Willen ze betalingen van klanten accepteren, dan moeten ondernemingen weten welke soorten betaalhardware en -software het beste aansluiten bij hun behoeften. Om te bepalen welk type betaalsysteem geschikt is voor je onderneming en het beste past bij de manier waarop je klanten je willen betalen, moet je eerst het verschil begrijpen tussen een POS-terminal (POS) en een kaartlezer.

Als je eenmaal inzicht hebt in de verschillende functies en rollen van POS-terminals en kaartlezers bij de verwerking van betalingen en bedrijfsactiviteiten, wordt het veel gemakkelijker om te bepalen welke hardware en software het beste bij je behoeften passen.

We leggen uit wat POS-terminals en kaartlezers zijn, hoe ze werken en wat het voordeligst is voor verschillende typen ondernemingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waar staat POS voor?
  
• Wat is een POS-systeem?
  
• Hoe werkt een POS?
  
• Wat is een kaartlezer?
  
• Hoe werkt een kaartlezer?
  
• Wat is het verschil tussen een kaartlezer en een POS?
  
• Heb ik een POS of een kaartlezer nodig?
  

Waar staat POS voor?

In de context van betalingen staat 'POS' voor 'point of sale'. Dit kan naar twee dingen verwijzen:

• De tijd en plaats waarop een klant een aankoop doet bij een onderneming. POS is bijvoorbeeld de kassa van een fysieke winkel, het online afrekenproces van een e-commercewebsite of het moment waarop een klusjesman een kaartlezer op zijn mobiele apparaat gebruikt om de kaart van een klant thuis te verwerken.
  
• POS kan ook verwijzen naar het systeem van hardware en software die samen de aankoop van klanten bij ondernemingen vergemakkelijken.
  

Wat is een POS-systeem?

Een POS-systeem is de hardware en software die bedrijven gebruiken om betalingen van klanten te accepteren en andere taken uit te voeren, waaronder:

• Inventaris bijwerken
  
• Verkoop bijhouden
  
• Kassa-lades beheren
  
• Bonnen afdrukken
  
• Barcodes en QR-codes scannen
  
• Medewerkers in- en uitklokken
  
• Rapporten over verkoop en andere analyses uitvoeren
  
• Klantaccounts en beloningen beheren
  

Hoewel niet elk POS-systeem dezelfde functies vervult, zijn moderne POS-systemen over het algemeen in staat om een complexe reeks essentiële taken voor ondernemingen uit te voeren.

Hoe werkt een POS?

POS-systemen zijn een combinatie van lokale hardware en (meestal) cloudgebaseerde software. Het doel van een POS als Stripe Terminal is om retailers een uniform betaalsysteem te bieden dat hun onderneming op alle kanalen integreert, zowel online als fysiek.

Sommige POS-systemen zijn kant-en-klare oplossingen die ondernemingen snel kunnen instellen om betalingen van klanten te verwerken, inventaris bij te houden en medewerkers te beheren: allemaal dingen waar een POS-systeem geweldig in is. Maar voor ondernemingen die een POS op maat willen, biedt Stripe Terminal geavanceerde developertools die retailers de flexibiliteit geven om een configuratie te maken die is afgestemd op hun behoeften.

Wat is een kaartlezer?

Een kaartlezer is een apparaat dat creditcards en debitcards als betaalmethode accepteert. Het kan een onderdeel zijn in een grotere POS-terminal die wordt gebruikt voor fysieke kaarttransacties, of een klein hulpstuk voor mobiele apparaten waarmee onderweg kaartbetalingen worden verwerkt. Het maakt niet uit welk formaat een kaartlezer heeft, ze hebben allemaal dezelfde kerntaak: kaartbetalingen van klanten accepteren en de kaartgegevens doorgeven aan de POS en de betalingsverwerker van de onderneming.

Hoe werkt een kaartlezer?

De meeste kaartlezers hebben een van de volgende vormen:

• Standalone kaartlezers voor op de balie
  
• Kaartlezers die worden bevestigd aan mobiele apparaten
  
• Kaartlezers die een onderdeel zijn van een POS-terminal
  

In alle gevallen accepteren kaartlezers creditcard- of debitcardgegevens bij het verkooppunt en geven ze informatie door aan de betalingsverwerker van de onderneming, die communiceert met de uitgevende bank van de kaart om de transactie te autoriseren. De meeste kaartlezers kunnen betalingen via creditcard en debitcard op meerdere manieren accepteren, waaronder:

• Contactloos betalen: Transacties die worden uitgevoerd met digitale wallets en sommige nieuwere creditcards worden aangedreven door NFC-technologie (Near Field Communication).
  
• EMV-chips: Dit zijn de kleine computerchips die zijn ingebed in bepaalde debitcards, die worden gebruikt door het uiteinde van de kaart met de chip in de kaartlezer te steken.
  
• Betalingen met magneetstrip: Deze betalingen gebruiken de magneetstrip op creditcards om het kaartnummer naar de kaartlezer te sturen.
  

Wat is het verschil tussen een kaartlezer en een POS?

Een kaartlezer is een onderdeel van een POS: de twee zijn geen uitwisselbare termen. Kaartlezers accepteren creditcard- en debitcardgegevens, zoals het kaartnummer, de naam en het adres van de kaarthouder, en sturen die informatie, samen met het bedrag dat wordt gevraagd voor aankoop, naar de betalingsverwerker van de onderneming. Dat is waar de rol van kaartlezers eindigt. De POS daarentegen haalt de informatie uit de transactie en gebruikt deze om veel belangrijke bewerkingen met betrekking tot de aankoop uit te voeren, zoals het maken van ontvangstbewijzen, het documenteren van klantinformatie, het bijwerken van de voorraad, het registreren van de verkoop voor boekhoudkundige doeleinden, het documenteren van eventuele informatie over beloningsprogramma's en het noteren van welke werknemer de transactie heeft uitgevoerd.

Heb ik een POS of een kaartlezer nodig?

Het antwoord op deze vraag hangt af van je onderneming. Hieronder staan veelvoorkomende scenario's die geschikt zijn voor de meeste ondernemingen en de hardware en software die nodig zijn om deze scenario's te ondersteunen:

• Als je onderneming fysieke betalingen accepteert
  Als je onderneming fysiek opereert (dat wil zeggen, niet uitsluitend online) en je accepteert creditcardbetalingen, dan heb je een POS-terminal met een kaartlezer nodig.

• Als je een volledig online of mobiele onderneming runt
  Als je voor je werk onderweg moet zijn of huisbezoeken moet afleggen (denk aan haarstylisten, timmerlieden of personal trainers), dan heb je waarschijnlijk geen ruimte voor een full-size POS-terminal zoals bij een fysieke winkel. De beste keuze voor jou is een kaartlezer met POS-software op je mobiele apparaat.

• Als je een e-commerceretailer bent die alleen online actief is
  Als je geen fysieke betalingen accepteert, heb je geen kaartlezer nodig. Je hebt echter een betaalgateway nodig in je digitale winkel waar klanten creditcard- en debitcardtransacties kunnen voltooien. En je wilt nog steeds een soort software die op dezelfde manier werkt als een persoonlijke POS, zodat je de verkoop kunt volgen en de voorraad kunt bijwerken.

Voordelen van het gebruik van een POS-systeem

Als je een online winkel runt, fysiek, of beide, duurt het niet lang voordat je inziet dat het juiste POS-systeem je manier van werken radicaal kan veranderen. Kortom, het vereenvoudigt elk aspect van je onderneming en voorziet je van waardevolle gegevens over je verkopen en klanten, terwijl de hoeveelheid arbeid die nodig is om zoveel belangrijke bedrijfsfuncties uit te voeren tot een minimum wordt beperkt.

Hier zijn een paar andere manieren waarop een POS-systeem ondernemingen ten goede kan komen:

• Fouten verminderen
  Een effectief POS-systeem beschermt je onderneming tegen menselijke fouten bij het verwerken van betalingen. Bij een fysieke transactie met een klant is het soms te gemakkelijk om stappen over te slaan en fouten te maken. Je POS signaleert wanneer er iets misgaat of verkeerd wordt gedaan. Zo blijft je transactie veilig en kun je kostbare fouten voorkomen.

• Voorraad bijhouden
  De meeste POS-systemen doen ook dienst als voorraadbeheer en waarschuwen je wanneer artikelen moeten worden besteld. En POS-systemen kunnen bijhouden wanneer artikelen worden verkocht, waar en aan wie, zodat je seizoensgebonden en regionale verkooptrends kunt zien die je kunnen helpen de vraag nauwkeuriger te voorspellen.

• Bruikbare verkooprapporten genereren
  Een van de meest waardevolle aspecten van een POS-systeem is dat het verkoopgegevens registreert, waarmee je trends kunt detecteren, meer te weten kunt komen over je klanten en de strategische besluitvorming voor je onderneming kunt onderbouwen. Je POS-systeem kan een hulpmiddel zijn om inzichten te genereren om te experimenteren met nieuwe benaderingen, prestaties bij te houden en te evalueren wat je leert.

• Personeel eenvoudig beheren
  POS-systemen zijn niet alleen geschikt voor betalingsverwerking en verkooprapportages, maar ook ideaal voor het managen van je team. Je kunt de uren van werknemers bijhouden, de planning verzorgen en de productiviteit in vogelvlucht bekijken.

• Snelle omnichannel-updates uitvoeren
  POS-software stelt ondernemingen in staat om systeembrede updates uit te voeren op meerdere locaties, zowel persoonlijk als online, met een enkele update. Als je bijvoorbeeld drie winkellocaties en een e-commercewinkel hebt en je onderneming een nieuw product begint aan te bieden, kun je met je POS-software de update naar alle fronten tegelijk pushen. Als een product op de ene locatie niet op voorraad is, maar op een andere locatie wel, zal je POS je dit vertellen.

Een POS-systeem is een krachtig hulpmiddel om elk aspect van je bedrijf up-to-date te houden, je team op één lijn te houden wat betreft verkoop en voorraad, en om de best mogelijke klantervaring mogelijk te maken, overal waar je onderneming actief is.