Die Zahlungsabwicklung ist für Unternehmen jeder Größenordnung wichtig, also auch für kleine Unternehmen. US-Unternehmen zahlten im Jahr 2022 die Rekordsumme von 160,7 Mrd. USD an Verarbeitungsgebühren, um über 10 Bio. USD an Kredit-, Debit- und Prepaid-Kartenzahlungen zu akzeptieren.

Im Folgenden geht es darum, was kleine Unternehmen über die Zahlungsabwicklung wissen sollten: wie sie funktioniert, welche Herausforderungen und Risiken kleine Unternehmen haben, wie Sie den richtigen Zahlungsdienstleister finden und wie Sie ein Zahlungsmodell entwickeln, der mit Ihrem Unternehmen wächst.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen?
  
• Zahlungsabwicklungssysteme für kleine Unternehmen
  
• Schlüsselkomponenten bei der Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen
  
• Warum ist eine effektive Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen wichtig?
  
• Herausforderungen bei der Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen
  
• Auswahl eines Zahlungsdienstleisters für kleine Unternehmen
  
• Tipps zur Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen
  
• So kann Stripe Sie unterstützen
  

Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen?

Die Zahlungsabwicklung gliedert sich in drei Teile:

• Transaktionsanbahnung
  Ein Kunde entscheidet sich für eine Zahlung mit Kredit- oder Debitkarte. Die Kartendaten werden über ein Point-of-Sale(POS)-System, ein Online-Zahlungsgateway oder andere Kartenannahmegeräte erfasst.

• Autorisierung
  Die Kartenangaben werden an den Zahlungsabwickler übermittelt, der die Transaktionsdaten zur Autorisierung an die Ausgabebank weiterleitet. Die Bank prüft die Gültigkeit der Karte und de Kontodeckung. Ist alles in Ordnung, sendet die Bank einen Autorisierungscode an den Zahlungsabwickler und die Transaktion kann fortgesetzt werden.

• Abrechnung
  Die autorisierte Transaktion wird mit anderen zu verarbeitenden Transaktionen zusammengefasst, in der Regel am Ende des Geschäftstages. Der Zahlungsabwickler veranlasst die Geldbewegung von der Ausgabebank auf das Unternehmenskonto. Die Bank des Unternehmens schreibt dem Firmenkonto den Transaktionsbetrag abzüglich aller mit der Transaktion verbundenen Gebühren gut.

Um die Sicherheit bei diesem Prozess zu gewährleisten, verwenden Zahlungsabwickler Verschlüsselungs- und Compliance-Standards wie den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

Zahlungsabwicklungssysteme für kleine Unternehmen

Es gibt zwei Arten von Zahlungsabwicklungssystemen für kleine Unternehmen:

• Händlerkontoanbieter
  Hierbei handelt es sich um Finanzinstitute oder Unternehmen, die Händlerkonten für Unternehmen anbieten. Das sind spezielle Bankkonten, mit denen Unternehmen Kredit- und Debitkartenzahlungen akzeptieren können. Händlerkontoanbieter bieten eine größere Kontrolle über den Zahlungsprozess, verlangen aber oft komplexere Einrichtungsverfahren und Transaktionsgebühren.

• Zahlungsdienstleister (payment service providers, PSP)
  PSP wie Stripe bündeln Händlerkonten, sodass Unternehmen Zahlungen akzeptieren können, ohne ein eigenes Händlerkonto einzurichten. Sie sind dafür bekannt, dass sie einfach einzurichten und zu verwenden sind und sind eine beliebte Wahl für kleine Unternehmen.

Schlüsselkomponenten bei der Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen

Die Schlüsselkomponenten der elektronischen Zahlungsabwicklung – das Zahlungsgateway, das Händlerkonto und der Zahlungsabwickler – ermöglichen zusammen digitale Transaktionen. Hier erfahren Sie, was kleine Unternehmen darüber wissen sollten:

Zahlungsgateway

Ein Zahlungsgateway ist ein Dienst, der Zahlungen im Rahmen von Onlinetransaktionen autorisiert und verarbeitet und als Verbindungsglied zwischen der Firmenwebsite und dem Zahlungsabwickler auftritt. Bei einem Kauf übermittelt das Gateway die Zahlungsinformationen zur Autorisierung und zum Abschluss sicher an den Abwickler. Zusätzliche Funktionen wie Betrugsschutz, Verschlüsselung und Tokenisierung sorgen für sichere Transaktionen.

So funktioniert es:

• Datenverschlüsselung: Gibt jemand seine Zahlungsinformationen auf einer Website ein, verschlüsselt das Zahlungsgateway die Daten vor der Übertragung.

• Autorisierungsanfrage: Das Gateway sendet diese Informationen an den Zahlungsabwickler, der sie zur Autorisierung an die ausstellende Bank weiterleitet.

• Antwortübermittlung: Das Gateway empfängt die Zustimmung bzw. Ablehnung des Zahlungsabwicklers und übermittelt diese an die Firmenwebsite.

Händlerkonto

Ein Händlerkonto ist ein Bankkonto, mit dem Unternehmen Kartenzahlungen akzeptieren und abwickeln können. Wird eine Kartentransaktion autorisiert, wird das Geld solange darauf verwahrt, bis es auf das eigentliche Bankkonto des Unternehmens überwiesen wird. Wissenswertes zu Händlerkonten:

• Verwahrung und Überweisung von Geldern: Wird eine Transaktion genehmigt, wird der Betrag vorerst auf dem Händlerkonto verwahrt. Dann wird es in der Regel innerhalb weniger Tage auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen.

• Beziehung zu Händlerbanken: Händlerkonten werden von Händlerbanken oder Finanzinstituten bereitgestellt, die Beziehungen zu Kartennetzwerken wie Visa oder Mastercard unterhalten.

• Gebührenstruktur: Für Händlerkonten können verschiedene Gebühren anfallen, darunter Transaktionsgebühren, Monatsgebühren und mögliche Strafgebühren, die je nach Anbieter variieren.

Zahlungsabwickler

Ein Zahlungsabwickler ist ein Unternehmen, das bei Kreditkartentransaktionen als Vermittler zwischen Unternehmen, Händlerbank und Kartenaussteller (Kundenbank) auftritt. Zahlungsabwickler erfüllen wichtige Funktionen im Zahlungsverfahren:

• Transaktionen: Zahlungsabwickler übernehmen die technische Verarbeitung von Kredit- und Debitkartenzahlungen. Sie kümmern sich u. a. um die Übermittlung der Transaktionsdaten an die entsprechenden Kartennetzwerke und Banken.

• Betrugsprävention und Sicherheit: Zahlungsabwickler treffen Sicherheitsvorkehrungen, um betrügerische Transaktionen zu verhindern und erfüllen Branchenstandards wie PCI DSS.

• Abrechnung: Abwickler übernehmen die Abwicklung und das Unternehmen erhält dafür seine Zahlungen abzüglich einer Gebühr.

Gemeinsam ermöglichen diese drei Komponenten elektronische Transaktionen. Das Zahlungsgateway erfasst und verschlüsselt die Kartendaten, das Händlerkonto dient als Verwahrstelle für den Transaktionsbetrag und der Zahlungsabwickler ermöglicht die Geldbewegungen.

Warum ist eine effektive Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum kleine Unternehmen der Zahlungsabwicklung Priorität geben sollten. Dazu gehören:

• Transaktionstempo
  Kleine Unternehmen haben meist nur begrenzte Mittel. Mit einer schnellen Zahlungsabwicklung kommen sie schnell an ihr Geld und können damit ihre laufenden Kosten decken.

• Kundenerlebnis
  Die Kunden erwarten eine große Auswahl an Zahlungsmöglichkeiten wie Kreditkarten, Online-Zahlungen und mobile Zahlungen. Wenn sie diese Erwartungen erfüllen, können Unternehmen die Kundenzufriedenheit steigern und Wiederholungskäufe fördern.

• Präzision und Dokumentation
  Die automatische Zahlungsabwicklung unterstützt eine korrekte Finanzdokumentation. Und die ist für Verkaufstracking, Bestandsverwaltung und Steuerzwecke relevant. Zudem ist die Behebung von Flüchtigkeitsfehlern kostspielig und zeitaufwendig.

• Sicherheit
  Digitale Zahlungsmethoden sind grundsätzlich sicherer als Bargeld, da sie die Gefahr von Diebstahl und Betrug verringern. Die Sicherheit der Kunden- und Unternehmensfinanzen ist ein wichtiger Aspekt jeder Geschäftsbeziehung.

• Globale Reichweite
  Unternehmen auf Expansionskurs können mit elektronischen Zahlungssystemen Zahlungen aus der ganzen Welt annehmen und sich so neue Märkte und Zielgruppen erschließen.

• Weniger Papierkram
  Elektronische Zahlungen machen Rechnungen und Aufzeichnungen in Papierform überflüssig, sparen Zeit und verringern die Umweltbelastung.

• Wiederkehrende Zahlungen
  In Unternehmen, die Abonnements anbieten oder regelmäßig Abrechnungen erstellen müssen, vereinfachen automatische Zahlungssysteme den gesamten Ablauf. Denn pünktliche und regelmäßige Zahlungen sind auch ohne manuelles Zutun garantiert.

• Wirtschaftlichkeit
  Die Einrichtung elektronischer Zahlungssysteme ist zwar mit Kosten verbunden, kann aber insgesamt kostengünstiger sein als die Handhabung von Bargeld oder Schecks. Denn es fallen keine Einzahlungsgebühren an, der Arbeitsaufwand ist geringer und Geldtransporte entfallen komplett. Digitale Zahlungen kosten 57 % weniger als analoge.

• Daten und Analysen
  Viele Zahlungsabwicklungssysteme sind mit Analysetools ausgestattet, die Einblicke in Verkaufstrends, Spitzenzeiten und Kundenverhalten bieten. Diese können dann in Geschäftsstrategien und Marketingmaßnahmen einfließen.

Herausforderungen bei der Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen

Die Zahlungsabwicklung birgt für kleine Unternehmen einige Herausforderungen. Dazu gehören:

• Kosten
  Eine der größten Herausforderungen sind die Kosten, die mit der Einrichtung und Wartung von Zahlungsabwicklungssystemen verbunden sind. Transaktionsgebühren, Mietgebühren für Geräte und Gebühren für Zahlungsgateway-Dienste können sich summieren, insbesondere bei kleinen Unternehmen mit geringen Gewinnmargen.

• Betrugs- und Sicherheitsrisiken
  Der Schutz von Kundendaten und Transaktionen ist ein ständiges Anliegen für kleine Unternehmen, die oft nicht über die Mittel für führende Sicherheitsmechanismen verfügen. Das macht sie anfälliger für Betrug und Datenschutzverletzungen.

• Technische Probleme und Zuverlässigkeit
  Systeme zur Zahlungsabwicklung erfordern eine zuverlässige technische Einrichtung. Schwierigkeiten wie Software- und Hardwarefehler sowie Verbindungsprobleme können die Zahlungsabwicklung beeinträchtigen und damit Umsatzeinbußen und Kundenunzufriedenheit verursachen.

• Regeltreue
  Die Einhaltung von Finanzvorschriften wie PCI DSS ist obligatorisch, aber durchaus kompliziert. Kleine Unternehmen müssen die Vorschriften einhalten, um Strafen und juristische Komplikationen zu vermeiden. Und das kostet Zeit und setzt die Kenntnis der regulatorischen Anforderungen voraus.

• Rückbuchungen und Zahlungsanfechtungen
  Der Umgang mit Rückbuchungen infolge angefochtener Transaktionen kann für kleine Unternehmen zeitaufwendig und kostspielig sein. Denn sie verursachen Bürokratie, erfordern einen ständigen Austausch mit Banken und Kunden und können zu Umsatzeinbußen führen.

• Einbindung in externe Systeme
  Die Einbindung von Systemen zur Zahlungsabwicklung in die andere Unternehmensprogramme (z. B. für Buchhaltung oder Bestandsverwaltung) kann durchaus eine Herausforderung sein. Doch eine unzureichende Integration kann zu Ineffizienzen und Abrechnungsfehlern führen.

• Kundenvorlieben
  Um mit den sich wandelnden Kundenvorlieben mit Blick auf Zahlungen (wie mobile Zahlungen oder digitale Geldbörsen) Schritt zu halten, bedarf es laufender Updates und u. U. zusätzlicher Investitionen in neue Technologien.

• Begrenzter Verhandlungsspielraum
  Kleinen Unternehmen fehlt es oft am nötigen Verhandlungsspielraum, als dass sie bei den Zahlungsabwicklern niedrigere Transaktionsgebühren aushandeln könnten. Das unterscheidet sie von größeren Unternehmen, die ihr hohes Transaktionsvolumen nutzen können, um bessere Preise herauszuschlagen.

• Einarbeitung und technische Unterstützung
  Die Mitarbeiter müssen darin geschult werden, Zahlungsabwicklungssysteme richtig einzusetzen. Dies kann zur Herausforderung werden, wenn das Unternehmen nicht über die Ressourcen für umfangreiche Schulungen verfügt oder der Zahlungsabwickler nur begrenzte technische Unterstützung leistet.

• Auslandszahlungen
  Bei Unternehmen mit Kunden im Ausland kommen weitere Herausforderungen wie die Währungsumrechnung, höhere Transaktionsgebühren und Vorschriften rund um Auslandszahlungen hinzu.

Auswahl eines Zahlungsdienstleisters für kleine Unternehmen

Bedarfsermittlung

Bei der Auswahl eines Zahlungsabwicklers für ein kleines Unternehmen sind mehrere Dinge zu beachten. Ermitteln Sie zunächst den konkreten Bedarf Ihres Unternehmens. Sie sollten nach einem Anbieter Ausschau halten, der zu Ihren aktuellen Betriebsabläufen und Wachstumsplänen passt. Das sollten Sie beachten:

• Auswertung von Transaktionsvolumina und -mustern
  Schauen Sie sich an, wie viele Transaktionen Ihr Unternehmen durchschnittlich abwickelt und wie stark diese schwanken. Wenn Ihr Unternehmen saisonale Spitzen verzeichnet oder ein schwankendes Umsatzvolumen aufweist, benötigen Sie einen Anbieter, der diese Schwankungen ohne Unterbrechungen bewältigen kann. Berücksichtigen Sie auch die durchschnittliche Transaktionshöhe. Einige Anbieter bieten günstigere Konditionen für viele Transaktionen mit geringem oder wenige Transaktionen mit hohem Wert an.

• Bestimmung erforderlicher Zahlungsarten
  Ermitteln Sie, welche Zahlungsarten Ihre Kundschaft bevorzugt. Das können Kreditkarten-, Debitkarten- oder Online-Zahlungen, mobile Zahlungen oder internationale Transaktionen sein. Ihr Anbieter sollte diese natürlich bestmöglich unterstützen. Um den Kundenerwartungen gerecht zu werden, informieren Sie sich über Zahlungstrends in Ihrer Branche wie kontaktloses Bezahlen oder digitale Geldbörsen.

• Berücksichtigung von Geschäftsmodell und Branche
  Ihr Geschäftsmodell und Ihre Branche stellen möglicherweise besondere Anforderungen an die Zahlungsabwicklung. Wenn Sie beispielsweise einen Online-Shop betreiben, benötigen Sie einen Anbieter, der auf E-Commerce spezialisiert ist und sich reibungslos in Ihre Website integrieren lässt. Demgegenüber erfordert ein stationäres Geschäft physische POS-Systeme. In anderen Branchen gelten für Zahlungsabwickler möglicherweise andere Konformitätsanforderungen.

• Zukunftssicherheit
  Wohin steuert Ihr Unternehmen? Wenn Sie eine Expansion planen – sei es durch Erweiterung Ihrer Produktlinie, die Erhöhung des Transaktionsvolumens oder internationale Expansion –, sollte Ihr Zahlungsabwickler dieses Wachstum unterstützen. Dazu kann die Ausweitung Ihrer Verarbeitungskapazitäten, die Ergänzung weiterer Zahlungsmethoden oder die Unterstützung von Transaktionen in verschiedenen Währungen gehören.

Abwicklerkategorien

Händlerkontoanbieter und Zahlungsdienstleister:

• Händlerkontoanbieter
  Händlerkontoanbieter sind herkömmliche Zahlungsabwickler, die ein Händlerkonto für Ihr Unternehmen einrichten, damit Sie Kredit- und Debitkartenzahlungen annehmen können. Sie bieten einen persönlicheren Service und maßgeschneiderte Lösungen an, die auf Ihren Geschäftsanforderungen basieren. Ihre Genehmigungsprozesse sind aber oft strenger und die Einrichtung dauert länger.

• Zahlungsdienstleister (PSP)
  PSP bieten oft eine einfachere Einrichtung an und sind für kleine Unternehmen in der Regel einfacher zu handhaben. Sie bündeln die Händlerkonten und sorgen so für eine schnellere Einrichtung und weniger strenge Genehmigungsprozesse. Andererseits sind sie nicht so flexibel wie Händlerkontoanbieter und die Transaktionsgebühren meist höher.

Vor- und Nachteile von Banken und unabhängigen Vertriebsorganisationen (independent sales organizations, ISO):

• Banken
  Viele Banken bieten Dienstleistungen für Händler an und sind traditionell die erste Wahl in Sachen Zahlungsabwicklung. Sie können durchaus eine gute Wahl sein, wenn Sie ohnehin schon eine Geschäftsbeziehung mit der jeweiligen Bank unterhalten. Banken bieten aber nicht immer die günstigsten Tarife und sind nicht unbedingt auf Händlerdienste spezialisiert.

• Unabhängige Vertriebsorganisationen
  Dabei handelt es sich um externe Anbieter, die die Leistungen größerer Abwickler weiterverkaufen. Sie bieten meist einen persönlichen Kundenservice und mehr Flexibilität bei Konditionen und Preisen. Der Nachteil ist, dass sie nicht immer eine gleichwertige Infrastruktur und Sicherheit wie große Banken bieten.

Einige Zahlungsabwickler bieten integrierte Zahlungsgateways an, während Sie diese bei anderen eigenständig einrichten müssen. Anbieter, die beide Leistungen übernehmen, können diesen Prozess vereinfachen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der jeweilige Gateway Ihre E-Commerce-Plattform auch wirklich unterstützt und Ihre spezifischen Anforderungen an Onlinetransaktionen erfüllt.

Kostenermittlung

Übliche Gebühren für die Zahlungsabwicklung:

• Transaktionsgebühren
  Transaktionsgebühren fallen je abgewickelter Transaktion an. In der Regel handelt es sich dabei um einen prozentualen Anteil des Transaktionsbetrags zuzüglich einer Pauschalgebühr. Üblich sind z. B. 2,9 % + 0,30 EUR pro Transaktion.

• Monatsgebühren
  Einige Anbieter erheben für ihre Dienste auch eine monatliche Gebühr. Diese kann pauschal oder anhand von Transaktionsanzahl oder Gesamtumsatz berechnet werden.

• Einrichtungsgebühren
  Einrichtungsgebühren sind einmalige Gebühren für die Einrichtung des Zahlungssystems. Nicht alle Anbieter erheben solche Einrichtungsgebühren, deren Höhe unterschiedlich ausfallen kann.

Auf diese versteckten Kosten sollten Sie achten:

• Gerätekosten
  Wenn Sie Geräte wie Kartenlesegeräte oder POS-Systeme benötigen, fallen eventuell Kosten für deren Erwerb oder Nutzung an.

• PCI-Gebühren
  Wenn Sie Kreditkartendaten verarbeiten, müssen Sie die PCI-Vorschriften erfüllen. Einige Anbieter verlangen dafür eine Gebühr.

• Rückbuchungsgebühren
  Wird eine Transaktion angefochten (Rückbuchung), fällt dafür in der Regel eine Gebühr an.

• Stornierungsgebühren
  Einige Anbieter erheben bei vorzeitiger Vertragskündigung eine Gebühr.

• Gesamtkosten
  Berücksichtigen Sie bei der Wahl Ihres Zahlungsabwicklers auch die Gesamtkosten im weiteren Verlauf. Diese beinhalten die Standardgebühren und etwaige Gebührenerhöhungen, Kosten für zusätzliche Leistungen und die Gerätekosten. Prüfen Sie daher, ob die Gebührenstruktur zu Ihrem erwarteten Transaktionsvolumen passt. Bei Unternehmen mit vielen geringwertigen Transaktionen ist beispielsweise eine niedrigere Transaktionsgebühr von Vorteil, auch wenn die Monatsgebühr dafür höher ausfällt.

Berücksichtigen Sie auch die Kosten für Leistungen und Funktionen, die im Zuge Ihres weiteren Unternehmenswachstums erforderlich werden könnten.

Konditionen und Flexibilität

• Vertragslaufzeit
  Achten Sie auf die Vertragslaufzeit. So bieten einige Anbieter ihre Leistungen monatsweise an, während andere eine Vertragsbindung von mindestens einem Jahr verlangen.

• Kündigungsbedingungen
  Informieren Sie sich über das Verfahren und die Bedingungen im Kündigungsfall. Bei einigen Anbietern können Sie den Vertrag jederzeit ohne Vertragsstrafe kündigen, während andere bestimmte Anforderungen oder Kündigungsfristen anwenden.

• Flexibilität und Skalierbarkeit
  Wenn Ihr Unternehmen wächst, können sich auch Ihre Anforderungen an die Zahlungsabwicklung ändern. Entscheiden Sie sich deshalb für einen flexiblen Anbieter, bei dem Sie ohne größere Zusatzkosten oder technische Schwierigkeiten beispielsweise neue Zahlungsmethoden aufnehmen oder das Transaktionsvolumen erhöhen können. Stellen Sie sicher, dass der Dienstleister Sie unterstützen kann, wenn Sie in neue Märkte expandieren oder Transaktionen in anderen Währungen abwickeln wollen.

• Strafen und Gebühren bei vorzeitiger Kündigung oder Leistungsänderungen
  Einige Verträge sehen bei einer vorzeitigen Kündigung oder größeren Änderungen am Leistungsumfang Strafen oder Gebühren vor. Achten Sie daher auch auf diese drohenden Kosten. Und erkundigen Sie sich nach den Gebühren bei einer Vergrößerung oder Verringerung des Leistungsumfangs. Denn einige Anbieter erheben auch dafür Gebühren.

Sicherheit und Compliance

• Grundlegendes zur Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS)
  Der PCI DSS enthält Sicherheitsvorgaben zur Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Kreditkartendaten. Er ist ein verbindlicher Standard für alle Unternehmen, die Kreditkartentransaktionen abwickeln. Die Einhaltung des PCI DSS schützt Ihr Unternehmen und Ihren Kundenstamm vor Datenschutzverletzungen. Verstöße können empfindliche Geldbußen und Rufschädigungen nach sich ziehen.

• Verschlüsselung, Tokenisierung und andere Sicherheitsfunktionen
  Bei der Verschlüsselung werden Daten in einen Code umgewandelt, der sie vor unbefugtem Zugriff schützt. Um eine sichere Zahlungsabwicklung zu gewährleisten, müssen die Daten ab dem Moment verschlüsselt werden, in dem die jeweilige Karte durchgezogen oder eingegeben wird. Die Verschlüsselung darf erst beim Zahlungsabwickler enden. Bei der Tokenisierung werden sensible Kartendaten indes durch eine eindeutige Kennung („Token“) ersetzt, die für Hacker nutzlos ist. Dieser kann auch für spätere Transaktionen verwendet werden, ohne dass tatsächliche Kartendaten preisgegeben werden. Das verringert die Gefahr von Kartendiebstahl und Betrug. Manche Anbieter nutzen weitere Sicherheitsmechanismen wie Algorithmen zur Betrugserkennung, eine Transaktionskontrolle in Echtzeit oder Prozesse zur Kundenauthentifizierung.

• Umgang mit sensiblen Kundendaten und Betrugsprävention
  Unternehmen sollten auf einen Zahlungsabwickler setzen, der höchste Sicherheitsstandards befolgt und dessen Geschäftspraktiken den Schutz der Kundendaten gewährleisten. Ebenso wichtig sind Maßnahmen zur Betrugsprävention. Dazu gehören Tools der Zahlungsabwickler zur Transaktionsbestätigung wie die Adressverifizierung (AVS) und Kartenprüfziffern (CVV). Die regelmäßige Aktualisierung der Systeme, Sicherheitsschulungen und die Berücksichtigung der neuesten Sicherheitsbedrohungen und -trends sind für den Schutz von Kundendaten wichtig.

Technische Einbindung und Nutzbarkeit

• Kompatibilität mit bestehenden Firmensystemen (POS/Buchhaltung)
  Ihr Zahlungsabwickler sollte sich in Ihr bestehendes POS und Ihre Buchhaltungssoftware einbinden lassen. Ist dies nicht möglich, kann eine manuelle Dateneingabe erforderlich sein, die das Risiko von Fehlern und Effizienzeinbußen erhöht. Suchen Sie deshalb nach einem Zahlungsabwickler, der gebrauchsfertige Lösungen für gängige POS- und Buchhaltungsprogramme anbietet. Wenn Sie eigene oder spezielle Programme verwenden, prüfen Sie, ob er API-Integrationen unterstützt, die eine reibungslose Kommunikation zwischen den einzelnen Systemen ermöglichen.

• Einrichtungs- und Benutzerfreundlichkeit
  Ihr Zahlungssystem sollte für alle Beteiligten leicht zu bedienen sein. Auf Mitarbeiterseite setzt dies eine intuitiv verständliche Benutzeroberfläche voraus, die die Einarbeitungszeit verkürzt und Buchungsfehler verhindert. Auf Kundenseite sollte der Bezahlvorgang schnell und unkompliziert sein, mit klaren Anweisungen und einem möglichst simplen Transaktionsablauf. Dies sorgt für ein besseres Kundenerlebnis und begünstigt Wiederholungskäufe. Achten Sie auch auf eine einfache Einrichtung. Im Idealfall lässt sich das Zahlungsabwicklungssystem – ggf. mit Unterstützung des Anbieters – einfach installieren, damit es ohne größere Betriebsunterbrechungen einsatzbereit ist.

• Erreichbarkeit
  Komplikationen bei der Zahlungsabwicklung können sich auf Ihr Geschäft auswirken. Achten Sie daher darauf, dass der Kundendienst des Anbieters schnell und kompetent ist. Prüfen Sie die Erreichbarkeit des Kundendienstes. Eine durchgehende Betreuung ist besonders dann wichtig, wenn Sie außerhalb der üblichen Geschäftszeiten aktiv sind. Schauen Sie sich an, welche Unterstützungsangebote es gibt. Bietet der Anbieter Betreuung per Telefon, E-Mail und Live-Chat? Und gibt es eine Wissensdatenbank? Gibt es Hilfestellungen zur Behebung häufiger Probleme?

Bewertungen und Kundenstimmen

Prüfen Sie die tatsächliche Leistung und Zuverlässigkeit des Anbieters jenseits blumiger Werbeversprechen. Darauf sollten Sie achten:

• Rezensionen im Internet
  Schauen Sie sich zunächst die Bewertungen des Zahlungsabwicklers an. Websites wie Trustpilot, Google-Rezensionen und Branchenforen sind dafür geeignete Anlaufstellen. Achten Sie sowohl auf positive als auch auf negative Bewertungen. Suchen Sie nach Kommentaren zu Merkmalen, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind. Beispiele dafür sind die Qualität der Kundenbetreuung, die Benutzerfreundlichkeit, die Zuverlässigkeit und der Umgang mit Problemen wie Zahlungsanfechtungen und Rückbuchungen.

• Empfehlungen anderer Kleinunternehmer
  Wenden Sie sich an Ihr Netzwerk oder treten Sie lokalen Branchenverbänden und Internetforen bei, um andere Kleinunternehmer um persönliche Empfehlungen zu bitten. Erkundigen Sie sich konkret nach Erfahrungen mit dem Kundensupport, etwaigen technischen Komplikationen und der Integration des Zahlungsdienstes in andere Unternehmenssysteme. So kommen Sie an wertvolle Erkenntnisse, die in Onlinebewertungen nicht immer ersichtlich sind.

• Fallbeispiele und Erfahrungsberichte
  Zahlungsabwickler präsentieren gerne Erfahrungsberichte und Kundenstimmen. Diese konzentrieren sich zwar oft auf positive Aspekte, können aber dennoch hilfreiche Informationen liefern. Suchen Sie nach Fallbeispielen aus Ihrer Branche und zu Ihrem Geschäftsmodell. So finden Sie heraus, wie der Zahlungsabwickler mit konkreten Herausforderungen und Anforderungen umgeht, die Ihrem Fall ähneln.

Erprobung

Testen Sie aussichtsreiche Systeme, bevor Sie sich endgültig entscheiden. So können Sie die Kompatibilität mit Ihren Abläufen ermessen und Feedback von allen Beteiligten einholen. Darauf sollten Sie achten:

• Verfügbarkeit kostenloser Test- und Demoversionen
  Prüfen Sie, ob der Anbieter eine kostenlose Test- oder Demoversion anbietet, damit Sie die Funktionen und die Benutzeroberfläche ohne finanzielle Verpflichtungen kennenlernen können. Achten Sie auch die Integrierbarkeit in bestehende Systeme wie Ihr POS-System und Ihre Buchhaltungssoftware. Beurteilen Sie, wie verständlich der Einrichtungsprozess ist und ob die Funktionalität des Systems Ihren Anforderungen entspricht.

• Pilotversuch
  Führen Sie nach Möglichkeit einen Pilotversuch durch, bei dem Sie das Zahlungssystem unter realen Bedingungen einsetzen, etwa an einem bestimmten Standort oder in einem bestimmten Geschäftsfeld. Kontrollieren Sie dabei die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des Systems. Beobachten Sie, wie es verschiedene Transaktionstypen handhabt, wie schnell es ist und ggf. welche Komplikationen auftreten.

• Feedback
  Holen Sie von Ihren Beschäftigten Rückmeldungen zur Benutzerfreundlichkeit, zu etwaigen Komplikationen und zur Effizienz und Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zu etablierten Systemen ein. Kundenrückmeldungen können Sie im Rahmen zwangloser Gespräche oder mithilfe offizieller Umfragen sammeln. Konzentrieren Sie sich dabei auf den Zahlungsvorgang, das Transaktionstempo, etwaige Schwierigkeiten und die allgemeine Zufriedenheit.

Entscheidung

• Direkter Vergleich
  Vergleichen Sie die aussichtsreichsten Kandidaten mit Blick auf Schlüsselfaktoren wie Gebühren, Vertragsbedingungen, Sicherheitsfunktionen, Systemkompatibilität, Benutzerfreundlichkeit, Servicequalität und sonstige relevante Funktionen. So finden Sie heraus, welcher Anbieter in den verschiedenen Bereichen am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt.

• Bedarfsgewichtung (Kosten, Funktionen, Service)
  Überlegen Sie genau, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist und welche langfristigen Folgen Ihre Wahl hat. So bieten Anbieter mit etwas höheren Kosten, dafür aber besserem Service und besseren Funktionen auf lange Sicht ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als billigere, dafür aber unzuverlässigere Angebote.

• Vertragssschlus
  Sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, geht es an den Vertragsschluss. Lesen Sie sich den Vertrag sorgfältig durch und vergewissern Sie sich, dass Sie alle Konditionen insbesondere zu Gebühren, Servicestufen, Kundenbetreuung und Kündigung nachvollziehen können. Verhandeln Sie ggf. nach und klären Sie alle offenen Fragen. Bleiben Sie auch nach der Unterzeichnung proaktiv. Überprüfen Sie regelmäßig Transaktionskosten und Servicequalität, um zu beurteilen, ob diese noch Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.

Tipps zur Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen

Hier noch ein Paar Tipps zur Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen:

Den passenden Zahlungsabwickler auswählen

• Bedarfs- und Kostenermittlung: Ermitteln Sie die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens insbesondere mit Blick auf Transaktionstypen, das durchschnittliche Transaktionsvolumen und die gewünschten Funktionen. Vergleichen Sie die Kosten und achten Sie dabei auf Transaktionsgebühren, Monatsgebühren und etwaige Zusatzkosten.

• Skalierbarkeit: Entscheiden Sie sich für einen Zahlungsabwickler, der mit Ihrem Unternehmenswachstum mithält und ein höheres Transaktionsvolumen und neue Märkte unterstützen kann.

Verschiedene Zahlungsoptionen anbieten

• Vielfältige Zahlungsmethoden: Binden Sie verschiedene Zahlungsmethoden wie Kredit- und Debitkarten, digitale Geldbörsen (wie Apple Pay, Google Pay) und Plattformen wie PayPal ein, um unterschiedlichste Kundenwünsche zu erfüllen.

• Auslandszahlungen: Wenn Sie Kunden im Ausland bedienen, können Sie die dort jeweils gängigen Zahlungsmethoden anbieten. Vergewissern Sie sich daher, ob Ihr Zahlungsabwickler mit mehreren Währungen umgehen kann.

Sicherheit und Compliance

• PCI-Konformität: Wählen Sie einen Zahlungsabwickler, der PCI-DSS-konform ist. Dieser Standard regelt den Schutz von Zahlungsinformationen.

• Sichere Zahlungsgateways: Nutzen Sie Zahlungsgateways mit starken Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokollen, um bei Transaktionen sensible Daten zu schützen.

• Regelmäßige Aktualisierung: Aktualisieren Sie die Software und Hardware für die Zahlungsabwicklung regelmäßig, um sich vor den neuesten Bedrohungen zu schützen.

Optimierung des Bezahlvorgangs

• Vereinfachen Sie den Bezahlvorgang: Ein einfacher Bezahlvorgang verhindert Kaufabbrüche. Minimieren Sie die Anzahl der erforderlichen Schritte und gestalten Sie die Navigation möglichst intuitiv.

• Anpassung an Mobilgeräte: Optimieren Sie Ihren Zahlungsprozess für Mobilgeräte.

Betrugserkennung und -prävention

• Adressbestätigungsdienst (AVS) nutzen: Der AVS vergleicht die vom Kunden angegebene Rechnungsadresse mit der beim Kreditkartenaussteller hinterlegten Adresse.

• CVV-Verifizierung verwenden: Verlangen Sie Kreditkartenzahlungen die Prüfziffer/CVV, um das Betrugsrisiko zu verringern.

• Transaktionen kontrollieren: Prüfen Sie Ihre Transaktionen regelmäßig auf verdächtige Aktivitäten und richten Sie Warnungen für auffällige Muster ein.

Zahlungsinformationen und -unterstützung

• Transparente Preise: Weisen Sie Preise, Steuern und Gebühren übersichtlich aus, um die Kosten möglichst transparent zu gestalten.

• Kundenbetreuung: Reagieren Sie bei Kundenanfragen und Zahlungsproblemen umgehend. Ihre Kontaktdaten sollten schnell und einfach zu finden sein.

Analyse- und Berichtstools nutzen

• Transaktionen im Blick behalten: Nutzen Sie Analysetools, um Verkaufstrends, Transaktionsspitzen und das Kaufverhalten im Blick zu behalten.

• Abgleich und Berichterstattung: Gleichen Sie Ihre Transaktionen regelmäßig ab und verwenden Sie Berichtstools, um den Überblick über Ihre finanzielle Lage und Steuerbelange zu behalten.

Zahlungsprozesse laufend überprüfen und anpassen

• Trends kennen: Informieren Sie sich über aktuelle Trends in der Zahlungsabwicklung, neue Zahlungsmethoden und neue Entwicklungen wie Kryptowährungen.

• Regelmäßige Kontrolle: Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit Ihres Zahlungssystems und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Schulungen zur Zahlungsabwicklung

• Personal schulen: Schulen Sie Ihre Beschäftigten im Umgang mit dem Zahlungssystem, der sicheren Transaktionsabwicklung und der Bearbeitung von Kundenanfragen.

• Betrugsbewusstsein: Klären Sie Ihr Personal über gängige Betrugsmaschen und die geltenden Sicherheitsprotokolle auf.

Geschäftskontinuität sicherstellen

• Ausweichmaßnahmen: Richten Sie Alternativen für die Zahlungsverarbeitung ein, falls Ihr Hauptsystem abstürzt.

• Regelmäßige Datensicherung: Sichern Sie Transaktionsdaten regelmäßig, um Verluste bei Systemausfällen zu vermeiden.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe unterstützt kleine Unternehmen bei der effizienten und sicheren Verwaltung ihrer Zahlungsabwicklung. So kann Stripe Sie unterstützen:

Komplettlösungen für die Zahlungsabwicklung

• Unterstützung unterschiedlichster Zahlungsmethoden: Mit Stripe können kleine Unternehmen eine Vielzahl von Zahlungsmethoden akzeptieren, darunter alle gängigen Kreditkarten, digitale Geldbörsen wie Apple Pay und Google Pay sowie ausländische Zahlungsmethoden. So können Unternehmen einen breit gefächerten Kundenstamm bedienen – auch im Ausland.

• Verarbeitung in Echtzeit: Unternehmen können Transaktionen sofort und mit unmittelbarer Bestätigung verarbeiten. So erhalten sie ihren Cashflow aufrecht und gewährleisten ein reibungsloses Kundenerlebnis.

• Benutzerfreundliches Transaktionsmanagement: Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht die Verwaltung von Transaktionen, Rückerstattungen und Kundendaten auch ohne spezielle technische Kenntnisse.

Nahtlose Integration

• Umfassende Kompatibilität: Stripe lässt sich nahtlos in zahlreiche E-Commerce-Plattformen und POS-Systeme einbinden. Das verringert den technischen Aufwand sowohl im Online- als auch im Filialgeschäft.

• API und benutzerdefinierte Integration: Die API von Stripe ermöglicht eine benutzerdefinierte Integration, von der insbesondere Unternehmen mit speziellen Anforderungen profitieren. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen, die ein besonderes Kundenerlebnis schaffen oder eigens angefertigte E-Commerce-Lösungen verwenden.

• Sofortige Einsatzbereitschaft: Für Unternehmen, die eine schnelle Bereitstellung wünschen, vereinfacht das Plug-and-Play-Angebot von Stripe den Einrichtungsaufwand. So können sie sofort mit der Verarbeitung von Zahlungen beginnen.

Globale Reichweite und Auslandswährungen

• Fremdwährungen und Auslandszahlungen: Stripe unterstützt über 135 Währungen und viele internationale Zahlungsmethoden. So können Unternehmen weltweit verkaufen, ohne sich Gedanken über Währungsschranken machen zu müssen.

• Währungsumrechnung und grenzübergreifendes Gebührenmanagement: Tools zur Währungsumrechnung und grenzübergreifende Gebühren sind in die Plattform integriert und vereinfachen internationale Transaktionen.

Erweiterte Sicherheit und Compliance

• PCI-DSS-Konformität: Stripe erfüllt höchste PCI-Standards, um die Sicherheit der Zahlungsinformationen zu gewährleisten.

• Betrugsprävention und Risikomanagement: Die ausgefeilten Tools von Stripe zur Erkennung und Abwehr betrügerischer Transaktionen schützen Umsatz und Kundenvertrauen.

• Datenverschlüsselung und Sicherheitsprotokolle: Verschiedene Protokolle sorgen dafür, dass die Transaktionsdaten stets verschlüsselt und sicher sind.

Transparente, wettbewerbsfähige Preise

• Wettbewerbsfähige, leicht verständliche Preise: Die Preisstruktur von Stripe ist absolut unkompliziert und basiert meist auf einer nutzungsbasierten Abrechnung. Und die erleichtert es kleinen Unternehmen, ihre Kosten nachzuvollziehen und zu steuern.

• Vergleich mit Branchenstandards: Stripe bietet Unternehmen mit einem großen Funktionsumfang und wettbewerbsfähigen Preisen ein herausragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.

• Keine versteckten Gebühren oder verbindlichen Verträge: Die unkomplizierte Tarifstruktur von Stripe bietet kleinen Unternehmen Flexibilität und Transparenz.

Berichte und Analysen

• Detaillierte Finanzberichte: Stripe steht für detaillierte Transaktionsberichte, mit denen Unternehmen Verkäufe, Rückerstattungen und Nettoumsatz im Blick behalten.

• Echtzeitanalysen: Der Zugriff auf Echtzeitdaten ermöglicht Einblicke in Verbrauchertrends, Kundenverhalten und Unternehmensleistung.

• Eigene Berichte: Unternehmen können die Berichte an ihre konkreten Bedürfnisse anpassen.

Zusätzliche Funktionen und Dienste

• Wiederkehrende Abrechnungen und Abonnements: Stripe unterstützt abonnementbasierte Geschäftsmodelle und wiederkehrende Abrechnungen. Das ist vor allem für Unternehmen wichtig, die ihre Leistungen oder Produkte als Abonnement anbieten.

• Rechnungs- und Zahlungslinks: Stripe vereinfacht die Erstellung professioneller Rechnungen und einmaliger Zahlungslinks. Die sind insbesondere für Abrechnungen und Remote-Transaktionen hilfreich.

• Finanzdienstleistungen: Stripe-Finanzdienstleistungen wie Stripe Capital für die Finanzierung und Stripe Treasury für Bankdienstleistungen bieten kleinen Unternehmen Zugang zu einem umfassenden Finanzökosystem.

Entwickler-Community und Support

• Engagierte Entwickler-Community: Der Zugang zu einer Entwickler-Community bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich beraten zu lassen, Erfahrungen auszutauschen und individuelle Lösungen zu finden.

• Umfangreiche Dokumentation und Support: Stripe bietet eine umfassende Dokumentation und zahlreiche Supportangebote, die Unternehmen bei der Fehlerbehebung und Optimierung ihres Zahlungssystems helfen.

• Kontinuierliche Updates und neue Funktionen: Regelmäßige Updates bieten Unternehmen Zugriff auf die neuesten Zahlungs- und Sicherheitsverfahren, mit denen ihre Plattform relevant und effizient bleibt.