Para aceitar pagamentos de clientes, as empresas precisam saber quais tipos de hardware e software de pagamento atendem melhor às suas necessidades. Para decidir qual configuração de pagamento é ideal para o seu negócio e mais adequada à forma como seus clientes desejam pagar, é preciso entender a diferença entre um ponto de venda (POS) e uma máquina de cartão.

Depois de entender as funções e os papéis distintos dos sistemas de POS e máquinas de cartão no processamento de pagamentos e nas operações comerciais, ficará muito mais fácil determinar qual hardware e software atendem melhor às suas necessidades.

Abordaremos o que são sistemas de POS e máquinas de cartão, como funcionam e qual é o mais benéfico para diferentes tipos de negócios.

O que há neste artigo?

• O que é POS?
  
• O que é um sistema de POS?
  
• Como funciona um POS?
  
• O que é uma máquina de cartão?
  
• Como funciona uma máquina de cartão?
  
• Posso aceitar pagamentos presenciais sem uma máquina de cartão?
  
• Qual a diferença entre máquina de cartão e POS?
  
• Preciso de um POS ou de uma máquina de cartão?
  
• Benefícios de utilizar um sistema de POS
  

O que é POS?

No contexto de pagamentos, "POS" significa "ponto de venda". Isso pode se referir a duas coisas:

• A hora e o local em que um cliente faz uma compra de uma empresa. Por exemplo, o POS pode ser o caixa de uma loja física, o fluxo de checkout online de um site de comércio eletrônico ou o momento em que um faz-tudo usa uma máquina de cartão em seu dispositivo móvel para processar o cartão de um cliente em casa.
  
• POS também se refere ao software necessário para administrar uma empresa e iniciar pagamentos. Os sistemas de POS às vezes são fornecidos com hardware, como máquina de cartão, e às vezes são vendidos separadamente, com a responsabilidade da seleção do hardware sendo da empresa.
  

O que é um sistema de POS?

Um sistema de POS é o software que as empresas usam para aceitar pagamentos de clientes e realizar outras tarefas, que podem incluir:

• Atualizar o inventário
  
• Acompanhar as vendas
  
• Gestão de caixa
  
• Imprimir recibos
  
• Escaneando códigos de barras
  
• Registrar a entrada e saída de funcionários
  
• Gerar relatórios de vendas e outras análises
  
• Gerenciar contas e recompensas de clientes
  

Os sistemas de POS às vezes são fornecidos com hardware como máquinas de cartão e às vezes são vendidos separadamente, com a responsabilidade da seleção do hardware recaindo sobre a empresa.

Como funciona um POS?

Alguns sistemas de POS são soluções prontas para uso que as empresas podem configurar rapidamente para rastrear estoque, gerenciar funcionários e iniciar pagamentos.

O que é uma máquina de cartão?

Uma máquina de cartão é um dispositivo que aceita cartões de crédito e débito, bem como carteiras digitais como formas de pagamento, e depois comunica as informações do cartão ao processador de pagamentos da empresa.

Como funciona uma máquina de cartão?

Existem quatro tipos principais de máquinas de cartão:

• Máquinas de cartão independentes de balcão
  
• Máquinas de cartão que se conectam fisicamente a dispositivos móveis como um tablet ou telefone
  
• Máquinas de cartão portátil tudo em um que não requerem um dispositivo periférico, como um tablet ou caixa registradora
  
• Máquinas de cartão autônomas para autoatendimento, como em máquinas de venda automática
  

A maioria das máquinas de cartão aceita pagamentos com cartão de crédito e débito de várias formas, como:

• Pagamentos por aproximação: as transações feitas com carteiras digitais e alguns cartões de crédito mais modernos usam a tecnologia NFC (comunicação de campo próximo).
  
• Chips EMV: são pequenos chips embutidos em cartões de crédito e débito. Para usá-los, a extremidade do cartão que contém o chip é inserida na máquina de cartão.
  
• Pagamentos com tarja magnética: esses pagamentos usam a tarja magnética dos cartões de crédito para transmitir o número do cartão à máquina.
  

Posso aceitar pagamentos presenciais sem uma máquina de cartão?

Com o Tap to Pay, as empresas podem aceitar pagamentos presenciais sem contato usando apenas um iPhone ou dispositivo Android. O Pagamento por aproximação é especialmente popular para pagamentos em trânsito e empresas que ocasionalmente realizam transações presenciais. Pode ser mais acessível para algumas empresas, pois não requer hardware adicional.

Qual a diferença entre máquina de cartão e POS?

Uma máquina de cartão é um componente de um POS; os dois termos não são intercambiáveis. As máquinas de cartão aceitam informações de cartão de crédito e débito, como o número do cartão, o nome e o endereço do titular, e enviam essas informações, juntamente com o valor solicitado para a compra, para o processador de pagamentos da empresa. É aí que termina o papel dos leitores de cartão. O POS, por outro lado, obtém as informações da transação e as utiliza para realizar muitas operações importantes relacionadas à compra, como documentar informações do cliente, atualizar o inventário, registrar a venda para fins contábeis, documentar quaisquer informações do programa de recompensas e anotar qual funcionário realizou a transação.

Preciso de um POS ou máquina de cartão?

A resposta para essa pergunta depende da sua empresa. Aqui estão cenários comuns que se aplicam à maioria das empresas e o hardware e software necessários para suportar cada um deles:

• Se sua empresa recebe pagamentos presenciais
  Se a sua empresa opera IRL (ou seja, não exclusivamente online) e aceita pagamentos com cartão de crédito, precisará de um POS com máquina de cartão.

• Se sua empresa opera totalmente online ou é móvel
  Se o seu trabalho exige que esteja em movimento ou faça visitas domiciliares (pense em cabeleireiros, carpinteiros ou personal trainers), provavelmente não tem espaço para uma máquina de cartão de tamanho normal como o que encontraria num retalhista físico. A melhor escolha para si é uma máquina de cartão portátil multifuncional que execute o hardware do seu POS.

• Se você é um varejista de e-commerce que opera apenas online
  Se não aceita pagamentos presenciais, não precisa de uma máquina de cartão. No entanto, você precisará de um gateway de pagamento em sua loja digital, onde os clientes possam concluir transações com cartão de crédito e débito online. E você ainda precisará de algum tipo de software que funcione de forma semelhante a um POS presencial, permitindo que você acompanhe as vendas e atualize o estoque.

Vantagens de usar um sistema de POS

Se você administra uma empresa de varejo online, presencial ou ambos, logo vai entender que um bom sistema de POS pode mudar radicalmente sua operação. Em resumo, ele simplifica todos os aspectos do seu negócio e fornece dados valiosos sobre suas vendas e clientes, minimizando a quantidade de mão de obra necessária para executar tantas funções comerciais importantes. Muitos sistemas de POS são especializados em um setor específico, como varejo, hotelaria, saúde, beleza e muito mais.

Aqui estão algumas outras maneiras pelas quais um sistema de POS pode beneficiar as empresas:

• Reduzir erros
  Um bom sistema de POS protege sua empresa contra erros humanos no processamento de pagamentos. Durante uma transação presencial, às vezes é muito fácil pular etapas e cometer erros. O POS sinaliza incorreções e protege sua transação, evitando erros caros.

• Rastrear o inventário
  A maioria dos sistemas de POS também funciona como gerenciamento de estoque, alertando quando os produtos estão acabando. E sistemas de POS podem rastrear quando, onde e para quem os produtos são vendidos, mostrando tendências sazonais e regionais que podem ajudar a prever melhor sua demanda.

• Gerar relatórios de vendas úteis
  Um dos aspectos mais úteis do sistema de POS é que ele registra dados de vendas, o que permite detectar tendências, entender seus clientes e tomar decisões estratégicas para a empresa. O sistema de POS pode ser uma ferramenta esclarecedora para experimentar novas abordagens, acompanhar o desempenho e avaliar suas descobertas.

• Gerenciar a equipe
  Os sistemas de POS vão além do processamento de pagamentos e relatórios de vendas. Eles também são ótimos para gerenciar sua equipe. Você pode acompanhar os horários dos funcionários, gerenciar escalas e analisar sua produtividade.

• Realizar atualizações omnicanal rápidas
  Os softwares de POS permitem que as empresas atualizem todo o sistema em vários locais, presencialmente e online, com uma única atualização. Por exemplo, se você tiver três locais de varejo e uma loja de e-commerce e sua empresa começar a vender um novo produto, o software de POS permite enviar a atualização para todas as frentes simultaneamente. Se estiver sem estoque de um produto num local, mas ele estiver disponível em outro local, o POS tem a informação.

Um sistema de POS é uma ferramenta útil para atualizar todas as áreas da empresa, manter a equipe informada sobre vendas e estoque e oferecer a melhor experiência possível em todos os lugares onde sua empresa opera.