El proceso de pagos es importante para empresas de todos los tamaños, incluidas las pequeñas empresas. Las empresas de EE. UU. pagaron un récord de USD 187.2 mil millones en comisiones de proceso en 2024 para aceptar pagos con tarjetas de crédito, de débito y prepagas. A continuación, analizaremos lo que las pequeñas empresas deben saber sobre el proceso de pagos, incluido cómo funciona, algunos desafíos y riesgos, cómo elegir el proveedor de servicios de pago adecuado y cómo crear una estrategia de pago flexible.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona el proceso de pagos para las pequeñas empresas?
  
• Tipos de sistemas de proceso de pagos para pequeñas empresas
  
• Componentes clave del proceso de pagos para pequeñas empresas
  
• ¿Por qué un proceso de pagos efectivo es importante para las pequeñas empresas?
  
• Desafíos asociados con el proceso de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo elegir un proveedor de proceso de pagos para tu pequeña empresa
  
• Prácticas recomendadas de proceso de pagos para pequeñas empresas
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Cómo funciona el procesamiento de pagos para las pequeñas empresas?

El ciclo de procesamiento de pagos consta de tres pasos:

• Inicio de la transacción: un cliente decide realizar un pago con tarjeta de crédito o tarjeta de débito. Los datos de la tarjeta del cliente se capturan a través de un sistema de puntos de venta (POS), una pasarela de pagos en línea u otro dispositivo que admita tarjetas.

• Autorización: los datos de la tarjeta se envían al procesador de pagos, que reenvía los detalles de la transacción al banco emisor de la tarjeta para su autorización. El banco comprueba la validez de la tarjeta y si el cliente tiene fondos o crédito suficientes. Si todo está en orden, el banco envía un código de autorización al procesador de pagos y la transacción puede continuar.

• Acreditación de fondos: la transacción autorizada se procesa por lotes con otras transacciones, por lo general al final del día hábil. El procesador de pagos facilita el envío de fondos desde el banco emisor de la tarjeta a la cuenta de la empresa. El banco de la empresa acredita en la cuenta de la empresa el importe de la transacción, menos las comisiones de transacción.

Para mantener la seguridad a lo largo de este proceso, los procesadores de pagos utilizan el cifrado y los estándares de cumplimiento de la normativa, como el Estándar de seguridad de datos para la industria de tarjeta de pago (PCI DSS).

Tipos de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Existen dos tipos principales de sistemas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas.

Proveedores de cuentas de comerciante

Son instituciones o empresas financieras que proporcionan a las empresas cuentas de comerciante, cuentas bancarias especializadas que las empresas deben tener para aceptar pagos con tarjeta de crédito y tarjeta de débito. Los proveedores de cuentas de comerciante ofrecen más control sobre el proceso de pago, pero a menudo implican comisiones y procedimientos de configuración más complejos.

Proveedores de servicios de pago (PSP)

Los PSP como Stripe agregan cuentas de comerciante, lo que permite a las empresas aceptar pagos sin configurar sus propias cuentas de comerciante. Por lo general, los PSP son más fáciles de configurar y utilizar, y son una opción popular para las pequeñas empresas.

Componentes fundamentales del procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Los componentes clave del procesamiento de pagos electrónicos (la pasarela de pagos, la cuenta de comerciante y el procesador de pagos) trabajan en conjunto para facilitar las transacciones digitales. A continuación, te mostramos lo que las pequeñas empresas deben saber sobre estas partes del sistema de procesamiento de pagos.

Pasarela de pagos

Una pasarela de pagos es un servicio que autoriza y procesa pagos en transacciones en línea, y actúa como puente entre el sitio web de una empresa y el procesador de pagos. Cuando un cliente hace una compra, la pasarela transmite de manera segura la información de pago al procesador para su autorización y finalización. Otras características, como la protección contra fraudes, el cifrado y la tokenización, mantienen seguras las transacciones.

Funciona de la siguiente manera:

• Cifrado de datos: cuando un cliente ingresa sus datos de pago en un sitio web, la pasarela de pagos cifra los datos antes de transmitirlos.

• Solicitud de autorización: la pasarela envía esta información al procesador de pagos, que la reenvía al banco emisor de la tarjeta para su autorización.

• Transmisión de respuestas: la pasarela recibe la respuesta de aprobación o pago rechazado del procesador de pagos y la transmite de vuelta al sitio web de la empresa.

Cuenta de comerciante

Una cuenta de comerciante es un tipo de cuenta bancaria que permite a las empresas aceptar y procesar transacciones con tarjeta de pago electrónico. Una vez que se autoriza una transacción con tarjeta, los fondos se retienen en una cuenta de comerciante antes de transferirse a la cuenta bancaria habitual de una empresa. Esto es lo que debes saber sobre las cuentas de comerciante:

• Retención y envío de fondos: una vez que se aprueba una transacción, los fondos se retienen temporalmente en la cuenta de comerciante. Estos fondos se transfieren a la cuenta bancaria de la empresa, por lo general en unos días.

• Relación con los bancos adquirentes: las cuentas de comerciante son proporcionadas por bancos adquirentes o instituciones financieras que tienen relaciones con las redes de tarjeta como Visa y Mastercard.

• Estructuras de comisiones: las cuentas de comerciante pueden implicar una variedad de comisiones, como comisiones de transacción, comisiones mensuales y posibles cargos de penalización, que varían según el proveedor.

Procesador de pagos

Un procesador de pagos es una empresa que gestiona el proceso de transacción con tarjeta de crédito al actuar como mediador entre la empresa, el banco de la empresa (adquirente) y el emisor de la tarjeta (el banco del cliente). Los procesadores de pagos desempeñan una función importante en el sistema de pagos de las siguientes maneras:

• Transacciones: gestionan los aspectos técnicos del procesamiento de las transacciones con tarjeta de crédito y tarjeta de débito, lo que incluye enviar los datos de la transacción a las redes de tarjeta y los bancos correspondientes.

• Prevención de fraude y seguridad: los procesadores de pagos emplean medidas de seguridad para evitar las transacciones fraudulentas y cumplir los estándares del sector, como el PCI DSS.

• Acreditación de fondos: los procesadores facilitan la acreditación de fondos para que la empresa reciba el pago de las transacciones, menos las comisiones.

Estos tres componentes se combinan para permitir las transacciones electrónicas. La pasarela de pagos registra y encripta la información de la tarjeta, la cuenta del comerciante actúa como una zona de retención de los fondos de la transacción y el procesador de pagos completa la transacción facilitando el movimiento de fondos.

¿Por qué es importante para las pequeñas empresas disponer de un procesamiento de pagos eficaz?

Hay muchas razones por las que las pequeñas empresas deben priorizar el procesamiento de pagos:

• Transacciones más rápidas para lograr un mejor flujo de caja: las pequeñas empresas tienden a operar con recursos limitados. Un procesamiento de pagos rápido significa que reciben dinero rápidamente, lo que mejora su capacidad para gestionar los gastos diarios.

• Más métodos de pago para lograr una mejor experiencia del cliente: los clientes esperan tener varias opciones de pago, que incluyan tarjetas de crédito, pagos electrónicos y pagos con el móvil. Al satisfacer estas expectativas, las pequeñas empresas pueden mejorar la satisfacción del cliente y fomentar la repetición de compras.

• Precisión mejorada en la contabilidad y el mantenimiento de registros: el procesamiento de pagos automatizado ayuda a mantener registros financieros precisos. Esto es importante para realizar un seguimiento de las ventas y gestionar el inventario, así como para fines fiscales. Corregir errores en el procesamiento manual puede resultar costoso y llevar mucho tiempo.

• Mayor seguridad para mantener a salvo los datos de los clientes: los métodos de pago digitales suelen ser más seguros que el efectivo porque reducen el riesgo de robos y fraudes. Mantener a salvo las finanzas de los clientes y las empresas es un aspecto fundamental de las relaciones comerciales.

• Ampliación del alcance global: para las empresas que quieren expandirse geográficamente, los sistemas de pagos electrónicos les permiten aceptar pagos desde cualquier parte del mundo, lo que les abre la puerta a nuevos mercados y bases de clientes.

• Reducción del papeleo administrativo: los pagos electrónicos reducen la necesidad de utilizar facturación y mantenimiento de registros en papel, lo que ahorra tiempo y disminuye el impacto medioambiental.

• Mejor gestión de los pagos recurrentes: para las empresas que operan con modelos de suscripción o que necesitan gestionar la facturación periódica, los sistemas de pago automatizados simplifican el proceso al garantizar pagos periódicos y puntuales sin necesidad de una intervención manual constante.

• Gastos generales más bajos para gestionar otros tipos de pago: aunque existen costos asociados a la configuración de sistemas de pagos electrónicos, aceptar estas opciones puede resultar más rentable en general que gestionar dinero en efectivo o cheques. Eliminan las comisiones por depósito bancario, el trabajo que implica el procesamiento manual y la necesidad de transportar físicamente el dinero. En promedio, procesar pagos digitales cuesta un 57 % menos que procesar pagos no digitales.

• Mejores datos para análisis y elaboración de informes: muchos sistemas de procesamiento de pagos incluyen herramientas de análisis que ofrecen información sobre las tendencias de ventas, las horas pico de compra y el comportamiento de los clientes. Esta información puede orientar las estrategias comerciales y los esfuerzos de marketing.

Desafíos asociados con el procesamiento de pagos para pequeñas empresas

El proceso de pagos para pequeñas empresas presenta su propia serie de desafíos, entre los que se incluyen los siguientes:

• Costos: Las comisiones por transacción, las tarifas de alquiler de equipos y los cargos por los servicios de pasarela de pagos pueden sumarse, especialmente para las pequeñas empresas con márgenes de ganancia reducidos.

• Riesgos de fraude y seguridad: Mantener la seguridad de los datos de los clientes y las transacciones es una preocupación constante para las pequeñas empresas, que a menudo carecen de los recursos para invertir en medidas de seguridad de prima.

• Problemas técnicos y confiabilidad: Los problemas como fallas de software, errores de hardware y problemas de conectividad a Internet pueden interrumpir la capacidad de procesar pagos, lo que provoca la pérdida de ventas y la insatisfacción de los clientes.

• Cumplimiento de la normativa y regulaciones: Las pequeñas empresas deben cumplir la normativa con estándares como el PCI DSS para evitar sanciones y problemas legales, lo que requiere tiempo y conocimiento de los requisitos regulatorios.

• Contracargos y disputas: La gestión de contracargos implica papeleo y comunicación continua con los bancos y los clientes, y puede resultar en una pérdida de ingresos.

• Integración con otros sistemas: Integrar sistemas de proceso de pagos con otro software empresarial (p. ej., sistemas de contabilidad o de inventario) puede ser un desafío, y la falta de integración puede provocar ineficiencias y errores en el mantenimiento de registros.

• Preferencias de los consumidores: Mantenerse al día con las preferencias de pago en desarrollo de los consumidores (p. ej., pagos móviles, billeteras digitales) requiere actualizaciones continuas y, posiblemente, inversión adicional en nuevas tecnologías.

• Poder de negociación limitado: A menudo, las pequeñas empresas carecen del poder de negociación para negociar comisiones por transacción más bajas con los procesadores de pagos, a diferencia de las empresas más grandes que pueden utilizar sus altos volúmenes de transacciones para obtener mejores tarifas.

• Capacitación y soporte: Capacitar al personal para usar los sistemas de pago de manera efectiva puede ser un desafío si la empresa carece de los recursos para una capacitación exhaustiva o si el procesador de pagos brinda un soporte limitado.

• Transacciones internacionales: Para las empresas que trabajan con clientes internacionales, los desafíos adicionales incluyen el cambio de monedas, tarifas de transacción más altas y regulaciones de pagos internacionales.

Cómo elegir un proveedor de procesamiento de pagos para tu pequeña empresa

Seleccionar un procesador de pagos requiere equilibrar los costos transaccionales inmediatos con tu crecimiento operativo a largo plazo. A continuación, se indican algunos pasos que puedes seguir para evaluar a los proveedores:

• Evalúa tu línea de base operativa y tus planes de crecimiento: Revisa tu volumen promedio de ventas mensuales y los tamaños típicos de las transacciones, y enumera los métodos de pago preferidos. Elige un procesador de pagos que se alinee con tu modelo de negocio específico y asegúrate de que el proveedor pueda crecer para tus necesidades futuras.

• Identifica la arquitectura del procesador ideal: Decide si tu empresa necesita un proveedor de servicios para comerciantes tradicional o un proveedor de servicios de pagos simplificado como Stripe. Busca proveedores que combinen de manera óptima el proceso de tarjetas con una pasarela de pagos en línea integrada. Elegir una opción todo en uno simplifica tu entorno de software y evita problemas de compatibilidad entre tu página de confirmación de compra y los depósitos bancarios de back-end.

• Audita el costo real de propiedad y la flexibilidad del contrato: Encuentra el costo por transacción al verificar si el proveedor cobra cargos fijos mensuales por mantenimiento, penalizaciones por volumen mínimo de proceso o tarifas separadas por extractos de cuenta. Además, prioriza a los proveedores con contratos flexibles (p. ej., opciones mes a mes en lugar de contratos multianuales) y verifica en el contrato las penalizaciones por terminación anticipada, las políticas de seguridad y otros detalles.

• Verifica el rendimiento de la plataforma mediante revisiones y pruebas: Investiga experiencias de empresas activas en plataformas de revisión neutrales de terceros y redes de pequeñas empresas. Solicita acceso a un entorno de prueba gratuito para desarrolladores o a una demostración del software. Si es posible, implementa el nuevo sistema de pagos en un piloto del mundo real, como en una única línea de productos digitales o en una caja registradora secundaria.

• Realiza una selección final comparativa: Enumera tus tres principales opciones de proceso en una tabla de comparación directa. Compara los costos básicos de transacción con las funciones de la plataforma, el historial de tiempo de actividad técnico y la disponibilidad constante de soporte técnico en vivo para los clientes. Si tu empresa tiene un volumen de ventas significativo, usa tu historial de proceso para negociar métricas de precios personalizados o costos mensuales de hardware más bajos antes de firmar un acuerdo final.

Una vez que el sistema elegido esté activo, programa auditorías semestrales de tus extractos como comerciante. Compara periódicamente las tasas de proceso efectivas reales con el crecimiento de tu empresa para asegurarte de que tu proveedor todavía ofrezca un valor óptimo.

Prácticas recomendadas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas

Estas son algunas de las prácticas recomendadas de procesamiento de pagos para pequeñas empresas más importantes:

• Ofrecer varias opciones de pago: incluye una variedad de métodos de pago como tarjetas de crédito y tarjeta de débito, billeteras digitales (p. ej., Apple Pay, Google Pay) y plataformas de pagos electrónicos para que puedas adaptarte a una amplia gama de preferencias de los consumidores. Si ofreces servicios a clientes internacionales, considera ofrecer métodos de pago que sean populares en esas regiones y comprueba si tu procesador admite varias monedas.

• Priorizar la seguridad y el cumplimiento de la normativa: elige un procesador de pagos que cumpla el PCI DSS. Utiliza pasarelas de pagos con sólidos protocolos de seguridad y cifrado para proteger los datos confidenciales durante las transacciones. Actualiza el hardware y el software de procesamiento de pagos de forma periódica para protegerlos frente a las amenazas de seguridad más recientes.

• Simplificar el proceso de confirmación de compra: un proceso de confirmación de compra sencillo ayuda a reducir el abandono del carrito. Minimiza el número de pasos y haz que la navegación sea lo más intuitiva posible. No olvides perfeccionar tu proceso de pago para los usuarios de dispositivos móviles.

• Implementar medidas de detección y prevención de fraude: utiliza los servicios de verificación de direcciones (AVS) siempre que sea posible para verificar la identidad de los clientes. Exige a los clientes que ingresen el código de valor de verificación de la tarjeta (CVV) durante las transacciones con tarjeta de crédito para reducir el riesgo de uso fraudulento. Revisa las transacciones periódicamente en busca de actividades sospechosas y configura alertas para patrones inusuales.

• Proporcionar soporte e información de pago claros: muestra los precios, los impuestos y las comisiones de forma clara para que los clientes sepan exactamente qué están pagando y por qué. Responde con prontitud a las consultas y los problemas de los clientes relacionados con los pagos. Los clientes deben poder localizar tu información de contacto de forma rápida y sencilla.

• Utilizar herramientas de elaboración de informes y análisis: utiliza herramientas de análisis para monitorear las tendencias de ventas, las horas pico de las transacciones y el comportamiento de compra de los clientes. Concilia tus transacciones con regularidad y utiliza las herramientas de elaboración de informes para realizar un seguimiento de la salud financiera y con fines fiscales.

• Revisar y actualizar continuamente los procesos de pago: mantente al día de las últimas tendencias en el procesamiento de pagos, lo que incluye las nuevas tecnologías y métodos de pago, como las criptomonedas. Capacita a tu personal en el uso del sistema de procesamiento de pagos y cualquier nueva actualización que se produzca.

• Planificar la continuidad de las actividades empresariales: implementa opciones de procesamiento de pagos de respaldo por si falla tu sistema principal. Haz copias de seguridad de los datos de las transacciones de forma periódica para evitar pérdidas en caso de fallas del sistema. Evalúa de forma periódica la eficacia de tu sistema de procesamiento de pagos y realiza los ajustes necesarios.

Cómo puede ayudar Stripe Payments

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