ธุรกิจต่างๆ ต้องทราบประเภทฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์การชําระเงินที่ตอบโจทย์ความต้องการของตนเองมากที่สุดจึงจะรับการชําระเงินจากลูกค้าได้ ในการตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบการชําระเงินประเภทที่เหมาะกับธุรกิจของคุณและเหมาะกับวิธีการที่ลูกค้าต้องการใช้ชําระเงินที่สุด คุณต้องทําความเข้าใจถึงข้อแตกต่างระหว่างเทอร์มินัลระบบบันทึกการขาย (POS) กับเครื่องอ่านบัตรก่อน

เมื่อเข้าใจฟังก์ชั่นที่แตกต่างกัน รวมทั้งบทบาทของเทอร์มินัล POS และเครื่องอ่านบัตรในการประมวลผลการชําระเงินและการปฏิบัติงานทางธุรกิจ คุณก็จะเลือกฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ตอบโจทย์ความต้องการของคุณได้ง่ายขึ้น

เราจะอธิบายว่าเครื่องอ่านบัตรและเทอร์มินัล POS คืออะไร วิธีการใช้งาน ตลอดจนเครื่องอ่านบัตรที่เหมาะกับธุรกิจประเภทต่างๆ มากที่สุด

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• POS คืออะไร
  
• ระบบ POS คืออะไร
  
• POS มีการทํางานอย่างไร
  
• เครื่องอ่านบัตรคืออะไร
  
• เครื่องอ่านบัตรมีการทํางานอย่างไร
  
• เครื่องอ่านบัตรกับ POS แตกต่างกันอย่างไร
  
• ฉันต้องมี POS หรือเครื่องอ่านบัตรหรือไม่
  

POS คืออะไร

ในบริบทของการชําระเงิน "POS" หมายถึง "ระบบบันทึกการขาย" ซึ่งอาจจะหมายถึงสองสิ่งดังต่อไปนี้

• เวลาและสถานที่ที่ลูกค้าซื้อสินค้าจากธุรกิจ ตัวอย่างเช่น POS อาจเป็นเคาน์เตอร์ชําระเงินที่ร้านค้าปลีกแบบมีหน้าร้าน ขั้นตอนการชําระเงินออนไลน์บนเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซ หรือช่วงเวลาที่ช่างใช้เครื่องอ่านบัตรบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อประมวลผลบัตรของลูกค้าในบ้าน
  
• POS ยังสามารถอ้างถึงระบบของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ช่วยธุรกิจอํานวยความสะดวกในการซื้อของลูกค้า
  

ระบบ POS คืออะไร

ระบบ POS คือฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจใช้รับการชําระเงินจากลูกค้าและทํางานอื่นๆ ให้เสร็จสิ้น ซึ่งอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

• การอัปเดตสินค้าคงคลัง
  
• การติดตามยอดขาย
  
• การจัดการลิ้นชักเงินสด
  
• การพิมพ์ใบเสร็จ
  
• การสแกนบาร์โค้ดและรหัส QR
  
• การตอกบัตรเข้าและออกของพนักงาน
  
• การเรียกใช้รายงานเกี่ยวกับการขายและการวิเคราะห์อื่นๆ
  
• การจัดการบัญชีลูกค้าและรางวัลสะสม
  

แม้ว่าระบบ POS ทุกระบบจะมีฟังก์ชั่นเหมือนกัน แต่ระบบ POS สมัยใหม่สามารถทํางานที่ซับซ้อนสําหรับธุรกิจได้

POS มีการทํางานอย่างไร

ระบบ POS เป็นการผสมผสานระหว่างฮาร์ดแวร์ในสถานที่และซอฟต์แวร์บนคลาวด์ (โดยทั่วไป) เป้าหมายของระบบ POS อย่าง Stripe Terminal คือการมอบระบบการชําระเงินที่รวมเป็นหนึ่งเดียวให้ผู้ค้าปลีก ซึ่งผสานธุรกิจในทุกช่องทาง ทั้งแบบออนไลน์และที่จุดขาย

ระบบ POS บางระบบคือโซลูชันสำเร็จรูปที่ธุรกิจสามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วเพื่อประมวลผลการชําระเงินของลูกค้า ติดตามสินค้าคงคลัง และจัดการพนักงาน ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่ระบบ POS ทํางานได้อย่างยอดเยี่ยม แต่สําหรับธุรกิจที่ต้องการระบบ POS ที่ปรับแต่งได้มากขึ้น Stripe Terminal มอบเครื่องมือสำหรับนักพัฒนาที่ซับซ้อน ซึ่งช่วยให้ผู้ค้าปลีกสามารถสร้างการตั้งค่าที่ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของตนได้

เครื่องอ่านบัตรคืออะไร

เครื่องอ่านบัตรคืออุปกรณ์ที่รับบัตรเครดิตและเดบิตเป็นวิธีการชําระเงิน โดยอาจเป็นส่วนประกอบภายในเทอร์มินัล POS ที่มีขนาดใหญ่กว่าซึ่งใช้สําหรับธุรกรรมผ่านบัตรที่จุดขาย หรือเป็นอุปกรณ์ต่อเสริมชิ้นเล็กๆ สําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อการประมวลผลการชําระเงินผ่านบัตรได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าเครื่องอ่านบัตรจะอยู่ในรูปแบบใด ทุกอย่างล้วนตอบโจทย์งานหลักเดียวกัน นั่นคือ การชําระเงินด้วยบัตรจากลูกค้า พร้อมทั้งสื่อสารข้อมูลบัตรกับ POS และผู้ประมวลผลการชําระเงินของธุรกิจ

เครื่องอ่านบัตรมีการทํางานอย่างไร

เครื่องอ่านบัตรส่วนใหญ่ใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งต่อไปนี้

• เครื่องอ่านบัตรแบบตั้งโต๊ะ
  
• เครื่องอ่านบัตรที่เชื่อมต่อกับอุปกรณ์เคลื่อนที่
  
• เครื่องอ่านบัตรที่เป็นส่วนหนึ่งของเทอร์มินัล POS
  

ในทุกกรณี เครื่องอ่านบัตรจะยอมรับข้อมูลบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตในระบบบันทึกการขาย แล้วส่งข้อมูลนั้นให้ผู้ประมวลผลการชําระเงินของธุรกิจ ซึ่งจะติดต่อกับธนาคารของผู้ออกบัตรของบัตรเพื่ออนุมัติธุรกรรมดังกล่าว เครื่องอ่านบัตรส่วนใหญ่สามารถรับการชําระเงินผ่านบัตรเครดิตและเดบิตได้หลายวิธีดังต่อไปนี้

• การชําระเงินแบบไร้สัมผัส: ธุรกรรมที่ดําเนินการด้วยกระเป๋าเงินดิจิทัลและบัตรเครดิตแบบใหม่บางใบขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลระยะใกล้ (NFC)
  
• ชิป EMV: นี่คือชิปคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่ฝังอยู่ในบัตรเครดิตและบัตรเดบิตบางใบ ซึ่งใช้โดยการสอดชิปส่วนปลายบัตรลงในเครื่องอ่านบัตร
  
• การชําระเงินที่รูดบัตรแถบแม่เหล็ก (magstripe): การชําระเงินเหล่านี้ใช้แถบแม่เหล็กในบัตรเครดิตเพื่อส่งหมายเลขบัตรไปยังเครื่องอ่านบัตร
  

เครื่องอ่านบัตรกับ POS แตกต่างกันอย่างไร

เครื่องอ่านบัตรคือส่วนประกอบของ POS ทั้งสองอย่างนี้ไม่สามารถแทนกันได้ เครื่องอ่านบัตรจะรับข้อมูลบัตรเครดิตและบัตรเดบิต เช่น หมายเลขบัตร และชื่อและที่อยู่ของเจ้าของบัตร แล้วส่งข้อมูลนั้น รวมทั้งจํานวนเงินที่ส่งคำขอสําหรับการซื้อไปยังผู้ประมวลผลการชําระเงินของธุรกิจ นั่นเป็นส่วนที่บทบาทเครื่องอ่านบัตรจะสิ้นสุดลง ในทางกลับกัน POS จะรับข้อมูลจากธุรกรรมและใช้ในการดําเนินงานที่สําคัญหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการซื้อ เช่น การสร้างใบเสร็จ การบันทึกข้อมูลลูกค้า การอัปเดตสินค้าคงคลัง การบันทึกการขายเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี การบันทึกข้อมูลโปรแกรมรางวัลสะสม และการระบุว่าพนักงานรายใดทําธุรกรรมนั้น

ฉันต้องมี POS หรือเครื่องอ่านบัตรหรือไม่

คําตอบสําหรับคําถามนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ทั่วไปที่เหมาะกับธุรกิจส่วนใหญ่ รวมถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จําเป็นต่อการสนับสนุนธุรกิจแต่ละประเภท

• หากธุรกิจของคุณรับการชําระเงินที่จุดขาย
  หากธุรกิจของคุณดําเนินธุรกิจแบบออฟไลน์ (ไม่ใช่ทางออนไลน์เท่านั้น) และคุณรับการชําระเงินผ่านบัตรเครดิต คุณจะต้องใช้เทอร์มินัล POS ที่มีเครื่องอ่านบัตร

• หากคุณดําเนินธุรกิจออนไลน์หรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างสมบูรณ์
  หากงานกําหนดให้คุณต้องเดินทางหรือโทรติดต่อบ้านต่างๆ เช่น ช่างทำผม ช่างไม้ หรือครูฝึกส่วนบุคคล คุณอาจไม่มีพื้นที่สําหรับเทอร์มินัล POS ขนาดจริงเหมือนร้านค้าปลีกแบบมีหน้าร้าน ตัวเลือกที่ดีที่สุดสําหรับคุณคือเครื่องอ่านบัตรที่มีซอฟต์แวร์ POS บนอุปกรณ์เคลื่อนที่

• หากคุณเป็นผู้ค้าปลีกในแวดวงอีคอมเมิร์ซที่ดําเนินงานทางออนไลน์เท่านั้น
  หากไม่รับชําระเงินที่จุดขาย ก็ไม่จําเป็นต้องใช้เครื่องอ่านบัตร อย่างไรก็ตามคุณต้องใช้เกตเวย์การชําระเงินกับหน้าร้านค้าแบบดิจิทัลที่ลูกค้าสามารถทําธุรกรรมผ่านบัตรเครดิตและเดบิตให้เสร็จสิ้นได้ และคุณยังคงต้องการซอฟต์แวร์บางประเภทที่มีฟังก์ชั่นคล้ายกับ POS ที่จุดขายซึ่งช่วยให้สามารถติดตามการขายและอัปเดตสินค้าคงคลังได้

ประโยชน์ของการใช้ระบบ POS

หากคุณดําเนินธุรกิจค้าปลีกทางออนไลน์ ที่จุดขาย หรือทั้งสองอย่าง การทําความเข้าใจว่าระบบ POS ที่ใช้จะพลิกโฉมวิธีที่คุณดําเนินงานไปอย่างไรนั้นไม่ใช่เรื่องที่ใช้เวลานาน กล่าวโดยสรุปก็คือ สิ่งนี้จะช่วยลดความยุ่งยากในทุกๆ ด้านของธุรกิจคุณ และช่วยให้คุณมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับยอดขายและลูกค้า พร้อมทั้งลดจํานวนแรงงานที่ใช้ไปกับงานด้านธุรกิจหลักๆ มากมาย

ตัวอย่างวิธีอื่นๆ ที่ระบบ POS มีประโยชน์ต่อธุรกิจมีดังนี้

• ลดความผิดพลาด
  ระบบ POS ที่เข้มงวดจะปกป้องธุรกิจของคุณจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ในแง่ของการประมวลผลการชําระเงิน ระหว่างการทําธุรกรรมกับลูกค้าที่จุดขาย บางครั้งเราอาจข้ามขั้นตอนและทำเรื่องผิดพลาดได้ POS ของคุณจะรายงานเมื่อมีข้อผิดพลาดหรือทําสิ่งผิดพลาด ทําให้ธุรกรรมของคุณปลอดภัยและป้องกันข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

• ติดตามสินค้าคงคลัง
  ระบบ POS ส่วนใหญ่ยังทำหน้าที่จัดการสินค้าคงคลังโดยแจ้งเตือนเมื่อต้องสั่งซื้อสินค้า นอกจากนี้ ระบบ POS ยังสามารถติดตามเวลาที่มีการขายสินค้า สถานที่ และระบุว่าขายให้ใคร โดยแสดงแนวโน้มยอดขายตามฤดูกาลและภูมิภาคที่จะช่วยให้คุณคาดการณ์ความต้องการได้อย่างถูกต้องแม่นยํายิ่งขึ้น

• สร้างรายงานยอดขายที่สามารถนำไปดําเนินการได้
  หนึ่งในสิ่งที่มีคุณค่าที่สุดของระบบ POS ก็คือระบบจะบันทึกข้อมูลการขายซึ่งช่วยให้คุณตรวจจับแนวโน้ม เรียนรู้เกี่ยวกับลูกค้า และทำการตัดสินใจที่เกี่ยวกับธุรกิจของคุณได้อย่างมีกลยุทธ์ ระบบ POS ของคุณอาจเป็นเครื่องมือสร้างข้อมูลเชิงลึกเพื่อทดลองวิธีการใหม่ๆ ติดตามประสิทธิภาพ และประเมินสิ่งที่คุณเรียนรู้

• จัดการพนักงานได้อย่างง่ายดาย
  ระบบ POS ให้บริการการปฏิบัติงานทางธุรกิจ นอกเหนือจากการประมวลผลการชําระเงินและการรายงานการขาย ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสําหรับการจัดการทีมของคุณ คุณสามารถติดตามชั่วโมงการทํางานของพนักงาน ดูแลกําหนดเวลา และมองเห็นผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้

• ทําการอัปเดตแบบหลายช่องทางอย่างรวดเร็ว
  ซอฟต์แวร์ POS ช่วยให้ธุรกิจสามารถอัปเดตข้อมูลทั่วทั้งระบบในหลายสถานที่ได้ ทั้งที่จุดขายและทางออนไลน์ โดยทำการอัปเดตเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น หากคุณมีร้านค้าปลีกและร้านค้าอีคอมเมิร์ซ 3 แห่งและธุรกิจของคุณเริ่มมีผลิตภัณฑ์ใหม่ ซอฟต์แวร์ POS ของคุณจะช่วยให้สามารถส่งการอัปเดตไปยังร้านทุกแห่งได้พร้อมกัน หากสินค้าหมดในตําแหน่งที่ตั้งหนึ่งแต่พร้อมจําหน่ายในตําแหน่งที่ตั้งอื่น POS จะแจ้งให้คุณทราบ

ระบบ POS เป็นเครื่องมือที่ทรงประสิทธิภาพสําหรับการปรับปรุงธุรกิจของคุณทุกด้าน เพื่อดูแลให้ทีมของคุณมีข้อมูลที่ตรงกันเกี่ยวกับยอดขายและสินค้าคงคลัง ตลอดจนอํานวยความสะดวกให้กับลูกค้าในทุกที่ที่ดําเนินธุรกิจ