El procesamiento de pagos es importante para empresas de todos los tamaños, incluidas las pequeñas empresas. Las empresas de EE. UU. pagaron un récord de USD 187.2 mil millones en comisiones de procesamiento en 2024 para aceptar pagos con tarjetas de crédito, débito y prepagas. A continuación, analizaremos lo que las pequeñas empresas deben saber sobre el procesamiento de pagos, incluido cómo funciona, algunos desafíos y riesgos, cómo elegir el proveedor de servicios de pago adecuado y cómo crear una estrategia de pago flexible.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona el procesamiento de pagos para las pequeñas empresas?
  
• Tipos de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Componentes clave del procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• ¿Por qué un procesamiento de pagos eficaz es importante para las pequeñas empresas?
  
• Desafíos asociados al procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo elegir un proveedor de procesamiento de pagos para tu pequeña empresa
  
• Prácticas recomendadas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos para las pequeñas empresas?

El ciclo de procesamiento de pagos consta de tres pasos:

• Inicio de la transacción: un cliente decide realizar un pago con tarjeta de crédito o tarjeta de débito. Los datos de la tarjeta del cliente se capturan a través de un sistema de puntos de venta (POS), una pasarela de pagos en línea u otro dispositivo que admita tarjetas.

• Autorización: los datos de la tarjeta se envían al procesador de pagos, que reenvía los detalles de la transacción al banco emisor de la tarjeta para su autorización. El banco comprueba la validez de la tarjeta y si el cliente tiene fondos o crédito suficientes. Si todo está en orden, el banco envía un código de autorización al procesador de pagos y la transacción puede continuar.

• Acreditación de fondos: la transacción autorizada se procesa por lotes con otras transacciones, por lo general al final del día hábil. El procesador de pagos facilita el envío de fondos desde el banco emisor de la tarjeta a la cuenta de la empresa. El banco de la empresa acredita en la cuenta de la empresa el importe de la transacción, menos las comisiones de transacción.

Para mantener la seguridad a lo largo de este proceso, los procesadores de pagos utilizan el cifrado y los estándares de cumplimiento de la normativa, como el Estándar de seguridad de datos para la industria de tarjeta de pago (PCI DSS).

Tipos de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Existen dos tipos principales de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas.

Proveedores de cuentas de comerciante

Estas son instituciones financieras o empresas que proporcionan a los negocios cuentas de comerciante, cuentas bancarias especializadas que las empresas deben tener para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito. Los proveedores de cuentas de comerciante ofrecen un mayor control sobre el proceso de pago, pero a menudo implican procedimientos de configuración y comisiones más complejos.

Proveedores de servicios de pago (PSP)

Los PSP como Stripe agrupan cuentas de comerciante, lo que permite a las empresas aceptar pagos sin configurar sus propias cuentas de comerciante. Los PSP generalmente son más fáciles de configurar y usar, y son una opción popular para las pequeñas empresas.

Componentes fundamentales del procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Los componentes clave del procesamiento de pagos electrónicos (la pasarela de pagos, la cuenta de comerciante y el procesador de pagos) trabajan juntos para facilitar las transacciones digitales. Esto es lo que las pequeñas empresas deben saber sobre estas partes del sistema de procesamiento de pagos.

Pasarela de pagos

Una pasarela de pagos es un servicio que autoriza y procesa pagos en transacciones en línea, y actúa como un puente entre el sitio web de una empresa y el procesador de pagos. Cuando un cliente realiza una compra, la pasarela transmite de forma segura la información de pago al procesador para su autorización y finalización. Otras funciones, como la protección contra fraudes, el cifrado y la tokenización, mantienen la seguridad de las transacciones.

Funciona de la siguiente manera:

• Cifrado de datos: Cuando un cliente ingresa sus datos de pago en un sitio web, la pasarela de pagos cifra los datos antes de transmitirlos.

• Solicitud de autorización: La pasarela envía esta información al procesador de pagos, que la reenvía al banco emisor de la tarjeta para su autorización.

• Transmisión de respuesta: La pasarela recibe la respuesta de aprobación o pago rechazado del procesador de pagos y transmite esta información al sitio web de la empresa.

Cuenta de comerciante

Una cuenta de comerciante es un tipo de cuenta bancaria que permite a las empresas aceptar y procesar transacciones electrónicas con tarjeta de pago. Después de que se autoriza una transacción con tarjeta, los fondos se retienen en una cuenta de comerciante antes de transferirse a la cuenta bancaria normal de una empresa. Esto es lo que debes saber sobre las cuentas de comerciante:

• Retención y transferencia de fondos: Después de que se aprueba una transacción, los fondos se retienen temporalmente en la cuenta de comerciante. Estos fondos se transfieren a la cuenta bancaria de la empresa, por lo general, en unos pocos días.

• Relación con los bancos adquirentes: Las cuentas de comerciante son proporcionadas por bancos adquirentes o instituciones financieras que tienen relaciones con redes de tarjeta como Visa y Mastercard.

• Estructuras de comisiones: Las cuentas de comerciante pueden implicar una variedad de comisiones, como comisiones por transacción, comisiones mensuales y posibles comisiones por penalización, que varían según el proveedor.

Procesador de pagos

Un procesador de pagos es una empresa que gestiona el proceso de transacción con tarjeta de crédito al actuar como mediador entre la empresa, el banco de la empresa (adquirente) y el emisor de la tarjeta (banco del cliente). Los procesadores de pagos desempeñan una función importante en el sistema de pago de las siguientes maneras:

• Transacciones: Se encargan de los aspectos técnicos del procesamiento de transacciones con tarjeta de crédito y débito, lo que incluye enviar datos de transacciones a las redes de tarjeta y bancos correspondientes.

• Prevención de fraude y seguridad: Los procesadores de pagos emplean medidas de seguridad para evitar transacciones fraudulentas y cumplir con los estándares del sector como el PCI DSS.

• Acreditación de fondos: Los procesadores facilitan la acreditación de fondos para que la empresa reciba el pago de las transacciones, menos las comisiones.

Estos tres componentes se combinan para permitir las transacciones electrónicas. La pasarela de pagos registra y encripta la información de la tarjeta, la cuenta del comerciante actúa como una zona de retención de los fondos de la transacción y el procesador de pagos completa la transacción facilitando el movimiento de fondos.

¿Por qué es importante para las pequeñas empresas disponer de un procesamiento de pagos eficaz?

Hay muchas razones por las que las pequeñas empresas deben priorizar el procesamiento de pagos:

• Transacciones más rápidas para lograr un mejor flujo de caja: las pequeñas empresas suelen operar con recursos limitados. El procesamiento rápido de pagos significa que reciben dinero más rápido y eso mejora su capacidad para gestionar los gastos diarios.

• Más métodos de pago para lograr una mejor experiencia del cliente: los clientes esperan diversas opciones de pago, como tarjetas de crédito, pagos electrónicos y pagos móviles. Al satisfacer estas expectativas, las pequeñas empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la repetición de los negocios.

• Precisión mejorada en la contabilidad y los registros: el procesamiento automatizado de pagos ayuda a mantener registros financieros precisos. Esto es importante para el seguimiento de las ventas, la gestión del inventario y los fines impositivos. Corregir errores en el procesamiento manual puede ser costoso y requerir mucho tiempo.

• Mayor seguridad para proteger los datos de los clientes: los métodos de pago digitales generalmente son más seguros que el efectivo porque reducen el riesgo de robo y fraude. Mantener seguras las finanzas de los clientes y de la empresa es un aspecto fundamental de las relaciones comerciales.

• Expansión del alcance global: para las empresas que quieren expandirse de manera geográfica, los sistemas de pago electrónico les permiten aceptar pagos desde cualquier parte del mundo, lo cual abre nuevos mercados y bases de clientes.

• Menor cantidad de trámites administrativos: los pagos electrónicos reducen la necesidad de realizar facturación y registros en papel, lo cual ahorra tiempo y disminuye el impacto ambiental.

• Mejor gestión de los pagos recurrentes: en el caso de las empresas que operan con modelos de suscripción o deben gestionar la facturación regular, los sistemas automatizados de pago simplifican el proceso al garantizar pagos oportunos y regulares sin la necesidad de intervención manual constante.

• Gastos generales más bajos para el manejo de otros tipos de pago: si bien existen costos asociados con la configuración de sistemas de pagos electrónicos, la aceptación de estas opciones puede ser más rentable a nivel general que el manejo de efectivo o cheques, ya que eliminan las tarifas de depósito bancario, el trabajo que implica el procesamiento manual y la necesidad de transportar dinero físicamente. El procesamiento de pagos digitales cuesta en promedio un 57 % menos que el procesamiento de pagos no digitales.

• Mejores datos para análisis e información: muchos sistemas de procesamiento de pagos incluyen herramientas analíticas que brindan información sobre las tendencias de ventas, las horas pico de compra y el comportamiento de los clientes. Esta información puede orientar las estrategias empresariales y los esfuerzos de marketing.

Desafíos asociados con el procesamiento de pagos para pequeñas empresas

El procesamiento de pagos para pequeñas empresas presenta su propio conjunto de desafíos, que incluyen los siguientes:

• Costos: Las comisiones por transacción, las comisiones de alquiler de equipos y los cargos por servicios de pasarela de pagos pueden acumularse, especialmente para las pequeñas empresas con márgenes de beneficio reducidos.

• Fraude y riesgos de seguridad: Mantener la seguridad de los datos y las transacciones de los clientes es una preocupación constante para las pequeñas empresas, que a menudo carecen de los recursos para invertir en medidas de seguridad prémium.

• Problemas técnicos y confiabilidad: Problemas como fallas de software, mal funcionamiento de hardware y problemas de conectividad a Internet pueden interrumpir la capacidad de procesar pagos, lo que genera pérdida de ventas e insatisfacción del cliente.

• Cumplimiento de la normativa: Las pequeñas empresas deben cumplir con los estándares como el PCI DSS para evitar sanciones y problemas legales, lo que requiere tiempo y conocimiento de los requisitos reglamentarios.

• Contracargos y disputas: La gestión de contracargos implica papeleo y comunicación continua con los bancos y los clientes, y puede resultar en la pérdida de ingresos.

• Integración con otros sistemas: La integración de sistemas de procesamiento de pagos con otro software empresarial (p. ej., sistemas de contabilidad o inventario) puede ser un desafío, y la falta de integración puede provocar ineficiencias y errores en el mantenimiento de registros.

• Preferencias del consumidor: Mantenerse al día con las preferencias de pago de los consumidores en desarrollo (p. ej., pagos móviles, billeteras digitales) requiere actualizaciones continuas y, posiblemente, inversiones adicionales en nuevas tecnologías.

• Poder de negociación limitado: Las pequeñas empresas a menudo carecen de poder de negociación para acordar comisiones por transacción más bajas con los procesadores de pagos, a diferencia de las empresas más grandes que pueden usar sus altos volúmenes de transacciones para obtener mejores tarifas.

• Capacitación y soporte: Capacitar al personal para usar los sistemas de pago de manera efectiva puede ser un desafío si la empresa carece de los recursos para una capacitación exhaustiva o si el procesador de pagos brinda soporte limitado.

• Transacciones internacionales: Para las empresas que trabajan con clientes internacionales, los desafíos adicionales incluyen el cambio de monedas, comisiones por transacción más altas y regulaciones de pagos internacionales.

Para las startups en sus primeros 12 a 24 meses, los costos, la configuración técnica y el poder de negociación limitado tienden a ser los más afectados: los precios fijos no son negociables y el tiempo de ingeniería para el cumplimiento de la normativa PCI DSS, las reglas de fraude y los contracargos no está disponible. Un proveedor de servicios de pago (PSP) que agrupa la cuenta de comerciante, la pasarela y el cumplimiento de la normativa en una sola integración elimina cuatro decisiones.

Cómo elegir un proveedor de procesamiento de pagos para tu pequeña empresa

La selección de un procesador de pagos requiere equilibrar los costos transaccionales inmediatos con tu crecimiento operativo a largo plazo. Estos son algunos pasos que puedes seguir para evaluar a los proveedores:

• Evalúa tu modelo operativo de base y planes de crecimiento: revisa el volumen promedio de ventas mensuales y el tamaño habitual de las transacciones, y haz una lista de los métodos de pago preferidos. Elige un procesador de pagos que se adapte a tu modelo de negocio específico y asegúrate de que el proveedor tenga la capacidad de crecer para satisfacer tus necesidades a futuro.

• Identifica la arquitectura ideal del procesador: decide si tu empresa necesita un proveedor tradicional de servicios para comerciantes o un proveedor de servicios de pagos simplificados como Stripe. Busca proveedores que combinen de manera óptima el procesamiento de tarjetas con una pasarela de pagos integrada en línea. Si eliges una opción todo en uno, se simplifica tu entorno de software y se evitan problemas de compatibilidad entre tu página de proceso de compra y los depósitos bancarios de back-end.

• Audita el verdadero costo de propiedad y la flexibilidad del contrato: verifica si el proveedor aplica cargos fijos de mantenimiento mensuales, penalizaciones por volumen de procesamiento mínimo o tarifas de estado de cuenta separadas para determinar el costo por transacción. Además, prioriza a los proveedores con contratos flexibles (por ejemplo, opciones mensuales en lugar de contratos multianuales) y revisa el contrato para verificar las penalizaciones por cancelación anticipada, las políticas de seguridad y otros detalles.

• Verifica el rendimiento de la plataforma mediante revisiones y pruebas: investiga sobre las experiencias comerciales activas en plataformas de revisión imparciales de terceros y en redes de pequeñas empresas. Solicita acceso a un entorno de prueba gratuito para desarrolladores o a una demostración del software. Si es posible, implementa el nuevo sistema de pago en un proyecto piloto real, como en una única línea de producto digital o en una caja registradora secundaria.

• Realiza una selección final integral: elabora una tabla de comparación directa con tus tres principales opciones de procesamiento. Compara los costos de transacción base con las funciones de la plataforma, el historial de tiempo de actividad técnica y la disponibilidad constante de soporte técnico para los clientes. Si tu empresa tiene un volumen de ventas significativo, usa tu historial de procesamiento para negociar las métricas de precios personalizados o reducir los costos de hardware mensual antes de firmar el acuerdo final.

Para las pequeñas empresas que prestan servicios o son del sector minorista y de la hostelería, el factor decisivo por lo general es la cobertura en todos los canales: un proveedor único para sistemas POS con tarjeta en el punto de venta, Tap to Pay, billeteras con tecnología sin contacto y proceso de compra en línea, con una sola cuenta de acreditación de fondos y una sola vista de la elaboración de informes. Si hay dos sistemas separados, los operadores pierden horas en la conciliación.

Prácticas recomendadas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Estas son algunas de las prácticas recomendadas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas más importantes:

• Ofrece múltiples opciones de pago: incluye una variedad de métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito, billeteras digitales (p. ej., Apple Pay, Google Pay) y plataformas de pagos electrónicos para satisfacer una amplia variedad de preferencias de los consumidores. Si prestas servicios a clientes internacionales, evalúa la posibilidad de ofrecer los métodos de pago que son populares en esas regiones y verifica si tu procesador puede admitir diferentes monedas.

• Prioriza la seguridad y el cumplimiento de la normativa: elige un procesador de pagos que cumpla con el PCI DSS. Usa pasarelas de pagos que tengan protocolos de cifrado y seguridad sólidos para proteger la información confidencial durante las transacciones. Actualiza el hardware y software de procesamiento de pagos de manera habitual para protegerlos contra las amenazas de seguridad más recientes.

• Simplifica el proceso de pago: contar con un proceso de compra simple permite reducir el abandono del carrito. Minimiza la cantidad de pasos y haz que la navegación sea lo más intuitiva posible. Recuerda perfeccionar tu proceso de pago para los usuarios móviles.

• Implementa medidas para la detección y prevención del fraude: usa los servicios de verificación de direcciones (AVS) cuando sea posible para confirmar la identidad de los clientes. Exige que los clientes ingresen el código de valor de verificación de la tarjeta (CVV) durante las transacciones con tarjeta de crédito para reducir el riesgo del uso fraudulento. Revisa las transacciones habitualmente para verificar si hay actividades sospechosas y configura alertas por patrones inusuales.

• Proporciona información sobre el pago y soporte claros: muestra de manera clara los precios, los impuestos y las tarifas a fin de que los clientes sepan con exactitud qué pagan y por qué. Responde con rapidez ante los problemas e inquietudes de los clientes sobre los pagos. Los clientes deben poder localizar tu información de contacto de manera rápida y fácil.

• Usa herramientas de elaboración de informes y de análisis: usa las herramientas de análisis para supervisar las tendencias de las ventas, las horas de transacciones pico y el comportamiento de compras de los clientes. Concilia tus transacciones de manera habitual y usa las herramientas de elaboración de informes para realizar un seguimiento de la salud financiera y para el cumplimiento impositivo.

• Revisa y actualiza continuamente los procesos de pagos: adopta las últimas tendencias del procesamiento de pagos, lo que incluye los nuevos métodos y tecnologías de pago, como la criptomoneda. Brinda capacitación al personal sobre el sistema de procesamiento de pagos y las actualizaciones que se realicen.

• Planifica la continuidad de la empresa: implementa opciones de procesamiento de pagos de respaldo en caso de que ocurra un problema con el sistema principal. Haz copias de respaldo de los datos de las transacciones de manera habitual para prevenir su pérdida debido a errores en el sistema. Evalúa habitualmente la eficacia de tu sistema de procesamiento de pagos y haz los ajustes necesarios.

Para las pequeñas empresas de software como servicio (SaaS) con ingresos recurrentes, las prácticas recomendadas son la reclamación de pagos, la lógica inteligente de reintentos de tarjeta y los servicios de actualizador de tarjetas. Por lo general, los pagos rechazados conllevan una cancelación de la suscripción involuntaria de entre un 5 % y un 10 %. Usa una combinación con la tokenización que cumpla con el PCI DSS para poder cobrar con las tarjetas que tienes registradas después de su reemisión, y haz un seguimiento de tus Ingresos Recurrentes Mensuales y de tu índice de recuperación de pagos rechazados para detectar problemas de retención de manera oportuna.

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