El procesamiento de pagos es importante para las empresas de todos los tamaños, incluidas las pequeñas. Las empresas estadounidenses pagaron una cantidad récord de 160.700 millones de dólares en comisiones de procesamiento en 2022 para aceptar más de 10 billones de dólares en pagos de tarjetas de crédito, débito y prepago.

A continuación, analizaremos lo que las pequeñas empresas deben saber sobre el procesamiento de pagos: cómo funciona, los desafíos y riesgos a los que se enfrentan las pequeñas empresas, cómo elegir el proveedor de servicios de pago adecuado y cómo crear un enfoque de pagos que crezca junto con tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos para las pequeñas empresas?
  
• Tipos de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Componentes clave del procesamiento de pagos de pequeñas empresas
  
• ¿Por qué es importante para las pequeñas empresas disponer de un procesamiento eficaz de los pagos?
  
• Desafíos asociados al procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo elegir un proveedor de procesamiento de pagos para tu pequeña empresa
  
• Mejores prácticas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos para las pequeñas empresas?

El ciclo de procesamiento de pagos se divide en tres partes:

• Inicio de la transacción
  Un cliente decide hacer un pago con una tarjeta de crédito o débito. Los datos de la tarjeta del cliente se capturan a través de un sistema de puntos de venta (POS), una pasarela de pago en línea u otros dispositivos de aceptación de tarjetas.

• Autorización
  Los datos de la tarjeta se envían al procesador de pagos, que reenvía los datos de la transacción al banco emisor de la tarjeta para su autorización. El banco comprueba la validez de la tarjeta y si el cliente tiene o no fondos o crédito suficientes. Si todo está correcto, el banco envía un código de autorización al procesador de pagos y la transacción puede continuar.

• Liquidación
  La transacción autorizada se agrupa con otras transacciones que se van a procesar, normalmente al final del día hábil. El procesador de pagos facilita la transferencia de fondos del banco emisor de la tarjeta a la cuenta de la empresa. El banco de la empresa acredita en la cuenta de la empresa el importe de la transacción, menos las comisiones asociadas a la transacción.

Para mantener la seguridad a lo largo de este proceso, los procesadores de pagos utilizan estándares de cifrado y cumplimiento de la normativa, como el Estándar de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS).

Tipos de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Existen dos tipos principales de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas:

• Proveedores de cuentas de comerciante
  Se trata de instituciones financieras o compañías que proporcionan a las empresas cuentas de comerciante, que son cuentas bancarias especializadas que las empresas deben tener para aceptar pagos con tarjetas de crédito y débito. Los proveedores de cuentas de comerciante ofrecen más control sobre el proceso de pago, pero suelen implicar una mayor complejidad en los procedimientos de configuración y en las comisiones.

• Proveedores de servicios de pago (PSP)
  Los PSP, como Stripe, agrupan cuentas de comerciante, lo que permite a las empresas aceptar pagos sin tener que configurar su propia cuenta de comerciante. Los PSP son conocidos por ser fáciles de configurar y de usar y son una opción popular para las pequeñas empresas.

Componentes clave del procesamiento de pagos de pequeñas empresas

Los componentes clave del procesamiento de pagos electrónicos (la pasarela de pagos, la cuenta del comerciante y el encargado del tratamiento de pagos) trabajan juntos para facilitar las transacciones digitales. Aquí explicamos qué deben saber las pequeñas empresas sobre estas partes del sistema de procesamiento de pagos:

Pasarela de pagos

Una pasarela de pagos es un servicio que autoriza y procesa pagos en transacciones por Internet y que sirve de puente entre el sitio web de una empresa y el encargado del tratamiento de pagos. Cuando un cliente realiza una compra, la pasarela transmite de forma segura la información del pago al encargado del tratamiento para que lo autorice y lo complete. Las funciones adicionales, como la protección contra el fraude, el cifrado y la tokenización, permiten que las transacciones sean seguras.

Así es como funciona:

• Cifrado de datos. Cuando un cliente introduce los datos de pago en un sitio web, la pasarela de pago cifra los datos antes de transmitirlos.

• Solicitud de autorización. La pasarela envía esta información al encargado del tratamiento de pagos, que la reenvía al banco emisor de la tarjeta para su autorización.

• Transmisión de respuestas. La pasarela recibe la respuesta de aprobación o rechazo del encargado del tratamiento de pagos y transmite esta información al sitio web de la empresa.

Cuenta de comerciante

Una cuenta de comerciante es un tipo de cuenta bancaria que permite a las empresas aceptar y procesar transacciones con tarjeta de pago electrónico. Cuando se autoriza una transacción con tarjeta, los fondos se retienen en una cuenta del comerciante antes de transferirse a la cuenta bancaria habitual de la empresa. Esto es lo que debes saber sobre las cuentas de comerciante:

• Tenencia y transferencia de fondos. Una vez que se aprueba una transacción, los fondos se retienen temporalmente en la cuenta del comerciante. Estos fondos se transfieren a la cuenta bancaria de la empresa, por lo general en unos pocos días.

• Relación con los bancos adquirentes. Las cuentas de comerciante son proporcionadas por bancos adquirentes o instituciones financieras que tienen relación con redes de tarjetas como Visa y Mastercard.

• Estructuras de tarifas. Las cuentas de comerciante pueden implicar una serie de comisiones, como comisiones por transacciones, comisiones mensuales y posibles penalizaciones, que varían en función del proveedor.

Encargado del tratamiento de pagos

Un encargado del tratamiento de pagos es una empresa que gestiona el proceso de transacción con tarjeta de crédito actuando como mediador entre la empresa, el banco de la empresa (adquirente) y el emisor de la tarjeta (banco del cliente). Los encargados del tratamiento de pagos desempeñan una función importante en el ecosistema de pagos de las siguientes maneras:

• Transacciones. Los encargados del tratamiento de pagos se encargan de los aspectos técnicos del procesamiento de transacciones con tarjetas de crédito y débito, lo que incluye el envío de datos de las transacciones a las redes de tarjetas y bancos correspondientes.

• Prevención de fraude y seguridad. Los encargados del tratamiento de pagos emplean medidas de seguridad para prevenir las transacciones fraudulentas y cumplir con las normas del sector, como la normativa PCI DSS.

• Liquidación de fondos. Los encargados del tratamiento facilitan la liquidación de fondos para que la empresa reciba el pago de las transacciones menos las comisiones.

Estos tres componentes trabajan juntos para permitir las transacciones electrónicas. La pasarela de pagos captura y cifra la información de la tarjeta, la cuenta del comerciante actúa como una zona de retención de los fondos de la transacción y el encargado del tratamiento de pagos completa la transacción facilitando el movimiento de fondos.

¿Por qué es importante para las pequeñas empresas disponer de un procesamiento eficaz de los pagos?

Hay muchos motivos por los que las pequeñas empresas deberían priorizar el procesamiento de pagos. Esto incluye:

• Velocidad de las transacciones
  Las pequeñas empresas tienden a operar con recursos limitados. La rapidez en el procesamiento de los pagos significa que reciben el dinero rápidamente, lo que mejora su capacidad para gestionar los gastos diarios.

• Experiencia del cliente
  Los clientes esperan una variedad de opciones de pago, lo que incluye tarjetas de crédito, pagos por Internet y pagos con dispositivos móviles. Al cumplir con estas expectativas, las pequeñas empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la repetición de negocios.

• Precisión y mantenimiento de registros
  El procesamiento automatizado de pagos ayuda a mantener registros financieros precisos. Esto es importante para hacer un seguimiento de las ventas y gestionar el inventario, así como para fines fiscales. La corrección de errores en el procesamiento manual puede ser costosa y llevar mucho tiempo.

• Seguridad
  Los métodos de pago digitales son generalmente más seguros que el efectivo porque reducen el riesgo de robo y fraude. Mantener seguras las finanzas de los clientes y de la empresa es un aspecto clave de las relaciones comerciales.

• Alcance mundial
  Para las empresas que buscan expandirse geográficamente, los sistemas de pago electrónico les permiten aceptar pagos desde cualquier parte del mundo, lo que les permite llegar a nuevos mercados y bases de clientes.

• Reducción del papeleo
  Los pagos electrónicos reducen la necesidad de facturación y mantenimiento de registros en papel, lo que ahorra tiempo y reduce el impacto medioambiental.

• Gestión de pagos recurrentes
  Para las empresas que operan con un modelo de suscripción o necesitan gestionar facturación regular, los sistemas de pago automatizados simplifican el proceso al garantizar pagos puntuales y regulares sin la necesidad de una intervención manual constante.

• Rentabilidad
  Aunque existen costes asociados a la configuración de sistemas de pago electrónico, pueden ser más rentables en general que el manejo de efectivo o cheques. Estos eliminan las comisiones de los depósitos bancarios, la mano de obra que conlleva el procesamiento manual y la necesidad de transportar dinero físicamente. Procesar pagos digitales cuesta un 57 % menos de media que el procesamiento de pagos no digitales.

• Información analítica
  Muchos sistemas de procesamiento de pagos vienen con herramientas analíticas que ofrecen información sobre las tendencias de ventas, las horas punta de compra y el comportamiento de los clientes. Estos conocimientos pueden servir de base para las estrategias comerciales y los esfuerzos de marketing.

Desafíos asociados al procesamiento de pagos para pequeñas empresas

El procesamiento de pagos para pequeñas empresas tiene sus propios desafíos. Esto incluye:

• Costes
  Uno de los mayores desafíos es el coste asociado a la configuración y al mantenimiento de los sistemas de procesamiento de pagos. Las comisiones por las transacciones, las comisiones del alquiler de equipos y los cargos por los servicios de la pasarela de pagos pueden acumularse, en especial para las pequeñas empresas con bajos márgenes de beneficio.

• Fraudes y riesgos de seguridad
  Mantener la seguridad de los datos y las transacciones de los clientes es una preocupación constante para las pequeñas empresas, que a menudo carecen de los recursos para invertir en las medidas de seguridad más avanzadas. Esto las hace más vulnerables al fraude y a las filtraciones de datos.

• Problemas técnicos y fiabilidad
  Los sistemas de procesamiento de pagos requieren una configuración técnica fiable. Los problemas como fallos en el software, fallos en el hardware y problemas de conexión a Internet pueden afectar a la capacidad de procesar pagos y provocar pérdidas de ventas y sensación de insatisfacción del cliente.

• Cumplimiento y regulaciones
  Es obligatorio cumplir con las regulaciones financieras, como el estándar PCI DSS, pero puede resultar complejo. Las pequeñas empresas deben seguir cumpliendo con la normativa para evitar sanciones y problemas legales, lo que requiere tiempo y conocimiento de los requisitos reglamentarios.

• Devoluciones de cargo y disputas
  Lidiar con contracargos, en los que los clientes disputan una transacción, puede llevar mucho tiempo y ser costoso para las pequeñas empresas. El proceso implica mucho papeleo y comunicación continua con bancos y clientes y puede dar lugar a una pérdida de ingresos.

• Integración con otros sistemas
  La integración de los sistemas de procesamiento de pagos con otro software empresarial (como los sistemas de contabilidad o de inventario) puede ser un desafío. La falta de integración puede dar lugar a ineficiencias y errores en el mantenimiento de registros.

• Preferencias del cliente
  Mantenerse al día de la evolución de las preferencias de pago de los clientes (como los pagos móviles o los monederos digitales) requiere realizar actualizaciones continuas y, posiblemente, inversiones adicionales en nuevas tecnologías.

• Poder de negociación limitado
  Las pequeñas empresas a menudo carecen del poder de negociación para negociar tarifas de transacción más bajas con los encargados del tratamiento de pagos, a diferencia de las empresas más grandes, que pueden usar sus altos volúmenes de transacciones para obtener mejores tarifas.

• Formación y apoyo
  El personal debe haber recibido formación para usar los sistemas de procesamiento de pagos de manera efectiva. Esto puede ser un problema si la empresa carece de los recursos necesarios para impartir una formación exhaustiva o si el servicio de procesamiento de pagos ofrece un soporte limitado.

• Transacciones internacionales
  En el caso de las empresas que trabajan con clientes internacionales, otros desafíos incluyen el cambio de divisas, el aumento de las comisiones por transacciones y las normativas de pagos internacionales.

Cómo elegir un proveedor de procesamiento de pagos para tu pequeña empresa

Cómo evaluar las necesidades de tu empresa

Elegir un proveedor de procesamiento de pagos para una pequeña empresa implica tener en cuenta varios aspectos. Comienza por evaluar las necesidades específicas de tu negocio. Tu objetivo es seleccionar un proveedor que pueda servir para sus operaciones actuales y planes de crecimiento futuros. Estos son algunos puntos clave a tener en cuenta:

• Analiza los patrones y volúmenes de las transacciones
  Observa cuántas transacciones procesa tu empresa de media y la variabilidad de estas transacciones. Si tu empresa experimenta picos estacionales o tiene un volumen de ventas fluctuante, necesitas un proveedor que pueda manejar estos cambios sin causar interrupciones. Además, ten en cuenta el tamaño medio de las transacciones. Algunos proveedores ofrecen condiciones más favorables tanto para transacciones de gran volumen y bajo valor como para transacciones de bajo volumen y alto valor.

• Identifica los tipos de pago que necesitas aceptar
  Determina los tipos de pago que prefieren tus clientes. Estos podrían incluir tarjetas de crédito, tarjetas de débito, pagos por Internet, pagos móviles y transacciones internacionales. Tu proveedor deberá aceptar todos estos métodos de pago. Para adelantarte a las expectativas de los clientes, investiga las nuevas tendencias de pagos de tu sector, como los pagos sin contacto o los monederos digitales.

• Ten en cuenta tu modelo de negocio y los requisitos específicos del sector
  Tu modelo de negocio y tu sector pueden tener necesidades únicas de procesamiento de pagos. Por ejemplo, si tienes una tienda en línea, necesitarás un proveedor que se especialice en el e-commerce y que pueda integrarse sin problemas con tu sitio web. Del mismo modo, una tienda física requeriría sistemas POS físicos. Otros sectores pueden tener requisitos de cumplimiento de la normativa diferentes para los encargados del tratamiento de pagos.

• Preparado para el futuro
  ¿Hacia dónde se dirige tu negocio? Si planeas expandirte, ya sea mediante el crecimiento de tu línea de productos, el aumento del volumen de transacciones o la expansión internacional, tu proveedor de procesamiento de pagos debería estar en condiciones de respaldar este crecimiento. Esto puede incluir la ampliación de tus capacidades de procesamiento, la adición de nuevos métodos de pago o proporcionar soporte para transacciones en diferentes divisas.

Comprende los diferentes tipos de procesadores de pago

Proveedores de cuentas de comerciante frente a proveedores de servicios de pago:

• Proveedores de cuentas de comerciante
  Se trata de procesadores tradicionales que configuran una cuenta de comerciante para que tu empresa acepte pagos con tarjeta de crédito y débito. Brindan un servicio más personalizado y pueden ofrecer soluciones a medida en función de las necesidades de tu empresa. Sin embargo, suelen tener procesos de aprobación más estrictos y pueden requerir un tiempo de configuración más largo.

• Proveedores de servicios de pago (PSP)
  Los PSP pueden ofrecer una configuración más sencilla y, por lo general, son más fáciles de usar para las pequeñas empresas. Añaden varias cuentas de comerciante, lo que puede conducir a tiempos de configuración más rápidos y procesos de aprobación menos estrictos. Sin embargo, es posible que los PSP no ofrezcan el mismo nivel de personalización que los proveedores de cuentas de comerciante y cobren comisiones de transacción más altas.

Ventajas e inconvenientes de los bancos frente a las organizaciones de ventas independientes (OVI):

• Bancos
  Muchos bancos ofrecen servicios comerciales y son una opción tradicional para el procesamiento de pagos. Pueden ser una buena opción si ya tienes una relación comercial con el banco. Sin embargo, es posible que los bancos no siempre tengan las tarifas más competitivas y que no dispongan del enfoque especializado de otros proveedores en los servicios comerciales.

• OVI
  Se trata de agentes externos que revenden los servicios de procesadores más grandes. A menudo brindan un servicio al cliente más personalizado y una mayor flexibilidad en las condiciones y tarifas. La desventaja es que pueden carecer del mismo nivel de infraestructura y medidas de seguridad que los grandes bancos.

Algunos procesadores ofrecen pasarelas de pago integradas, mientras que otros requieren que configures una pasarela por separado. Elegir un proveedor que combine ambos servicios puede simplificar el proceso, pero es importante asegurarse de que tu pasarela sea compatible con tu plataforma de e-commerce y satisfaga tus necesidades específicas de transacciones en línea.

Cómo evaluar comisiones y costes

Comisiones habituales asociadas al procesamiento de pagos:

• Comisiones por transacción
  Es la comisión por cada transacción procesada. Por lo general, es un porcentaje del importe de la transacción más una comisión fija. Por ejemplo, 2,9 % + 30 céntimos por transacción es una estructura común.

• Cuotas mensuales
  Algunos proveedores cobran una tarifa mensual por usar sus servicios. Puede ser una comisión fija o variar según el número de transacciones o el volumen total de ventas.

• Comisiones de instalación
  Son comisiones únicas por configurar tu sistema de procesamiento de pagos. No todos los proveedores cobran comisiones de instalación y su coste puede variar.

Costes ocultos que debes tener en cuenta:

• Costes de equipamiento
  Si necesitas equipamiento físico, como lectores de tarjetas o sistemas POS, puede haber costes por la compra o el alquiler de estos equipos.

• Tarifas de cumplimiento de PCI
  Si manejas información de tarjetas de crédito, debes cumplir con la normativa PCI. Algunos proveedores cobran una comisión por ello.

• Comisiones de contracargo
  Si un cliente disputa una transacción (un contracargo), generalmente se cobra una comisión por cada caso.

• Comisiones de cancelación
  Algunos proveedores pueden cobrar una comisión por la finalización anticipada de su contrato.

• Coste total de propiedad a lo largo del tiempo
  A la hora de decidir qué procesador de pagos elegir, valora el coste total a lo largo del tiempo. Esto incluye las comisiones estándar, pero también cualquier posible aumento en las comisiones, cargos adicionales por nuevos servicios o costes asociados a la actualización del equipo. Considera cómo se ajusta la estructura de comisiones a tu volumen de transacciones esperado. Por ejemplo, una empresa con un gran número de transacciones de bajo valor podría preferir una comisión por transacción más baja, incluso si eso supone pagar una comisión mensual más alta.

Incluye el coste de cualquier servicio o función adicional que puedas necesitar en el futuro a medida que crezca tu empresa.

Ten en cuenta las condiciones contractuales y la flexibilidad

• Duración del contrato
  Presta atención a la duración del contrato. Entre las opciones de algunos proveedores se incluyen servicios mensuales, mientras que otras pueden requerir un compromiso de un año o más.

• Políticas de rescisión
  Comprende el proceso y las condiciones para finalizar el contrato. Algunos proveedores te permiten rescindir el contrato en cualquier momento sin penalizaciones, mientras que otros pueden tener requisitos específicos o períodos de preaviso.

• Flexibilidad y escalabilidad de los servicios
  A medida que crece tu empresa, es posible que cambien tus necesidades de procesamiento de pagos. Busca un proveedor con flexibilidad en sus servicios, como la capacidad de añadir nuevos métodos de pago o aumentar el volumen de transacciones sin aumentos sustanciales de costes ni dificultades técnicas. Asegúrate de que el proveedor pueda ayudarte si te expandes a nuevos mercados o necesitas procesar transacciones en diferentes divisas.

• Sanciones y comisiones por rescisión anticipada o cambios en el servicio
  Algunos contratos pueden incluir sanciones o comisiones por finalizar el contrato antes de tiempo o realizar cambios importantes en tu paquete de servicios. Estate atento a estos posibles costes. Pregunta sobre las tarifas asociadas a la actualización o reducción de tu paquete de servicios. Algunos proveedores pueden cobrar por los cambios.

Seguridad y cumplimiento normativo

• Comprender el cumplimiento del Estándar de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS)
  PCI DSS es un conjunto de requisitos para mantener un entorno seguro en el que procesar, almacenar o transmitir información de tarjetas de crédito. Esta es una norma obligatoria para cualquier empresa que maneje transacciones con tarjeta de crédito. El cumplimiento de la normativa PCI DSS protege a tu empresa y a tus clientes de las filtraciones de datos. El incumplimiento puede dar lugar a multas importantes y daños a la reputación.

• Cifrado, tokenización y otras funciones de seguridad
  El cifrado es el proceso de convertir datos en un código para evitar el acceso no autorizado. Para mantener los datos seguros durante el procesamiento de pagos, estos deben cifrarse en el momento en el que se pasa la tarjeta o se introduce la información y deben permanecer así hasta que llegan al procesador de pagos. La tokenización sustituye los datos confidenciales de la tarjeta por un identificador único (un «token») que no tiene valor si los hackers acceden a él. Este token puede usarse para futuras transacciones sin exponer los datos reales de la tarjeta, lo que reduce el riesgo de robo y fraude de la misma. Los proveedores también pueden ofrecer funciones de seguridad adicionales, como algoritmos de detección de fraude, supervisión de transacciones en tiempo real y procesos seguros de autenticación de clientes.

• Gestión de los datos confidenciales de los clientes y prevención de fraude
  Las empresas deben usar un procesador de pagos que cumpla con la normativa de seguridad más estricta y que también mantenga prácticas comerciales que protejan los datos de los clientes. Las medidas de prevención de fraude son igualmente importantes, y pueden incluir el uso de herramientas proporcionadas por los encargados del tratamiento de pagos, como los servicios de verificación de la dirección (AVS) y la comprobación del valor de verificación de la tarjeta (CVV), para validar las transacciones. Algunos pasos importantes para proteger los datos de los clientes son actualizar los sistemas con regularidad, educar al personal sobre las mejores prácticas de seguridad y mantenerse informado sobre las últimas amenazas y tendencias de seguridad.

Integración técnica y usabilidad

• Compatibilidad con los sistemas empresariales existentes (TPV, software de contabilidad)
  Tu procesador de pagos debe ser capaz de integrarse con tu sistema POS y software de contabilidad existentes. Una falta de coincidencia entre los sistemas puede conducir a la entrada manual de datos, lo que aumenta el riesgo de errores e ineficiencias. Busca procesadores de pagos que dispongan de soluciones listas para usar para sistemas POS y plataformas de contabilidad populares. Si utilizas software personalizado o especializado, comprueba si el encargado del tratamiento de pagos admite integraciones de API para permitir una comunicación fluida entre sistemas.

• Facilidad de instalación y uso para el personal y los clientes
  El sistema de pago debe ser fácil de usar para su personal y clientes. Para el personal, eso significa una interfaz intuitiva que reduce el tiempo de formación y minimiza los errores durante las transacciones. Para los clientes, el proceso de pago debe ser rápido y sencillo, con instrucciones claras y unos pasos mínimos necesarios para completar una transacción. Esto crea una mejor experiencia para el cliente y puede aumentar la repetición del negocio. También hay que tener en cuenta la facilidad de configuración. Lo ideal es que el sistema de procesamiento de pagos sea fácil de instalar, con orientación o soporte disponible del encargado del tratamiento para que pueda ponerse en marcha sin grandes interrupciones para tu negocio.

• Disponibilidad de soporte técnico y atención al cliente
  Los problemas con el procesamiento de pagos pueden afectar a las operaciones de tu empresa, así que asegúrese de que el soporte técnico del proveedor sea rápido y suficiente. Comprueba la disponibilidad del servicio de atención al cliente: el soporte 24/7 es especialmente importante para las empresas que operan fuera del horario comercial estándar. Investiga los tipos de apoyo disponibles. ¿El proveedor tiene soporte telefónico, correo electrónico, chat en vivo o una base de conocimientos? ¿Hay recursos disponibles para solucionar problemas comunes?

Lectura de reseñas y obtención de referencias

Mide el rendimiento y la fiabilidad de un proveedor en el mundo real más allá de sus declaraciones de marketing. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

• Investiga reseñas y calificaciones en línea
  Empieza por explorar las reseñas y valoraciones en línea de los encargados del tratamiento de pagos. Los sitios web como Trustpilot, Google Reviews y los foros específicos del sector son buenos lugares para empezar. Presta atención a las críticas positivas y negativas. Busca comentarios sobre los factores que más importan a tu empresa, como la calidad del servicio al cliente, la facilidad de uso, la fiabilidad del servicio y la forma en que el proveedor gestiona cuestiones como las disputas y los contracargos.

• Busca recomendaciones de otros propietarios de pequeñas empresas
  Comunícate con tu red o únete a grupos de negocios locales y foros en línea para pedir recomendaciones personales de otros propietarios de pequeñas empresas. Pregunta específicamente sobre sus experiencias con el soporte al cliente, los desafíos técnicos a los que se han enfrentado y cómo se integra el servicio de procesamiento de pagos con otros sistemas empresariales. Aprender sobre estas experiencias puede proporcionar información valiosa que no siempre es evidente en las reseñas en línea.

• Evaluación de casos de estudio o testimonios
  Muchos encargados del tratamiento de pagos muestran testimonios o casos prácticos de sus clientes. Aunque estos a menudo se centran en aspectos positivos, aún pueden proporcionar información útil sobre cómo el servicio ha ayudado a empresas similares. Busca estudios de casos que sean relevantes para tu sector o modelo de negocio para saber cómo el encargado del tratamiento de pagos ha manejado desafíos o necesidades específicos que reflejen los tuyos.

Pruebas y ensayos

Haz diversas pruebas con el sistema de procesamiento de pagos antes de comprometerte por completo con él. Esta fase te permite evaluar la compatibilidad del sistema con tus operaciones comerciales y recopilar comentarios del personal y de los clientes. A continuación, te explicamos cómo abordarlo:

• Disponibilidad de pruebas gratuitas o versiones de demostración
  Comprueba si los proveedores de procesamiento de pagos ofrecen una versión de prueba gratuita o de demostración de su servicio, para que puedas explorar las funciones y la interfaz de usuario sin comprometerte económicamente. Durante la prueba, presta atención a la facilidad de integración con sus sistemas existentes, como tu sistema POS y software de contabilidad. Evalúa qué tan sencillo es el proceso de configuración y si la funcionalidad del sistema es adecuada para tus necesidades.

• Realización de una prueba piloto con el sistema de procesamiento de pagos
  Si es posible, haz una prueba piloto usando el sistema de pago en un entorno real, por ejemplo, en una sola ubicación o para un segmento específico de tu empresa. Durante la prueba piloto, supervisa la fiabilidad y el rendimiento del sistema. Observa cómo gestiona los diferentes tipos de transacciones, su tiempo de respuesta y cualquier problema que surja al procesar los pagos.

• Recopila comentarios del personal y de los clientes durante el período de prueba
  Solicita comentarios del personal sobre la usabilidad del sistema, los desafíos a los que se enfrentan y cómo se compara con los sistemas anteriores en cuanto a eficiencia y facilidad de uso. Recopila comentarios de los clientes de manera informal a través de conversaciones o formalmente a través de encuestas. Céntrate en su experiencia con el proceso de pago, como la velocidad de las transacciones, las dificultades a las que se han enfrentado y su satisfacción general.

Toma de decisiones

• Comparación de las opciones finales
  Realiza una comparación detallada de tus principales opciones creando un cuadro comparativo o una lista que incluya factores clave como comisiones, condiciones del contrato, características de seguridad, compatibilidad con tus sistemas existentes, facilidad de uso, calidad del servicio al cliente y cualquier característica adicional que sea importante para tu empresa. Esta comparación directa te ayudará a ver qué proveedor se adapta mejor a las necesidades de tu empresa en diferentes áreas.

• Priorización de las necesidades (coste frente a funciones frente a servicio)
  Piensa detenidamente qué es lo más importante para tu empresa y las implicaciones a largo plazo de tu elección. Un proveedor con un coste ligeramente más alto pero con mejores servicios y funciones podría ofrecer un mejor valor a largo plazo en comparación con una opción más barata y menos confiable.

• Finalización del acuerdo con el proveedor elegido
  Una vez que hayas hecho tu elección, finaliza el acuerdo con el proveedor. Revisa el contrato detenidamente y asegúrate de comprender todas las condiciones generales, incluidas las comisiones, los acuerdos de nivel de servicio, el soporte técnico y las políticas de rescisión. Negocia las condiciones, si es posible, y pide aclaraciones cuando sea necesario. Después de firmar el contrato, mantente proactivo en la gestión de la relación con tu proveedor. Revisa periódicamente los costes de tus transacciones y la calidad del servicio para comprobar si siguen satisfaciendo las necesidades de tu empresa.

Mejores prácticas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

A continuación te presentamos algunas de las mejores prácticas importantes de procesamiento de pagos para pequeñas empresas:

Elige el encargado del tratamiento de pagos adecuado

• Evalúa necesidades y costes. Evalúa las necesidades específicas de tu empresa, incluidos los tipos de transacciones, el volumen medio de transacciones y las funciones deseadas. Compara los costes, incluidas las comisiones por transacciones, las comisiones mensuales y cualquier cargo adicional.

• Ten en cuenta la escalabilidad. Selecciona un encargado del tratamiento que pueda escalar con el crecimiento de tu empresa al adaptarse al aumento del volumen de transacciones y a la expansión a nuevos mercados.

Ofrece varias opciones de pago

• Diversifica los métodos de pago. Incluye diferentes métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, monederos digitales (p. ej., Apple Pay o Google Pay) y plataformas de pagos por Internet (p. ej., PayPal) para poder satisfacer una amplia gama de preferencias de los clientes.

• Pagos internacionales. Si atiendes a clientes internacionales, considera la posibilidad de ofrecer métodos de pago populares en esas regiones y comprueba que tu encargado del tratamiento pueda aceptar varias divisas.

Prioriza la seguridad y el cumplimiento de la normativa

• Cumplimiento de la normativa PCI. Elige un encargado del tratamiento de pagos que cumpla con la normativa PCI DSS. Esta norma es necesaria para proteger la información de pago de tus clientes.

• Utiliza pasarelas de pago seguras. Emplea pasarelas de pago con fuertes protocolos de cifrado y seguridad para proteger los datos confidenciales durante las transacciones.

• Actualiza los sistemas de forma periódica. Actualiza el software y el hardware de procesamiento de pagos de forma periódica para protegerte de las amenazas de seguridad más recientes.

Agiliza el proceso de compra

• Simplifica el proceso de compra. Un proceso de compra sencillo reduce el abandono del carrito. Minimiza el número de pasos y haz que la navegación sea lo más intuitiva posible.

• Optimización móvil. Optimiza tu proceso de pago para usuarios móviles.

Aplica medidas de detección y prevención del fraude

• Utiliza el servicio de verificación de la dirección (AVS). AVS coteja la dirección de facturación que proporciona el cliente con la dirección registrada por el emisor de la tarjeta de crédito.

• Emplea la verificación del CVV. Exige que los clientes introduzcan el CVV durante las transacciones con tarjeta de crédito para reducir el riesgo de uso fraudulento.

• Supervisa las transacciones. Revisa periódicamente las transacciones en busca de actividades sospechosas y configura alertas para detectar patrones inusuales.

Proporciona información clara sobre los pagos y soporte

• Precios transparentes. Muestra claramente los precios, los impuestos y las comisiones para que los clientes sepan exactamente lo que están pagando y por qué.

• Atención al cliente. Responde con prontitud a las consultas y problemas relacionados con los pagos de los clientes. Los clientes deben poder localizar tu información de contacto de forma rápida y sencilla.

Usa herramientas de análisis y de generación de informes

• Seguimiento de transacciones. Utiliza herramientas de análisis para supervisar las tendencias de ventas, las horas punta de las transacciones y el comportamiento de compra de los clientes.

• Conciliación y elaboración de informes. Concilia tus transacciones con regularidad y utiliza herramientas de informes para hacer un seguimiento del estado financiero y fiscal.

Revisa y actualiza continuamente los procesos de pago

• Mantente informado sobre las tendencias. Mantente al día sobre las últimas tendencias en el procesamiento de pagos, incluidos los nuevos métodos y tecnologías de pago como las criptomonedas.

• Revisiones periódicas. Evalúa periódicamente la eficacia de tu sistema de procesamiento de pagos y realiza los ajustes necesarios.

Forma al personal sobre el procesamiento de pagos

• Forma a los empleados. Forma a tu personal para que use el sistema de procesamiento de pagos, maneje las transacciones de manera segura y atienda las consultas de los clientes de manera efectiva.

• Concienciación sobre el fraude. Informa a tus empleados sobre las tácticas comunes contra el fraude y cómo seguir los protocolos de seguridad.

Planifica la continuidad del negocio

• Sistemas de respaldo. Implementa opciones de procesamiento de pagos de respaldo en caso de que tu sistema principal se bloquee.

• Copias de seguridad periódicas de los datos. Realiza copias de seguridad de los datos de las transacciones con regularidad para evitar pérdidas en caso de fallos del sistema.

Cómo puede ayudarte Stripe

El paquete de beneficios de Stripe ayuda a las pequeñas empresas a gestionar sus necesidades de procesamiento de pagos de forma eficiente y segura. Stripe puede ayudarte de la siguiente manera:

Soluciones integrales de procesamiento de pagos

• Admite diversos métodos de pago. Con Stripe, las pequeñas empresas pueden aceptar una gran variedad de métodos de pago, incluidas las principales tarjetas de crédito, monederos digitales como Apple Pay y Google Pay, y métodos de pago internacionales. Esta flexibilidad ayuda a las empresas a atender a una base de clientes más amplia, incluidos los clientes internacionales.

• Procesamiento en tiempo real. Las empresas pueden procesar transacciones al instante, con confirmación inmediata. Esto es necesario para mantener el flujo de caja y una experiencia fluida del cliente.

• Gestión de transacciones fácil de usar. La interfaz intuitiva de la plataforma permite a los propietarios de empresas administrar transacciones, reembolsos y datos de clientes sin necesidad de habilidades técnicas especializadas.

Funcionalidades de integración sin complicaciones

• Amplia compatibilidad. Stripe se integra a la perfección con una serie de plataformas de comercio electrónico y sistemas POS. Esta compatibilidad reduce la barrera técnica para que las empresas comiencen a vender en línea o en tienda física.

• API e integración personalizada. La API de Stripe permite una integración personalizada, lo que beneficia a empresas con necesidades específicas. Esto es especialmente útil para las empresas que desean crear una experiencia única para el cliente o integrarse con soluciones de comercio electrónico personalizadas.

• Opciones listas para usar. Para las empresas que buscan una implementación rápida, las opciones listas para usar de Stripe requieren una configuración mínima, lo que facilita comenzar a procesar pagos inmediatamente.

Alcance mundial y aceptación de divisas

• Soporte de pagos internacionales y en varias divisas: Stripe admite más de 135 divisas y una variedad de métodos de pago internacionales, para que las empresas puedan vender en todo el mundo sin preocuparse por las barreras de divisas.

• Conversión de divisas y gestión de comisiones transfronterizas. Las herramientas para gestionar la conversión de divisas y las comisiones transfronterizas están integradas en la plataforma, lo que simplifica las transacciones internacionales.

Seguridad y cumplimiento de la normativa avanzados

• Cumplimiento de la normativa PCI DSS. Stripe cumple con los estándares más estrictos de la normativa PCI para garantizar la seguridad de la información de pago de los clientes.

• Prevención del fraude y gestión de riesgos. Las sofisticadas herramientas de Stripe para detectar y prevenir transacciones fraudulentas protegen los ingresos y mantienen la confianza del cliente.

• Cifrado de datos y protocolos de seguridad. Estos protocolos cifran y protegen los datos de las transacciones.

Precios transparentes y competitivos

• Estructura de precios competitiva y fácil de entender: las tarifas de Stripe son sencillas y suelen basarse en un modelo de pago por consumo, lo que facilita a las pequeñas empresas la comprensión y la gestión de los costes.

• Comparación con los estándares del sector. Stripe puede ofrecer a las empresas un mejor valor con un amplio conjunto de funciones y tarifas competitivas.

• Sin comisiones ocultas ni contratos vinculantes. El sencillo modelo de precios de Stripe ofrece flexibilidad y transparencia a las pequeñas empresas.

Informes y análisis

• Informes financieros detallados. Stripe proporciona informes detallados de las transacciones, lo que ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de las ventas, los reembolsos y los ingresos netos.

• Análisis en tiempo real. El acceso a datos en tiempo real ofrece información sobre las tendencias de compra, el comportamiento de los clientes y el rendimiento empresarial.

• Informes personalizables. Las empresas pueden adaptar los informes a sus necesidades específicas.

Funciones y servicios adicionales

• Facturación recurrente y suscripciones. Stripe admite modelos de negocio basados en suscripciones y facturación recurrente, lo cual es importante para las empresas que ofrecen servicios o productos mediante suscripciones.

• Enlaces de pago y facturación. Stripe facilita la creación de facturas profesionales y enlaces de pago únicos, lo cual resulta útil para la facturación y las transacciones a distancia.

• Acceso a servicios financieros. Los servicios financieros de Stripe, como Stripe Capital para la financiación y Stripe Treasury para los servicios bancarios, ofrecen un ecosistema financiero integral para las pequeñas empresas.

Soporte para desarrolladores y la comunidad

• Participación de la comunidad de desarrolladores. El acceso a una comunidad de desarrolladores significa que las empresas pueden buscar asesoramiento, compartir experiencias y encontrar soluciones personalizadas.

• Amplia documentación y soporte. Stripe proporciona documentación completa y recursos de soporte que pueden ayudar a las empresas a solucionar problemas y optimizar sus sistemas de pago.

• Actualizaciones continuas y nuevas funciones. Las actualizaciones periódicas brindan a las empresas acceso a la última tecnología y seguridad de pago, lo que hace que la plataforma siga siendo relevante y eficiente.