L’avvio di una piccola azienda non necessita solo di un business plan solido, una forte domanda sul mercato e disponibilità finanziaria. Richiede anche una comprensione approfondita dei complessi requisiti legali che la proprietà di un’azienda implica. Ogni modulo che compili, registrazione che completi e contratto che prepari proteggono la tua organizzazione da passi falsi e potenziali responsabilità legali. Per quanto possano essere tediosi, non è possibile ignorare questi requisiti.

Tuttavia, la conformità legale non è una sfida insormontabile. Con una conoscenza approfondita di normative e procedure, puoi fondare la tua azienda su solide basi giuridiche. In questo articolo verranno descritti i principali requisiti legali per avviare una piccola azienda, fornendo una guida esaustiva per aiutarti a porre solide basi per la tua impresa.

Contenuto dell'articolo

• Identifica la struttura aziendale
  
• Registra la ragione sociale
  
• Richiedi un ID fiscale federale o EIN
  
• Registrati presso l’ufficio delle entrate dello stato
  
• Ottieni le licenze commerciali e i permessi
  
• Registrati per le imposte di datore di lavoro dello stato
  
• Stipula un’assicurazione
  
• Presenta i documenti organizzativi allo stato
  
• Redigi un accordo operativo
  
• Registra eventuali marchi o brevetti applicabili
  

1. Identifica la struttura aziendale

Quando devi creare una start-up, una delle prime decisioni importanti da prendere è stabilire la struttura legale della tua azienda. Non si tratta semplicemente di un passaggio burocratico poiché ha anche implicazioni profonde per la crescita futura della start-up, la scalabilità, il potenziale per attrarre gli investimenti, la responsabilità e le ripercussioni fiscali. Ecco alcune delle strutture aziendali comuni tra cui puoi scegliere:

• Ditta individuale
  Se sei un solopreneur che lancia un’attività a basso rischio, una ditta individuale può essere un’opzione semplice e conveniente. Tuttavia, sarai responsabile personalmente dei debiti aziendali e delle questioni legali. Questo potrebbe essere rischioso se la startup opera in un settore in cui si ricorre spesso alle vie legali o si contraggono frequentemente debiti.

• Partnership
  Se decidi di cofondare la start-up, una partnership può sembrare la soluzione più ovvia. Permette di condividere responsabilità, profitti e perdite. Tuttavia, in una partnership possono nascere dei conflitti, quindi è fondamentale redarre un accordo di partnership delineando ruoli, responsabilità e procedure per la risoluzione delle contestazioni. Un aspetto negativo spesso trascurato è che potresti essere personalmente responsabile delle azioni del tuo partner.

• Corporation
  Le corporation, o più comunemente S-Corp e C-Corp, sono più complesse da costituire e gestire a causa dei requisiti normativi. Tuttavia, spesso offrono un grande vantaggio alle start-up che cercano venture capital: consentono di dividere in modo facile la proprietà attraverso l’emissione di azioni. Questo permette di semplificare notevolmente il coinvolgimento degli investitori. Allo stesso tempo, le corporation possono avere costi di costituzione e gestione più elevati ed essere soggette a una doppia tassazione, prima sull’utile aziendale e poi sui dividendi degli azionisti.

• Società a responsabilità limitata (LLC)
  Le LLC rappresentano spesso una scelta valida per le start-up. Combinano la protezione dalle responsabilità delle corporation con i vantaggi fiscali e la flessibilità operativa delle partnership. A differenza delle corporation, profitti e perdite possono essere trasferiti direttamente ai titolari senza tassazione a livello aziendale. Tuttavia, gli investitori potrebbero preferire le corporation, in particolare le C-Corp, perché permettono le azioni privilegiate.

La scelta di un’entità aziendale richiede una comprensione approfondita di ciascuna di queste strutture e del modo in cui ognuna può influenzare la strategia a lungo termine della start-up. Prima di optare per una struttura, prendi in considerazione i piani per la crescita, i finanziamenti e la tua personale propensione al rischio. Sebbene la consulenza di professionisti quali avvocati o commercialisti sia fondamentale, anche i fondatori devono comprendere a fondo queste implicazioni poiché influenzeranno numerosi aspetti del percorso della start-up.

2. Registra la ragione sociale

Stabilire un nome originale e riconoscibile per la start-up è estremamente importante ai fini legali, di branding e di marketing. La procedura prevede diversi passaggi e dipende dal tipo di struttura aziendale scelta.

• Nome commerciale
  Se la tua è una ditta individuale o una partnership e vuoi operare con un nome diverso dal tuo nome personale o quello dei tuoi partner, dovrai registrare un nome commerciale, noto anche come “doing business as” o DBA. Questo processo varia in base allo stato, ma generalmente prevede una ricerca per assicurarsi che il nome non sia già utilizzato e quindi la registrazione presso un’agenzia specifica dello stato.

• Nome della corporation o della LLC
  Se hai costituito una corporation o una LLC, il nome che hai scelto quando hai presentato l’atto costitutivo è già registrato e protetto nel tuo stato. Tuttavia, se vuoi operare con un nome diverso, devi registrare anche un nome commerciale.

• Marchi registrati
  Se vuoi evitare che altre aziende usino la tua ragione sociale in modi che potrebbero confondere i tuoi clienti, dovresti valutare di registrarla come marchio. Si tratta di una procedura più complessa, che spesso richiede l’assistenza di un avvocato specializzato in marchi registrati. Puoi registrare un marchio a livello di stato, ma per una maggiore protezione, specialmente se pensi di operare o avere una presenza online al di fuori del tuo stato, dovresti registrarlo presso lo United States Patent and Trademark Office (USPTO).

La scelta e la registrazione della ragione sociale richiedono un’attenta riflessione. La ragione sociale è una parte fondamentale del brand e della strategia di marketing. Dovrebbe riflettere cosa fa la start-up e distinguersi nei mercati a cui punti. Devi anche accertarti che il nome scelto non violi marchi registrati o ragioni sociali esistenti, poiché questo potrebbe dar luogo a costose controversie legali. Ogni stato ha le proprie leggi e normative in ambito di marchi registrati e registrazione della ragione sociale, quindi assicurati di controllare le regole applicabili nel tuo stato specifico.

3. Richiedi un ID fiscale federale o EIN

Un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN, employer identification number) è praticamente un Social Security Number per le aziende. Si tratta di un numero univoco a nove cifre assegnato dall’Internal Revenue Service (IRS) alle aziende per scopi fiscali e di reportistica. Anche se non prevedono di assumere dipendenti, a molte aziende è richiesto di ottenere un EIN.

• Chi deve avere un EIN
  Se la tua azienda è una corporation o una partnership o ha dei dipendenti, deve avere un EIN. La maggior parte delle banche inoltre richiede un EIN per aprire un conto bancario business. Un EIN è necessario anche nel caso di lavoratori autonomi che desiderano creare un piano pensionistico con imposte differite o in caso di coinvolgimento in trust, proprietà fondiarie, società interposte (conduit company) nel settore degli investimenti immobiliari ipotecari, organizzazioni non profit o cooperative agricole.

• Come fare domanda
  La procedura per richiedere un EIN è semplice e gratuita. Puoi fare domanda online tramite il sito web dell’IRS. Dovrai completare la richiesta in un’unica sessione poiché non è possibile salvare e ritornare successivamente, quindi assicurati di avere raccolto tutte le informazioni necessarie prima di iniziare.

• Informazioni necessarie
  Per richiedere un EIN, dovrai fornire informazioni sulla tua azienda, come la ragione sociale, il paese e lo stato dove opera e la natura delle attività aziendali. Dovrai anche fornire informazioni sulla “parte responsabile”, ovvero la persona fisica o entità che controlla, gestisce o dirige l’azienda e i relativi asset.

Disporre di un EIN nelle fasi iniziali della costituzione della start-up è utile poiché ti consente di mantenere segreto il tuo Social Security Number, riducendo il rischio di furti di identità. Inoltre, ti consente di completare altre attività relative alla costituzione dell’azienda che possono richiedere un EIN, come l’apertura di un conto bancario business o la richiesta di licenze commerciali o permessi.

4. Registrati presso l’ufficio delle entrate dello stato

Una volta stabilita la ragione sociale e ottenuto l’EIN, dovrai registrarti presso il Department of Revenue o ente equivalente dello stato. Questa registrazione permette alla start-up di pagare le tasse statali, che possono includere l’imposta sulle vendite, le imposte per l'indennità di disoccupazione e l’imposta sul reddito. I requisiti possono variare da stato a stato, quindi è importante comprendere gli obblighi specifici. Ecco alcune delle imposte che potresti dover pagare:

• Imposta sulle vendite
  Se vendi un prodotto fisico, è probabile che tu debba registrarti per una licenza per l’imposta sulle vendite. Alcuni stati richiedono l’imposta sulle vendite anche per determinati servizi. Dopo la registrazione, riscuoterai l’imposta sulle vendite dai clienti e la verserai allo stato. La frequenza di questi pagamenti varia in base allo stato e può anche dipendere dal volume delle vendite.

• Imposte del datore di lavoro
  Se prevedi di assumere dipendenti, dovrai anche pagare le imposte per l'indennità di disoccupazione e le ritenute fiscali. Le imposte per l'indennità di disoccupazione vengono versate in un fondo statale che paga un sussidio ai dipendenti che hanno perso involontariamente il lavoro. Le ritenute fiscali sono le imposte sul reddito che i datori di lavoro trattengono dalle buste paga dei dipendenti e pagano direttamente al governo.

• Imposta sul reddito
  Dipendentemente dalla struttura aziendale, potresti dover pagare anche l’imposta sul reddito statale. Ad esempio, sebbene una LLC non sia soggetta all’imposta sul reddito (con l’imposta che viene trasferita ai singoli membri), alcuni stati impongono alle LLC una franchigia o tassa per il privilegio di fare affari in quello stato.

In particolare, non tutti gli stati hanno la stessa struttura fiscale. Alcuni stati non applicano l’imposta sulle vendite, altri non prevedono un’imposta sul reddito individuale e un gruppo di stati non ha nessuna delle due. Inoltre, alcune città e contee impongono delle tasse aggiuntive, quindi è necessario prendere in considerazione anche le normative locali.

Rispettare tutti gli obblighi fiscali statali e locali può essere complicato e la posta in gioco è alta. Se non ti registri e non paghi le imposte aziendali correttamente, puoi incorrere in penali, multe e interessi per qualsiasi importo arretrato. Pertanto, può essere utile avvalersi dei servizi di un commercialista, che può assicurarsi che la tua azienda rispetti tutti gli obblighi e usufruisca di eventuali benefici fiscali.

5. Ottieni le licenze commerciali e i permessi

Per operare legalmente, la tua start-up potrebbe avere bisogno di licenze e permessi specifici. Questi requisiti variano notevolmente in base alla posizione geografica e al settore in cui opera la tua azienda. Il mancato conseguimento delle licenze e dei permessi necessari può dare origine a penali e, in casi estremi, obbligarti a cessare le attività. Ecco alcuni esempi di licenze e permessi che potresti dover ottenere:

• Licenze e permessi di stato
  Molti stati richiedono che aziende specifiche siano in possesso di licenze. Ad esempio, se la tua start-up opera nel settore dei servizi alimentari, probabilmente avrai bisogno di permessi sanitari e per il trattamento di alimenti. I servizi professionali, come servizi legali, immobiliari e per l’assistenza sanitaria, spesso devono avere licenze professionali.

• Licenze e permessi locali
  Oltre alle licenze statali, la città o contea può richiedere alcuni permessi. Esempi comuni comprendono autorizzazioni per la segnaletica, permessi per attività domiciliari e una licenza commerciale generale. La procedura per ottenerli spesso è disponibile sul sito web del governo della contea o della città.

• Licenze e permessi federali
  Le licenze federali in genere sono necessarie solo per settori specifici. Ad esempio, se la tua attività coinvolge il broadcasting, l’aviazione o la vendita di alcool, tabacco o armi da fuoco, dovrai avere una licenza o un permesso federale.

• Permessi speciali
  Dipendentemente dalle attività, potresti aver bisogno di ulteriori permessi. Ad esempio, se la tua attività ha impatto sull’ambiente, come alcune tipologie di produzioni, potresti dover ottenere un permesso ambientale.

Il conseguimento delle licenze e dei permessi appropriati è un passaggio importante nel percorso di una start-up. Il processo può essere lungo e complesso, quindi conviene iniziare subito. Assicurati che la tua azienda sia completamente conforme a tutte le normative per evitare penali future o interruzioni delle attività. Tieni presente che i requisiti possono variare in base al settore, alla posizione geografica e al tipo di attività, quindi è altamente consigliabile eseguire ricerche approfondite o consultare un esperto.

6. Registrati per le imposte di datore di lavoro dello stato

Quando inizi ad assumere dipendenti per la tua start-up, dovrai ottemperare a specifici obblighi fiscali relativi all’assunzione, tra cui:

• Imposte per l'indennità di disoccupazione
  Negli Stati Uniti, le aziende sono tenute a pagare le imposte statali per l'indennità di disoccupazione, note anche come imposte SUTA o SUI, per finanziare i sussidi di disoccupazione. La procedura di registrazione e pagamento varia in base allo stato. In genere, devi procedere con la registrazione presso il dipartimento del lavoro dello stato o l’agenzia per l’indennità di disoccupazione. L’aliquota fiscale che dovrai pagare spesso dipende da fattori quali il settore e la storia di licenziamenti della tua azienda.

• Ritenute fiscali per i dipendenti
  In qualità di datore di lavoro, sei anche tenuto a trattenere determinate imposte dalle buste paga dei dipendenti e versarle al governo. Queste in genere comprendono l’imposta federale sul reddito e le imposte FICA, che finanziano previdenza sociale e assistenza sanitaria. Nella maggior parte degli stati, dovrai anche trattenere l’imposta statale sul reddito. I dettagli di questa procedura dipendono dalle regole in vigore nello stato e dai dettagli del sistema di retribuzione.

La gestione di questi obblighi fiscali può rivelarsi complessa, specialmente quando la start-up cresce e la forza lavoro si espande. Pertanto è importante essere organizzati, tenere registri accurati e pagare le tasse in modo puntuale. Molte aziende trovano utile avvalersi di servizi per le buste paga o assumere un contabile per gestire queste attività e tenere sotto controllo le normative fiscali federali, statali e locali, che possono cambiare di anno in anno.

7. Stipula un’assicurazione

La giusta assicurazione può proteggere la tua azienda dalle perdite finanziarie causate da una serie di rischi, inclusi danni alla proprietà, furti, azioni legali e persino interruzione dell’attività. Ecco una panoramica di alcuni tipi di assicurazione che potrebbero interessarti:

• Assicurazione di responsabilità civile generale
  Questa copertura protegge la tua azienda in caso di denunce per lesioni personali o danni alla proprietà. Ad esempio, se un cliente scivola e cade nel tuo ufficio o se danneggi la proprietà di un cliente durante un intervento in loco, l’assicurazione di responsabilità civile generale può contribuire a coprire i costi legali e i danni.

• Assicurazione di proprietà
  Se possiedi o affitti uno spazio fisico per la tua azienda, l’assicurazione di proprietà può proteggere gli edifici e il contenuto in caso di incendio, furto o altri disastri. Anche le aziende con sede domestica dovrebbero prendere in considerazione questa copertura poiché le assicurazioni per la casa potrebbero non coprire adeguatamente le proprietà aziendali.

• Assicurazione contro gli infortuni dei lavoratori
  Se hai dei dipendenti, nella maggior parte degli stati è obbligatorio stipulare un’assicurazione contro gli infortuni dei lavoratori. Questa assicurazione può contribuire a pagare le spese mediche e la perdita di salario se un dipendente ha un infortunio sul lavoro.

• Assicurazione di responsabilità civile professionale
  Se la tua azienda fornisce servizi professionali, come servizi di consulenza finanziaria, valuta un’assicurazione di responsabilità civile professionale. Ti protegge in caso di denunce per negligenza, false dichiarazioni o consulenza non accurata.

• Assicurazione informatica
  Se la tua start-up conserva dati sensibili dei clienti (come informazioni personali o su carte di credito), un’assicurazione informatica può proteggerti in caso di violazione dei dati o attacchi informatici.

La scelta tra i vari tipi e livelli di assicurazione può essere complessa e dipende da diversi fattori, tra cui la natura, la posizione geografica e le dimensioni dell’azienda. È una buona idea consultare un broker assicurativo esperto che conosce il tuo settore e può indirizzarti verso le coperture appropriate. Tieni presente che come la tua azienda cambia nel tempo, anche la tua assicurazione potrebbe cambiare, quindi controlla periodicamente la copertura.

8. Presenta i documenti organizzativi allo stato

Per stabilire formalmente la struttura giuridica della tua start-up, devi presentare determinati documenti organizzativi alla segreteria di stato o a un ente governativo equivalente. La procedura di presentazione e i documenti precisi possono variare in base allo stato e alla struttura giuridica scelta. Ecco una breve panoramica dei requisiti per le diverse strutture aziendali:

• Corporation
  Se vuoi costituire una corporation, dovrai depositare l’atto costitutivo. Questo documento comprende dettagli chiave sulla tua azienda, come il nome, l’indirizzo della sede principale, lo scopo, il numero di azioni che la corporation è autorizzata a emettere e le informazioni sull’agente autorizzato.

• LLC
  Se vuoi avviare una LLC (società a responsabilità limitata), dovrai presentare un atto costitutivo. Come per la corporation, questo documento includerà il nome della LLC, l’indirizzo della sede principale, lo scopo e le informazioni sull’agente autorizzato.

• Partnership
  Se intendi formare una partnership, i requisiti possono variare. Alcuni stati richiedono alle partnership di presentare un documento chiamato “Statement of Partnership Authority”.

Una volta presentati questi documenti, la tua azienda sarà ufficialmente registrata nello stato. Tuttavia, la parte burocratica non finisce qui. Se operi come corporation o LLC, dovrai anche creare uno statuto o un accordo operativo. Sebbene questi documenti non debbano essere presentati allo stato, sono importanti perché delineano le procedure operative e di governance dell’azienda.

La tua azienda probabilmente dovrà anche presentare un report annuale e pagare una tassa annuale per essere in regola con lo stato. La data di scadenza, le commissioni per la presentazione e le procedure per questi report possono variare notevolmente in base allo stato e alla struttura aziendale, quindi assicurati di controllare questi requisiti.

9. Redigi un accordo operativo

Un accordo operativo è un documento legale fondamentale che descrive le procedure operative e la struttura di proprietà della start-up, in particolare se intendi costituire una LLC. Ecco tutto quello che devi sapere su questo documento:

• Cosa contiene
  L’accordo operativo deve coprire gli aspetti essenziali della tua azienda, come la percentuale di proprietà per ciascun membro, la distribuzione di profitti e perdite, i ruoli e le responsabilità dei membri, le procedure per l’aggiunta o la rimozione di membri, lo scioglimento dell’azienda e come gestire le controversie tra i membri. Specifica inoltre dettagli quali la frequenza delle riunioni e i diritti di voto.

• Perché è importante
  Un accordo operativo garantisce chiarezza e struttura, evita malintesi e salvaguarda lo stato di responsabilità limitata separando i tuoi beni personali da quelli dell’azienda. Fornisce una roadmap per i processi decisionali e la risoluzione di potenziali disaccordi tra i membri.

• Requisiti legali
  Sebbene non tutti gli stati richiedano che una LLC abbia un accordo operativo, è altamente consigliabile averne uno, anche in caso di LLC con un solo socio. Alcuni stati potrebbero avere dei regolamenti predefiniti che governano le LLC senza accordi operativi, ma tali regole potrebbero non essere adatte per le tue esigenze aziendali.

La creazione di un accordo operativo richiede un’attenta valutazione del modo in cui intendi gestire la tua azienda e dei processi decisionali. È una buona idea consultare un avvocato o un consulente professionale durante questo processo per assicurarti che l’accordo operativo copra tutti gli aspetti importanti e sia in linea con le leggi e le normative dello stato. L’accordo operativo non è un documento statico. Man mano che la tua azienda cresce e si evolve, l’accordo dovrebbe essere riesaminato e aggiornato per riflettere le modifiche nella struttura o strategia aziendale.

10. Registra eventuali marchi o brevetti applicabili

La proprietà intellettuale si riferisce a creazioni della mente umana, quali invenzioni, opere letterarie e artistiche, disegni, simboli, nomi e immagini utilizzati nel commercio, che vengono tutelate legalmente da brevetti, copyright, marchi registrati o segreti commerciali. La tutela della proprietà intellettuale è un passaggio importante per molte start-up. La proprietà intellettuale, che comprende ragione sociale, logo, prodotti o servizi, può rappresentare una delle risorse più preziose e proteggerla può essere un requisito per il successo.

• Marchi registrati
  Un marchio registrato può proteggere una parola, una frase, un simbolo, un disegno o una combinazione di questi elementi che identifica e distingue i tuoi beni o servizi. È tutto quello che rende riconoscibile il tuo brand. La registrazione di un marchio registrato presso lo United States Patent and Trademark Office (USPTO) ti garantisce diritti esclusivi per usare il marchio a livello nazionale in relazione ai tuoi beni o servizi. La procedura prevede una ricerca esaustiva per assicurarti che il marchio non violi marchi registrati esistenti, seguita da una richiesta di registrazione che include i dettagli sul marchio e i beni o servizi che rappresenta.

• Brevetti
  Se la tua start-up ha inventato un processo, una macchina, un manufatto o una composizione di materia, dovresti valutare di richiedere un brevetto. Un brevetto garantisce all’inventore diritti esclusivi sull’invenzione, impedendo che altri possano produrla, usarla, venderla o importarla senza permesso. I brevetti sono concessi dall’USPTO e per ottenerli possono essere necessari diversi anni e ingenti risorse. Esistono diversi tipi di brevetti (brevetti di utilità, di design e vegetali) e ognuno tutela un aspetto diverso di un’invenzione.

L’acquisizione di diritti di proprietà intellettuale può essere un processo complesso che richiede conoscenze tecniche e giuridiche approfondite ed eventuali errori durante la richiesta di registrazione possono causare la perdita dei diritti o spese non necessarie. Per questo motivo, è spesso utile affidarsi a un avvocato o a un servizio professionale specializzato in brevetti per gestire queste richieste. La tutela della proprietà intellettuale non solo garantisce i tuoi diritti, ma aggiunge anche valore alla start-up, attrae investitori e offre un vantaggio competitivo nel marketplace.

Questo non vuole essere un elenco esaustivo dei requisiti legali e il percorso per avviare un’azienda può richiedere altri passaggi o implicare considerazioni diverse in base a una serie di fattori. La natura della start-up, il settore in cui operi e le normative specifiche dello stato o degli stati in cui intendi operare possono influenzare le azioni che dovrai intraprendere per iniziare la tua attività.

Ad esempio, una start-up tecnologica con una soluzione software unica probabilmente si dovrà concentrare sulla richiesta del brevetto, mentre un ristorante dovrà occuparsi di questioni diverse, come i permessi sanitari e le certificazioni per il trattamento degli alimenti. Un’azienda che opera in più stati dovrà mantenere la conformità con normative statali diverse, quindi sarà necessaria una comprensione approfondita dei vari scenari giuridici.

I passaggi precedenti rappresentano una roadmap generale, ma il percorso di ciascuna azienda è differente. Conduci ricerche approfondite, consulta professionisti come avvocati e commercialisti e richiedi assistenza a consulenti aziendali specializzati nel settore e nella regione in cui operi per assicurarti di rispettare tutti i requisiti legali. In questo modo creerai una base per il lancio e la crescita che possa soddisfare al meglio le esigenze della tua attività specifica.