Per accettare i pagamenti dei clienti, le aziende devono sapere quali tipi di hardware e software per i pagamenti sono più adatti alle loro esigenze. Per decidere quale tipologia di configurazione per i pagamenti è più adatta alla tua azienda e al modo in cui i clienti desiderano pagare, è necessario innanzitutto capire la differenza tra un terminale point-of-sale (POS) e un lettore di carte.

Una volta comprese le funzioni e i ruoli diversi dei terminali POS e dei lettori di carte nell’elaborazione dei pagamenti e nelle procedure operative aziendali, sarà molto più semplice stabilire quale hardware e software si adatta meglio alle tue esigenze.

Illustreremo cosa sono i terminali POS e i lettori di carte, come funzionano e quali sono i vantaggi per le diverse tipologie di aziende.

Contenuto dell'articolo

• Che significa l’acronimo POS?
  
• Che cos'è un sistema POS?
  
• Come funziona un sistema POS?
  
• Che cos’è un lettore di carte?
  
• Come funziona un lettore di carte?
  
• Qual è la differenza tra un lettore di carte e una soluzione POS?
  
• Mi serve una soluzione POS o un lettore di carte?
  

Che significa l’acronimo POS?

Nel contesto dei pagamenti, “POS” sta per “point of sale”. Può fare riferimento a due cose:

• L’ora e il luogo in cui un cliente effettua un acquisto da un’azienda. Ad esempio, POS può essere la cassa in un punto vendita fisico, il flusso di pagamento online di un sito web di e-commerce o il momento in cui un operaio usa un lettore di carte sul suo dispositivo mobile per elaborare la carta presso il domicilio di un cliente.
  
• POS può anche fare riferimento al sistema di hardware e software che, insieme, facilitano gli acquisti dei clienti per le aziende.
  

Che cos'è un sistema POS?

Un sistema POS è l’hardware e il software che le aziende usano per accettare pagamenti dai clienti e completare altre attività, che possono includere:

• Aggiornamento dell'inventario
  
• Monitoraggio delle vendite
  
• Gestione del registratore di cassa
  
• Stampa delle ricevute
  
• Scansione di codici a barre e codici QR
  
• Cronometraggio di orari e pause dei dipendenti
  
• Esecuzione di report sulle vendite e altre analisi
  
• Gestione degli account e dei premi dei clienti
  

Sebbene non tutti i sistemi POS eseguano le stesse funzioni, in generale le soluzioni POS moderne sono in grado di svolgere una complessa serie di attività essenziali per le aziende.

Come funziona un sistema POS?

I sistemi POS sono una combinazione di hardware locale e (in genere) software basato su cloud. L’obiettivo dei sistemi POS come Stripe Terminal è offrire ai venditori al dettaglio un unico sistema di pagamento che integra l’azienda su tutti i canali, sia online che di persona.

Alcuni sistemi POS sono soluzioni pronte all’uso che le aziende possono configurare rapidamente per elaborare i pagamenti dei clienti, tenere traccia dell’inventario e gestire i dipendenti, tutte funzioni che un sistema POS svolge egregiamente. Tuttavia, per le aziende che desiderano un sistema POS più personalizzato, Stripe Terminal fornisce strumenti di sviluppo sofisticati che offrono ai venditori al dettaglio la flessibilità di creare una configurazione su misura per le loro esigenze.

Che cos’è un lettore di carte?

Un lettore di carte è un dispositivo che accetta carte di credito e di debito come modalità di pagamento. Può essere un unico componente con un terminale POS più grande usato per le transazioni con carta di persona o un piccolo accessorio per dispositivi mobili che elabora i pagamenti con carta ovunque ci si trovi. Qualunque sia il formato del lettore di carte, la funzione principale che svolge è la stessa: accettare i pagamenti con carta dai clienti e comunicare le informazioni della carta al POS e all’elaboratore di pagamento dell’azienda.

Come funziona un lettore di carte?

La maggior parte dei lettori di carte ha una delle seguenti forme:

• Lettori di carte da banco indipendenti
  
• Lettori di carte che si collegano a dispositivi mobili
  
• Lettori di carte che sono un componente di un terminale POS
  

In qualsiasi caso, i lettori di carte accettano le informazioni della carta di debito o di credito nell’ambiente point of sale e trasferiscono queste informazioni all’elaboratore di pagamento dell’azienda, che comunica con la banca emittente della carta per autorizzare la transazione. La maggior parte dei lettori di carte è in grado di accettare pagamenti con carte di credito e di debito in diversi modi, tra cui:

• Pagamenti contactless: le transazioni effettuate con wallet e alcune carte di credito più recenti sono basate sulla tecnologia NFC (near-field communication).
  
• Chip EMV: si tratta di piccoli chip di computer incorporati in alcune carte di credito e di debito che vengono utilizzati inserendo l’estremità con il chip della carta nel lettore di carte.
  
• Pagamenti con lettura della banda magnetica: questi pagamenti usano la banda magnetica sulle carte di credito per trasmettere il numero della carta al lettore di carte.
  

Qual è la differenza tra un lettore di carte e una soluzione POS?

Un lettore di carte è un componente di una soluzione POS, quindi non si tratta di termini interscambiabili. I lettori di carte accettano le informazioni della carta di debito e di credito, come il numero di carta e il nome e l’indirizzo del titolare della carta, e inviano queste informazioni, insieme all’importo richiesto per l’acquisto, all’elaboratore di pagamento dell’azienda. Il ruolo del lettore di carte termina qui. La soluzione POS, invece, prende le informazioni dalla transazione e le utilizza per eseguire molte operazioni importanti relative all’acquisto, come la creazione della ricevuta, la documentazione delle informazioni sul cliente, l’aggiornamento dell’inventario, la registrazione della vendita a fini contabili, l’inserimento delle informazioni per eventuali programmi di premi e la registrazione del dipendente che ha eseguito la transazione.

Mi serve una soluzione POS o un lettore di carte?

La risposta a questa domanda dipende dal tipo di azienda. Di seguito sono riportati gli scenari più comuni adatti alla maggior parte delle aziende e l’hardware e il software necessari per supportare ciascuno di questi:

• Se l’azienda accetta pagamenti di persona
  Se l’azienda opera di persona (ovvero non esclusivamente online) e accetta pagamenti con carta di credito, sarà necessario un terminale POS con un lettore di carte.

• Se gestisci un’azienda completamente online o su dispositivi mobili
  Se il tuo lavoro richiede continui spostamenti o interventi a domicilio, come parrucchieri, falegnami o personal trainer, probabilmente non hai posto per un terminale POS di dimensioni standard come quello di un negozio fisico. L’opzione migliore è un lettore di carte con software POS sul dispositivo mobile.

• Se sei un venditore al dettaglio di e-commerce che opera solo online
  Se non accetti pagamenti di persona, non hai bisogno di un lettore di carte. Ti servirà invece un gateway di pagamento sulla vetrina digitale dove i clienti possono completare le transazioni con carte di credito e di debito. Inoltre, avrai bisogno di un software che funzioni in modo simile a un POS fisico consentendoti di tenere traccia delle vendite e aggiornare l’inventario.

Vantaggi di un sistema POS

Se gestisci un’attività di vendita al dettaglio online, di persona o entrambe, ti renderai velocemente conto che il sistema POS giusto può cambiare radicalmente il modo in cui operi. In poche parole, semplifica ogni aspetto della tua attività e ti mette a disposizione dati preziosi sulle vendite e sui clienti, riducendo al contempo gli sforzi richiesti per gestire tutte le funzioni chiave dell’azienda.

Ecco alcuni altri modi in cui le aziende possono trarre vantaggio da un sistema POS:

• Ridurre gli errori
  Un sistema POS affidabile protegge la tua azienda dagli errori umani al momento di elaborare i pagamenti. Durante una transizione di persona, talvolta è troppo facile saltare dei passaggi e commettere errori. La soluzione POS ti avverte quando si verifica un problema o un’operazione viene eseguita in modo non corretto, garantendo la sicurezza della transazione ed evitando errori costosi.

• Monitorare l'inventario
  La maggior parte dei sistemi POS esegue anche la gestione dell’inventario, avvisandoti quando è necessario ordinare degli articoli. Inoltre, i sistemi POS tengono traccia di quando, dove e a chi vengono venduti gli articoli, mostrandoti tendenze di vendita a livello stagionale e regionale che possono aiutarti a prevedere le richieste in modo più accurato.

• Generare utili report sulle vendite
  Uno degli aspetti più importanti di un sistema POS è la possibilità di registrare i dati di vendita, il che ti consente di individuare tendenze, scoprire informazioni sui clienti e prendere decisioni informate strategiche per l’azienda. Il sistema POS può essere uno strumento che ti mette a disposizione informazioni dettagliate per sperimentare nuovi approcci, tenere traccia delle prestazioni e valutare i dati di cui vieni a conoscenza.

• Gestire lo staff in modo semplice
  I sistemi POS non si limitano a supportare le procedure operative aziendali con l’elaborazione dei pagamenti e i report sulle vendite, ma sono anche utili per gestire il team. Puoi tenere traccia degli orari dei dipendenti, predisporre la pianificazione e ottenere una visione d’insieme della produttività.

• Eseguire aggiornamenti multicanale rapidi
  Il software POS consente alle aziende di eseguire aggiornamenti a livello di sistema in varie posizioni, sia di persona che online, con un singolo aggiornamento. Ad esempio, se disponi di tre punti vendita al dettaglio e un negozio di e-commerce e la tua azienda inizia a trattare un nuovo prodotto, il software POS ti consentirà di inviare l’aggiornamento contemporaneamente su tutti i fronti. Se un prodotto è esaurito in una sede ma disponibile in un’altra, il POS te lo comunicherà.

Un sistema POS è uno strumento potente per tenere aggiornato ogni aspetto della tua attività, garantendo che il tuo team sia sempre allineato su vendite e inventario e offrendo un’esperienza ottimale del cliente ovunque l’azienda operi.