Att starta ett småföretag kräver mer än bara en solid affärsplan, stark efterfrågan på marknaden och ekonomisk beredskap. Det kräver också en omfattande förståelse för de komplexa juridiska krav som följer med företagsägande. Varje formulär eller registrering du fyller i och avtal du tar fram skyddar din organisation från potentiella juridiska skyldigheter och felsteg. Att ignorera dessa krav, hur tråkiga de än kan vara, är inte ett alternativ.

Men regelefterlevnad behöver inte vara en oöverkomlig utmaning. Med ett grundligt grepp om reglerna och procedurerna kan du etablera ditt företag på solid juridisk grund. I den här artikeln beskriver vi de viktigaste juridiska kraven för att starta ett småföretag och tillhandahåller en omfattande guide som hjälper dig att etablerad en stark grund för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Identifiera din företagsstruktur
  
• Registrera ditt företagsnamn
  
• Ansök om ett federalt skatteregistreringsnummer eller EIN
  
• Registrera dig hos det delstatliga skattekontoret
  
• Skaffa affärslicenser och tillstånd
  
• Registrera dig för delstatlig arbetsgivarskatt
  
• Skaffa försäkring
  
• Registrera organisationsdokument hos delstaten
  
• Skapa ett verksamhetsavtal
  
• Registrera eventuella varumärken eller patent
  

1. Identifiera din företagsstruktur

När du etablerar ditt nystartade företag är ett av de viktiga tidiga besluten att bestämma den juridiska strukturen för din verksamhet. Detta är inte bara ett byråkratiskt steg utan en process som har djupgående konsekvenser för ditt nystartade företags framtida tillväxt, skalbarhet, potential för att attrahera investeringar, ansvar och skattskyldigheter. Här är några av de vanliga enhetsstrukturerna som du kan välja mellan:

• Enskild firma
  Om du är en enskild entreprenör som startar ett lågriskföretag kan en enskild firma vara ett kostnadseffektivt och enkelt alternativ. Du kommer dock att vara personligt ansvarig för företagsskulder och juridiska spörsmål. Det här kan vara riskabelt om ditt nystartade företag verkar i en bransch präglad av tvister eller en där skulder är vanliga.

• Kommandit-/handelsbolag (partnership)
  Om du är med och grundar startupföretaget kan ett kommanditbolag te sig som ett naturligt val. Det möjliggör delat ansvar, vinst och förlust. Konflikter kan dock lätt uppstå i kommanditbolag, så det är viktigt att utarbeta ett partnerskapsavtal som beskriver roller, ansvar och processer för tvistlösning. En ofta förbisedd nackdel är att du kan bli personligt ansvarig för din partners handlingar.

• Aktiebolag
  Aktiebolag – oftast så kallade S corps eller C corps – är mer komplexa att konfigurera och hantera på grund av lagstadgade krav. De erbjuder dock en stor fördel för nystartade företag som söker riskkapital: de möjliggör en enkel uppdelning av ägande genom emission av aktier. Detta gör det mycket enklare att ta in investerare. De kan dock vara dyrare att etablera och underhålla, och leder ofta till dubbelbeskattning – först på bolagsinkomster och därefter på utdelningar till aktieägarna.

• Företag med begränsat ansvar (LLC)
  LLC-bolag är ofta ett bra val för nystartade företag. De kombinerar aktiebolagets ansvarsskydd med de skattemässiga fördelarna och den operativa flexibiliteten hos kommanditbolag. Till skillnad från aktiebolag kan vinster och förluster överföras till ägarna utan att beskattning sker på företagsnivå. Investerare kan dock föredra aktiebolag, särskilt C corps, eftersom de tillåter preferensaktier.

Att välja företagsenhet kräver en djup förståelse för var och en av dessa strukturer – och hur var och en kan påverka ditt nystartade företags långsiktiga strategi. Innan du bestämmer dig för en struktur bör du överväga dina planer för expandering, finansiering och personlig risktolerans. Fastän råd från expertresurser som advokater eller CPA:er kan vara ovärderliga, bör grundare också ha ett gediget grepp om dessa konsekvenser eftersom de kommer att påverka många aspekter av ditt startupföretags resa.

2. Registrera ditt företagsnamn

Att etablera ett originellt, igenkännbart namn för ditt startupföretag är viktigt för såväl profilering och marknadsföring som för juridiska ändamål. Processen omfattar flera steg och beror på vilken företagsstruktur du har valt.

• Särskilt företagsnamn (DBA)
  Om du bedriver enskild firma eller kommanditbolag och vill göra affärer under ett namn som skiljer sig från ditt personnamn eller dina partners namn måste du registrera ett särskilt företagsnamn, även kallat "fiktivt namn" eller "handelsnamn". Den här processen varierar beroende på delstat, men omfattar vanligtvis efterforskningar för att säkerställa att namnet inte redan används och därefter registrering hos en specifik delstatlig myndighet.

• Aktiebolags- eller LLC-namn
  Om du har bildat ett aktiebolag eller ett LLC-bolag bör namnet du valde när du lämnade in din bolagsordning eller dina organisationsdokument redan vara registrerat och skyddat i din delstat. Om du vill bedriva verksamhet under ett annat namn måste du dock ansöka om ett DBA.

• Varumärken
  Om du vill hindra andra företag från att använda ditt företagsnamn på ett sätt som kan förvirra dina kunder bör du överväga att registrera det som ett varumärke. Detta är en mer komplex process som ofta kräver hjälp av en varumärkesadvokat. Du kan registrera ett varumärke på delstatsnivå, men för att få det bredaste skyddet – särskilt om du planerar att göra affärer eller ha en onlinenärvaro utanför din egen delstat – bör du registrera det hos United States Patent and Trademark Office (USPTO).

Att välja och registrera ett företagsnamn kräver noggrann eftertanke. Ditt företagsnamn är en viktig del av ditt varumärke och din marknadsföringsstrategi. Det ska återspegla vad ditt nystartade företag gör och sticka ut på de marknader du riktar dig till. Du måste också se till att ditt valda namn inte gör intrång i befintliga varumärken eller företagsnamn, eftersom detta kan leda till kostsamma rättsliga tvister längre fram. Varje delstat har sina egna lagar och förordningar om registrering av företagsnamn och varumärke, så se till att du undersöker de regler som gäller i din specifika delstat.

3. Ansök om ett federalt skatteregistreringsnummer eller EIN

Ett arbetsgivarnummer (EIN) är i huvudsak ett socialförsäkringsnummer för ditt företag. Det är ett unikt niosiffrigt nummer som tilldelas företag av Internal Revenue Service (IRS) för skattedeklarations- och rapporteringsändamål. Även om du inte planerar att ha anställda måste de flesta företag fortfarande skaffa ett EIN.

• Vem behöver ett EIN?
  Om ditt företag är ett aktiebolag eller ett kommanditbolag, eller har anställda, behöver du ett EIN. De flesta banker kräver också ett EIN för att öppna ett bankkonto för företag. Ett EIN är också nödvändigt om du är egenföretagare och vill skapa en pensionsplan med uppskjuten skatt eller om du är involverad i truster, dödsbon, bulvanföretag för hypotekslån, ideella organisationer eller jordbrukarkooperativ.

• Så här ansöker du
  Processen för att ansöka om ett EIN är enkel och kostnadsfri. Du kan ansöka online via amerikanska skattemyndighetens (IRS) webbplats. Observera att du måste fylla i ansökan vid ett enstaka tillfälle och inte kan spara och återvända senare, så se till att du har samlat in all nödvändig information i förväg.

• Information som efterfrågas
  För att ansöka om ett EIN måste du tillhandahålla information om ditt företag, t.ex. registrerat namn, county och delstat där det är verksamt och vilken typ av affärsverksamhet du bedriver. Du måste också ange information om den "ansvariga parten" – den person eller enhet som kontrollerar, hanterar eller leder ditt företag och dess tillgångar.

Att säkra ett EIN tidigt i bildningsprocessen är fördelaktigt eftersom det gör att du kan hålla ditt socialförsäkringsnummer privat, vilket minskar risken för identitetsstöld. Det gör även att du kan slutföra andra konfigurationsaktiviteter som kan kräva ett EIN, som att öppna ett företagsbankkonto eller ansöka om företagslicenser och tillstånd.

4. Registrera dig hos det delstatliga skattekontoret

När du har fastställt ditt företagsnamn och har ditt EIN måste du registrera dig hos din delstats Department of Revenue eller motsvarande organ. Denna registrering gör det möjligt för ditt nystartade företag att betala delstatsskatt, som kan inkludera omsättningsskatt, arbetslöshetsförsäkringsskatt och inkomstskatt. Då kraven kan variera avsevärt från delstat till delstat är det viktigt att förstå dina specifika skyldigheter. Här är några av de skatter som du kan vara skyldig att betala:

• Omsättningsskatt
  Om du säljer en fysisk produkt måste du sannolikt registrera dig för ett tillstånd för omsättningsskatt. Vissa delstater kräver även att du tar ut omsättningsskatt på vissa tjänster. När du har registrerat dig tar du ut omsättningsskatt från kunderna och betalar tillbaka den till delstaten. Hur ofta dessa betalningar görs varierar beroende på delstat och ibland även på försäljningsvolymen.

• Arbetsgivarskatter
  Om du planerar att anställa medarbetare måste du också betala arbetslöshetsförsäkringsskatt och källskatt för anställda. Arbetslöshetsförsäkringsskatten går till en delstatlig fond som betalar ut förmåner till arbetstagare som sagts upp utan egen förskyllan. Källskatten är den inkomstskatt som arbetsgivare drar av från anställdas löner och betalar direkt till staten.

• Inkomstskatt
  Beroende på din företagsstruktur kan du också behöva betala delstatlig inkomstskatt. Fastän ett LLC-bolag i sig inte är föremål för inkomstskatt (eftersom skatten överförs till enskilda medlemmar) tar till exempel vissa delstater ut en franchise- eller behörighetsskatt från LLC-bolag för privilegiet att göra affärer i den delstaten.

Noterbart är att inte alla delstater har samma skattestruktur. Vissa delstater tar inte ut omsättningsskatt, andra har ingen individuell inkomstskatt och ett fåtal har varken eller. Dessutom tar vissa städer och counties också ut ytterligare skatter, vilket kräver att du tar hänsyn till lokala bestämmelser.

Att ta itu med dessa delstatliga och lokala skattskyldigheter kan vara utmanande, särskilt eftersom insatserna är så höga. Om du misslyckas med att korrekt registrera och betala dina företagsskatter kan du få påföljder, böter och ränta på alla förfallna belopp. Det kan vara en bra idé att anlita en skatterådgivare som kan se till att du uppfyller alla dina skyldigheter och drar nytta av eventuella skattefördelar.

5. Skaffa företagslicenser och tillstånd

För att bedriva laglig verksamhet kan ditt nystartade företag behöva specifika licenser och tillstånd. Dessa krav varierar kraftigt beroende på var ditt företag är registrerat och i vilken bransch det verkar. Underlåtenhet att skaffa nödvändiga licenser och tillstånd kan leda till påföljder och i extrema fall tvinga dig att lägga ner verksamheten. Här är några exempel på licenser och tillstånd som du kan behöva skaffa:

• Delstatliga licenser och tillstånd
  Många delstater kräver att specifika företag har licenser. Om ditt nystartade företag till exempel är inom livsmedelsbranschen kommer du sannolikt att behöva hälsotillstånd och ett tillstånd för livsmedelshantering. Professionella tjänster som juridiska tjänster, fastighetstjänster och sjukvård kräver ofta yrkeslicenser.

• Lokala licenser och tillstånd
  Förutom delstatliga licenser kan din stad eller ditt county kräva att du har vissa tillstånd. Vanliga exempel är skylttillstånd, hembaserade affärstillstånd och en allmän affärslicens. Processen för att införskaffa dessa kan ofta hittas på din lokala myndighets webbplats.

• Federala licenser och tillstånd
  Federala licenser krävs vanligtvis endast för specifika branscher. Till exempel om ditt företag involverar radio- och tv-sändningar, luftfart eller försäljning av alkohol, tobak eller skjutvapen behöver du en federal licens eller ett federalt tillstånd.

• Specialtillstånd
  Beroende på din verksamhet kan du behöva ytterligare tillstånd. Om din verksamhet till exempel påverkar miljön för att den involverar vissa tillverkningsprocesser kan du behöva ett miljötillstånd.

Att säkra lämpliga licenser och tillstånd är ett viktigt steg i ditt startupföretags resa. Processen kan vara tidskrävande och komplex, så det är klokt att börja tidigt. Se till att ditt företag följer alla regler för att undvika framtida straffavgifter eller avbrott i din verksamhet. Tänk på att kraven kan variera beroende på din specifika bransch, plats och affärsverksamhet, så grundlig efterforskning eller konsultation med en affärsexpert rekommenderas starkt.

6. Registrera dig för delstatlig arbetsgivarskatt

När du börjar anställa medarbetare för ditt nystartade företag måste du uppfylla specifika skattskyldigheter relaterade till anställning, inklusive:

• Skatt på arbetslöshetsförsäkring
  I USA måste företag betala delstatlig arbetslöshetsförsäkringsskatt, även kallat SUTA- eller SUI-skatter, för att finansiera arbetslöshetsförmåner. Processen för registrering och betalning varierar beroende på delstat. Vanligtvis måste du registrera dig hos delstatens arbetsmarknadsdepartement eller arbetslöshetsförsäkringsbyrå. Skattesatsen du betalar beror ofta på faktorer som din bransch och företagets uppsägningshistoria.

• Källskatt för anställda
  Som arbetsgivare är du också skyldig att hålla inne vissa skatter från dina anställdas löner och betala dem till staten. Detta inkluderar vanligtvis federal inkomstskatt och FICA-skatter, som finansierar socialförsäkring och Medicare. I de flesta delstater måste du även dra av delstatlig inkomstskatt. Detaljerna för denna process beror på din delstats regler och hur ditt lönesystem ser ut.

Att hantera dessa skatteförpliktelser kan vara komplicerat, särskilt när ditt nystartade företag växer och din personalstyrka utökas. Håll dig organiserad, för korrekta register och gör skattebetalningar i tid. Många företag finner att det är fördelaktigt att använda lönetjänster eller anlita en revisor för att hantera dessa uppgifter och hålla sig uppdaterade med federala, delstatliga och lokala skattelagar, särskilt eftersom de kan ändras från år till år.

7. Skaffa försäkring

Rätt försäkring kan skydda ditt företag från ekonomiska förluster orsakade av en mängd olika risker, inklusive egendomsskador, stöld, rättsliga anspråk och till och med avbrott i verksamheten. Här är en översikt över några typer av försäkringar som du kan behöva hantera:

• Allmän ansvarsförsäkring
  Detta skyddar ditt företag om det skulle stämmas för att ha orsakat kropps- eller egendomsskada. Om en kund till exempel halkar och ramlar på ditt kontor eller om du av misstag skadar kundens egendom under ett servicemöte kan en allmän ansvarsförsäkring hjälpa till att täcka juridiska kostnader och skador.

• Egendomsförsäkring
  Om du äger eller hyr ett fysiskt utrymme för ditt företag kan en egendomsförsäkring skydda dina byggnader och ditt lösöre i händelse av brand, stöld eller andra katastrofer. Även hembaserade företag bör överväga denna försäkring, eftersom hemförsäkringen kanske inte täcker företagsegendom.

• Arbetsskadeförsäkring
  Om du har anställda kräver de flesta delstater att du har en arbetsskadeförsäkring. Denna försäkring kan hjälpa till att betala för sjukvårdskostnader och förlorad lön om en anställd skadas på jobbet.

• Yrkesmässig ansvarsförsäkring
  Om ditt företag tillhandahåller professionella tjänster, t.ex. konsulttjänster eller ekonomisk rådgivning, bör du överväga en yrkesmässig ansvarsförsäkring (även kallad ansvarsförsäkring vid förmögenhetsskada). Det kan skydda dig om du blir stämd för vårdslöshet, felaktig framställning eller felaktiga råd.

• Ansvarsförsäkring för cybertjänster
  Om ditt nystartade företag lagrar känsliga kunduppgifter (t.ex. kreditkortsinformation eller personuppgifter) kan en ansvarsförsäkring för cybertjänster skydda dig i händelse av dataintrång eller cyberattacker.

Att välja rätt typ och nivå av försäkringar kan vara komplext och beror på flera faktorer, inklusive vilken typ av affärsverksamhet du bedriver, dess plats och dess storlek. Det är en bra idé att rådgöra med en erfaren försäkringsmäklare som förstår din bransch och kan rekommendera lämpliga försäkringsskydd. Tänk på att dina försäkringsbehov kan komma att förändras när ditt företag gör det, så se över ditt skydd med jämna mellanrum.

8. Registrera organisationsdokument hos delstaten

För att formellt fastställa ditt startupföretags juridiska struktur måste du registrera vissa organisationsdokument hos delstatens Secretary of State eller liknande myndighet. De exakta dokumenten och registreringsprocessen kan variera beroende på delstat och din valda juridiska struktur. Här är en kort översikt över kraven för olika företagsstrukturer:

• Aktiebolag
  Om du bildar ett aktiebolag måste du lämna in en bolagsordning. Detta dokument innehåller viktig information om ditt företag, såsom namn, säte, syfte, antalet aktier som företaget är auktoriserat att emittera och information om det registrerade ombudet.

• Företag med begränsat ansvar (LLC)
  Om du startar ett LLC-bolag lämnar du in ett registreringsbevis. Precis som bolagsordningen innehåller detta dokument namnet på ditt LLC, säte, syftet med bolaget och information om det registrerade ombudet.

• Kommandit-/handelsbolag (partnership)
  Om du bildar ett kommanditbolag kan kraven variera. Vissa delstater kräver att kommanditbolag lämnar in ett liknande dokument som kallas "Statement of Partnership Authority".

När du har skickat in dessa dokument är ditt företag officiellt registrerat i delstaten. Men pappersarbetet slutar inte där. Om du bedriver aktiebolag eller LLC-bolag måste du också ta fram stadgar eller ett verksamhetsavtal. Fastän dessa dokument inte behöver lämnas in till delstaten är de viktiga, eftersom de beskriver styrningen och driftsrutinerna för ditt företag.

Ditt företag kommer sannolikt också att behöva lämna in en årsredovisning och betala en årlig avgift för att se till att ditt företag förblir utan anmärkning hos delstaten. Förfallodatum, ansökningsavgifter och processer för dessa rapporter kan variera mycket beroende på delstat och företagsstruktur, så se till att notera dessa krav.

9. Skapa ett verksamhetsavtal

Ett verksamhetsavtal är ett grundläggande juridiskt dokument som beskriver de operativa förfarandena och ägarstrukturen för ditt nystartade företag, särskilt om du bildar ett LLC-bolag. Här är vad du behöver veta om det här dokumentet:

• Vad det innehåller
  Ditt verksamhetsavtal bör omfatta viktiga aspekter av ditt företag, såsom procentuell ägandeandel för varje medlem, fördelning av vinster och förluster, medlemmarnas roller och ansvar, förfaranden för att lägga till eller ta bort medlemmar, upplösning av företaget och hur man hanterar tvister mellan medlemmar. Det kan också ange information om mötesfrekvens och rösträtt.

• Varför det är viktigt
  Ett verksamhetsavtal erbjuder tydlighet och struktur, förhindrar missförstånd och skyddar ditt begränsade ansvar genom att separera dina personliga tillgångar från företagets. Det ger en färdplan för beslutsprocesser och lösning av potentiella meningsskiljaktigheter mellan medlemmarna.

• Lagkrav
  Fastän inte alla delstater kräver att ett LLC-bolag har ett verksamhetsavtal är det ett dokument som alla bör ha, även LLC-bolag med en medlem. Vissa delstater kan ha standardregler som styr LLC-bolag utan verksamhetsavtal, men dessa regler kanske inte är lämpliga för dina affärsbehov.

Att skapa ett verksamhetsavtal kräver att du noga överväger hur du vill driva ditt företag och hur beslut kommer att fattas. Det är en bra idé att rådgöra med en advokat eller en professionell rådgivare under denna process för att säkerställa att ditt verksamhetsavtal täcker alla nödvändiga detaljer och är i linje med delstatliga lagar och förordningar. Verksamhetsavtalet är inte ett engångsdokument. I takt med att ditt företag växer och utvecklas bör avtalet ses över och uppdateras för att återspegla förändringar i din företagsstruktur eller strategi.

10. Registrera eventuella varumärken eller patent

Immateriella rättigheter (IP) avser sinnets skapelser, såsom uppfinningar, litterära och konstnärliga verk, designer, symboler, namn och bilder som används i handeln som är lagligt skyddade av patent, upphovsrätt, varumärken eller affärshemligheter. IP-skydd är ett viktigt steg för många nystartade företag. Din immateriella egendom – inklusive ditt företagsnamn, logotyp, produkter eller tjänster – kan vara några av dina mest värdefulla tillgångar, och att skydda dem kan vara nödvändigt för att du ska lyckas.

• Varumärken
  Ett varumärke kan skydda ett ord, en fras, en symbol, en design, eller en kombination därav som identifierar och särskiljer dina varor eller tjänster. Det är det som gör ditt varumärke igenkännbart. Att registrera ett varumärke hos United States Patent and Trademark Office (USPTO) ger dig ensamrätt att använda märket i hela landet i anslutning till dina varor eller tjänster. Processen omfattar en omfattande sökning för att säkerställa att ditt varumärke inte gör intrång i befintliga varumärken, följt av en ansökan som innehåller information om ditt varumärke och de varor eller tjänster det representerar.

• Patent
  Om ditt nystartade företag har uppfunnit en ny och användbar process, maskin, tillverkningsprocess eller materialsammansättning kan du överväga att försöka patentskydda det. Ett patent ger uppfinnaren ensamrätt till uppfinningen, vilket hindrar andra från att tillverka, använda, sälja eller importera den utan tillstånd. Patent beviljas av USPTO och kan ta flera år och betydande resurser att erhålla. Det finns olika typer av patent (nytto-, design- och växtpatent) som var och en skyddar olika aspekter av en uppfinning.

Att säkra immateriella rättigheter kan vara en komplicerad process som kräver detaljerad teknisk och juridisk kunskap – och misstag under ansökningsprocessen kan leda till förlorade rättigheter eller onödiga utgifter. Av denna anledning är det ofta fördelaktigt att anlita en IP-advokat eller en professionell tjänst för att hantera dessa ansökningar. Att skydda din immateriella egendom säkrar inte bara dina rättigheter utan kan också ge mervärde till ditt nystartade företag, locka investerare och ge en konkurrensfördel på marknaden.

Detta är inte en uttömmande lista över juridiska krav, och processen för att starta ett företag kan kräva ytterligare steg eller involvera olika överväganden baserat på en mängd olika faktorer. Vilken typ av verksamhet du har, vilken bransch du är verksam i och de specifika reglerna i den eller de delstater där du planerar att verka kan alla påverka vilka steg du måste ta för att starta ditt företag.

Till exempel kan ett nystartat teknikföretag med en unik mjukvarulösning behöva fokusera mycket på patentansökningar, medan en restaurang skulle behöva rikta in sig på saker som hälsotillstånd och certifieringar för livsmedelshantering. Ett företag som är verksamt i flera delstater måste följa olika delstatliga bestämmelser, vilket kräver en omfattande förståelse för de olika juridiska landskapen.

Ovan beskrivna steg fungerar som en allmän färdplan, men varje företags resa är annorlunda. Gör djupgående efterforskningar, rådgör med yrkesverksamma som advokater och revisorer och sök råd från affärsrådgivare som är bekanta med din specifika bransch och region för att säkerställa att du uppfyller alla juridiska krav. Detta kommer att skapa en grund för lansering och tillväxt som är bäst lämpad för just din verksamhet.