Pour accepter les paiements des clients, les entreprises doivent savoir quels types de matériel et de logiciels de paiement répondent le mieux à leurs besoins. Pour décider du type de configuration de paiement qui convient le mieux à votre entreprise et à la façon dont vos clients souhaitent vous payer, vous devez d’abord comprendre la différence entre un terminal de point de vente (POS) et un lecteur de cartes.

Une fois que vous aurez compris les fonctions et les rôles distincts des terminaux de point de vente (POS) et des lecteurs de cartes dans le traitement des paiements et les opérations commerciales, il vous sera beaucoup plus facile de déterminer le matériel et les logiciels qui répondent le mieux à vos besoins.

Nous verrons en quoi consistent un terminal de point de vente et un lecteur de carte, comment chacun fonctionne, et lequel est le plus avantageux selon le type d’entreprise.

Sommaire de cet article

• Que signifie l'acronyme « POS » ?
  
• Caractéristiques du système POS
  
• Comment fonctionne un POS ?
  
• Qu'est-ce qu'un lecteur de carte ?
  
• Comment fonctionne un lecteur de cartes ?
  
• Puis-je accepter des paiements par TPE sans lecteur de carte ?
  
• Quelle est la différence entre un lecteur de cartes et un POS ?
  
• Ai-je besoin d'un POS ou d'un lecteur de cartes ?
  
• Avantages liés à l'utilisation d'un système de POS
  

Qu'est-ce qu'un POS ?

Dans le contexte des paiements, le terme « POS » est l'acronyme de « point de vente » (POS en anglais). Il peut avoir deux définitions.

• Le moment et le lieu auxquels un client effectue un achat auprès d'une entreprise. À titre d'exemple, le POS peut être la caisse d'un commerce en ligne détail, le tunnel de paiement en ligne d'un site de e-commerce, ou bien le moment où un intermédiaire utilise un lecteur de cartes sur son appareil mobile pour traiter la carte bancaire d'un client à son domicile.
  
• Le POS désigne également le logiciel nécessaire pour gérer une entreprise et initier des paiements. Les systèmes de POS sont parfois regroupés avec du matériel tel que des lecteurs de cartes, et parfois vendus indépendamment, la responsabilité de la sélection du matériel étant confiée à l’entreprise.
  

Définition d'un système de POS

Un système POS désigne le logiciel utilisé par des entreprises pour accepter des paiements de leurs clients et pour accomplir d'autres tâches, telles que :

• La mise à jour de stock
  
• le suivi des ventes
  
• La gestion de caisse enregistreuse
  
• L’impression de reçus
  
• Le scanner des codes-barres
  
• Le pointage des employés à l’entrée et à la sortie
  
• L’exécution de rapports sur les ventes et d’autres analyses
  
• La gestion des comptes clients et des récompenses
  

Les systèmes de POS sont parfois regroupés avec du matériel tel que des lecteurs de cartes, et parfois vendus indépendamment, la responsabilité de la sélection du matériel étant confiée à l’entreprise.

Comment fonctionne un point de vente (POS) ?

Certains systèmes POS sont des solutions prêtes à l’emploi que les entreprises peuvent configurer rapidement dans leurs paramètres pour le suivi des stocks, la gestion des employés et le traitement des paiements.

Qu'est-ce qu'un lecteur de carte ?

Un lecteur de carte est un appareil qui accepte les cartes de crédit et de débit, ainsi que les wallets comme moyens de paiement, puis transmet les informations de la carte au prestataire de paiement de l'entreprise.

Comment fonctionne un lecteur de cartes ?

Il existe quatre principaux types de lecteurs de cartes :

• Lecteurs de cartes de comptoir autonomes
  
• Lecteurs de cartes qui se fixent physiquement sur des appareils mobiles comme une tablette ou un téléphone
  
• Lecteurs de cartes portatifs tout-en-un ne nécessitant pas de périphérique tel qu ' une tablette ou un registre
  
• Lecteurs de cartes sans surveillance pour le libre-service, comme sur les distributeurs automatiques
  

La plupart des lecteurs de cartes sont compatibles avec les paiements par carte bancaire ou de débit de plusieurs manières.

• Les paiements sans contact : les transactions effectuées avec les wallets et certaines cartes bancaires plus récentes s'appuient sur la technologie CCP, ou « communication en champ proche ».
  
• Les processeurs EMV : il s'agit de petites puces informatiques intégrées à certaines cartes bancaires et de débit, qui s'utilisent en insérant l'extrémité à puce de la carte dans le lecteur.
  
• Les paiements par bande magnétique (magstripe) : ces paiements utilisent la bande magnétique des cartes bancaires pour transmettre le numéro de la carte au lecteur de carte.
  

Puis-je accepter des paiements par TPE sans lecteur de carte ?

Avec Tap to Pay, les entreprises peuvent accepter les paiements en personne sans contact avec seulement un iPhone ou un appareil Android. Le Paiement rapide est particulièrement populaire pour les paiements en déplacement et les entreprises qui transigent occasionnellement en personne. Il peut être plus abordable pour certaines entreprises car il ne nécessite pas de matériel supplémentaire.

Quelle est la différence entre un lecteur de cartes et un POS ?

Un lecteur de cartes est un composant d'un POS ; les deux conditions ne sont pas interchangeables. Les lecteurs de cartes recueillent les informations relatives aux cartes bancaires et de débit, dont le numéro de la carte, titulaire de la carte nom et l'adresse, puis envoient ces informations, accompagnées du montant requête pour l'achat, au traitement prestataire de services de paiement l'entreprise. Le rôle des lecteurs de cartes s'arrête là. Le POS, quant à lui, extrait les informations de la transaction et les utilise pour effectuer de nombreuses opérations importantes liées à l'achat : création de reçus, documentation des informations sur le client, actualisation d'inventaire, imputation de la vente au niveau comptable, documentation des informations relatives au programme de récompenses, ou encore indication de l'employé responsable de la transaction.

Ai-je besoin d'un POS ou d'un lecteur de cartes ?

Tout dépend de l'activité que vous exercez. Voici les scénarios les plus courants qui conviennent à la plupart des entreprises, ainsi que le matériel et les logiciels nécessaires à leur prise en charge.

• Si votre entreprise accepte les paiements en personne
  Si votre entreprise exerce ses activités dans la vraie vie (c’est-à-dire pas exclusivement en ligne) et que vous acceptez les paiements par carte de crédit, vous aurez besoin d’un terminal de point de vente (POS) équipé d’un lecteur de carte.

• __ Si vous exercez une activité uniquement en ligne ou une activité itinérante__
  Dans le cas où votre profession vous oblige à vous déplacer ou à effectuer des visites à domicile (coiffeur, charpentier, coach personnel, etc.), vous n'avez probablement pas la place d'installer un terminal de point de vente grand format tel que celui que l'on rencontre chez les commerçant en ligne. Le meilleur choix pour vous est alors un lecteur de cartes doté d'un logiciel POS installé sur votre appareil mobile.

• Si vous êtes un e-commerçant en ligne
  Si vous n’acceptez pas les paiements en personne, vous n’avez pas besoin de lecteur de carte. En revanche, vous devrez disposer d’une passerelle de paiement sur votre boutique en ligne afin que vos clients puissent effectuer leurs transactions par carte bancaire. Vous aurez également besoin d’un logiciel offrant des fonctionnalités similaires à celles d’un POS, vous permettant de suivre les ventes et de mettre à jour le stock.

Avantages liés à l'utilisation d'un système de POS

Si vous gérez une entreprise en ligne, en personne, ou les deux, le choix d’un système de POS approprié est assurément de nature à modifier radicalement votre façon de travailler. Pour faire court, ce système simplifie tous les aspects de votre entreprise, tout en vous fournissant des données précieuses sur vos ventes et vos clients, et en réduisant au minimum le travail nécessaire pour accomplir de nombreuses tâches clés de l’entreprise.

Voici quelques autres avantages qu'un système de POS peut apporter aux entreprises :

• La réduction des erreurs
  Un système POS performant protège votre entreprise contre les erreurs humaines lorsqu'il s'agit de traiter les paiements. Dans le cas d'une transaction en personne avec un client, il est parfois trop tentant d'ignorer certes étapes, d'où un risque d'erreurs. Votre point de vente vous signale toujours un problème ou une erreur éventuelle, ce qui permet de sécuriser vos transactions et d'éviter les erreurs coûteuses.

• Le suivi de l'inventaire
  La plupart des systèmes POS servent également de solution de gestion des stocks, vous alertant lorsque des éléments doivent être commandés. De plus, les systèmes POS peuvent suivre quand les éléments sont vendus, où et à qui, vous montrant les tendances de vente saisonnières et régionales, ce qui vous aide à prévoir la demande avec plus de précision.

• La génération de rapports de vente exploitables
  L’un des aspects les plus précieux d’un système POS est qu’il logs les données de vente, ce qui vous permet de détecter des tendances, de mieux connaître vos clients et d’éclairer la prise de décisions stratégiques pour votre entreprise. Votre système POS peut devenir un outil générateur d’informations pour expérimenter de nouvelles approches, suivre les performances et évaluer les enseignements que vous en tirez.

• La gestion facilitée du personnel
  Les systèmes POS servent aux opérations de l’entreprise allant au-delà du traitement des paiements et des rapports de ventes ; ils sont également très utiles pour gérer votre équipe. Vous pouvez suivre les heures des employés, gérer les plannings et obtenir une vue d’ensemble de la productivité.

• Les mises à jour omnicanal rapides
  Les logiciels de point de vente permettent aux entreprises d'effectuer des mises à jour à l'échelle du système sur une pluralité de sites, en personne ou en ligne, via une seule mise à jour. À titre d'exemple, si vous exploitez trois points de vente et une boutique d'e-commerce, et que votre entreprise commence à proposer un nouveau produit, votre logiciel POS vous permettra de diffuser la mise à jour simultanément sur toutes vos enseignes. De même, si un produit est en rupture de stock à un endroit mais disponible à un autre, votre point de vente vous le signalera.

Un système POS est un outil puissant qui vous permet de tenir à jour l'ensemble des aspects de votre activité commerciale, de vous assurer que votre équipe connaît les niveaux des ventes et des stocks, et de proposer la meilleure expérience possible à vos clients, partout où votre entreprise est implantée.