Para aceptar pagos de clientes, las empresas deben saber qué tipos de hardware y software de pago se adaptan mejor a sus necesidades. Para decidir qué tipo de configuración de pago es la adecuada para tu negocio y la que mejor se adapta a las preferencias de pago de tus clientes, primero debes comprender la diferencia entre un sistema de puntos de venta (POS) y un lector de tarjetas.

Una vez hayas entendido las funciones y roles distintivos de los sistemas POS y los lectores de tarjetas en el procesamiento de pagos y las operaciones comerciales, será mucho más fácil determinar qué hardware y software se adaptan mejor a tus necesidades.

Explicaremos qué son los sistemas POS y los lectores de tarjetas, cómo funcionan y cuál es mejor para diferentes tipos de empresas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué significa «POS»?
  
• ¿Qué es un sistema POS?
  
• ¿Cómo funciona un sistema POS?
  
• ¿Qué es un lector de tarjetas?
  
• ¿Cómo funcionan los lectores de tarjetas?
  
• ¿Puedo aceptar pagos en persona sin lector de tarjetas?
  
• ¿Qué diferencias hay entre un lector de tarjetas y un sistema POS?
  
• ¿Necesito un sistema POS o un lector de tarjetas?
  
• Ventajas de usar un sistema POS
  

¿Qué significa «POS»?

En el contexto de los pagos, «POS» son las siglas en inglés de «punto de venta» y puede hacer referencia a dos aspectos:

• El momento y lugar en que un cliente hace una compra a una empresa. Por ejemplo, el punto de venta puede ser la caja de un comercio minorista físico, el flujo del proceso de compra en línea de un sitio web de e-commerce o el momento en que un manitas usa un lector de tarjetas en su dispositivo móvil para procesar la tarjeta de un cliente en su casa.
  
• POS también se refiere al software necesario para gestionar un negocio e iniciar pagos. Los sistemas POS a veces se incluyen con hardware como lectores de tarjetas y otras veces se venden por separado, y la responsabilidad de seleccionar el hardware recae en la empresa.
  

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS es el software que utilizan las empresas para aceptar pagos de los clientes y realizar otras tareas, entre las que se pueden incluir:

• Actualizar el inventario.
  
• Hacer un seguimiento de las ventas.
  
• Gestionar la caja registradora.
  
• Imprimir recibos.
  
• Escanear códigos de barras
  
• Fichar al entrar y al salir.
  
• Elaborar informes sobre ventas y otros análisis.
  
• Gestionar las cuentas y las recompensas de los clientes.
  

Los sistemas POS a veces se incluyen con hardware como lectores de tarjetas y otras veces se venden por separado, y la responsabilidad de seleccionar el hardware recae en la empresa.

¿Cómo funciona un sistema POS?

Algunos sistemas POS son soluciones listas para usar que las empresas pueden configurar rápidamente para realizar un seguimiento del inventario, gestionar a los empleados e iniciar pagos.

¿Qué es un lector de tarjetas?

Un lector de tarjetas es un dispositivo que acepta tarjetas de crédito y débito, así como monederos digitales como métodos de pago, y luego comunica la información de la tarjeta al procesador de pagos de la empresa.

¿Cómo funciona un lector de tarjetas?

Hay cuatro tipos principales de lectores de tarjetas:

• Lectores de tarjetas independientes que se colocan en el mostrador.
  
• Lectores de tarjetas que se acoplan físicamente a dispositivos móviles como una tablet o un teléfono
  
• Lectores de tarjetas portátiles todo en uno que no requieren un dispositivo periférico como una tablet o un registro
  
• Lectores de tarjetas sin intervención humana para autoservicio, como en máquinas expendedoras
  

La mayoría de los lectores pueden aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito de diferentes formas, como las siguientes:

• Pagos sin contacto: transacciones hechas con monederos digitales y algunas tarjetas de crédito más recientes que cuentan con tecnología NFC.
  
• Chips EMV: son los pequeños chips informáticos que están incrustados en algunas tarjetas de crédito y débito, que se insertan en el lector por la parte del chip.
  
• Pagos pasando la banda magnética: se usa la banda magnética de la tarjeta de crédito para transmitir el número al lector.
  

¿Puedo aceptar pagos en persona sin lector de tarjetas?

Con Tap to Pay, las empresas pueden aceptar pagos presenciales sin contacto con solo un dispositivo iPhone o Android. Tap to Pay es especialmente popular para realizar pagos en cualquier lugar y para empresas que ocasionalmente realizan transacciones en persona. Puede resultar más asequible para algunas empresas, ya que no requiere hardware adicional.

¿Qué diferencias hay entre un lector de tarjetas y un sistema POS?

Un lector de tarjetas es un componente de un POS; estos dos términos no son intercambiables. Los lectores de tarjetas aceptan la información de las tarjetas de crédito y débito, como el número de la tarjeta y el nombre y la dirección del titular, y envían esa información, junto con el importe de la compra, al procesador de pagos de la empresa. Ahí es donde termina la función de los lectores de tarjetas. El POS, por su parte, toma la información de la transacción y la utiliza para realizar muchas operaciones importantes relacionadas con la compra, como documentar la información del cliente, actualizar el inventario, registrar la venta a efectos contables, documentar cualquier información sobre programas de recompensas y anotar qué empleado ha realizado la transacción.

¿Necesito un sistema POS o un lector de tarjetas?

La respuesta depende de cómo sea tu empresa. Estas son las situaciones habituales de la mayoría de las empresas y el software necesario para cada una de ellas:

• Si tu empresa acepta pagos en persona
  Si tu empresa tiene un establecimiento físico (es decir, no opera solo por Internet) y aceptas pagos con tarjeta de crédito, necesitarás un sistema POS con un lector de tarjetas.

• Si tienes una empresa que solo opera por Internet o mediante una aplicación móvil
  Si tu trabajo te obliga a desplazarte o a realizar visitas a domicilio, como es el caso de los peluqueros, carpinteros o entrenadores personales, probablemente no dispones de espacio para un lector de tarjetas de tamaño completo como los que se encuentran en las tiendas físicas. La mejor opción para tu empresa es un lector de tarjetas portátil todo en uno que funcione con tu hardware de POS.

• Si eres un minorista de e-commerce que solo opera por Internet
  Si no aceptas pagos en persona, no necesitas ningún lector de tarjetas. Sin embargo, necesitarás una pasarela de pagos en tu tienda en línea para que los clientes puedan completar transacciones en línea con tarjeta de crédito o débito. Además, querrás tener algún tipo de software que funcione de forma similar a un sistema POS presencial y que te permita hacer un seguimiento de las ventas y actualizar el inventario.

Ventajas de usar un sistema POS

Si tienes una empresa en línea, física o que combina ambas opciones, no tardarás en darte cuenta de que el sistema POS adecuado puede cambiar drásticamente la forma en que operas. En pocas palabras: simplifica todos los aspectos de tu negocio y te ofrece datos útiles sobre tus ventas y clientes, y también minimiza el trabajo necesario para llevar a cabo tantas funciones empresariales importantes. Muchos sistemas POS se especializan en un sector determinado, como comercio minorista, hostelería, atención sanitaria, belleza y mucho más.

Estas son algunas otras formas en que un sistema POS puede resultar beneficioso para las empresas:

• Reducir errores
  Un buen sistema POS protege a tu empresa frente a errores humanos al procesar pagos. Durante la transacción presencial de un cliente, a veces es muy fácil que nos olvidemos de algún paso o que comentamos algún error. Tu sistema POS te avisará si hay algún problema o si algo se ha hecho mal, por lo que protegerá la transacción y te evitará errores costosos.

• Seguimiento del inventario
  La mayoría de los sistemas POS también sirve para gestionar el inventario y te avisa cuando tienes que volver a pedir algún artículo. Asimismo, los sistemas POS pueden hacer un seguimiento de los pedidos vendidos, el cliente y su ubicación para mostrarte tendencias de ventas estacionales y regionales que te puedan ayudar a prever la demanda con mayor precisión.

• Generar informes de ventas prácticos
  Uno de los aspectos más valiosos de un sistema POS es que registra los datos de las ventas, lo que te permite detectar tendencias, conocer a tus clientes y tomar decisiones estratégicas para tu empresa. Tu sistema POS puede ser una herramienta que te ofrezca datos con los que probar nuevos enfoques, hacer un seguimiento del rendimiento y evaluar lo que vayas aprendiendo.

• Gestionar al personal fácilmente
  Los sistemas POS no solo ayudan a procesar los pagos y elaborar informes de las ventas, sino que también son excelentes para gestionar a tu equipo. Puedes hacer un seguimiento del horario de los empleados, encargarte de la planificación y obtener una vista general de la productividad.

• Llevar a cabo actualizaciones omnicanal rápidas
  El software del sistema POS permite a las empresas actualizar todo el sistema en varias ubicaciones, tanto en persona como en línea, de una sola vez. Por ejemplo, si tienes tres comercios minoristas y una tienda de e-commerce, y tu empresa empieza a vender un nuevo producto, el software del sistema POS te permitirá enviar la actualización a todos ellos a la vez. Si un producto se agota en una ubicación, pero está disponible en otra, el sistema POS te lo indicará.

Un sistema POS es una herramienta potente para tener actualizados todos los aspectos del negocio, asegurarte de que tu equipo está en sintonía en relación con las ventas y el inventario, y ofrecer la mejor experiencia posible a los clientes en todos los lugares en los que opere tu empresa.