Para aceptar pagos de clientes, las empresas deben saber qué tipos de hardware y software de pago se adaptan mejor a sus necesidades. Para tomar decisiones sobre qué tipo de configuración de pago es la adecuada para tu empresa (y la que mejor se adapta a la forma en que tus clientes quieren pagarte), primero debes comprender la diferencia entre un terminal de punto de venta (POS) y un lector de tarjetas.

Una vez que comprendas las distintas funciones y roles de los terminales POS y los lectores de tarjetas en el procesamiento de pagos y las operaciones comerciales, será mucho más fácil determinar qué hardware y software se adaptan mejor a tus necesidades.

Analizaremos qué son los terminales de POS y los lectores de tarjetas, cómo funcionan y cuál es más beneficioso para los distintos tipos de empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa POS?
  
• ¿Qué es un sistema POS?
  
• ¿Cómo funciona un POS?
  
• ¿Qué es un lector de tarjetas?
  
• ¿Cómo funciona un lector de tarjetas?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un lector de tarjetas y un POS?
  
• ¿Necesito un POS o un lector de tarjetas?
  

¿Qué significa POS?

En el contexto de los pagos, «POS» significa «punto de venta». Esto puede referirse a dos cosas:

• La hora y el lugar en los que un cliente realiza una compra a un negocio. Por ejemplo, el POS puede ser el mostrador de pago en una tienda minorista física, el flujo de compra en línea de un sitio web de ecommerce o el momento en que un personal de mantenimiento usa un lector de tarjetas en su dispositivo móvil para procesar la tarjeta de un cliente en su hogar.
  
• POS también puede referirse al sistema de hardware y software que, en conjunto, facilitan las compras de los clientes para las empresas.
  

¿Qué es un sistema POS?

Un sistema POS es el hardware y el software que utilizan las empresas para aceptar pagos de los clientes y completar otras tareas, que pueden incluir:

• Actualización del inventario
  
• Seguimiento de ventas
  
• Gestión de la caja registradora
  
• Impresión de recibos
  
• Escaneo de códigos de barras y códigos QR
  
• Fichaje de la entrada y salida de los empleados
  
• Ejecución de informes sobre ventas y otros análisis
  
• Gestión de las cuentas de los clientes y las recompensas
  

Si bien no todos los sistemas POS realizan las mismas funciones, en general, los sistemas POS modernos son capaces de ejecutar un conjunto complejo de trabajos esenciales para las empresas.

¿Cómo funciona un POS?

Los sistemas POS son una combinación de hardware local y (generalmente) software basado en la nube. El objetivo de los sistemas POS como Stripe Terminal es proporcionar a los minoristas un sistema de pago unificado que integre su negocio en todos los canales, tanto online como en persona.

Algunos sistemas POS son soluciones listas para usar que las empresas pueden configurar rápidamente para procesar los pagos de los clientes, realizar un seguimiento del inventario y administrar a los empleados; todas las cosas en las que un sistema POS es excelente. No obstante, para las empresas que desean un sistema POS más personalizado, Stripe Terminal proporciona sofisticadas herramientas para desarrolladores que brindan a los minoristas la flexibilidad de crear una configuración adaptada a sus necesidades.

¿Qué es un lector de tarjetas?

Un lector de tarjetas es un dispositivo que acepta tarjetas de crédito y débito como método de pago. Puede ser un componente de un terminal de POS más grande que se utiliza para las transacciones con tarjeta en persona o un pequeño accesorio para dispositivos móviles que procesa pagos con tarjeta sobre la marcha. Independientemente del formato que adopte un lector de tarjetas, todos cumplen la misma función principal: aceptar pagos con tarjeta de los clientes y comunicar la información de la tarjeta al POS y al procesador de pagos de la empresa.

¿Cómo funciona un lector de tarjetas?

La mayoría de los lectores de tarjetas adoptan una de las siguientes formas:

• Lectores de tarjetas de mostrador independientes
  
• Lectores de tarjetas que se conectan a dispositivos móviles
  
• Lectores de tarjetas que son un componente de un terminal de POS
  

En todos los casos, los lectores de tarjetas aceptan la información de la tarjeta de crédito o débito en el punto de venta y transmiten esa información al procesador de pagos de la empresa, quien se comunica con el banco emisor de la tarjeta para autorizar la transacción. La mayoría de los lectores de tarjetas pueden aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito de varias maneras, entre las que se incluyen:

• Pagos sin contacto: las transacciones realizadas con carteras digitales y algunas tarjetas de crédito más nuevas funcionan con tecnología de comunicación de campo cercano (NFC).
  
• Chips EMV: estos son los pequeños chips de computadora integrados en ciertas tarjetas de crédito y débito, que se utilizan al insertar el extremo del chip de la tarjeta en el lector de tarjetas.
  
• Pagos con banda magnética: estos pagos utilizan la banda magnética de las tarjetas de crédito para transmitir el número de la tarjeta al lector de tarjetas.
  

¿Cuál es la diferencia entre un lector de tarjetas y un POS?

Un lector de tarjetas es un componente de un POS; los dos no son términos intercambiables. Los lectores de tarjetas aceptan información de las tarjetas de crédito y débito, como el número de la tarjeta y el nombre y la dirección del titular de tarjeta, y envían esa información, junto con el monto que se solicita para la compra, al procesador de pagos de la empresa. Ahí es donde termina la función de los lectores de tarjetas. El POS, por otro lado, toma la información de la transacción y la utiliza para realizar muchas operaciones importantes relacionadas con la compra, como crear recibos, documentar la información del cliente, actualizar el inventario, registrar la venta con fines contables, documentar cualquier información del programa de recompensas y anotar qué empleado realizó la transacción.

¿Necesito un POS o un lector de tarjetas?

La respuesta a esta pregunta depende de tu negocio. A continuación, se muestran escenarios comunes que se ajustan a la mayoría de las empresas y al hardware y software necesarios para brindar apoyo a cada una de ellas:

• Si tu empresa acepta pagos en persona
  Si tu empresa opera en la vida real (es decir, no exclusivamente en línea) y aceptas pagos con tarjeta de crédito, necesitarás un terminal de POS con lector de tarjetas.

• Si operas un negocio totalmente online o móvil
  Si tu trabajo requiere que estés en movimiento o que hagas visitas a domicilio, como peluqueros, carpinteros o entrenadores personales, entonces probablemente no tengas espacio para una terminal de POS de tamaño completo como la que encontrarías en una tienda minorista física. La mejor opción para ti es un lector de tarjetas con software POS en tu dispositivo móvil.

• Si eres un minorista de comercio electrónico que solo opera en línea
  Si no aceptas pagos en persona, no necesitas un lector de tarjetas. Sin embargo, necesitarás una pasarela de pagos en tu escaparate digital donde los clientes puedan completar transacciones con tarjeta de crédito y débito. Y aún querrás algún tipo de software que funcione de manera similar a un POS en persona, que te permita realizar un seguimiento de las ventas y actualizar el inventario.

Beneficios de usar un sistema POS

Si tienes un negocio minorista en línea, en persona o ambos, no te llevará mucho tiempo comprender que el sistema POS adecuado puede cambiar radicalmente tu forma de operar. En resumen, simplifica todos los aspectos de tu negocio y te brinda datos valiosos sobre tus ventas y clientes, al tiempo que minimiza la cantidad de mano de obra requerida para ejecutar tantas funciones comerciales clave.

Estas son algunas otras formas en que un sistema POS puede beneficiar a las empresas:

• Reducción de errores
  Un sistema POS sólido protege tu negocio contra errores humanos cuando se trata de procesar pagos. Durante una transacción en persona con un cliente, a veces es muy fácil que nos saltemos pasos y cometamos errores. Tu POS te avisará cuando algo salga mal o se haga incorrectamente, lo que mantendrá tu transacción segura y evitará errores costosos.

• Seguimiento del inventario
  La mayoría de los sistemas POS también funcionan como gestión de inventario y te avisa cuando es necesario pedir artículos. Y los sistemas POS pueden hacer un seguimiento de cuándo se venden los artículos, dónde y a quién, y te muestran tendencias de ventas estacionales y regionales que pueden ayudarte a prever la demanda con mayor precisión.

• Generación de informes de ventas procesables
  Uno de los aspectos más valiosos de un sistema POS es que registra los datos de ventas, lo que te permite detectar tendencias, conocer a tus clientes e informar la toma de decisiones estratégicas para tu negocio. Tu sistema POS puede ser una herramienta generadora de información para experimentar con nuevos enfoques, realizar un seguimiento del rendimiento y evaluar lo que aprendes.

• Gestión sencilla del personal
  Los sistemas POS sirven para operaciones comerciales que van más allá del procesamiento de pagos y los informes de ventas, y también son excelentes para administrar tu equipo. Puedes realizar un seguimiento de las horas de los empleados, encargarte de la programación y obtener una vista panorámica de la productividad.

• Ejecución de actualizaciones omnicanal rápidas
  El software POS permite a las empresas realizar actualizaciones de todo el sistema en múltiples ubicaciones, tanto en persona como en línea, con una sola actualización. Por ejemplo, si tienes tres tiendas minoristas y una tienda de comercio digital, y tu negocio comienza a vender un nuevo producto, tu software POS te permitirá enviar la actualización a todos los frentes simultáneamente. Si un producto está agotado en una ubicación pero disponible en otra, tu POS te lo informará.

Un sistema POS es una herramienta poderosa para mantener actualizados todos los aspectos de tu negocio, asegurarse de que tu equipo esté en sintonía sobre las ventas y el inventario, y facilitar la mejor experiencia posible del cliente en todos los lugares donde opera tu negocio.