El procesamiento de pagos es importante para las empresas de todos los tamaños, incluidas las pequeñas empresas. Las empresas de EE. UU. pagaron una cifra récord de 187.200 millones de $ en comisiones de procesamiento en 2024 por aceptar pagos con tarjetas de crédito, débito y prepago. A continuación, analizaremos qué deberían saber las pequeñas empresas sobre el procesamiento de pagos, incluido cómo funciona, algunos desafíos y riesgos, cómo elegir el proveedor de servicios de pago adecuado y cómo crear una estrategia de pagos flexible.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos para las pequeñas empresas?
  
• Tipos de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Componentes clave del procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• ¿Por qué es importante un procesamiento de pagos eficaz para las pequeñas empresas?
  
• Desafíos asociados al procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo elegir un proveedor de servicios de pago para tu pequeña empresa
  
• Prácticas recomendadas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Payments
  

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos para las pequeñas empresas?

El ciclo de procesamiento de pagos consta de tres pasos:

• Inicio de la transacción: un cliente decide realizar un pago con una tarjeta de crédito o débito. Los datos de la tarjeta del cliente se capturan a través de un sistema POS, una pasarela de pagos por Internet u otro dispositivo que acepte tarjetas.

• Autorización: los datos de la tarjeta se envían al procesador de pagos, que remite los detalles de la transacción al banco emisor de la tarjeta para su autorización. El banco comprueba la validez de la tarjeta y si el cliente tiene suficientes fondos o crédito. Si todo está en orden, el banco envía un código de autorización al procesador de pagos y la transacción puede continuar.

• Cobro: la transacción autorizada se agrupa con otras transacciones para procesarse, normalmente al final del día laborable. El procesador de pagos facilita la transferencia de fondos del banco emisor de la tarjeta a la cuenta de la empresa. El banco de la empresa abona en la cuenta de la empresa el importe de la transacción, menos las comisiones de la transacción.

Para mantener la seguridad a lo largo de este proceso, los procesadores de pagos utilizan el cifrado y normas de cumplimiento de la normativa, como el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS).

Tipos de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Existen dos tipos principales de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas.

Proveedores de cuentas de comerciante

Son instituciones financieras o empresas que proporcionan a las empresas cuentas de comerciante, cuentas bancarias especializadas que las empresas deben tener para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito. Los proveedores de cuentas de comerciante ofrecen un mayor control sobre el proceso de pago, pero a menudo conllevan procedimientos de configuración y comisiones más complejos.

Proveedores de servicios de pago (PSP)

Los PSP como Stripe agrupan las cuentas de comerciante, lo que permite a las empresas aceptar pagos sin abrir sus propias cuentas de comerciante. Los PSP suelen ser más fáciles de configurar y usar, y son una opción popular para las pequeñas empresas.

Componentes clave del procesamiento de pagos de pequeñas empresas

Los componentes clave del procesamiento de pagos electrónicos (la pasarela de pagos, la cuenta de comerciante y el procesador de pagos) colaboran para facilitar las transacciones digitales. Esto es lo que las pequeñas empresas deben saber sobre estos elementos del sistema de procesamiento de pagos.

Pasarela de pagos

Una pasarela de pagos es un servicio que autoriza y procesa los pagos en las transacciones en línea, y actúa como puente entre el sitio web de una empresa y el procesador de pagos. Cuando un cliente realiza una compra, la pasarela transmite de forma segura la información de pago al procesador para su autorización y finalización. Hay otras funciones que mantienen la seguridad de las transacciones, como la protección antifraude, el cifrado y la tokenización.

Funciona de la siguiente manera:

• Cifrado de datos: cuando un cliente introduce sus datos de pago en un sitio web, la pasarela de pagos cifra los datos antes de transmitirlos.

• Petición de autorización: la pasarela envía esta información al procesador de pagos, que la reenvía al banco emisor de la tarjeta para su autorización.

• Transmisión de la respuesta: la pasarela recibe la respuesta de aprobación o de pago rechazado del procesador de pagos y transmite esta información al sitio web de la empresa.

Cuenta de comerciante

Una cuenta de comerciante es un tipo de cuenta bancaria que permite a las empresas aceptar y procesar transacciones de pago electrónico con tarjeta. Tras autorizar una transacción con tarjeta, los fondos se retienen en una cuenta de comerciante antes de transferirlos a la cuenta bancaria habitual de la empresa. Esto es lo que debes saber sobre las cuentas de comerciante:

• Retención de fondos y transferencia: una vez que se aprueba una transacción, los fondos se retienen temporalmente en la cuenta de comerciante. Estos fondos se transfieren a la cuenta bancaria de la empresa, normalmente en un plazo de unos días.

• Relación con los bancos adquirentes: las cuentas de comerciante las proporcionan bancos adquirentes o instituciones financieras que tienen relaciones con redes de tarjetas como Visa y Mastercard.

• Estructuras de las comisiones: las cuentas de comerciante pueden incluir diversas comisiones, como comisiones por transacción, cuotas mensuales y posibles penalizaciones, que varían en función del proveedor.

Procesador de pagos

Un procesador de pagos es una empresa que gestiona el proceso de transacciones con tarjetas de crédito y actúa de intermediaria entre la empresa, el banco de la empresa (adquirente) y el emisor de la tarjeta (banco del cliente). Los procesadores de pagos desempeñan una función importante en el sistema de pagos por los siguientes motivos:

• Transacciones: se encargan de los aspectos técnicos del procesamiento de las transacciones con tarjeta de crédito y débito, lo que incluye enviar los datos de las transacciones a las redes de tarjetas y los bancos correspondientes.

• Seguridad y prevención de fraude: los procesadores de pagos emplean medidas de seguridad para evitar transacciones fraudulentas y cumplir estándares del sector, como la normativa PCI DSS.

• Cobro de fondos: los procesadores facilitan el cobro de los fondos para que la empresa reciba el pago de las transacciones, menos las comisiones.

Estos tres componentes trabajan juntos para permitir las transacciones electrónicas. La pasarela de pagos captura y cifra la información de la tarjeta, la cuenta del comerciante actúa como una zona de retención de los fondos de la transacción y el encargado del tratamiento de pagos completa la transacción facilitando el movimiento de fondos.

¿Por qué es importante para las pequeñas empresas disponer de un procesamiento eficaz de los pagos?

Existen muchos motivos por los que las pequeñas empresas deberían dar prioridad al procesamiento de pagos:

• Transacciones más rápidas para un mejor flujo de caja: Las pequeñas empresas tienden a operar con recursos limitados. Un procesamiento de pagos rápido significa que reciben el dinero con rapidez, lo que mejora su capacidad para gestionar los gastos diarios.

• Más métodos de pago para una mejor experiencia de cliente: Los clientes esperan una gran variedad de opciones de pago, como tarjetas de crédito, pagos por Internet y pagos por móvil. Al satisfacer estas expectativas, las pequeñas empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la repetición del negocio.

• Mayor precisión en la contabilidad y el mantenimiento de registros: El procesamiento de pagos automatizado ayuda a mantener registros financieros precisos. Esto es importante para el seguimiento de las ventas, la gestión de inventarios y los fines fiscales. Corregir errores en el procesamiento manual puede resultar costoso y requerir mucho tiempo.

• Mayor seguridad para proteger los datos de los clientes: Los métodos de pago digitales suelen ser más seguros que el dinero en efectivo, ya que reducen el riesgo de robos y fraude. Mantener a salvo las finanzas de los clientes y las empresas es un aspecto clave en las relaciones comerciales.

• Ampliación del alcance global: Para las empresas que desean expandirse geográficamente, los sistemas de pago electrónico les permiten aceptar pagos desde cualquier parte del mundo, lo que les abre las puertas a nuevos mercados y bases de clientes.

• Reducción de los trámites administrativos: Los pagos electrónicos reducen la necesidad de facturas y registros en papel, lo que ahorra tiempo y disminuye el impacto medioambiental.

• Mejor gestión de los pagos recurrentes: Para las empresas que operan con modelos de suscripción o necesitan gestionar facturaciones regulares, los sistemas de pago automatizados simplifican el proceso al garantizar unos pagos puntuales y regulares sin necesidad de una intervención manual constante.

• Costes generales más bajos en la gestión de otros tipos de pagos: Aunque la configuración de los sistemas de pagos electrónicos conlleva gastos, la aceptación de estas opciones puede ser más rentable en general que la gestión de efectivo o cheques. Al eliminar las comisiones de depósito bancario, el trabajo que supone el procesamiento manual y la necesidad de transportar dinero físicamente. En promedio, el procesamiento de pagos digitales cuesta un 57 % menos que el de pagos no digitales.

• Mejores datos de cara a los análisis y la información obtenida: Numerosos sistemas de procesamiento de pagos incluyen herramientas analíticas que proporcionan información sobre las tendencias de ventas, las horas punta en las que se realizan las compras y el comportamiento de los clientes. Toda esta información puede servir de guía a las estrategias comerciales y los esfuerzos de marketing.

Desafíos asociados al procesamiento de pagos para pequeñas empresas

El procesamiento de pagos para las pequeñas empresas presenta una serie de desafíos, entre los que se incluyen los siguientes:

• Costes: las comisiones de las transacciones, las cuotas de alquiler de equipos y los cargos por servicios de pasarelas de pagos pueden acumularse, sobre todo para las pequeñas empresas con márgenes de beneficios reducidos.

• Riesgos de seguridad y fraude: mantener la seguridad de los datos de los clientes y las transacciones es una preocupación constante para las pequeñas empresas, que a menudo carecen de los recursos necesarios para invertir en medidas de seguridad de calidad.

• Problemas técnicos y fiabilidad: problemas como fallos del software, disfunciones del hardware o problemas de conectividad a internet pueden interrumpir la capacidad de procesar pagos, lo que se traduce en pérdida de ventas e insatisfacción de los clientes.

• Cumplimiento de la normativa y regulaciones: las pequeñas empresas deben cumplir estándares como el de la PCI DSS para evitar sanciones y problemas legales, lo que requiere tiempo y un conocimiento profundo de los requisitos normativos.

• Disputas y chargebacks: gestionar los chargebacks requiere papeleo y una comunicación continua con bancos y clientes, lo que puede dar lugar a la pérdida de ingresos.

• Integración con otros sistemas: puede resultar difícil integrar los sistemas de procesamiento de pagos con otro software empresarial (p. ej., sistemas contables o de inventario), y la falta de integración puede provocar ineficiencias y errores en los registros.

• Preferencias de los consumidores: mantenerse al día de las preferencias de pago de los consumidores (p. ej., pagos a través del móvil o monederos digitales) exige actualizaciones continuas y una posible inversión adicional en nuevas tecnologías.

• Falta de poder de negociación: con frecuencia, las pequeñas empresas carecen del poder de negociación necesario para rebajar las comisiones por transacción que aplican los procesadores de pagos, a diferencia de lo que ocurre con empresas de mayor tamaño, que pueden aprovechar un alto volumen de transacciones para conseguir mejores tarifas.

• Formación y soporte: formar al personal para que utilice los sistemas de pago con eficacia puede suponer todo un desafío si la empresa carece de los recursos para impartir un aprendizaje más exhaustivo o si el procesador de pagos ofrece un soporte limitado.

• Transacciones internacionales: para las empresas que trabajan con clientes internacionales, entre otros desafíos, se incluye el cambio de divisas, comisiones por transacción más elevadas y el cumplimiento de las normativas de pagos internacionales.

Para las startups en sus primeros 12 o 24 meses, los costes, la configuración técnica y el limitado poder de negociación son los factores que más acusan: los precios de tarifa fija no son negociables y no se dispone de tiempo de ingeniería para el cumplimiento de la normativa PCI DSS, las reglas de prevención de fraude o los chargebacks. Un proveedor de servicios de pago (PSP) que integre la cuenta de comerciante, la pasarela y la gestión de la normativa en un solo producto te ahorrará cuatro decisiones.

Cómo elegir un proveedor de procesamiento de pagos para tu pequeña empresa

Elegir un procesador de pagos requiere encontrar el equilibrio entre los costes de las transacciones a corto plazo y la escalabilidad operativa a largo plazo. A continuación, se indican algunos pasos que puedes seguir para evaluar a los proveedores:

• Evalúa tu nivel de operaciones y planes de crecimiento: Revisa tu volumen de ventas mensual promedio y los tamaños de transacciones habituales, y elabora una lista con tus métodos de pago preferidos. Elige un procesador de pagos que se alinee con tu modelo de negocio específico y asegúrate de que el proveedor podrá escalar para satisfacer tus necesidades futuras.

• Identifica la arquitectura ideal para los procesadores: Decide si tu empresa necesita un proveedor de servicios para comerciantes tradicional o un proveedor de servicios de pago simplificado, como Stripe. Busca proveedores que combinen de manera óptima el procesamiento de tarjetas con una pasarela de pagos por Internet integrada. Al elegir una opción «todo en uno», se simplifica el entorno de tu software y se evitan los problemas de compatibilidad entre tu página de finalización de compra y los depósitos bancarios de tu back-end.

• Verifica el coste total de propiedad y la flexibilidad de los contratos: Descubre cuál es el coste por transacción. Para ello, comprueba si el proveedor cobra comisiones de mantenimiento mensual fijas, penalizaciones por volúmenes de procesamiento mínimos o comisiones independientes por los extractos de la cuenta. Además, da prioridad a los proveedores que ofrezcan contratos flexibles (p. ej., opciones mensuales en lugar de contratos plurianuales) y revisa el contrato para comprobar si hay penalizaciones por cancelación anticipada, políticas de seguridad y otros detalles.

• Verifica el rendimiento de la plataforma por medio de análisis y pruebas: Investiga experiencias de empresas activas en plataformas de revisión de terceros neutrales y en redes de pequeñas empresas. Solicita acceso a un entorno de prueba gratuito para desarrolladores o a una demostración del software. Si es posible, implementa el nuevo sistema de pago en un entorno piloto en el mundo real, como una única línea de productos digitales o una caja registradora secundaria.

• Lleva a cabo una selección final de forma simultánea: Enumera tus tres principales opciones de procesamiento en una tabla comparativa directa. Compara los costes de transacción básicos con las funciones de la plataforma, el historial de tiempo de actividad técnica y la disponibilidad constante del equipo de soporte técnico al cliente en directo. Si tu empresa tiene un volumen de ventas significativo, utiliza tu historial de procesamiento para negociar unas métricas de precios personalizadas o unos costes de hardware mensual más bajos antes de firmar un acuerdo definitivo.

Para las pequeñas empresas de comercio minorista, hostelería y de servicios, el factor decisivo suele ser la cobertura omnicanal: un único proveedor para el sistema POS con la tarjeta presente, Tap to Pay, monederos sin contacto y el proceso de compra por Internet, con una cuenta de cobro y una vista de los informes. Los operadores que utilizan dos sistemas separados pierden horas cada semana en el proceso de conciliación.

Mejores prácticas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

A continuación te presentamos algunas de las mejores prácticas importantes de procesamiento de pagos para pequeñas empresas:

• Ofrece múltiples opciones de pago: Incluye diversos métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, monederos digitales (por ejemplo, Apple Pay, Google Pay) y plataformas de pagos por Internet para poder satisfacer a un amplio abanico de preferencias de los consumidores. Si tienes clientes internacionales, plantéate la posibilidad de ofrecer los métodos de pago habituales en estas regiones y comprueba si tu procesador puede gestionar diferentes monedas.

• Da prioridad a la seguridad y el cumplimiento de la normativa: Elige un procesador de pagos que cumpla con los estándares PCI DSS. Utiliza pasarelas de pagos que dispongan de protocolos de seguridad y un cifrado seguros para proteger los datos confidenciales durante las transacciones. Actualiza tu software y hardware de procesamiento de pagos con regularidad para protegerte de las últimas amenazas de seguridad.

• Simplifica el proceso de finalización de compra: Un proceso de compra sencillo ayuda a reducir el abandono del carrito. Minimiza el número de pasos y haz que la navegación sea lo más intuitiva posible. No te olvides de mejorar tu proceso de pago de cara a los usuarios de teléfonos móviles.

• Implementa medidas de detección y prevención de fraude: Utiliza servicios de verificación de direcciones (AVS) cuando sea posible para verificar las identidades de los clientes. Exige a los clientes que introduzcan el código de verificación de la tarjeta (CVV) durante las transacciones con tarjeta de crédito con el fin de reducir el riesgo de uso fraudulento. Revisa habitualmente las transacciones por si hay actividades sospechosas y configura alertas por si detectas algún comportamiento inusual.

• Proporciona soporte e información de pago claros: Muestra los precios, impuestos y comisiones de forma clara, para que los clientes sepan exactamente cuánto pagan y en concepto de qué. Responde con rapidez a las consultas sobre pagos de los clientes, así como a los problemas derivados que puedan surgir. Los clientes deben poder encontrar tu información de contacto de manera rápida y fácil.

• Utiliza herramientas de elaboración de informes y análisis: Emplea herramientas de análisis para supervisar las tendencias de las ventas, los periodos con el mayor número de transacciones y el comportamiento de compra de los clientes. Concilia tus transacciones de manera habitual y utiliza herramientas de elaboración de informes para realizar un seguimiento de la viabilidad financiera y para fines fiscales.

• Revisa y actualiza continuamente los procesos de pago: Sigue de cerca las últimas tendencias en procesamiento de pagos, lo que incluye los nuevos métodos y tecnologías de pago, como la criptomoneda. Forma a tu personal en tu sistema de procesamiento de pagos y enséñales a utilizar las nuevas actualizaciones al respecto.

• Planifica la continuidad de la empresa: Implementa opciones de procesamiento de pagos como respaldo por si tu sistema principal se bloquea. Realiza copias de seguridad de los datos de transacciones de manera regular para evitar su pérdida en caso de fallo del sistema. Evalúa habitualmente la eficacia de tu sistema de procesamiento de pagos y haz ajustes según sea necesario.

Para las pequeñas empresas de software como servicio (SaaS) que obtienen ingresos recurrentes, las prácticas más eficaces son la gestión de las reclamaciones de pago, la lógica de reintento con tarjeta inteligente y los servicios del actualizador de tarjetas. Por lo general, los pagos fallidos provocan una pérdida de clientes involuntaria de entre un 5 y un 10 %. Combínalo con una tokenización que cumpla la normativa PCI DSS, de forma que se pueda efectuar un cargo en las tarjetas guardadas tras las reemisiones, y realiza el seguimiento de tus ingresos recurrentes mensuales y de la tasa de recuperación de los pagos fallidos con el fin de detectar pronto cualquier posible problema de retención.

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