviços jurídicos, imóveis e assistência médica, geralmente exigem licenças profissionais.

• Licenças e alvarás locais
  Além das licenças estaduais, sua cidade ou condado pode exigir que você tenha certas permissões. Exemplos comuns incluem permissões de sinalização, permissões de negócios em casa e uma licença geral de negócios. O processo para obtê-los geralmente pode ser encontrado no site do governo local da cidade ou do condado.

• Licenças e alvarás federais
  Normalmente, as licenças federais são exigidas apenas para setores específicos. Por exemplo, se o seu negócio envolve radiodifusão, aviação ou venda de álcool, tabaco ou armas de fogo, você precisará de uma licença ou permissão federal.

• Alvarás especiais
  Dependendo de suas operações, você pode precisar de autorizações adicionais. Por exemplo, se o seu negócio afeta o meio ambiente, como certas operações de fabricação, você pode precisar de uma licença ambiental.

Garantir as licenças e permissões adequadas é um passo importante na jornada da sua startup. O processo pode ser demorado e complexo, por isso é aconselhável começar cedo. Garanta que sua empresa esteja totalmente em conformidade com todas as regulamentações para evitar futuras penalidades ou interrupções em suas operações. Lembre-se de que os requisitos podem variar dependendo do seu setor específico, da localização e das atividades comerciais, portanto, uma pesquisa completa ou consultoria com um especialista em negócios é altamente recomendada.

6. Cadastre-se para impostos estaduais para empregadores

Quando você começar a contratar funcionários para sua startup, precisará cumprir responsabilidades fiscais específicas relacionadas ao emprego, incluindo:

• Imposto sobre seguro-desemprego
  Nos EUA, as empresas são obrigadas a pagar impostos estaduais de seguro-desemprego, também conhecidos como impostos SUTA ou SUI, para financiar o seguro-desemprego. O processo de cadastro e pagamento varia de acordo com o estado. Normalmente, você é obrigado a se registrar no departamento de trabalho do estado ou na agência de seguro-desemprego. A alíquota que você pagará normalmente depende de fatores como seu setor e o histórico de demissões da sua empresa.

• Retenção na fonte de funcionários
  Como empregador, você também é obrigado a reter certos impostos dos salários de seus funcionários e pagá-los ao governo. Isso normalmente inclui o imposto de renda federal e os impostos do FICA, que financiam a Previdência Social e o Medicare. Na maioria dos estados, você também precisará reter o imposto de renda estadual. As especificidades desse processo dependem das regras do seu estado e dos detalhes da sua folha de pagamento.

O gerenciamento dessas obrigações fiscais pode ser complexo, principalmente quando sua startup cresce e sua força de trabalho se expande. Mantenha-se organizado, mantenha registros precisos e faça pagamentos de impostos em dia. Muitas empresas acham benéfico usar serviços de folha de pagamento ou contratar um contador para lidar com essas tarefas e manter-se atualizado com as leis fiscais federais, estaduais e locais, pois elas podem mudar de ano para ano.

7. Obtenha um seguro

O seguro certo pode proteger sua empresa contra perdas financeiras causadas por uma variedade de riscos, incluindo danos à propriedade, roubo, reivindicações legais e até mesmo interrupção de negócios. Aqui está uma visão geral de alguns tipos de seguro com os quais você pode precisar lidar:

• Seguro de responsabilidade civil geral
  Essa cobertura protege sua empresa caso seja processada por causar lesões corporais ou danos à propriedade. Por exemplo, se um cliente escorregar e cair em seu escritório ou se você acidentalmente danificar a propriedade do cliente durante uma chamada de serviço, o seguro de responsabilidade civil geral pode ajudar a cobrir custos legais e danos.

• Seguro patrimonial
  Se você possui ou aluga um espaço físico para sua empresa, o seguro de propriedade pode proteger seus edifícios e conteúdos em caso de incêndios, roubos ou outros desastres. Mesmo as empresas de base doméstica devem considerar essa cobertura, pois o seguro dos proprietários pode não cobrir adequadamente a propriedade comercial.

• Seguro de remuneração dos trabalhadores
  Se você tem funcionários, a maioria dos estados exige que você tenha seguro de remuneração dos trabalhadores. Essa cobertura pode ajudar a pagar despesas médicas e salários perdidos se um funcionário se machucar no trabalho.

• Seguro de responsabilidade civil profissional
  Se a sua empresa fornece serviços profissionais, como consultoria ou aconselhamento financeiro, considere um seguro de responsabilidade civil profissional (também conhecido como seguro contra erros e omissões). Ele pode ser uma proteção se você receber um processo por negligência, declarações falsas ou conselhos imprecisos.

• Seguro de responsabilidade civil cibernética
  Se a sua startup armazena dados confidenciais de clientes (como informações de cartão de crédito ou dados pessoais), o seguro de responsabilidade civil cibernética pode ser uma proteção em caso de violações de dados ou ataques cibernéticos.

Escolher os tipos e níveis certos de seguro pode ser complexo e depende de vários fatores, incluindo a natureza do seu negócio, sua localização e seu tamanho. É uma boa ideia consultar um corretor de seguros experiente que entenda do seu setor e possa orientar você para as coberturas adequadas. Lembre-se de que, à medida que seu negócio muda com o tempo, suas necessidades de seguro também podem mudar, portanto, revise sua cobertura periodicamente.

8. Envie documentos organizacionais ao estado

Para estabelecer formalmente a estrutura jurídica da sua startup, você deve registrar determinados documentos organizacionais na secretaria de estado do seu estado ou órgão governamental similar. Os documentos exatos e o processo de declaração podem variar por estado e pela estrutura jurídica escolhida. Aqui está uma breve visão geral dos requisitos para diferentes estruturas de negócios:

• Corporação
  Se você estiver formando uma corporação, precisará declarar seu estatuto social. Esse documento inclui detalhes importantes sobre sua empresa, como nome, endereço da sede, finalidade, número de ações que a corporação está autorizada a emitir e informações sobre o agente registrado.

• Sociedade de responsabilidade limitada
  Se estiver abrindo uma LLC, você arquivará o estatuto social. Assim como o contrato social, este documento incluirá o nome da sua LLC, o endereço do escritório principal, a finalidade da LLC e informações sobre o agente registrado.

• Sociedade
  Se você estiver formando uma sociedade, os requisitos podem variar. Alguns estados exigem que as sociedades apresentem um documento semelhante chamado "Statement of Partnership Authority".

Após registrar esses documentos, sua empresa é oficialmente registrada junto ao estado. Porém, a papelada não para por aí. Se você estiver operando como uma corporação ou uma LLC, também precisará criar estatutos ou um contrato operacional. Embora esses documentos não precisem ser registrados junto ao estado, eles são importantes, pois descrevem os procedimentos operacionais e de governança da empresa.

Sua empresa provavelmente também precisará apresentar um relatório anual e pagar uma tarifa anual para manter sua empresa em dia perante o estado. A data de vencimento, as tarifas de declaração e os processos para esses relatórios podem variar muito por estado e estrutura de negócio, por isso, não se esqueça de observar esses requisitos.

9. Crie um contrato operacional

Um contrato operacional é um documento jurídico fundamental que descreve os procedimentos operacionais e a estrutura de propriedade de sua startup, especialmente se você estiver abrindo uma LLC. Veja o que você precisa saber sobre este documento:

• O que inclui
  Seu contrato operacional deve abranger aspectos importantes da empresa, como a porcentagem de propriedade de cada membro, distribuição de lucros e perdas, funções e responsabilidades do membro, procedimentos para adicionar ou remover membros, dissolução da empresa e como lidar com contestações entre membros. Também pode especificar detalhes como frequência de reuniões e direitos de voto.

• Por que é importante
  Um contrato operacional fornece clareza e estrutura, evita mal-entendidos e protege seu status de responsabilidade limitada separando seus bens pessoais dos da empresa. Ele fornece um roteiro para os processos de tomada de decisão e a resolução de possíveis desacordos entre os membros.

• Requisitos legais
  Embora nem todos os estados exijam que uma LLC tenha um contrato operacional, é altamente recomendável tê-lo, mesmo para LLCs de um único membro. Alguns estados podem ter regras padrão que regem LLCs sem contratos operacionais, mas essas regras podem não ser adequadas para suas necessidades comerciais.

Criar um contrato operacional requer considerar cuidadosamente como você deseja administrar seu negócio e como as decisões serão tomadas. É uma boa ideia consultar um advogado ou um consultor profissional durante esse processo para garantir que seu contrato operacional cubra todos os detalhes necessários e esteja de acordo com as leis e regulamentos estaduais. O contrato operacional não é um documento único. À medida que sua empresa cresce e evolui, o contrato deve ser revisado e atualizado para refletir mudanças em sua estrutura ou estratégia de negócios.

10. Registre quaisquer marcas ou patentes aplicáveis

Propriedade intelectual (PI) refere-se a criações intelectuais, como invenções, obras literárias e artísticas, desenhos, símbolos, nomes e imagens usados no comércio, que são legalmente protegidos por patentes, direitos autorais, marcas registradas ou segredos comerciais. A proteção IP é um passo importante para muitas startups. Seu IP, incluindo o nome da sua empresa, logotipo, produtos ou serviços, pode ser um dos seus ativos mais valiosos, e protegê-los pode ser necessário para o seu sucesso.

• Marcas comerciais
  Uma marca comercial pode proteger uma palavra, frase, símbolo, design ou uma combinação destes, que identifique e distinga seus produtos ou serviços. É o que torna sua marca reconhecível. O registro de uma marca registrada no Escritório de Marcas e Patentes dos Estados Unidos (USPTO) lhe dá direitos exclusivos de uso da marca em todo o país em conexão com seus produtos ou serviços. O processo envolve uma pesquisa abrangente para garantir que sua marca não infrinja marcas existentes, seguida por um pedido que inclua detalhes sobre sua marca e os produtos ou serviços que ela representa.

• Patentes
  Se a sua startup inventou um novo e útil processo, máquina, fabricação ou composição de matéria, você pode querer considerar o pedido de patente. Uma patente concede ao inventor direitos exclusivos sobre a invenção, impedindo que outros a façam, usem, vendam ou importem sem permissão. As patentes são concedidas pelo USPTO e podem levar vários anos e recursos substanciais para serem obtidas. Existem diferentes tipos de patentes (utilidade, design e patentes de plantas), cada uma protegendo um aspecto diferente de uma invenção.

A proteção de direitos de propriedade intelectual pode ser um processo complexo que exige conhecimento técnico e jurídico detalhado — e erros durante o processo de inscrição podem resultar em perda de direitos ou despesas desnecessárias. Por esse motivo, muitas vezes é benéfico contratar um advogado de propriedade intelectual ou um serviço profissional para lidar com esses aplicativos. Proteger seu IP não apenas protege seus direitos, mas também pode agregar valor à sua startup, atrair investidores e fornecer uma vantagem competitiva no marketplace.

Esta não é uma lista exaustiva de requisitos legais, e a jornada para iniciar um negócio pode exigir etapas adicionais ou envolver considerações diferentes com base em uma variedade de fatores. A natureza da sua startup, o setor em que você opera e as regulamentações específicas do estado ou estados onde você planeja operar podem influenciar as etapas que você precisará seguir para iniciar seu negócio.

Por exemplo, uma startup de tecnologia com uma solução de software exclusiva pode precisar se concentrar fortemente em pedidos de patente, enquanto um restaurante teria preocupações diferentes, como licenças de saúde e certificações de manipulação de alimentos. Uma empresa que opera em vários estados precisará cumprir diferentes regulamentações estaduais, exigindo uma compreensão abrangente dos diferentes cenários legais.

As etapas anteriores servem como um roteiro geral, mas a jornada de cada negócio é diferente. Faça pesquisas aprofundadas, consulte profissionais como advogados e contadores e consulte consultores de negócios familiarizados com seu setor e região específicos para garantir que você atenda a todos os requisitos legais. Isso criará uma base para o lançamento e o crescimento que é mais adequada para o seu negócio específico.