För att ta emot betalningar från kunder måste företag veta vilken typer av betalningshårdvara och programvara som passar deras behov bäst. Att fatta beslut om vilken typ av betalningslösning som är rätt för ditt företag – och som passar bäst för hur dina kunder vill betala dig – kräver först en förståelse för skillnaden mellan ett POS-system och en kortterminal.

När du väl förstår de speciella funktionerna och rollerna för POS-system och kortterminaler i koppling till betalningshantering och företagsdrift, blir det mycket lättare att avgöra vilken hårdvara och programvara som bäst stödjer dina behov.

Vi täcker vad POS-system och kortterminaler är, hur de fungerar och vilken av dessa som är mest fördelaktigt för olika typer av företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad står POS för?
  
• Vad är ett POS-system?
  
• Hur fungerar ett POS-system?
  
• Vad är en kortterminal?
  
• Hur fungerar en kortterminal?
  
• Kan jag ta emot betalningar i fysisk miljö utan kortterminal?
  
• Vad är skillnaden mellan en kortterminal och ett POS-system?
  
• Behöver jag ett POS-system eller en kortterminal?
  
• Fördelar med att använda ett POS-system
  

Vad står POS för?

I samband med betalningar står "POS" för "point of sale". Detta kan syfta på två saker:

• Tid och plats där en kund gör ett köp från ett företag. POS-system kan till exempel vara kassadisken i en fysisk butik, kassaflödet online på en webbplats för e-handel eller det ögonblick då en hantverkare använder en kortterminal på sin mobila enhet för att processa en betalning med en kunds kort i dennes hem.
  
• POS-system avser också den programvara som krävs för att driva ett företag och initiera betalningar. POS-system paketeras ibland med hårdvara som kortterminaler, och säljs ibland fristående, där ansvaret för valet av hårdvara läggs på företaget.
  

Vad är ett POS-system?

Ett POS-system är den programvara som företag använder för att ta emot betalningar från kunder och utföra andra uppgifter, vilket kan inkludera:

• Uppdatera lager
  
• Uppföljning av försäljning
  
• Hantering av kassaapparater
  
• Utskrift av kvitton
  
• Skanning av streckkoder
  
• Stämpla in och stämpla ut anställda
  
• Köra rapporter avseende försäljning och andra analyser
  
• Hantera kundkonton och förmåner
  

POS-system paketeras ibland ihop med hårdvara som kortterminaler, och säljs ibland fristående, där ansvaret för valet av hårdvara läggs på företaget.

Hur fungerar ett POS-system?

Vissa POS-system är färdiga lösningar som företag snabbt kan sätta upp för att spåra lager, hantera anställda och initiera betalningar.

Vad är en kortterminal?

En kortterminal är en enhet som tar emot kredit- och bankkort likväl som digitala plånböcker som betalningsmetoder och sedan kommunicerar kortets information till företagets betalleverantör.

Hur fungerar en kortterminal?

Det finns fyra huvudtyper av kortterminaler:

• Fristående kortterminaler för kassadiskar
  
• Kort läsare som fysiskt ansluts till mobila enheter som en surfplatta eller telefon
  
• Heltäckande handhållna kortterminaler som inte kräver någon kringutrustning, t.ex. en surfplatta eller ett register
  
• Obevakade kortterminaler för självbetjäning, likt varuautomater
  

De flesta kortterminaler kan ta emot kredit- och bankkortsbetalningar på flera olika sätt, inklusive:

• Kontaktlösa betalningar: Transaktioner som görs med digitala plånböcker och vissa nyare kreditkort drivs av NFC-teknik (Near Field Communication).
  
• EMV-chips: Dessa är de små mikrochip som är inbäddade i vissa kredit- och bankkort, och som används genom att föra in änden där chip:et sitter i kortläsaren.
  
• Betalningar med magnetremsa: Dessa betalningar använder magnetremsan på kreditkort för att överföra kortnumret till kortterminalen.
  

Kan jag ta emot betalningar i fysisk miljö utan kortterminal?

Med Tap to Pay kan företag ta emot kontaktlösa betalningar i fysisk miljö med endast en iPhone- eller Android-enhet. Tap to Pay är särskilt populärt för betalningar som görs på språng och företag som gör enstaka transaktioner i fysisk miljö. Det kan vara mer prisvärt för vissa företag eftersom det inte kräver ytterligare hårdvara.

Vad är skillnaden mellan en kortterminal och ett POS-system?

En kortterminal är en komponent i ett POS-system. De två är inte utbytbara begrepp. Kortterminaler tar emot kredit- och bankkortsinformation, som kortnummer och kortinnehavarens namn och adress, och skickar den informationen – tillsammans med det belopp som begärs för köp – till företagets betalleverantör. Det är där kortterminalernas roll slutar. POS-systemet, å andra sidan, tar informationen från transaktionen och använder den för att utföra många viktiga operationer relaterade till köpet, som att dokumentera kundinformation, uppdatera lager, logga försäljningen för redovisningsändamål, dokumentera eventuell information om belöningsprogram och notera vilken anställd som utförde transaktionen.

Behöver jag ett POS-system eller en kortterminal?

Svaret på denna fråga beror på ditt företag. Här är vanliga scenarier som passar de flesta företag och den hårdvara och programvara som behövs för att stödja var och en av dem:

• Om ditt företag tar emot betalningar i fysisk miljö
  Om ditt företag är verksamt i fysisk miljö (det vill säga inte uteslutande online) och du accepterar kreditkortsbetalningar behöver du ett POS-system med kortterminal.

• Om du driver ett företag som enbart har verksamhet online eller mobilt
  Om ditt arbete kräver att du är på språng eller gör hembesök – tänk frisörer, snickare eller personliga tränare – har du förmodligen inte plats för en kortterminal i full storlek, likt en som du hittar hos en detaljhandlare som har en fysisk butik du kan besöka. Det bästa valet för dig är en heltäckande-handterminal med POS-hårdvara.

• Om du är en återförsäljare inom e-handel som endast är verksam online
  Om du inte tar emot betalningar i fysisk miljö behöver du ingen kortterminal. Du behöver dock en betalningsgateway i din digitala butik där kunder kan genomföra kredit- och bankkortstransaktioner online. Och du kommer fortfarande att vilja ha någon form av programvara som fungerar på samma sätt som ett POS-system i fysisk miljö, så att du kan följa upp försäljning och uppdatera lager.

Fördelar med att använda ett POS-system

Om du driver ett företag online, i fysisk miljö eller båda och, tar det inte lång tid att förstå att rätt POS-system radikalt kan förändra hur du arbetar. Kort sagt, det förenklar alla aspekter av ditt företagande och utrustar dig med värdefulla data om din försäljning och dina kunder – samtidigt som det minimerar mängden arbete som krävs för att driva så många viktiga företagsfunktioner. Många POS-system specialiserar sig på en viss bransch, t.ex. detaljhandel, besöksnäring och hotell, hälso- och sjukvård, skönhet och mycket annat.

Här är några andra sätt som ett POS-system kan gynna företag:

• Minskar antalet misstag
  Ett starkt POS-system skyddar ditt företag mot mänskliga fel när det gäller att behandla betalningar. Under en kundtransaktion i fysisk miljö är det ibland för lätt för oss att hoppa över steg och göra misstag. Ditt POS-system kommer att flagga när något går fel eller görs felaktigt, vilket gör din transaktion säker och förhindrar kostsamma misstag.

• Spåra lager
  De flesta POS-system fungerar också som lagerhantering och varnar dig när varor behöver beställas. POS-system kan också spåra när varor säljs, var och till vem, vilket visar dig säsongsbetonade och regionala försäljningstrender som kan hjälpa dig att prognostisera efterfrågan mer exakt.

• Generera försäljningsrapporter som du kan agera på
  En av de mest värdefulla aspekterna av ett POS-system är att det loggar försäljningsdata, vilket låter dig upptäcka trender, lära dig mer om dina kunder och informera om strategiskt beslutsfattande för ditt företag. Ditt POS-system kan vara ett insiktsgenererande verktyg för att experimentera med nya tillvägagångssätt, följa prestation och utvärdera det du lär dig.

• Hantera personal enkelt
  POS-system betjänar affärsverksamhet bortom betalningshantering och försäljningsrapportering – de är också bra för att hantera ditt team. Du kan ha kontroll på anställdas timmar, ta hand om schemaläggning och få ett fågelperspektiv över produktiviteten.

• Utför snabba omnikanal-uppdateringar
  POS-programvara gör det möjligt för företag att utföra systemomfattande uppdateringar på flera platser, både i fysisk miljö och online, med en enda uppdatering. Om du till exempel har tre fysiska butiker och en e-handelsbutik, och ditt företag har tagit in en ny produkt, kommer din POS-programvara att låta dig skicka uppdateringen till samtliga butiker samtidigt. Om en produkt är slut i lager på en plats men tillgänglig på en annan plats kommer POS-systemet att tala om det för dig.

Ett POS-system är ett kraftfullt verktyg för att hålla alla aspekter av ditt företag uppdaterade, se till att ditt team är ajour avseende försäljning och lager och kan underlätta bästa möjliga kundupplevelse överallt där ditt företag är verksamt.