Willen ze betalingen van klanten accepteren, dan moeten ondernemingen weten welke soorten betaalhardware en -software het beste aansluiten bij hun behoeften. Om te bepalen welk type betaalsysteem geschikt is voor je onderneming en het beste past bij de manier waarop je klanten je willen betalen, moet je eerst het verschil begrijpen tussen een POS (POS) en een kaartlezer.

Als je eenmaal inzicht hebt in de verschillende functies en rollen van POS-systemen en kaartlezers bij de verwerking van betalingen en bedrijfsactiviteiten, wordt het veel gemakkelijker om te bepalen welke hardware en software het beste bij je behoeften passen.

We leggen uit wat POS-systemen en kaartlezers zijn, hoe ze werken en wat het voordeligst is voor verschillende typen ondernemingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waar staat POS voor?
  
• Wat is een POS-systeem?
  
• Hoe werkt een POS?
  
• Wat is een kaartlezer?
  
• Hoe werkt een kaartlezer?
  
• Kan ik fysieke betalingen ontvangen zonder kaartlezer?
  
• Wat is het verschil tussen een kaartlezer en een POS?
  
• Heb ik een POS of een kaartlezer nodig?
  
• Voordelen van het gebruik van een POS-systeem
  

Waar staat POS voor?

In de context van betalingen staat 'POS' voor 'point of sale'. Dit kan naar twee dingen verwijzen:

• De tijd en plaats waarop een klant een aankoop doet bij een onderneming. POS is bijvoorbeeld de kassa van een fysieke winkel, het online afrekenproces van een e-commercewebsite of het moment waarop een klusjesman een kaartlezer op zijn mobiele apparaat gebruikt om de kaart van een klant thuis te verwerken.
  
• POS verwijst ook naar de software die nodig is om een onderneming te runnen en betalingen te initiëren. POS-systemen worden soms gebundeld met hardware, zoals kaartlezers, en soms onafhankelijk verkocht, waarbij de verantwoordelijkheid voor de hardwareselectie bij de onderneming ligt.
  

Wat is een POS systeem?

Een POS-systeem is de software die ondernemingen gebruiken om betalingen van klanten te ontvangen en andere taken uit te voeren, waaronder:

• Inventaris bijwerken
  
• Bijhouden van de verkoop
  
• Kassa-lades beheren
  
• Afdrukken van bonnen
  
• Barcodes scannen
  
• Medewerkers in- en uitklokken
  
• Uitvoeren van rapporten over verkoop en andere analyses
  
• Beheren van klantaccounts en beloningen
  

POS-systemen worden soms gebundeld met hardware zoals kaartlezers, en soms onafhankelijk verkocht, waarbij de verantwoordelijkheid voor de hardwareselectie bij de onderneming ligt.

Hoe werkt een POS?

Sommige POS-systemen zijn kant-en-klare oplossingen die ondernemingen snel kunnen instellen om inventaris bij te houden, medewerkers te beheren en betalingen te initiëren.

Wat is een kaartlezer?

Een kaartlezer is een apparaat dat creditcards en debitcards, evenals digitale portemonnees als betaalmethoden accepteert, en vervolgens de kaartgegevens doorstuurt naar de betalingsverwerker van de onderneming.

Hoe werkt een kaartlezer?

Er zijn vier hoofdtypen kaartlezers:

• Stand-alone kaartlezers voor op de balie
  
• Kaartlezers die fysiek worden aangesloten op mobiele apparaten zoals een tablet of telefoon
  
• Alles-in-één handheld kaartlezers waarvoor geen randapparaat zoals een tablet of register nodig is.
  
• Onbeheerde kaartlezers voor zelfbediening, zoals op verkoopautomaten
  

De meeste kaartlezers kunnen betalingen via creditcard en debitcard op meerdere manieren accepteren, waaronder:

• Contactloos betalen: Transacties die worden uitgevoerd met digitale wallets en sommige nieuwere creditcards worden aangedreven door NFC-technologie (Near Field Communication).
  
• EMV-chips: Dit zijn de kleine computerchips die zijn ingebed in bepaalde debitcards, die worden gebruikt door het uiteinde van de kaart met de chip in de kaartlezer te steken.
  
• Betalingen met magneetstrip: Deze betalingen gebruiken de magneetstrip op creditcards om het kaartnummer naar de kaartlezer te sturen.
  

Kan ik fysieke betalingen ontvangen zonder kaartlezer?

Met Tap to Pay kunnen ondernemingen contactloze fysieke betalingen ontvangen met alleen een iPhone of Android-toestel. Tap to Pay is vooral populair voor betalingen onderweg en ondernemingen die af en toe persoonlijke transacties doen. Het kan voor sommige ondernemingen betaalbaarder zijn omdat er geen extra hardware voor nodig is.

Wat is het verschil tussen een kaartlezer en een POS?

Een kaartlezer is een onderdeel van een POS: de twee zijn geen uitwisselbare termen. Kaartlezers accepteren creditcard- en debitcardgegevens, zoals het kaartnummer, de naam en het adres van de kaarthouder, en sturen die informatie, samen met het bedrag dat wordt gevraagd voor aankoop, naar de betalingsverwerker van de onderneming. Dat is waar de rol van kaartlezers eindigt. De POS daarentegen haalt de informatie uit de transactie en gebruikt deze om veel belangrijke bewerkingen met betrekking tot de aankoop uit te voeren, zoals het documenteren van klantinformatie, het bijwerken van de voorraad, het registreren van de verkoop voor boekhoudkundige doeleinden, het documenteren van eventuele informatie over beloningsprogramma's en het noteren van welke werknemer de transactie heeft uitgevoerd.

Heb ik een POS of een kaartlezer nodig?

Het antwoord op deze vraag hangt af van je onderneming. Hieronder staan veelvoorkomende scenario's die geschikt zijn voor de meeste ondernemingen en de hardware en software die nodig zijn om deze scenario's te ondersteunen:

• Als je onderneming fysieke betalingen accepteert
  Als je onderneming fysiek opereert (dat wil zeggen, niet uitsluitend online) en je accepteert creditcardbetalingen, dan heb je een POS met een kaartlezer nodig.

• Als je een volledig online of mobiele onderneming runt
  Als je voor je werk onderweg moet zijn of huisbezoeken moet afleggen (denk aan haarstylisten, timmerlieden of personal trainers), dan heb je waarschijnlijk geen ruimte voor een full-size kaartlezer zoals bij een fysieke winkel. De beste keuze voor jou is een alles-in-één handheld kaartlezer waarop je POS-hardware draait.

• Als je een e-commerceretailer bent die alleen online actief is
  Als je geen fysieke betalingen accepteert, heb je geen kaartlezer nodig. Je hebt echter een betaalgateway nodig in je digitale winkel waar klanten creditcard- en debitcardtransacties online kunnen voltooien. En je wilt nog steeds een soort software die op dezelfde manier werkt als een persoonlijke POS, zodat je de verkoop kunt volgen en de voorraad kunt bijwerken.

Voordelen van het gebruik van een POS-systeem

Als je een online onderneming runt, fysiek, of beide, duurt het niet lang voordat je inziet dat het juiste POS-systeem je manier van werken radicaal kan veranderen. Kortom, het vereenvoudigt elk aspect van je onderneming en voorziet je van waardevolle gegevens over je verkopen en klanten, terwijl de hoeveelheid arbeid die nodig is om zoveel belangrijke bedrijfsfuncties uit te voeren tot een minimum wordt beperkt. Veel POS-systemen zijn gespecialiseerd in een bepaalde branche, zoals detailhandel, horeca, gezondheidszorg, schoonheidsspecialisten en nog veel meer.

Hier zijn een paar andere manieren waarop een POS-systeem ondernemingen ten goede kan komen:

• Fouten verminderen
  Een effectief POS-systeem beschermt je onderneming tegen menselijke fouten bij het verwerken van betalingen. Bij een fysieke transactie met een klant is het soms te gemakkelijk om stappen over te slaan en fouten te maken. Je POS signaleert wanneer er iets misgaat of verkeerd wordt gedaan. Zo blijft je transactie veilig en kun je kostbare fouten voorkomen.

• Voorraad bijhouden
  De meeste POS-systemen doen ook dienst als voorraadbeheer en waarschuwen je wanneer artikelen moeten worden besteld. En POS-systemen kunnen bijhouden wanneer artikelen worden verkocht, waar en aan wie, zodat je seizoensgebonden en regionale verkooptrends kunt zien die je kunnen helpen de vraag nauwkeuriger te voorspellen.

• Bruikbare verkooprapporten genereren
  Een van de meest waardevolle aspecten van een POS-systeem is dat het verkoopgegevens registreert, waarmee je trends kunt detecteren, meer te weten kunt komen over je klanten en de strategische besluitvorming voor je onderneming kunt onderbouwen. Je POS-systeem kan een hulpmiddel zijn om inzichten te genereren om te experimenteren met nieuwe benaderingen, prestaties bij te houden en te evalueren wat je leert.

• Personeel eenvoudig beheren
  POS-systemen zijn niet alleen geschikt voor betalingsverwerking en verkooprapportages, maar ook ideaal voor het managen van je team. Je kunt de uren van werknemers bijhouden, de planning verzorgen en de productiviteit in vogelvlucht bekijken.

• Snelle omnichannel-updates uitvoeren
  POS-software stelt ondernemingen in staat om systeembrede updates uit te voeren op meerdere locaties, zowel persoonlijk als online, met een enkele update. Als je bijvoorbeeld drie winkellocaties en een e-commercewinkel hebt en je onderneming een nieuw product begint aan te bieden, kun je met je POS-software de update naar alle fronten tegelijk pushen. Als een product op de ene locatie niet op voorraad is, maar op een andere locatie wel, zal je POS je dit vertellen.

Een POS-systeem is een krachtig hulpmiddel om elk aspect van je bedrijf up-to-date te houden, je team op één lijn te houden wat betreft verkoop en voorraad, en om de best mogelijke klantervaring mogelijk te maken, overal waar je onderneming actief is.