Unternehmen, die Zahlungen von ihrer Kundschaft akzeptieren möchten, sollten wissen, welche Zahlungshardware und -software am besten zu ihren Anforderungen passt. Um das richtige Zahlungs-Setup für Ihr Unternehmen und Ihre Kundschaft zu ermitteln, müssen Sie über den Unterschied zwischen einem Point-of-Sale-Terminal (POS) und einem Kartenlesegerät Bescheid wissen.

Wenn Sie die verschiedenen Funktionen und Aufgaben von POS-Terminals und Kartenlesegeräten in der Zahlungsabwicklung und im Geschäftsbetrieb verstehen, können Sie leichter entscheiden, welche Hardware und Software Ihre Anforderungen optimal erfüllt.

In diesem Artikel erfahren Sie, was POS-Terminals und Kartenlesegeräte sind, wie sie funktionieren und welche Lösung für welches Unternehmen die richtige ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wofür steht POS?
  
• Was ist ein POS-System?
  
• Wie funktioniert ein POS?
  
• Was ist ein Kartenlesegerät?
  
• Wie funktioniert ein Kartenlesegerät?
  
• Was ist der Unterschied zwischen einem Kartenlesegerät und einem POS?
  
• Brauche ich ein POS-Terminal oder ein Kartenlesegerät?
  

Wofür steht POS?

Bei Zahlungen steht „POS“ für „Point of Sale“. Damit können zwei Dinge gemeint sein:

• Der Zeitpunkt und Ort, an dem eine Kundin oder ein Kunde etwas von einem Unternehmen kauft. Der POS kann beispielsweise ein Kassenschalter in einem Ladengeschäft sein, der Online-Bezahlvorgang einer E-Commerce-Website oder der Moment, in dem Handwerksleute ein Kartenlesegerät auf einem Mobilgerät nutzen, damit eine Kundin zu Hause per Karte bezahlen kann.
  
• Gleichzeitig kann mit POS aber auch die Kombination aus Hardware- und Softwaresystem gemeint sein, die es Kundinnen und Kunden erleichtert, bei Unternehmen einzukaufen.
  

Was ist ein POS-System?

Ein POS-System ist die Hardware oder Software, mit der Unternehmen Zahlungen von ihrer Kundschaft akzeptieren. Sie sind jedoch auch für andere Aufgaben nützlich, darunter folgende:

• Warenbestände aktualisieren
  
• Verkäufe nachverfolgen
  
• Bargeldkasse verwalten
  
• Belege ausdrucken
  
• Barcodes und QR-Codes scannen
  
• Mitarbeitende ein- und ausstempeln
  
• Berichte über Verkäufe und andere Analysen erstellen
  
• Kundenkonten und Prämien verwalten
  

Zwar verfügt nicht jedes POS-System über die gleichen Funktionen, doch mit modernen POS-Systemen können Sie generell diverse zentrale Aufgaben für Ihr Unternehmen durchführen.

Wie funktioniert ein POS?

POS-Systeme sind eine Kombination aus lokaler Hardware und (typischerweise) Cloud-basierter Software. Das Ziel eines POS wie Stripe Terminal ist es, dem Einzelhandel ein einheitliches Zahlungssystem zur Verfügung zu stellen, welches das Geschäft auf allen Kanälen integriert – sowohl online als auch persönlich.

Einige POS-Systeme sind gebrauchsfertige Lösungen, die Unternehmen schnell einrichten können, um Kundenzahlungen zu verarbeiten, den Lagerbestand zu verfolgen und Personal zu verwalten – all die Dinge, die ein POS System hervorragend kann. Für Unternehmen, die eine individuellere POS-Lösung wünschen, bietet Stripe Terminal ausgefeilte Entwicklertools, mit denen Einzelhandelsunternehmen ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Setup erstellen können.

Was ist ein Kartenlesegerät?

Ein Kartenlesegerät ist ein Gerät, das Kredit- und Debitkarten als Zahlungsmittel akzeptiert. Es kann ein Bestandteil eines größeren POS-Terminals für persönliche Kartenzahlungen oder ein kleiner Aufsatz für Mobilgeräte sein, der Kartenzahlungen unterwegs ermöglicht. Unabhängig vom Format des Kartenlesegeräts erfüllen alle dieselbe Kernaufgabe: Sie nehmen Kartenzahlungen von Kundinnen und Kunden an und übermitteln die Kartendaten an den POS und den Zahlungsabwickler des Unternehmens.

Wie funktioniert ein Kartenlesegerät?

Die meisten Kartenlesegeräte liegen in einer dieser Formen vor:

• Eigenständige Tischlesegeräte
  
• Lesegeräte zum Anbringen an Mobilgeräte
  
• Kartenlesegerät, die Teil eines POS-Terminals sind
  

Unabhängig von der Art erfassen Kartenlesegeräte die Daten von Kredit- oder Debitkarten an der Verkaufsstelle und leiten sie an den Zahlungsabwickler des Unternehmens weiter. Dieser kommuniziert dann mit der ausstellenden Bank, um die Transaktion zu autorisieren. Die meisten Kartenlesegeräte können Kredit- und Debitkartenzahlungen auf verschiedene Arten annehmen, darunter folgende:

• Kontaktlose Zahlungen: Transaktionen mit Digital Wallets und einigen neueren Kreditkarten erfolgen durch NFC-Technologie (Near-Field Communication).
  
• EMV-Chips: Hierbei handelt es sich um kleine Computerchips, die in bestimmte Kredit- und Debitkarten eingebettet sind. Zur Nutzung wird einfach die Karte in das Kartenlesegerät eingesteckt.
  
• Zahlungen per Magnetstreifen (Magstripe): Dabei wird die Kartennummer über den Magnetstreifen der Kreditkarte an das Kartenlesegerät übertragen.
  

Was ist der Unterschied zwischen einem Kartenlesegerät und einem POS?

Ein Kartenlesegerät ist ein Bestandteil eines POS – es handelt sich also nicht um Synonyme. Kartenlesegeräte erfassen Kredit- und Debitkartendaten, darunter die Kartennummer, den Namen und die Adresse des Karteninhabers oder der Karteninhaberin. Diese Daten werden dann zusammen mit dem angeforderten Kaufbetrag an den Zahlungsabwickler des Unternehmens weitergeleitet. Darauf beschränkt sich die Rolle des Kartenlesegeräts. Das POS-System hingegen nutzt die Transaktionsdaten, um viele wichtige Vorgänge im Zusammenhang mit dem Kauf durchzuführen. Dazu gehören beispielsweise das Erstellen von Belegen, das Dokumentieren von Kundeninformationen, das Aktualisieren des Lagerbestands, das Protokollieren von Verkäufen für Buchhaltungszwecke, das Dokumentieren von Informationen über Bonusprogramme und das Identifizieren des Teammitglieds, das die Transaktion durchgeführt hat.

Brauche ich ein POS-Terminal oder ein Kartenlesegerät?

Die Frage hängt ganz von Ihrem Unternehmen ab. Wir stellen im Folgenden ein paar häufige Szenarien für Unternehmen vor und erläutern, welche Hardware und Software in diesen Szenarien zur Unterstützung erforderlich wäre:

• Unternehmen, die persönliche Zahlungen annehmen
  Wenn ihr Unternehmen nicht nur online, sondern auch offline aktiv ist und Sie Kreditkartenzahlungen akzeptieren, benötigen Sie ein POS-Terminal mit Kartenlesegerät.

• Unternehmen, die nur online oder mobil tätig sind
  Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind oder Hausbesuche machen müssen (z. B. als Friseur/in, Schreiner/in oder Personal Trainer/in), haben Sie wahrscheinlich nicht genug Platz für ein vollwertiges POS-Terminal, wie es normalerweise in Geschäften genutzt wird. In dem Fall ist für Sie ein Kartenlesegerät mit POS-Software auf Ihrem Mobilgerät eine gute Lösung.

• E-Commerce-Händler, der nur online aktiv ist
  Wenn Sie keine persönlichen Zahlungen annehmen, brauchen Sie auch kein Kartenlesegerät. Allerdings benötigen Sie ein Zahlungs-Gateway in Ihrem digitalen Shop, über das Ihre Kundschaft Kredit- und Debitkartenzahlungen durchführen kann. Darüber hinaus brauchen Sie eine Software, die ähnlich wie ein POS-System funktioniert und mit der Sie Verkäufe nachverfolgen und Ihren aktuellen Lagerbestand im Blick behalten können.

Vorteile von POS-Systemen

Wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft online, persönlich oder eine Kombination aus beidem betreiben, werden Sie schnell erkennen, dass das richtige POS-System Ihre Betriebsabläufe grundlegend verändern kann. Kurz gesagt: Es vereinfacht jeden Aspekt Ihres Geschäfts und liefert Ihnen wertvolle Daten über Ihre Verkäufe und Kundschaft. Gleichzeitig minimiert ein POS-System den Arbeitsaufwand, der für zahlreiche wichtige Geschäftsfunktionen erforderlich ist.

Im Folgenden finden Sie weitere Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen von einem POS-System profitieren kann:

• Fehler minimieren
  Ein effektives POS-System schützt Ihr Unternehmen vor menschlichen Fehlern bei der Zahlungsabwicklung. Bei persönlichen Kundentransaktionen kann es schnell passieren, dass Mitarbeitende einen Schritt übersehen und Fehler machen. Ihr POS zeigt an, wenn etwas schiefläuft oder nicht korrekt ist. Das sichert Ihre Transaktionen und verhindert kostspielige Fehler.

• Lagerbestand verfolgen
  Die meisten POS-Systeme können gleichzeitig den Lagerbestand verwalten und Sie benachrichtigen, wenn Artikel nachbestellt werden müssen. POS-Systeme können nachverfolgen, wenn Artikel verkauft werden, wo sie verkauft werden und an wen. Dadurch können Sie saisonale Verkaufstrends identifizieren und die Nachfrage genauer vorhersagen.

• Verwertbare Umsatzberichte erstellen
  Eine besonders nützliche Funktion von POS-Systemen ist das Erfassen von Verkaufsdaten, mit denen Sie Trends erkennen, mehr über Ihre Kundschaft erfahren und strategische Geschäftsentscheidungen treffen können. Sie können Ihr POS-System als Tool nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen, neue Ansätze auszuprobieren, Ihre Leistung nachzuverfolgen und das Gelernte einzuschätzen.

• Teams einfach verwalten
  POS-Systeme können mehr als nur Zahlungen abwickeln und Umsatzberichte liefern – sie sind auch ein hervorragendes Werkzeug für die Verwaltung Ihres Teams. Sie können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen, sich um die Planung kümmern und die Produktivität im Blick behalten.

• Schnelle Omnichannel-Updates durchführen
  Mit POS-Software können Unternehmen mit nur einem einzigen Update systemweite Aktualisierungen an mehreren Standorten durchführen – sowohl vor Ort als auch online. Angenommen Sie haben drei Einzelhandelsstandorte und einen E-Commerce-Shop. Wenn Ihr Unternehmen dann ein neues Produkt einführt, können Sie mit Ihrer POS-Software alle Verkaufsstellen gleichzeitig aktualisieren. Ihr POS-System kann Sie darüber informieren, wenn Ihr Produkt an einem Standort ausverkauft und an einem anderen auf Lager ist.

Ein POS-System ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie diverse Bereiche Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten können. So können Sie sichergehen, dass Ihr Team in Bezug auf den Verkauf und Lagerbestand auf dem gleichen Stand ist und Ihrer Kundschaft geschäftsübergreifend eine optimale Erfahrung bieten.