Para aceptar pagos de los clientes, las empresas deben conocer los tipos de hardware y software de pago que mejor se adaptan a sus necesidades. Si quieres decidir qué tipo de configuración de pagos es la adecuada para tu empresa y la que mejor se adapta a la forma en que tus clientes quieren pagar, primero debes comprender las diferencias que hay entre un terminal de punto de venta (sistema POS) y un lector de tarjetas.

Cuando hayas comprendido las distintas funciones y roles que desempeñan los terminales del sistema POS y los lectores de tarjetas en el procesamiento de los pagos y las operaciones comerciales, te será mucho más sencillo determinar el hardware y el software que mejor satisfarán tus necesidades.

Explicaremos qué son los terminales del sistema POS y los lectores de tarjetas, cómo funcionan y cuál es mejor para diferentes tipos de empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa «POS»?
  
• ¿Qué es un sistema POS?
  
• ¿Cómo funciona un sistema POS?
  
• ¿Qué es un lector de tarjetas?
  
• ¿Cómo funciona un lector de tarjetas?
  
• ¿Qué diferencias hay entre un lector de tarjetas y un sistema POS?
  
• ¿Necesito un sistema POS o un lector de tarjetas?
  

¿Qué significa «POS»?

En el contexto de los pagos, «POS» son las siglas en inglés de «punto de venta» y puede hacer referencia a dos aspectos:

• El momento y lugar en que un cliente hace una compra a una empresa. Por ejemplo, el punto de venta puede ser la caja de un comercio minorista físico, el flujo del proceso de compra en línea de un sitio web de e-commerce o el momento en que un manitas usa un lector de tarjetas en su dispositivo móvil para procesar la tarjeta de un cliente en su casa.
  
• «POS» también puede hacer referencia al sistema de hardware y software que, combinados, facilitan que los clientes hagan compras en empresas.
  

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS es el hardware y software que las empresas utilizan para aceptar pagos de los clientes y completar otras tareas, como las siguientes:

• Actualizar el inventario.
  
• Hacer un seguimiento de las ventas.
  
• Gestionar la caja registradora.
  
• Imprimir recibos.
  
• Escanear códigos de barras y QR.
  
• Fichar al entrar y al salir.
  
• Elaborar informes sobre ventas y otros análisis.
  
• Gestionar las cuentas y las recompensas de los clientes.
  

Si bien no todos los sistemas POS llevan a cabo las mismas funciones, en general los sistemas POS modernos pueden ejecutar un conjunto complejo de tareas esenciales para las empresas.

¿Cómo funciona un sistema POS?

Los sistemas POS son una combinación de hardware local y, normalmente, software en la nube. El objetivo de los sistemas POS, como Stripe Terminal, es ofrecer a los minoristas un sistema de pagos unificado que integre su empresa en todos los canales (en línea y presenciales).

Algunos sistemas POS son soluciones listas para usar que las empresas pueden configurar rápido para procesar los pagos de los clientes, hacer un seguimiento del inventario y gestionar a los empleados. Para estos aspectos, un sistema POS es ideal, pero, para las empresas que quieran un sistema POS más personalizado, Terminal proporciona herramientas avanzadas para desarrolladores que ofrecen a los minoristas flexibilidad para diseñar una configuración adaptada a sus necesidades.

¿Qué es un lector de tarjetas?

Un lector de tarjetas es un dispositivo que acepta tarjetas de crédito y débito como método de pago. Puede ser un componente de un terminal del sistema POS más grande que se use para transacciones con tarjeta en persona o un pequeño accesorio para dispositivos móviles que procese pagos con tarjeta sobre la marcha. Sea cual sea el formato del lector de tarjetas, todos ellos cumplen la misma función principal: aceptar pagos con tarjeta de clientes y comunicar la información de la tarjeta al sistema POS y al procesador de pagos de la empresa.

¿Cómo funciona un lector de tarjetas?

La mayoría de los lectores de tarjetas tienen estos formatos:

• Lectores de tarjetas independientes que se colocan en el mostrador.
  
• Lectores de tarjetas vinculados a dispositivos móviles.
  
• Lectores de tarjetas que forman parte de un terminal del sistema POS.
  

En todos los casos, los lectores aceptan la información de la tarjeta de crédito o débito en el punto de venta y la transmiten al procesador de pagos de la empresa, quien se la comunica al banco emisor de la tarjeta para autorizar la transacción. La mayoría de los lectores pueden aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito de diferentes formas, como las siguientes:

• Pagos sin contacto: transacciones hechas con monederos digitales y algunas tarjetas de crédito más recientes que cuentan con tecnología NFC.
  
• Chips EMV: son los pequeños chips informáticos que están incrustados en algunas tarjetas de crédito y débito, que se insertan en el lector por la parte del chip.
  
• Pagos pasando la banda magnética: se usa la banda magnética de la tarjeta de crédito para transmitir el número al lector.
  

¿Qué diferencias hay entre un lector de tarjetas y un sistema POS?

Un lector de tarjetas es un componente de un sistema POS; estos términos no son intercambiables. Los lectores de tarjetas aceptan la información de la tarjeta de crédito o débito (como el número de la tarjeta y el nombre y la dirección del titular) y la envían junto con el importe de compra solicitado al procesador de pagos de la empresa. Aquí termina el papel que desempeña el lector de tarjetas. Por otro lado, el sistema POS toma la información de la transacción y la usa para hacer muchas operaciones importantes relacionadas con la compra, como crear recibos, documentar la información del cliente, actualizar el inventario, registrar la venta con fines de contabilidad, documentar cualquier información sobre el programa de recompensas y anotar el empleado que ha hecho la transacción.

¿Necesito un sistema POS o un lector de tarjetas?

La respuesta depende de cómo sea tu empresa. Estas son las situaciones habituales de la mayoría de las empresas y el software necesario para cada una de ellas:

• Si tu empresa acepta pagos en persona
  Si tu empresa tiene un establecimiento físico (es decir, no opera solo por Internet) y aceptas pagos con tarjeta de crédito, necesitarás un terminal del sistema POS con un lector de tarjetas.

• Si tienes una empresa que solo opera por Internet o mediante una aplicación móvil
  Si tu trabajo te exige moverte de un lado para otro o hacer llamadas a domicilios (como los estilistas, carpinteros o entrenadores personales), es probable que no tengas espacio para un terminal del sistema POS completo, como el que encontrarías en un minorista físico. La mejor solución para este caso es un lector de tarjetas con software del sistema POS en tu dispositivo móvil.

• Si eres un minorista de e-commerce que solo opera por Internet
  Si no aceptas pagos en persona, no necesitas ningún lector de tarjetas. Sin embargo, necesitarás una pasarela de pagos en tu tienda en línea para que los clientes puedan completar transacciones con tarjeta de crédito o débito. Además, querrás tener algún tipo de software que funcione de forma similar a un sistema POS presencial y que te permita hacer un seguimiento de las ventas y actualizar el inventario.

Ventajas de usar un sistema POS

Si tienes un comercio minorista en línea, físico o que combina ambas opciones, no tardarás en darte cuenta de que el sistema POS adecuado puede cambiar drásticamente la forma en que operas. En pocas palabras: simplifica todos los aspectos de tu negocio y te ofrece datos útiles sobre tus ventas y clientes, y también minimiza el trabajo necesario para llevar a cabo tantas funciones empresariales importantes.

Otras formas en que un sistema POS puede beneficiar a las empresas:

• Reducir errores
  Un buen sistema POS protege a tu empresa frente a errores humanos al procesar pagos. Durante la transacción presencial de un cliente, a veces es muy fácil que nos olvidemos de algún paso o que comentamos algún error. Tu sistema POS te avisará si hay algún problema o si algo se ha hecho mal, por lo que protegerá la transacción y te evitará errores costosos.

• Hacer un seguimiento del inventario
  La mayoría de los sistemas POS también sirve para gestionar el inventario y te avisa cuando tienes que volver a pedir algún artículo. Asimismo, los sistemas POS pueden hacer un seguimiento de los pedidos vendidos, el cliente y su ubicación para mostrarte tendencias de ventas estacionales y regionales que te puedan ayudar a prever la demanda con mayor precisión.

• Generar informes de ventas prácticos
  Uno de los aspectos más valiosos de un sistema POS es que registra los datos de las ventas, lo que te permite detectar tendencias, conocer a tus clientes y tomar decisiones estratégicas para tu empresa. Tu sistema POS puede ser una herramienta que te ofrezca datos con los que probar nuevos enfoques, hacer un seguimiento del rendimiento y evaluar lo que vayas aprendiendo.

• Gestionar al personal fácilmente
  Los sistemas POS no solo ayudan a procesar los pagos y elaborar informes de las ventas, sino que también son excelentes para gestionar a tu equipo. Puedes hacer un seguimiento del horario de los empleados, encargarte de la planificación y obtener una vista general de la productividad.

• Llevar a cabo actualizaciones omnicanal rápidas
  El software del sistema POS permite a las empresas actualizar todo el sistema en varias ubicaciones, tanto en persona como en línea, de una sola vez. Por ejemplo, si tienes tres comercios minoristas y una tienda de e-commerce, y tu empresa empieza a vender un nuevo producto, el software del sistema POS te permitirá enviar la actualización a todos ellos a la vez. Si un producto se agota en una ubicación, pero está disponible en otra, el sistema POS te lo indicará.

Un sistema POS es una herramienta potente para tener actualizados todos los aspectos del negocio, asegurarte de que tu equipo está en sintonía en relación con las ventas y el inventario, y ofrecer la mejor experiencia posible a los clientes en todos los lugares en los que opere tu empresa.