Um Zahlungen von Kundinnen und Kunden entgegenzunehmen, müssen Unternehmen wissen, welche Art von Zahlungshardware und -software am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Um zu entscheiden, welche Art von Zahlungseinrichtung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist und wie Ihre Kundschaft zahlen möchte, müssen Sie zunächst den Unterschied zwischen einem Point of Sale (POS) und einem Kartenlesegerät verstehen.

Wenn Sie die verschiedenen Funktionen und Aufgaben von POS-Systemen und Kartenlesegeräten bei der Zahlungsabwicklung und im Geschäftsbetrieb verstehen, können Sie leichter entscheiden, welche Hardware und Software Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt.

Wir erläutern, was POS-Systeme und Kartenlesegeräte sind, wie sie funktionieren und welche Lösung für die verschiedenen Unternehmen die geeignetste ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wofür steht POS?
  
• Was ist ein POS-System?
  
• Wie funktioniert ein POS-System?
  
• Was ist ein Kartenlesegerät?
  
• Wie funktioniert ein Kartenlesegerät?
  
• Kann ich persönliche Zahlungen ohne Kartenlesegerät akzeptieren?
  
• Was ist der Unterschied zwischen einem Kartenlesegerät und einem POS-System?
  
• Brauche ich ein POS-Terminal oder ein Kartenlesegerät?
  
• Vorteile von POS-Systemen
  

Wofür steht POS?

Bei Zahlungen steht „POS“ für „Point of Sale“. Damit können zwei Dinge gemeint sein:

• Der Zeitpunkt und Ort, an dem eine Kundin oder ein Kunde etwas von einem Unternehmen kauft. Der POS kann beispielsweise ein Kassenschalter in einem Ladengeschäft sein, der Online-Bezahlvorgang einer E-Commerce-Website oder der Moment, in dem Handwerksleute ein Kartenlesegerät auf einem Mobilgerät nutzen, damit eine Kundin zu Hause per Karte bezahlen kann.
  
• POS bezieht sich auch auf die Software, die für den Betrieb eines Unternehmens und die Abwicklung von Zahlungen erforderlich ist. POS-Systeme werden in manchen Fällen zusammen mit Hardware wie Kartenlesegeräten angeboten und manchmal separat verkauft, wobei die Verantwortung für die Auswahl der Hardware beim Unternehmen liegt.
  

Was ist ein POS-System?

Ein POS-System ist die Software, die Unternehmen verwenden, um Zahlungen von Kundinnen/Kunden entgegenzunehmen und andere Aufgaben zu erledigen, die Folgendes umfassen können:

• Warenbestände aktualisieren
  
• Verkäufe nachverfolgen
  
• Bargeldkasse verwalten
  
• Belege ausdrucken
  
• Barcodes scannen
  
• Mitarbeitende ein- und ausstempeln
  
• Berichte über Verkäufe und andere Analysen erstellen
  
• Kundenkonten und Prämien verwalten
  

POS-Systeme werden in manchen Fällen zusammen mit Hardware wie Kartenlesegeräten angeboten und manchmal separat verkauft, wobei die Verantwortung für die Auswahl der Hardware beim Unternehmen liegt.

Wie funktioniert ein POS?

Bei einigen POS-Systemen handelt es sich um gebrauchsfertige Lösungen, die Unternehmen schnell einrichten können, um den Lagerbestand nachzuverfolgen, Mitarbeitende zu verwalten und Zahlungen zu veranlassen.

Was ist ein Kartenlesegerät?

Ein Kartenlesegerät ist ein Gerät, das Kredit- und Debitkarten sowie Digital Wallets als Zahlungsmethoden akzeptiert und dann die Karteninformationen an den Zahlungsabwickler des Unternehmens weiterleitet.

Wie funktioniert ein Kartenlesegerät?

Es gibt vier verschiedene Arten von Kartenlesegeräten:

• Eigenständige Tischlesegeräte
  
• Kartenlesegeräte, die physisch mit einem mobilen Gerät wie einem Tablet oder Telefon verbunden werden
  
• Mobile All-in-One-Kartenlesegeräte, die kein Peripheriegerät wie ein Tablet oder eine Registrierkasse benötigen
  
• Unbeaufsichtigte Kartenlesegeräte für den Selbstbedienungsbereich, wie bei Verkaufsautomaten
  

Die meisten Kartenlesegeräte können Kredit- und Debitkartenzahlungen auf verschiedene Arten annehmen, darunter folgende:

• Kontaktlose Zahlungen: Transaktionen mit Digital Wallets und einigen neueren Kreditkarten erfolgen durch NFC-Technologie (Near-Field Communication).
  
• EMV-Chips: Hierbei handelt es sich um kleine Computerchips, die in bestimmte Kredit- und Debitkarten eingebettet sind. Zur Nutzung wird einfach die Karte in das Kartenlesegerät eingesteckt.
  
• Zahlungen per Magnetstreifen (Magstripe): Dabei wird die Kartennummer über den Magnetstreifen der Kreditkarte an das Kartenlesegerät übertragen.
  

Kann ich persönliche Zahlungen ohne Kartenlesegerät akzeptieren?

Mit Tap to Pay können Unternehmen kontaktlose persönliche Zahlungen mit einem iPhone oder Android-Gerät akzeptieren. Tap to Pay ist besonders beliebt für Zahlungen von unterwegs und für Unternehmen, die gelegentlich persönliche Transaktionen durchführen. Für einige Unternehmen ist es möglicherweise erschwinglicher, da keine zusätzliche Hardware erforderlich ist.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kartenlesegerät und einem POS?

Ein Kartenlesegerät ist ein Bestandteil eines POS – es handelt sich also nicht um Synonyme. Kartenlesegeräte erfassen Kredit- und Debitkartendaten, darunter die Kartennummer, den Namen und die Adresse des Karteninhabers oder der Karteninhaberin. Diese Daten werden dann zusammen mit dem angeforderten Kaufbetrag an den Zahlungsabwickler des Unternehmens weitergeleitet. Darauf beschränkt sich die Rolle des Kartenlesegeräts. Das POS-System hingegen nutzt die Transaktionsdaten, um viele wichtige Vorgänge im Zusammenhang mit dem Kauf durchzuführen. Dazu gehören beispielsweise das Dokumentieren von Kundeninformationen, das Aktualisieren des Lagerbestands, das Protokollieren von Verkäufen für Buchhaltungszwecke, das Dokumentieren von Informationen über Bonusprogramme und das Identifizieren des Teammitglieds, das die Transaktion durchgeführt hat.

Brauche ich ein POS-Terminal oder ein Kartenlesegerät?

Die Frage hängt ganz von Ihrem Unternehmen ab. Wir stellen im Folgenden ein paar häufige Szenarien für Unternehmen vor und erläutern, welche Hardware und Software in diesen Szenarien zur Unterstützung erforderlich wäre:

• Unternehmen, die persönliche Zahlungen annehmen
  Wenn ihr Unternehmen nicht nur online, sondern auch offline aktiv ist und Sie Kreditkartenzahlungen akzeptieren, benötigen Sie ein POS mit Kartenlesegerät.

• Unternehmen, die nur online oder mobil tätig sind
  Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind oder Hausbesuche machen müssen – z. B. als Friseur/in, Schreiner/in oder Personal Trainer – dann haben Sie wahrscheinlich nicht genug Platz für ein vollwertiges Kartenlesegerät, wie es normalerweise in Geschäften genutzt wird. In dem Fall ist ein mobiles All-in-One-Kartenlesegerät, das mit Ihrer POS-Hardware betrieben wird, eine gute Lösung.

• E-Commerce-Händler, der nur online aktiv ist
  Wenn Sie keine persönlichen Zahlungen annehmen, brauchen Sie auch kein Kartenlesegerät. Allerdings benötigen Sie ein Zahlungsgateway in Ihrem digitalen Shop, über das Ihre Kundschaft online Kredit- und Debitkartenzahlungen durchführen kann. Darüber hinaus brauchen Sie eine Software, die ähnlich wie ein POS-System funktioniert und mit der Sie Verkäufe nachverfolgen und Ihren aktuellen Lagerbestand im Blick behalten können.

Vorteile von POS-Systemen

Wenn Sie ein Unternehmen online, persönlich oder eine Kombination aus beidem betreiben, werden Sie schnell erkennen, dass das richtige POS-System Ihre Betriebsabläufe grundlegend verändern kann. Kurz gesagt: Es vereinfacht jeden Aspekt Ihres Geschäfts und liefert Ihnen wertvolle Daten über Ihre Verkäufe und Kundschaft. Gleichzeitig minimiert es den Arbeitsaufwands, der für zahlreiche wichtige Geschäftsfunktionen erforderlich ist. Viele POS-Systeme sind auf eine bestimmte Branche spezialisiert, z. B. Einzelhandel, Gastgewerbe, Gesundheitswesen, Kosmetik und mehr.

Im Folgenden finden Sie einige weitere Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen von einem POS-System profitieren kann:

• Fehler minimieren
  Ein effektives POS-System schützt Ihr Unternehmen vor menschlichen Fehlern bei der Zahlungsabwicklung. Bei persönlichen Kundentransaktionen kann es schnell passieren, dass Mitarbeitende einen Schritt übersehen und Fehler machen. Ihr POS zeigt an, wenn etwas schiefläuft oder nicht korrekt ist. Das sichert Ihre Transaktionen und verhindert kostspielige Fehler.

• Verfolgung des Lagerbestands
  Die meisten POS-Systeme können gleichzeitig den Lagerbestand verwalten und Sie benachrichtigen, wenn Artikel nachbestellt werden müssen. POS-Systeme können nachverfolgen, wenn Artikel verkauft werden, wo sie verkauft werden und an wen. Dadurch können Sie saisonale Verkaufstrends identifizieren und die Nachfrage genauer vorhersagen.

• Verwertbare Umsatzberichte erstellen
  Eine besonders nützliche Funktion von POS-Systemen ist das Erfassen von Verkaufsdaten, mit denen Sie Trends erkennen, mehr über Ihre Kundschaft erfahren und strategische Geschäftsentscheidungen treffen können. Sie können Ihr POS-System als Tool nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen, neue Ansätze auszuprobieren, Ihre Leistung nachzuverfolgen und das Gelernte einzuschätzen.

• Teams einfach verwalten
  POS-Systeme können mehr als nur Zahlungen abwickeln und Umsatzberichte liefern – sie sind auch ein hervorragendes Werkzeug für die Verwaltung Ihres Teams. Sie können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen, sich um die Planung kümmern und die Produktivität im Blick behalten.

• Schnelle Omnichannel-Updates durchführen
  Mit POS-Software können Unternehmen mit nur einem einzigen Update systemweite Aktualisierungen an mehreren Standorten durchführen – sowohl vor Ort als auch online. Angenommen Sie haben drei Einzelhandelsstandorte und einen E-Commerce-Shop. Wenn Ihr Unternehmen dann ein neues Produkt einführt, können Sie mit Ihrer POS-Software alle Verkaufsstellen gleichzeitig aktualisieren. Ihr POS-System kann Sie darüber informieren, wenn Ihr Produkt an einem Standort ausverkauft und an einem anderen auf Lager ist.

Ein POS-System ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie diverse Bereiche Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten können. So können Sie sichergehen, dass Ihr Team in Bezug auf den Verkauf und Lagerbestand auf dem gleichen Stand ist und Ihrer Kundschaft geschäftsübergreifend eine optimale Erfahrung bieten.