Iniciar una pequeña empresa implica algo más que un plan de negocios sólido, una fuerte demanda del mercado y preparación financiera. También supone una comprensión integral de los complejos requisitos legales que conlleva la propiedad de un negocio. Cada formulario que completes, cada registro que finalices y cada contrato que prepares protegerán a tu organización de posibles responsabilidades legales y pasos en falso. Ignorar estos requisitos, por tediosos que sean, no es una opción.

Pero el cumplimiento legal no es un desafío insuperable. Con un conocimiento profundo de las normativas y los procedimientos, puedes establecer tu negocio sobre una base legal sólida. En este artículo, describiremos los requisitos legales clave para iniciar una pequeña empresa, proporcionando una guía completa para ayudarte a sentar una base sólida para tu empresa.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• Identifica la estructura de tu negocio
  
• Registra el nombre de tu empresa
  
• Solicita un número de identificación fiscal federal o EIN
  
• Regístrate en la oficina de ingresos del estado
  
• Obtén licencias y permisos comerciales
  
• Regístrate para los impuestos estatales del empleador
  
• Obtén un seguro
  
• Presenta documentos de la organización ante el estado
  
• Crea un acuerdo operativo
  
• Registra marcas comerciales o patentes aplicables
  

1. Identifica la estructura de tu negocio

Al establecer tu startup, una de las primeras decisiones importantes es determinar la estructura legal de tu negocio. No se trata de un mero paso burocrático, sino que tiene profundas implicaciones para el crecimiento futuro de tu startup, su expansión, potencial de atracción de inversiones, responsabilidad e implicaciones fiscales. Estas son algunas de las estructuras de entidad comunes que puedes elegir:

• Empresa unipersonal
  Si eres un "solopreneur" que lanza un negocio de bajo riesgo, una empresa unipersonal puede ser una opción rentable y sencilla. Sin embargo, serás personalmente responsable de las deudas comerciales y los problemas legales. Esto podría ser arriesgado si tu startup opera en un sector litigioso o en el que la deuda es común.

• Sociedad colectiva
  Si eres cofundador de la startup, una sociedad colectiva puede parecer una elección natural. Permite compartir la responsabilidad, las ganancias y las pérdidas. Sin embargo, pueden surgir conflictos en estas sociedades, por lo que es esencial redactar un acuerdo que describa las funciones, las responsabilidades y los procesos para la resolución de disputas. Un inconveniente que a menudo se pasa por alto es que puedes ser personalmente responsable de las acciones de tu socio.

• Corporaciones
  Las corporaciones, más comúnmente las sociedades de tipo S y las corporaciones C, son más complejas de crear y administrar debido a los requisitos normativos. Sin embargo, ofrecen una gran ventaja para las startups que buscan capital de riesgo: permiten una fácil división de la propiedad a través de la emisión de acciones. Esto hace que sea mucho más sencillo atraer inversores. Pero pueden ser más costosas de establecer y mantener, y conducen a una doble tributación: primero sobre los ingresos corporativos y luego sobre los dividendos a los accionistas.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)
  Sociedades de responsabilidad limitada suelen ser una buena opción para las startups. Combinan la protección de responsabilidad de las corporaciones con las ventajas fiscales y la flexibilidad operativa de las sociedades colectivas. A diferencia de las corporaciones, las ganancias y pérdidas se pueden transferir a los propietarios sin impuestos a nivel corporativo. No obstante, los inversores pueden preferir las corporaciones, particularmente las corporaciones C, porque permiten acciones preferentes.

Elegir una entidad comercial requiere una comprensión profunda de cada una de estas estructuras y de cómo cada una podría afectar la estrategia a largo plazo de tu startup. Antes de comprometerte con una estructura, analiza tus planes de expansión, financiamiento y tu tolerancia personal al riesgo. Si bien el asesoramiento de profesionales como abogados o contadores públicos puede ser invaluable, los fundadores también deben tener una sólida comprensión de estas implicaciones, ya que afectarán muchos aspectos del recorrido de la startup.

2. Registra el nombre de tu empresa

Establecer un nombre original y reconocible para tu startup es importante para fines de marca, marketing y legales. El proceso consta de varios pasos y depende de la estructura empresarial que hayas elegido.

• Declaración del nombre comercial (DBA)
  Si eres propietario único o una sociedad colectiva, y quieres hacer negocios con un nombre diferente al tuyo o al de tus socios, tendrás que registrar un nombre comercial, también conocido como "nombre ficticio" o "nombre de la empresa". Este proceso varía según el estado, pero generalmente implica realizar una búsqueda para asegurarse de que el nombre no esté en uso, y luego registrarlo en una agencia estatal específica.

• Nombre de la empresa o LLC
  Si constituiste una sociedad anónima o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), el nombre que elegiste cuando presentaste el acta constitutiva o la organización ya está registrada y protegida en tu estado. Sin embargo, si quieres hacer negocios con un nombre diferente, también tendrás que presentar un nombre comercial.

• Marcas comerciales
  Si quieres evitar que otras empresas usen el nombre de tu empresa y confundan a tus clientes, deberías considerar registrarlo como marca comercial. Este es un proceso más complejo, que a menudo requiere la ayuda de un abogado de marcas. Puedes registrar una marca a nivel estatal, pero para obtener la protección más amplia, especialmente si planeas hacer negocios o tener presencia en línea fuera de tu propio estado, debes registrarla en la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO).

Elegir y registrar el nombre de tu empresa requiere una reflexión minuciosa. El nombre de tu empresa es una parte clave de tu marca y de tu estrategia de marketing. Debe reflejar lo que hace tu startup y destacarse en los mercados a los que te diriges. Asimismo, debes asegurarte de que el nombre elegido no infrinja las marcas comerciales o los nombres de empresas existentes, ya que esto podría dar lugar a costosas disputas legales en el futuro. Cada estado tiene sus propias leyes y normativas en relación con el registro de nombres comerciales y marcas comerciales, así que asegúrate de investigar las normas aplicables en tu estado específico.

3. Solicita un número de identificación fiscal federal o EIN

Un número de identificación de empleador (EIN) es esencialmente un número de Seguro Social para tu empresa. Es un número único de nueve dígitos asignado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) a las empresas para la declaración de impuestos y la elaboración de informes. Incluso si no planeas tener empleados, la mayoría de las empresas están obligadas a obtener un EIN.

• ¿Quién necesita un EIN?
  Si tu empresa es una corporación o una sociedad colectiva, o tiene empleados, necesitarás un EIN. La mayoría de los bancos también exigen un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial. Un EIN también es necesario si trabajas por cuenta propia y quieres crear un plan de jubilación con impuestos diferidos, o si estás involucrado en fideicomisos, patrimonios, canales de inversión hipotecaria de bienes raíces, organizaciones sin fines de lucro o cooperativas de agricultores.

• Cómo solicitarlo
  El proceso para solicitar un EIN es sencillo y gratuito. Puedes solicitarlo en línea a través del sitio web del IRS. Tendrás que completar la solicitud en una sola sesión, ya que no puedes guardarla y regresar más tarde, así que asegúrate de haber reunido toda la información necesaria de antemano.

• Información necesaria
  Para solicitar un EIN, deberás proporcionar información sobre tu empresa, como su nombre legal, el condado y el estado donde opera, y la naturaleza de tus actividades comerciales. También tendrás que proporcionar información sobre la "parte responsable", es decir, la persona o entidad que controla, administra o dirige tu empresa y sus activos.

Obtener un EIN al principio del proceso de configuración de tu startup es beneficioso porque te permite mantener la privacidad de tu número de Seguro Social, lo que reduce el riesgo de robo de identidad. Además, te permite completar otras actividades de creación de empresas que pueden requerir un EIN, como abrir una cuenta bancaria comercial o solicitar licencias y permisos comerciales.

4. Regístrate en la oficina de ingresos del estado

Una vez que hayas establecido el nombre de tu empresa y tengas tu EIN, deberás registrarte en el Departamento de Ingresos u organismo equivalente de tu estado. Este registro le permite a tu startup pagar impuestos estatales, que pueden incluir el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el seguro de desempleo y el impuesto a los ingresos. Los requisitos pueden variar significativamente de un estado a otro, por lo que es importante comprender tus obligaciones específicas. Estos son algunos de los impuestos que podrías tener que pagar:

• Impuesto sobre las ventas
  Si vendes un producto físico, es probable que tengas que registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. Algunos estados también exigen el impuesto sobre las ventas para ciertos servicios. Después de registrarte, cobrarás el impuesto sobre las ventas de los clientes y lo remitirás al estado. La frecuencia de estos pagos varía según el estado y también puede depender del volumen de tus ventas.

• Impuestos del empleador
  Si planeas contratar empleados, también tendrás que pagar el impuesto del seguro de desempleo y la retención fiscal a cuenta de los empleados. El impuesto del seguro de desempleo va a un fondo estatal que paga beneficios a los trabajadores despedidos por causas ajenas a su voluntad. La retención fiscal a cuenta es el impuesto a los ingresos que los empleadores retienen de los salarios de los empleados y pagan directamente al gobierno.

• Impuesto a los ingresos
  Según la estructura de tu empresa, es posible que también tengas que pagar el impuesto estatal a los ingresos. Por ejemplo, si bien una LLC en sí misma no está sujeta al impuesto a los ingresos (y el impuesto "se transfiere" a los miembros individuales), algunos estados imponen un impuesto de franquicia o privilegio a las LLC por el privilegio de hacer negocios en ese estado.

Cabe destacar que no todos los estados tienen la misma estructura tributaria. Algunos estados no tienen impuestos sobre las ventas, otros no tienen un impuesto a los ingresos individuales y unos pocos no cobran ninguno de los dos. Además, algunas ciudades y condados también imponen impuestos adicionales, por lo que también tendrás que tener en cuenta las normativas locales.

Abordar estas obligaciones fiscales estatales y locales puede ser complejo, y hay mucho en juego. Si no te registras y no pagas correctamente los impuestos de tu empresa, podrías enfrentarte a sanciones, multas e intereses sobre cualquier cantidad vencida. Es posible que desees considerar la posibilidad de utilizar los servicios de un profesional de impuestos, que puede asegurarse de que cumplas con todas tus obligaciones y aproveches los posibles beneficios fiscales.

5. Obtén licencias y permisos comerciales

Para operar legalmente, es posible que tu startup necesite licencias y permisos específicos. Estos requisitos varían mucho según la ubicación y el sector de tu empresa. No obtener las licencias y permisos necesarios puede provocar sanciones y, en casos extremos, obligarte a dejar de operar. Estos son algunos ejemplos de licencias y permisos que se te pueden solicitar:

• Licencias y permisos estatales
  Muchos estados exigen que determinadas empresas tengan licencias. Por ejemplo, si tu startup está en el sector de servicios de alimentos, es probable que necesites permisos sanitarios y un permiso de manipulación de alimentos. Los servicios profesionales, como los servicios legales, los bienes raíces y la atención médica, a menudo requieren licencias profesionales.

• Licencias y permisos locales
  Además de las licencias estatales, es posible que tu ciudad o condado te exija tener ciertos permisos. Algunos ejemplos comunes son los permisos de señalización, los permisos de negocios en el hogar y una licencia comercial general. El proceso para obtenerlos a menudo se puede encontrar en el sitio web del gobierno local de tu ciudad o condado.

• Licencias y permisos federales
  Por lo general, las licencias federales solo se requieren para sectores específicos. Por ejemplo, si tu negocio se dedica a la radiodifusión, la aviación o la venta de alcohol, tabaco o armas de fuego, necesitarás una licencia o permiso federal.

• Permisos de especialidad
  Según tus operaciones, es posible que necesites permisos adicionales. Por ejemplo, si tu negocio afecta el medio ambiente, como ciertas operaciones de fabricación, es posible que necesites un permiso ambiental.

Obtener las licencias y permisos adecuados es un paso importante en el recorrido de tu startup. El proceso puede llevar mucho tiempo y ser complejo, por lo que es aconsejable comenzar con tiempo. Asegúrate de que tu empresa cumpla plenamente con todas las normativas para evitar futuras sanciones o interrupciones en las operaciones. Ten en cuenta que los requisitos pueden variar según tu sector, ubicación y actividades comerciales específicas, por lo que se recomienda una investigación exhaustiva o una consulta con un experto en negocios.

6. Regístrate para los impuestos estatales del empleador

Cuando comiences a contratar empleados para tu startup, deberás cumplir con responsabilidades fiscales específicas relacionadas con el empleo, que incluyen:

• Impuesto sobre el seguro de desempleo
  En los EE. UU., las empresas deben pagar impuestos estatales sobre el seguro de desempleo, también conocidos como impuestos SUTA o SUI, para financiar los beneficios de desempleo. El proceso de registro y pago varía según el estado. Por lo general, debes registrarte en el departamento de trabajo del estado o en la agencia de seguro de desempleo. La tasa impositiva que pagarás a menudo depende de factores como tu sector y el historial de despidos de tu empresa.

• Retención fiscal a cuenta de empleados
  Como empleador, también deberás retener ciertos impuestos de los salarios de tus empleados y pagarlos al gobierno. Por lo general, esto incluye el impuesto federal a los ingresos y los impuestos FICA, que financian el Seguro Social y Medicare. En la mayoría de los estados, también tendrás que retener el impuesto estatal a los ingresos. Los detalles de este proceso dependen de las reglas de tu estado y de los detalles de tu nómina.

La gestión de estas obligaciones fiscales puede resultar compleja, sobre todo a medida que tu startup crece y tu plantilla se expande. Mantén la organización, lleva registros precisos y realiza pagos de impuestos a tiempo. A muchas empresas les resulta beneficioso utilizar servicios de nómina o contratar a un contador para estas tareas y para mantenerse al día con las leyes fiscales federales, estatales y locales, ya que pueden cambiar de un año a otro.

7. Contrata un seguro

El seguro adecuado puede proteger tu negocio de pérdidas financieras causadas por diferentes riesgos, incluidos daños a la propiedad, robo, reclamos legales e incluso interrupción del negocio. A continuación te brindamos una descripción general de algunos tipos de seguros con los que podrías lidiar:

• Seguro de responsabilidad general
  Esta cobertura protege a tu empresa si es demandada por causar lesiones físicas o daños a la propiedad. Por ejemplo, si un cliente se resbala y cae en tu oficina o si daña accidentalmente la propiedad del cliente durante una llamada de servicio, el seguro de responsabilidad general puede ayudar a cubrir los costos legales y los daños.

• Seguro de propiedad
  Si posees o alquilas un espacio físico para tu negocio, el seguro de propiedad puede proteger los edificios y su contenido en caso de incendios, robos u otros desastres. Incluso las empresas basadas en el hogar deben considerar esta cobertura, ya que es posible que el seguro para propietarios de viviendas no cubra correctamente los bienes comerciales.

• Seguro de indemnización por accidente laboral
  Si tienes empleados, la mayoría de los estados requieren que tengas un seguro de indemnización por accidente laboral. Esta cobertura puede ayudar a pagar los gastos médicos y los salarios perdidos si un empleado se lesiona en el trabajo.

• Seguro de responsabilidad profesional
  Si tu empresa ofrece servicios profesionales, como consultoría o asesoramiento financiero, considera un seguro de responsabilidad profesional (también conocido como seguro de errores y omisiones). Puede brindarte protección si te demandan por negligencia, tergiversación o asesoramiento inexacto.

• Seguro de responsabilidad cibernética
  Si tu startup almacena datos sensibles de los clientes (como información de tarjetas de crédito o datos personales), el seguro de responsabilidad cibernética puede protegerte en caso de filtraciones de datos o ataques cibernéticos.

Elegir los tipos y niveles correctos de seguro puede ser complejo, y depende de varios factores, incluida la naturaleza de tu negocio, su ubicación y su tamaño. Es aconsejable consultar a un corredor de seguros con experiencia que entienda tu sector y pueda guiarte hacia las coberturas adecuadas. Ten en cuenta que a medida que tu negocio cambia con el tiempo, tus necesidades de seguro también pueden cambiar, así que revisa tu cobertura periódicamente.

8. Presenta documentos de la organización ante el estado

Para establecer formalmente la estructura legal de tu startup, debes presentar ciertos documentos de la organización ante la secretaría de estado de tu estado o una agencia gubernamental similar. Los documentos exactos y el proceso de presentación pueden variar según el estado y la estructura legal elegida. A continuación, presentamos un breve resumen de los requisitos para las diferentes estructuras empresariales:

• Corporaciones
  Si vas a crear una corporación, tendrás que presentar los estatutos constitutivos. Este documento incluye detalles clave sobre tu empresa, como su nombre, dirección de la oficina principal, propósito, la cantidad de acciones que está autorizada a emitir e información sobre el agente registrado.

• Sociedad de responsabilidad limitada
  Si estás iniciando una LLC, deberás presentar las actas constitutivas. Al igual que los estatutos constitutivos, este documento incluirá el nombre de tu LLC, la dirección de la oficina principal, el propósito de la LLC e información sobre el agente registrado.

• Sociedad colectiva
  Si deseas constituir una sociedad colectiva, los requisitos pueden variar. Algunos estados requieren que las sociedades presenten un documento similar llamado "Declaración de autoridad de la sociedad".

Después de presentar estos documentos, tu empresa está registrada oficialmente en el estado. Pero los trámites no se terminan ahí. Si operas como una corporación o una LLC, también tendrás que crear estatutos o un acuerdo operativo. Si bien no es necesario presentar estos documentos ante el estado, son importantes, ya que describen los procedimientos operativos y de gobernanza de tu empresa.

Es probable que tu empresa también deba presentar un informe anual y pagar una comisión anual para mantener tu empresa al día con el estado. La fecha de vencimiento, las comisiones de presentación y los procesos para estos informes pueden variar mucho según el estado y la estructura de la empresa, así que asegúrate de tener en cuenta estos requisitos.

9. Crea un acuerdo operativo

Un acuerdo operativo es un documento legal fundamental que describe los procedimientos operativos y la estructura de propiedad de tu startup, especialmente si estás creando una LLC. Esto es lo que necesitas saber sobre este documento:

• Qué incluye
  Tu acuerdo operativo debe cubrir aspectos clave de tu empresa, como el porcentaje de propiedad de cada miembro, la distribución de ganancias y pérdidas, las funciones y responsabilidades de los miembros, los procedimientos para agregar o eliminar miembros, la disolución de la empresa y cómo manejar las disputas entre los miembros. También puede especificar detalles como la frecuencia de las reuniones y los derechos a voto.

• Por qué es importante
  Un acuerdo operativo proporciona claridad y estructura, evita malentendidos y protege tu estado de responsabilidad limitada al separar tus activos personales de los de la empresa. Proporciona una hoja de ruta para los procesos de toma de decisiones y la resolución de posibles desacuerdos entre los miembros.

• Requisitos legales
  Si bien no todos los estados requieren que una LLC tenga un acuerdo operativo, se recomienda tener uno, incluso para las LLC de un solo miembro. Algunos estados pueden tener reglas predeterminadas que rigen las LLC sin acuerdos operativos, pero es posible que estas reglas no sean adecuadas para las necesidades de tu empresa.

Crear un acuerdo operativo requiere considerar cuidadosamente cómo deseas administrar tu negocio y cómo se tomarán las decisiones. Se aconseja consultar a un abogado o asesor profesional durante este proceso para asegurarte de que tu acuerdo operativo cubra todos los detalles necesarios y esté en línea con las leyes y normativas estatales. El acuerdo operativo no es un documento que se revise una sola vez. A medida que tu empresa crezca y evolucione, el acuerdo debe revisarse y actualizarse para reflejar los cambios en la estructura o estrategia de tu empresa.

10. Registra marcas comerciales o patentes aplicables

La propiedad intelectual (PI) se refiere a las creaciones de la mente, como las invenciones, las obras literarias y artísticas, los diseños, los símbolos, los nombres y las imágenes utilizados en el comercio, que están legalmente protegidos por patentes, derechos de autor, marcas comerciales o secretos comerciales. La protección de la propiedad intelectual es un paso importante para muchas empresas emergentes. Tu propiedad intelectual, incluido el nombre de tu empresa, el logotipo, los productos o los servicios, puede ser uno de tus activos más valiosos, y protegerlo puede ser necesario para alcanzar el éxito.

• Marcas comerciales
  Una marca registrada puede proteger una palabra, frase, símbolo, diseño, o una combinación de estos, que identifique y distinga tus productos o servicios. Es lo que hace que tu marca sea reconocible. El registro de una marca comercial en la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO) te otorga derechos exclusivos para usar la marca en todo el país en relación con tus productos o servicios. El proceso implica una búsqueda exhaustiva para garantizar que tu marca no infrinja las marcas comerciales existentes, seguida de una solicitud que incluye detalles sobre la marca y los productos o servicios que representa.

• Patentes
  Si tu startup ha inventado un proceso, una máquina, una fabricación o una composición de materia nuevos y útiles, es posible que desees considerar la posibilidad de solicitar una patente. Una patente le otorga al inventor derechos exclusivos sobre la invención, impidiendo que otros la fabriquen, utilicen, vendan o importen sin permiso. La USPTO otorga las patentes y su obtención puede llevar varios años y recursos considerables. Existen diferentes tipos de patentes (patentes comerciales, de diseño y de plantas). Cada una protege un aspecto diferente de una invención.

Garantizar los derechos de propiedad intelectual puede ser un proceso complejo que requiere conocimientos técnicos y jurídicos detallados, y los errores durante el proceso de solicitud pueden dar lugar a la pérdida de derechos o a gastos innecesarios. Por esta razón, a menudo es beneficioso contratar a un abogado especializado en propiedad intelectual o un servicio profesional para que se encargue de estas solicitudes. Proteger tu propiedad intelectual no solo asegura sus derechos, sino que también puede agregar valor a tu startup, atraer inversores y proporcionar una ventaja competitiva en el mercado.

Esta no es una lista exhaustiva de requisitos legales, y el camino para iniciar un negocio puede requerir pasos adicionales o diferentes consideraciones basadas en una variedad de factores. La naturaleza de tu startup, la industria en la que operas y las normativas específicas del estado o estados donde planeas operar pueden influir en los pasos que deberás seguir para iniciar tu negocio.

Por ejemplo, una startup tecnológica con una solución de software única podría tener que centrarse en gran medida en las solicitudes de patentes, mientras que un restaurante tendría otras preocupaciones, como los permisos sanitarios y las certificaciones de manipulación de alimentos. Una empresa que opera en varios estados tendrá que cumplir con diferentes regulaciones estatales, lo que requiere una comprensión integral de los diferentes panoramas legales.

Los pasos anteriores sirven como una hoja de ruta general, pero el recorrido de cada empresa es diferente. Realiza una investigación en profundidad, consulta a profesionales como abogados y contadores, y busca el asesoramiento de asesores comerciales familiarizados con tu sector y región específicos para asegurarte de que cumples con todos los requisitos legales. Esto creará los cimientos para el lanzamiento y el crecimiento que mejor se adapte a tu negocio específico.