ในการรับการชำระเงินจากลูกค้า ธุรกิจต้องทราบว่าอุปกรณ์และซอฟต์แวร์การชำระเงินประเภทใดที่เหมาะสมกับความต้องการของตนมากที่สุด การตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทของระบบการชำระเงินที่เหมาะกับธุรกิจของคุณและสิ่งที่เหมาะสมกับวิธีที่ลูกค้าของคุณต้องการชำระเงินมากที่สุดต้องเริ่มต้นด้วยการเข้าใจความแตกต่างระหว่างระบบบันทึกการขาย (POS) กับเครื่องอ่านบัตรก่อน

เมื่อเข้าใจฟังก์ชันที่แตกต่างกัน รวมทั้งบทบาทของระบบ POS และเครื่องอ่านบัตรในการประมวลผลการชำระเงินและการดำเนินธุรกิจแล้ว คุณก็จะเลือกฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ตอบโจทย์ความต้องการของคุณได้ง่ายขึ้น

เราจะอธิบายว่าเครื่องอ่านบัตรและระบบ POS คืออะไร วิธีการใช้งาน ตลอดจนเครื่องอ่านบัตรที่เหมาะกับธุรกิจประเภทต่างๆ มากที่สุด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• POS คืออะไร
  
• ระบบ POS คืออะไร
  
• POS มีการทำงานอย่างไร
  
• เครื่องอ่านบัตรคืออะไร
  
• เครื่องอ่านบัตรทำงานอย่างไร
  
• ฉันสามารถรับชำระเงินที่จุดขายโดยไม่ต้องใช้เครื่องอ่านบัตรได้หรือไม่
  
• เครื่องอ่านบัตรกับ POS แตกต่างกันอย่างไร
  
• ฉันต้องมี POS หรือเครื่องอ่านบัตรหรือไม่
  
• ประโยชน์ของการใช้ระบบ POS
  

POS คืออะไร

ในบริบทของการชำระเงิน "POS" หมายถึง "ระบบบันทึกการขาย" ซึ่งอาจจะหมายถึงสองสิ่งดังต่อไปนี้

• เวลาและสถานที่ที่ลูกค้าซื้อสินค้าจากธุรกิจ ตัวอย่างเช่น POS อาจเป็นเคาน์เตอร์ชำระเงินที่ร้านค้าปลีกแบบมีหน้าร้าน ขั้นตอนการชำระเงินออนไลน์บนเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซ หรือช่วงเวลาที่ช่างใช้เครื่องอ่านบัตรบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อประมวลผลบัตรของลูกค้าในบ้าน
  
• POS ยังหมายถึงซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจและเริ่มต้นการชำระเงิน บางครั้งระบบ POS อาจมาพร้อมกับฮาร์ดแวร์ เช่น เครื่องอ่านบัตร และบางครั้งก็ขายแยกต่างหากโดยให้ธุรกิจเป็นผู้รับผิดชอบในการเลือกฮาร์ดแวร์เอง
  

ระบบ POS คืออะไร

ระบบ POS คือซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจใช้เพื่อรับชำระเงินจากลูกค้าและทำงานอื่นๆ ให้เสร็จสิ้น ซึ่งรวมถึงงานต่อไปนี้

• การอัปเดตสินค้าคงคลัง
  
• การติดตามยอดขาย
  
• การจัดการลิ้นชักเงินสด
  
• การพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน
  
• การสแกนบาร์โค้ด
  
• การบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน
  
• การเรียกใช้รายงานเกี่ยวกับการขายและการวิเคราะห์อื่นๆ
  
• การจัดการบัญชีลูกค้าและรางวัลสะสม
  

บางครั้งระบบ POS อาจมาพร้อมกับฮาร์ดแวร์ เช่น เครื่องอ่านบัตร และบางครั้งก็ขายแยกต่างหากโดยให้ธุรกิจเป็นผู้รับผิดชอบในการเลือกฮาร์ดแวร์เอง

POS มีการทำงานอย่างไร

ระบบ POS บางระบบเป็นโซลูชันที่พร้อมใช้งานซึ่งธุรกิจสามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วเพื่อติดตามสินค้าคงคลัง จัดการพนักงาน และเริ่มการชำระเงิน

เครื่องอ่านบัตรคืออะไร

เครื่องอ่านบัตรเป็นอุปกรณ์ที่รับวิธีการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตและบัตรเดบิต ตลอดจนกระเป๋าเงินดิจิทัล จากนั้นจึงสื่อสารข้อมูลบัตรไปยังผู้ประมวลผลการชำระเงินของธุรกิจ

เครื่องอ่านบัตรทำงานอย่างไร

เครื่องอ่านบัตรมี 4 ประเภทหลักดังต่อไปนี้

• เครื่องอ่านบัตรแบบตั้งโต๊ะแบบเดิม
  
• เครื่องอ่านบัตรที่ติดกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น แท็บเล็ตหรือโทรศัพท์
  
• เครื่องอ่านบัตรพกพาแบบออลอินวันที่ไม่ต้องใช้อุปกรณ์ต่อพ่วง เช่น แท็บเล็ตหรือเครื่องบันทึกเงินสด
  
• เครื่องอ่านบัตรแบบไม่ต้องมีคนดูแลสำหรับบริการตนเอง เช่น บนเครื่องจำหน่ายสินค้าอัตโนมัติ
  

เครื่องอ่านบัตรส่วนใหญ่สามารถรับการชำระเงินผ่านบัตรเครดิตและเดบิตได้หลายวิธีดังต่อไปนี้

• การชำระเงินแบบไร้สัมผัส: ธุรกรรมที่ดำเนินการด้วยกระเป๋าเงินดิจิทัลและบัตรเครดิตแบบใหม่บางใบขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลระยะใกล้ (NFC)
  
• ชิป EMV: นี่คือชิปคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่ฝังอยู่ในบัตรเครดิตและบัตรเดบิตบางใบ ซึ่งใช้โดยการสอดชิปส่วนปลายบัตรลงในเครื่องอ่านบัตร
  
• การชำระเงินที่รูดบัตรแถบแม่เหล็ก (magstripe): การชำระเงินเหล่านี้ใช้แถบแม่เหล็กในบัตรเครดิตเพื่อส่งหมายเลขบัตรไปยังเครื่องอ่านบัตร
  

ฉันสามารถรับชำระเงินที่จุดขายโดยไม่ต้องใช้เครื่องอ่านบัตรได้หรือไม่

เมื่อใช้ Tap to Pay ธุรกิจจะสามารถรับการชำระเงินที่จุดขายได้โดยใช้แค่เพียง iPhone หรืออุปกรณ์ Android เท่านั้น Tap to Pay เป็นที่นิยมโดยเฉพาะสำหรับการชำระเงินระหว่างเดินทางและธุรกิจที่ทำธุรกรรมแบบต่อหน้าเป็นครั้งคราว วิธีนี้อาจมีค่าใช้จ่ายไม่สูงนักสำหรับบางธุรกิจเพราะไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์เสริมเพิ่มเติม

เครื่องอ่านบัตรกับ POS แตกต่างกันอย่างไร

เครื่องอ่านบัตรคือส่วนประกอบของ POS ทั้งสองอย่างนี้ไม่สามารถแทนกันได้ เครื่องอ่านบัตรจะรับข้อมูลบัตรเครดิตและบัตรเดบิต เช่น หมายเลขบัตร และชื่อและที่อยู่ของเจ้าของบัตร แล้วส่งข้อมูลนั้น รวมทั้งจำนวนเงินที่ส่งคำขอสำหรับการซื้อไปยังผู้ประมวลผลการชำระเงินของธุรกิจ นั่นเป็นส่วนที่บทบาทเครื่องอ่านบัตรจะสิ้นสุดลง ในทางกลับกัน POS จะรับข้อมูลจากธุรกรรมและใช้ในการดำเนินงานที่สำคัญหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการซื้อ เช่น การบันทึกข้อมูลลูกค้า การอัปเดตสินค้าคงคลัง การบันทึกการขายเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี การบันทึกข้อมูลโปรแกรมรางวัลสะสม และการระบุว่าพนักงานรายใดทำธุรกรรมนั้น

ฉันต้องมี POS หรือเครื่องอ่านบัตรหรือไม่

คำตอบสำหรับคำถามนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ทั่วไปที่เหมาะกับธุรกิจส่วนใหญ่ รวมถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นต่อการสนับสนุนธุรกิจแต่ละประเภท

• หากธุรกิจของคุณรับการชำระเงินที่จุดขาย
  หากคุณดำเนินธุรกิจแบบ IRL (ไม่ใช่แค่ทางออนไลน์เท่านั้น) และคุณรับการชำระเงินผ่านบัตรเครดิต คุณจะต้องใช้ระบบ POS ที่มีเครื่องอ่านบัตร

• หากคุณดำเนินธุรกิจออนไลน์หรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างสมบูรณ์
  หากงานกำหนดให้คุณต้องเดินทางหรือรับงานตามบ้าน เช่น ช่างทำผม ช่างไม้ หรือเทรนเนอร์ส่วนตัว คุณก็อาจไม่มีพื้นที่สำหรับเครื่องอ่านบัตรขนาดมาตรฐานแบบที่คุณจะพบในหน้าร้านของร้านค้าปลีก ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณคือเครื่องอ่านบัตรพกพาแบบออลอินวันที่ใช้ฮาร์ดแวร์ POS ของคุณ

• หากคุณเป็นผู้ค้าปลีกในแวดวงอีคอมเมิร์ซที่ดำเนินงานทางออนไลน์เท่านั้น
  หากไม่รับชำระเงินที่จุดขาย ก็ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องอ่านบัตร อย่างไรก็ตามคุณต้องใช้เกตเวย์การชำระเงินกับหน้าร้านค้าแบบดิจิทัลที่ลูกค้าสามารถทำธุรกรรมผ่านบัตรเครดิตและเดบิตให้เสร็จสิ้นได้ทางออนไลน์ และคุณยังคงต้องการซอฟต์แวร์บางประเภทที่มีฟังก์ชันคล้ายกับ POS ที่จุดขายซึ่งช่วยให้สามารถติดตามยอดขายและอัปเดตสินค้าคงคลังได้

ประโยชน์ของการใช้ระบบ POS

หากคุณดำเนินธุรกิจทางออนไลน์ ที่จุดขาย หรือทั้งสองอย่าง การทำความเข้าใจว่าระบบ POS ที่เหมาะสมจะพลิกโฉมวิธีที่คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างไรนั้นไม่ใช่เรื่องที่จะใช้เวลานาน กล่าวโดยสรุปก็คือ สิ่งนี้จะช่วยลดความยุ่งยากในทุกๆ ด้านของธุรกิจและช่วยให้คุณมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับยอดขายและลูกค้า พร้อมทั้งลดจำนวนแรงงานที่จำเป็นในการดำเนินงานหลักๆ มากมายของธุรกิจ ระบบ POS หลายระบบมีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านในอุตสาหกรรมเฉพาะ เช่น ค้าปลีก ธุรกิจบริการ สุขภาพ ความงาม และอื่นๆ อีกมากมาย

ประโยชน์อื่นๆ บางส่วนต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ธุรกิจได้รับจากระบบ POS

• ลดความผิดพลาด
  ระบบ POS ที่เข้มงวดจะปกป้องธุรกิจของคุณจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ในแง่ของการประมวลผลการชำระเงิน ระหว่างการทำธุรกรรมกับลูกค้าที่จุดขาย บางครั้งเราอาจข้ามขั้นตอนและทำเรื่องผิดพลาดได้ POS ของคุณจะรายงานเมื่อมีข้อผิดพลาดหรือทำสิ่งผิดพลาด ทำให้ธุรกรรมของคุณปลอดภัยและป้องกันข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

• ติดตามสินค้าคงคลัง
  ระบบ POS ส่วนใหญ่ยังทำหน้าที่จัดการสินค้าคงคลังโดยแจ้งเตือนเมื่อต้องสั่งซื้อสินค้า นอกจากนี้ ระบบ POS ยังสามารถติดตามเวลาที่มีการขายสินค้า สถานที่ และระบุว่าขายให้ใคร โดยแสดงแนวโน้มยอดขายตามฤดูกาลและภูมิภาคที่จะช่วยให้คุณคาดการณ์ความต้องการได้อย่างถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น

• สร้างรายงานยอดขายที่สามารถนำไปดำเนินการได้
  หนึ่งในสิ่งที่มีคุณค่าที่สุดของระบบ POS ก็คือระบบจะบันทึกข้อมูลการขายซึ่งช่วยให้คุณตรวจจับแนวโน้ม เรียนรู้เกี่ยวกับลูกค้า และทำการตัดสินใจที่เกี่ยวกับธุรกิจของคุณได้อย่างมีกลยุทธ์ ระบบ POS ของคุณอาจเป็นเครื่องมือสร้างข้อมูลเชิงลึกเพื่อทดลองวิธีการใหม่ๆ ติดตามประสิทธิภาพ และประเมินสิ่งที่คุณเรียนรู้

• จัดการพนักงานได้อย่างง่ายดาย
  ระบบ POS ให้บริการการปฏิบัติงานทางธุรกิจ นอกเหนือจากการประมวลผลการชำระเงินและการรายงานการขาย ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการทีมของคุณ คุณสามารถติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน ดูแลกำหนดเวลา และเห็นภาพรวมของผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้

• ทำการอัปเดตแบบหลายช่องทางอย่างรวดเร็ว
  ซอฟต์แวร์ POS ช่วยให้ธุรกิจสามารถอัปเดตข้อมูลทั่วทั้งระบบในหลายสถานที่ได้ ทั้งที่จุดขายและทางออนไลน์ โดยทำการอัปเดตเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น หากคุณมีร้านค้าปลีกและร้านค้าอีคอมเมิร์ซ 3 แห่งและธุรกิจของคุณเริ่มมีผลิตภัณฑ์ใหม่ ซอฟต์แวร์ POS ของคุณจะช่วยให้สามารถส่งการอัปเดตไปยังร้านทุกแห่งได้พร้อมกัน หากสินค้าหมดในตำแหน่งที่ตั้งหนึ่งแต่พร้อมจำหน่ายในตำแหน่งที่ตั้งอื่น POS จะแจ้งให้คุณทราบ

ระบบ POS เป็นเครื่องมือที่ทรงประสิทธิภาพสำหรับการปรับปรุงธุรกิจของคุณทุกด้าน เพื่อดูแลให้ทีมของคุณมีข้อมูลที่ตรงกันเกี่ยวกับยอดขายและสินค้าคงคลัง ตลอดจนอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าในทุกที่ที่ดำเนินธุรกิจ