Per accettare pagamenti dai clienti, le attività devono individuare l'hardware e il software più adatti alle proprie esigenze. Decidere la configurazione di pagamento ideale, che risponda anche al modo in cui i clienti preferiscono pagare, richiede innanzitutto di comprendere la differenza tra una soluzione point of sale (POS) e un lettore di carte.

Una volta comprese le diverse funzioni e i ruoli dei sistemi POS e dei lettori di carte nell'elaborazione dei pagamenti e nelle operazioni aziendali, sarà molto più facile determinare quali hardware e software supportano al meglio le tue esigenze.

Illustreremo cosa sono i sistemi POS e i lettori di carte, come funzionano e quali sono i vantaggi per le diverse tipologie di attività.

Contenuto dell'articolo

• Che significa l'acronimo POS?
  
• Che cos'è un sistema POS?
  
• Come funziona un sistema POS?
  
• Che cos'è un lettore di carte?
  
• Come funziona un lettore di carte?
  
• Posso accettare pagamenti di persona senza un lettore di carte?
  
• Qual è la differenza tra un lettore di carte e una soluzione POS?
  
• Mi serve una soluzione POS o un lettore di carte?
  
• Vantaggi di un sistema POS
  

Che significa l'acronimo POS?

Nel contesto dei pagamenti, "POS" sta per "point of sale". Può fare riferimento a due cose:

• L'ora e il luogo in cui un cliente effettua un acquisto da un'attività. Ad esempio, POS può essere la cassa in un punto vendita fisico, il flusso di pagamento online di un sito web di e-commerce o il momento in cui un operaio usa un lettore di carte sul suo dispositivo mobile per elaborare la carta presso il domicilio di un cliente.
  
• POS si riferisce anche al software necessario per gestire un'attività e avviare i pagamenti. I sistemi POS sono talvolta forniti in pacchetti con il relativo hardware, come i lettori di carte, e talvolta venduti separatamente, con la responsabilità della scelta dell'hardware a carico dell'attività.
  

Che cos'è un sistema POS?

Un sistema POS è il software che le attività usano per accettare pagamenti dai clienti e completare altre attività, che possono includere:

• Aggiornamento dell'inventario
  
• Monitoraggio delle vendite
  
• Gestione del registratore di cassa
  
• Stampa delle ricevute
  
• Scansione dei codici a barre
  
• Cronometraggio di orari e pause dei dipendenti
  
• Esecuzione di report sulle vendite e altre analisi
  
• Gestione degli account e dei premi dei clienti
  

I sistemi POS sono talvolta forniti in pacchetti con il relativo hardware, come i lettori di carte, e talvolta venduti separatamente, con la responsabilità della scelta dell'hardware a carico dell'attività.

Come funzionano i sistemi POS?

Alcuni sistemi POS sono soluzioni pronte all'uso che le attività possono configurare rapidamente per monitorare l'inventario, gestire i dipendenti e avviare i pagamenti.

Che cos'è un lettore di carte?

Un lettore di carte è un dispositivo che accetta carte di credito e di debito, nonché wallet come metodi di pagamento e comunica quindi le informazioni della carta all'elaboratore di pagamento dell'attività.

Come funziona un lettore di carte?

Esistono quattro tipi principali di lettori di carte:

• Lettori di carte da banco indipendenti
  
• Lettori di carte che si collegano fisicamente a dispositivi mobili come tablet o telefono
  
• Lettori di carte portatili all-in-one che non richiedono un dispositivo periferico come un tablet o un registratore di cassa
  
• Lettori di carte non presidiati per il self-service, come sui distributori automatici
  

La maggior parte dei lettori di carte è in grado di accettare pagamenti con carte di credito e di debito in diversi modi, tra cui:

• Pagamenti contactless: le transazioni effettuate con wallet e alcune carte di credito più recenti sono basate sulla tecnologia NFC (near-field communication).
  
• Chip EMV: si tratta di piccoli chip di computer incorporati in alcune carte di credito e di debito che vengono utilizzati inserendo l'estremità con il chip della carta nel lettore di carte.
  
• Pagamenti con lettura della banda magnetica: questi pagamenti usano la banda magnetica sulle carte di credito per trasmettere il numero della carta al lettore di carte.
  

Posso accettare pagamenti di persona senza un lettore di carte?

Con Tap to Pay, le attività possono accettare pagamenti contactless di persona utilizzando solo un dispositivo iPhone o Android. Tap to Pay è particolarmente popolare per i pagamenti in movimento e per le attività che occasionalmente effettuano transazioni di persona. Può essere più conveniente per alcune attività perché non richiede hardware aggiuntivo.

Qual è la differenza tra un lettore di carte e una soluzione POS?

Un lettore di carte è un componente di una soluzione POS, quindi non si tratta di termini interscambiabili. I lettori di carte accettano le informazioni della carta di debito e di credito, come il numero di carta e il nome e l'indirizzo del titolare della carta, e inviano queste informazioni, insieme all'importo richiesto per l'acquisto, all'elaboratore di pagamento dell'attività. Il ruolo del lettore di carte termina qui. La soluzione POS, invece, prende le informazioni dalla transazione e le utilizza per eseguire molte operazioni importanti relative all'acquisto, come la documentazione delle informazioni sul cliente, l'aggiornamento dell'inventario, la registrazione della vendita a fini contabili, l'inserimento delle informazioni per eventuali programmi di premi e la registrazione del dipendente che ha eseguito la transazione.

Mi serve una soluzione POS o un lettore di carte?

La risposta a questa domanda dipende dal tipo di attività. Di seguito sono riportati gli scenari più comuni adatti alla maggior parte delle attività e l'hardware e il software necessari per supportare ciascuno di questi:

• Se l'attività accetta pagamenti di persona
  Se la tua attività opera in modalità IRL (ovvero non esclusivamente online) e accetti pagamenti con carta di credito, sarà necessaria una soluzione POS con un lettore di carte.

• Se gestisci un'attività completamente online o su dispositivi mobili
  Se il tuo lavoro ti richiede di spostarti spesso o di effettuare visite a domicilio, come nel caso dei parrucchieri, dei falegnami o dei personal trainer, probabilmente non hai spazio per un lettore di carte di dimensioni standard come quelli che si trovano nei negozi fisici. La scelta migliore per te è un lettore di carte portatile all-in-one che utilizza l'hardware della tua soluzione POS.

• Se sei un venditore al dettaglio di e-commerce che opera solo online
  Se non accetti pagamenti di persona, non hai bisogno di un lettore di carte. Tuttavia, avrai bisogno di un gateway di pagamento sul tuo negozio digitale dove i clienti possano completare le transazioni con carta di credito e debito online. Inoltre, ti servirà un software simile a un POS tradizionale, che ti consenta di monitorare le vendite e aggiornare l'inventario

Vantaggi di un sistema POS

Se gestisci un'attività online, di persona o entrambe, non ci vorrà molto per capire che il sistema POS giusto può cambiare radicalmente il tuo modo di operare. In breve, semplifica ogni aspetto della tua attività e ti fornisce dati preziosi sulle vendite e sui clienti, riducendo al minimo la quantità di lavoro necessario per svolgere tante funzioni aziendali fondamentali. Molti sistemi POS sono specializzati in un determinato settore, come la vendita al dettaglio, l'ospitalità, la sanità, la bellezza e altro ancora.

Ecco alcuni altri modi in cui le attività possono trarre vantaggio da un sistema POS:

• Riduzione degli errori
  Un sistema POS affidabile protegge la tua attività dagli errori umani al momento di elaborare i pagamenti. Durante una transizione di persona, talvolta è troppo facile saltare dei passaggi e commettere errori. La soluzione POS ti avverte quando si verifica un problema o un'operazione viene eseguita in modo non corretto, garantendo la sicurezza della transazione ed evitando errori costosi.

• Monitoraggio dell'inventario
  La maggior parte dei sistemi POS esegue anche la gestione dell'inventario, avvisandoti quando è necessario ordinare degli articoli. Inoltre, i sistemi POS tengono traccia di quando, dove e a chi vengono venduti gli articoli, mostrandoti tendenze di vendita a livello stagionale e regionale che possono aiutarti a prevedere le richieste in modo più accurato.

• Generazione di utili report sulle vendite
  Uno degli aspetti più importanti di un sistema POS è la possibilità di registrare i dati di vendita, il che ti consente di individuare tendenze, scoprire informazioni sui clienti e prendere decisioni informate strategiche per l'attività. Il sistema POS può essere uno strumento che ti mette a disposizione informazioni dettagliate per sperimentare nuovi approcci, tenere traccia delle prestazioni e valutare i dati di cui vieni a conoscenza.

• Gestione semplice dello staff
  I sistemi POS non si limitano a supportare le procedure operative aziendali con l'elaborazione dei pagamenti e i report sulle vendite, ma sono anche utili per gestire il team. Puoi tenere traccia degli orari dei dipendenti, predisporre la pianificazione e ottenere una visione d'insieme della produttività.

• Esecuzione di aggiornamenti multicanale rapidi
  Il software POS consente alle attività di eseguire aggiornamenti a livello di sistema in varie posizioni, sia di persona che online, con un singolo aggiornamento. Ad esempio, se disponi di tre punti vendita al dettaglio e un negozio di e-commerce e la tua attività inizia a trattare un nuovo prodotto, il software POS ti consentirà di inviare l'aggiornamento contemporaneamente su tutti i fronti. Se un prodotto è esaurito in una sede ma disponibile in un'altra, il POS te lo comunicherà.

Un sistema POS è uno strumento potente per tenere aggiornato ogni aspetto della tua attività, garantendo che il tuo team sia sempre allineato su vendite e inventario e offrendo un'esperienza ottimale del cliente ovunque l'attività operi.