O processamento de pagamentos é importante para empresas de todos os tamanhos, incluindo pequenas empresas. As empresas dos EUA pagaram um recorde de US$ 187,2 bilhões em taxas de processamento em 2024 para aceitar pagamentos com cartões de crédito, débito e pré-pagos. Abaixo, discutiremos o que as pequenas empresas devem saber sobre processamento de pagamentos, incluindo como funciona, alguns desafios e riscos, como escolher o provedor de pagamento certo e como criar uma estratégia de pagamentos flexível.

O que há neste artigo?

• Como funciona o processamento de pagamentos para pequenas empresas?
  
• Tipos de sistemas de processamento de pagamentos para pequenas empresas.
  
• Principais componentes do processamento de pagamentos para pequenas empresas.
  
• Por que um processamento de pagamentos eficaz é importante para pequenas empresas?
  
• Desafios associados ao processamento de pagamentos para pequenas empresas.
  
• Como escolher um provedor de processamento de pagamentos para sua pequena empresa.
  
• Práticas recomendadas de processamento de pagamentos para pequenas empresas.
  
• Como o Stripe Payments pode ajudar
  

Como funciona o processamento de pagamentos para pequenas empresas?

Existem três etapas no ciclo de processamento de pagamentos:

• Iniciação da transação: O cliente decide fazer um pagamento com cartão de crédito ou débito. Os dados do cartão do cliente são capturados por um ponto de venda (POS), um gateway de pagamentos online ou outro dispositivo que aceite cartões.

• Autorização: Os dados do cartão são enviados ao processador de pagamentos, que encaminha os dados da transação ao banco emissor para autorização. O banco verifica a validade do cartão e se o cliente tem fundos ou limite suficiente. Se tudo estiver em ordem, o banco enviará um código de autorização ao processador de pagamentos, e a transação poderá prosseguir.

• Liquidação de fundos: A transação autorizada é agrupada com outras transações a serem processadas, geralmente no final do dia útil. O processador de pagamentos facilita a transferência de fundos do banco emissor do cartão para a conta da empresa. O banco da empresa credita o valor da transação na conta, descontando eventuais tarifas.

Para manter a segurança em todo o processo, os processadores de pagamentos usam criptografia e padrões de conformidade, como o Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

Tipos de sistemas de processamento de pagamentos para pequenas empresas

Há dois tipos principais de sistemas de processamento de pagamentos para pequenas empresas.

Provedores de contas de comerciantes

São instituições financeiras ou empresas que oferecem contas de comerciante às empresas, que são contas bancárias especializadas, obrigatórias para aceitar pagamentos com cartões de crédito e débito. Os provedores de conta de comerciante oferecem mais controle sobre o processo de pagamento, mas costumam envolver procedimentos de configuração e tarifas mais complexos.

Provedores de serviços de pagamentos (PSPs)

PSPs, como a Stripe, agregam contas de comerciante, o que permite às empresas aceitar pagamentos sem criar contas de comerciante próprias. Geralmente, os PSPs são mais fáceis de configurar e usar, sendo uma escolha muito comum para pequenas empresas.

Principais componentes do processamento de pagamentos para pequenas empresas

Os principais componentes do processo de pagamentos eletrônicos (gateway de pagamentos, conta de comerciante e processador de pagamentos) atuam em conjunto para facilitar transações digitais. A seguir, mostramos o que pequenas empresas precisam saber sobre esses elementos do sistema de processamento de pagamentos.

Gateway de pagamentos

O gateway de pagamentos é um serviço que autoriza e processa pagamentos em transações online, atuando como uma ponte entre o site da empresa e o processador de pagamentos. Quando um cliente faz uma compra, o gateway transmite os dados do pagamento de forma segura ao processador para autorização e conclusão. Recursos adicionais, como proteção contra fraudes, criptografia e tokenização, mantêm a segurança das transações.

Veja como funciona:

• Criptografia de dados: Quando um cliente insere os dados do pagamento em um site, o gateway de pagamentos criptografa os dados antes de transmiti-los.

• Solicitação de autorização: O gateway envia essas informações ao processador de pagamentos, que as encaminha ao banco emissor do cartão para autorização.

• Transmissão da resposta: O gateway recebe a resposta de aprovação ou recusa do processador de pagamentos e transmite essa informação de volta para o site da empresa.

Conta de comerciante

A conta de comerciante é um tipo de conta bancária que permite às empresas aceitar e processar transações eletrônicas com cartão de pagamento. Após a autorização de uma transação com cartão, os fundos ficam retidos em uma conta de comerciante antes de serem transferidos para a conta bancária regular da empresa. A seguir, o que você precisa saber sobre as contas de comerciante:

• Retenção e transferência de fundos: Após a aprovação da transação, os fundos são mantidos temporariamente na conta de comerciante. Em seguida, os fundos são transferidos para a conta bancária da empresa, geralmente em alguns dias.

• Relacionamento com os bancos adquirentes: As contas de comerciante são fornecidas por bancos adquirentes ou instituições financeiras que têm relações com bandeiras de cartão, como Visa e Mastercard.

• Estruturas de tarifas: As contas de comerciante podem envolver uma variedade de tarifas, como tarifas de transação, mensalidades e eventuais penalidades, que variam dependendo do provedor.

Processador de pagamentos

O processador de pagamentos é a empresa que gerencia o processo das transações com cartão de crédito mediando a relação entre a empresa, o banco da empresa (adquirente) e o emissor do cartão (banco do cliente). Os processadores de pagamentos exercem um papel importante no sistema de pagamentos das seguintes formas:

• Transações: Eles cuidam dos aspectos técnicos do processamento de transações com cartões de crédito e débito, o que inclui o envio de dados da transação para as bandeiras de cartão e bancos apropriados.

• Prevenção a fraudes e segurança: Os processadores de pagamentos empregam medidas de segurança para evitar transações fraudulentas e cumprir os padrões do setor, como o PCI DSS.

• Liquidação de fundos: Os processadores facilitam a liquidação de fundos para que a empresa receba os pagamentos pelas transações com os descontos das tarifas.

Esses três componentes trabalham juntos para possibilitar as transações eletrônicas. O gateway de pagamentos captura e criptografa as informações do cartão, a conta do comerciante atua como uma área de retenção para os fundos da transação e o processador de pagamentos conclui a transação permitindo a movimentação de fundos.

Por que o processamento eficaz de pagamentos é importante para pequenas empresas?

Há muitos motivos pelos quais as pequenas empresas devem priorizar o processamento de pagamentos:

• Transações mais rápidas para melhor fluxo de caixa: Pequenas empresas tendem a operar com recursos limitados. O rápido processamento de pagamentos significa que elas recebem o dinheiro rapidamente, melhorando sua capacidade de gerir as despesas diárias.

• Mais formas de pagamento para melhorar a experiência do cliente: Os clientes esperam uma variedade de opções de pagamento, incluindo cartões de crédito, pagamentos online e pagamentos móveis. Ao atender a essas expectativas, as pequenas empresas podem melhorar a satisfação dos clientes e incentivar a repetição dos negócios.

• Maior precisão na contabilidade e manutenção de registros: O processamento de pagamentos automatizado ajuda a manter registros financeiros precisos. Isso é importante para acompanhar as vendas e gerenciar o estoque, bem como para fins fiscais. Corrigir erros no processamento manual pode ser dispendioso e demorado.

• Aumento da segurança para manter os dados dos clientes seguros: As formas de pagamento digitais costumam ser mais seguras do que o dinheiro vivo porque reduzem o risco de roubo e fraude. Manter as finanças dos clientes e das empresas seguras é um aspecto fundamental das relações comerciais.

• Expansão do alcance global: Para as empresas que desejam se expandir geograficamente, os sistemas de pagamento eletrônico permitem aceitar pagamentos de qualquer lugar do mundo, o que abre novos mercados e bases de clientes.

• Redução da papelada administrativa: Os pagamentos eletrônicos reduzem a necessidade de faturamento em papel e da manutenção de registros, o que economiza tempo e reduz o impacto ambiental.

• Melhor gerenciamento de pagamentos recorrentes: Para empresas que operam com modelos de assinatura ou precisam gerenciar o faturamento regular, sistemas de pagamento automatizados simplificam o processo por garantirem pagamentos pontuais e regulares sem a necessidade de intervenção manual constante.

• Redução dos custos indiretos para o processamento de outros tipos de pagamentos: Embora existam custos associados à configuração de sistemas de pagamento eletrônico, a aceitação dessas opções pode ter uma melhor relação custo-benefício em geral do que o manuseio de dinheiro ou cheques. Eles eliminam as tarifas de depósito bancário, o trabalho envolvido no processamento manual e a necessidade de transportar dinheiro fisicamente. O custo do processamento de pagamentos digitais, em média, é 57% menor do que os não digitais.

• Dados aprimorados para análise e informações: Muitos sistemas de processamento de pagamentos vêm com ferramentas de análise que oferecem informações sobre tendências de vendas, horários de pico de compras e comportamento dos clientes. Essas informações podem orientar as estratégias de negócios e os esforços de marketing.

Desafios associados ao processamento de pagamentos para pequenas empresas

O processamento de pagamentos para pequenas empresas apresenta seus próprios desafios, incluindo os seguintes:

• Custos: as tarifas de transação, as taxas de aluguel de equipamentos e as cobranças por serviços de gateway de pagamentos podem se acumular, especialmente para pequenas empresas com margens de lucro estreitas.

• Riscos de fraude e segurança: manter a segurança das transações e dos dados de clientes é uma preocupação constante para as pequenas empresas, que muitas vezes não têm os recursos para investir em medidas de segurança premium.

• Problemas técnicos e confiabilidade: problemas como falhas de software, mau funcionamento de hardware e problemas de conectividade com a Internet podem interromper a capacidade de processar pagamentos, levando a perda de vendas e insatisfação de clientes.

• Conformidade e regulamentações: as pequenas empresas devem se manter em conformidade com padrões como o PCI DSS para evitar multas e problemas jurídicos, o que exige tempo e conhecimento dos requisitos regulatórios.

• Contestações e disputas: o gerenciamento de contestações envolve burocracia e comunicação contínua com bancos e clientes, e pode resultar em perda de receita.

• Integração com outros sistemas: a integração de sistemas de processamento de pagamentos com outros softwares empresariais (por exemplo, sistemas contábeis ou de inventário) pode ser um desafio, e a falta de integração pode levar a ineficiências e erros nos registros.

• Preferências do consumidor: acompanhar o desenvolvimento das preferências de pagamento do consumidor (por exemplo, pagamentos em dispositivos móveis, carteiras digitais) requer atualizações contínuas e possivelmente investimentos adicionais em novas tecnologias.

• Poder de negociação limitado: as pequenas empresas costumam não ter o poder de barganha para negociar tarifas de transação mais baixas com processadores de pagamentos, ao contrário das grandes empresas que podem usar seus altos volumes de transações para obter melhores taxas.

• Treinamento e suporte: treinar a equipe para usar sistemas de pagamento de forma eficaz pode ser um desafio se a empresa não tiver recursos para um treinamento abrangente ou se o processador de pagamentos oferecer suporte limitado.

• Transações internacionais: para empresas que trabalham com clientes internacionais, os desafios adicionais incluem troca de moedas, tarifas de transação mais altas e regulamentações de pagamentos internacionais.

Como escolher um provedor de processamento de pagamentos para sua pequena empresa

A seleção de um processador de pagamentos exige o equilíbrio dos custos transacionais imediatos com o crescimento operacional a longo prazo. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para avaliar os provedores:

• Avalie seus planos operacionais de linha de base e de crescimento: revise seu volume médio de vendas mensais e tamanhos de transação típicos e liste as formas de pagamento preferenciais. Escolha um processador de pagamentos que se alinhe ao seu modelo de negócio específico e garanta que o fornecedor seja capaz de crescer de acordo com suas necessidades futuras.

• Identifique a arquitetura ideal do processador: decida se a sua empresa precisa de um provedor de serviços comerciais tradicional ou de um provedor de serviços de pagamento simplificado como a Stripe. Procure provedores que combinem perfeitamente o processamento de cartões com um gateway de pagamentos online integrado. A escolha de uma opção completa simplifica o seu ambiente de software e evita problemas de compatibilidade entre a sua página de checkout e os depósitos bancários no seu backend.

• Faça uma auditoria do custo real de propriedade e da flexibilidade do contrato: encontre o custo por transação verificando se o provedor cobra taxas fixas mensais de manutenção, penalidades de volume mínimo de processamento ou taxas separadas de extrato de conta. Além disso, priorize os provedores com contratos flexíveis (por exemplo, opções mensais em vez de contratos de vários anos) e verifique no contrato se há penalidades por rescisão antecipada, políticas de segurança e outros detalhes.

• Verifique o desempenho da plataforma por meio de avaliações e testes: pesquise experiências de empresas ativas em plataformas de avaliação de terceiros neutras e redes de pequenas empresas. Solicite acesso a uma área restrita para desenvolvedor gratuita ou uma demonstração do software. Se possível, implante o novo sistema de pagamento em um piloto do mundo real, como em uma única linha de produtos digitais ou em uma caixa registradora secundária.

• Faça uma seleção final lado a lado: liste suas três principais opções de processamento em uma tabela de comparação direta. Pese os custos básicos das transações em relação aos recursos da plataforma, aos históricos de disponibilidade técnica e à disponibilidade constante de suporte técnico online ao cliente. Se sua empresa tiver um volume de vendas significativo, use seu histórico de processamento para negociar métricas de preços personalizados ou custos mensais de hardware mais baixos antes de assinar um contrato final.

Assim que o sistema escolhido estiver ativo em produção, programe auditorias semestrais dos seus extratos de comerciante. Cruze regularmente suas taxas efetivas de processamento reais com o crescimento da sua empresa para garantir que o seu provedor ainda forneça o valor ideal.

Práticas recomendadas de processamento de pagamentos para pequenas empresas

Veja algumas práticas recomendadas importantes de processamento de pagamentos para pequenas empresas:

• Ofereça várias opções de pagamento: Inclua diversas formas de pagamento, como cartões de crédito e débito, carteiras digitais (como Apple Pay e Google Pay) e plataformas de pagamentos online. Com isso, é possível atender a várias preferências dos clientes. Se você atende clientes internacionais, considere a possibilidade de oferecer formas de pagamento conhecidas nessas regiões e verifique se o seu processador aceita várias moedas.

• Priorize a segurança e a conformidade: Escolha um processador de pagamentos que esteja em conformidade com o PCI DSS. Use gateways de pagamento com criptografia avançada e protocolos de segurança para proteger dados confidenciais durante as transações. Atualize seu software e hardware de processamento de pagamentos frequentemente para se proteger contra as ameaças de segurança mais recentes.

• Simplifique o processo de checkout: Um checkout simples ajuda a reduzir o abandono de carrinho. Tente minimizar a quantidade de etapas, tornando a navegação a mais intuitiva possível. Não se esqueça de aprimorar o processo de pagamento em dispositivos móveis.

• Implemente medidas de detecção e prevenção a fraudes: Utilize serviços de verificação de endereço (AVS) sempre que possível para conferir a identidade dos clientes. Exija que os clientes digitem o código de verificação do cartão (CVV) em transações com cartão de crédito para diminuir o risco de uso fraudulento. Revise as transações com frequência para identificar atividades suspeitas e crie alertas para padrões fora do comum.

• Forneça informações de pagamento e suporte de forma clara: Exiba os preços, impostos e as tarifas com clareza para que os clientes saibam exatamente o que e por que estão pagando. Responda rapidamente às dúvidas e aos problemas relacionados ao pagamento. Os clientes precisam conseguir encontrar as suas informações de contato de forma rápida e fácil.

• Use ferramentas de relatórios e de análises: Utilize essas ferramentas para acompanhar tendências de vendas, os horários de maior volume de transações e o comportamento de compra dos clientes. Procure reconciliar as suas transações regularmente e use ferramentas de relatórios para monitorar a saúde financeira e lidar com questões tributárias.

• Revise e atualize os processos de pagamento continuamente: Mantenha-se informado sobre as últimas tendências no processamento de pagamentos, o que inclui novas formas de pagamento e tecnologias, como criptomoedas. Forneça treinamento à equipe para que saibam usar o sistema de processamento de pagamentos e estejam a par das novas atualizações.

• Crie um plano para a continuidade dos negócios: Implemente opções de processamento de pagamentos de reserva para o caso de falha do seu sistema principal. Faça backup dos dados das transações regularmente para evitar perdas em caso de falhas no sistema. Avalie regularmente a eficácia do seu sistema de processamento de pagamentos e faça os ajustes necessários.

Como o Stripe Payments pode ajudar

Stripe Payments oferece uma solução de pagamentos unificada e global que ajuda qualquer empresa a aceitar pagamentos com carteiras digitais online, em pontos de venda e no mundo todo.

O Stripe Payments pode ajudar você a:

• Otimize a experiência de checkout: crie uma experiência do cliente sem atritos e economize milhares de horas de engenharia com interfaces de pagamento pré-construídas, acesso a mais de 125 formas de pagamento e ao Link, uma carteira digital criada pela Stripe.

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