Die Zahlungsabwicklung ist für Unternehmen jeder Größe wichtig, einschließlich kleiner Unternehmen. US-amerikanische Unternehmen zahlten im Jahr 2024 die Rekordsumme von 187,2 Milliarden USD an Abwicklungsgebühren, um Zahlungen von Kredit-, Debit- und Prepaidkarten zu akzeptieren. Im Folgenden besprechen wir, was kleine Unternehmen über die Zahlungsabwicklung wissen sollten, einschließlich ihrer Funktionsweise, einiger Herausforderungen und Risiken, der Auswahl des richtigen Zahlungsdienstleisters und der Entwicklung einer flexiblen Zahlungsstrategie.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen?
  
• Arten von Zahlungsabwicklungssystemen für kleine Unternehmen
  
• Wichtige Komponenten der Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen
  
• Warum ist eine effektive Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen wichtig?
  
• Herausforderungen im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen
  
• So wählen Sie einen Zahlungsdienstleister für Ihr kleines Unternehmen aus
  
• Best Practices für die Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen?

Der Zahlungsabwicklungszyklus besteht aus drei Schritten:

• Transaktionsinitiierung: Ein Endkunde/eine Endkundin entscheidet sich für eine Zahlung mit einer Kredit- oder Debitkarte. Die Kartenangaben werden über ein Point-of-Sale (POS)-System, ein Online-Zahlungsgateway oder ein anderes kartenakzeptierendes Gerät erfasst.

• Autorisierung: Die Kartenangaben werden an den Zahlungsabwickler gesendet, der die Transaktionsdetails zur Autorisierung an die ausstellende Bank weiterleitet. Die Bank prüft die Gültigkeit der Karte und ob die Kundinnen und Kunden über ausreichendes Guthaben oder Kredit verfügen. Wenn alles in Ordnung ist, sendet die Bank einen Autorisierungscode an den Zahlungsabwickler und die Transaktion kann fortgesetzt werden.

• Zahlungsabwicklung: Die autorisierte Transaktion wird zusammen mit anderen zu verarbeitenden Transaktionen gebündelt, in der Regel am Ende des Geschäftstages. Der Zahlungsabwickler erleichtert die Übertragung von Geldern von der ausstellenden Bank auf das Konto des Unternehmens. Die Bank des Unternehmens schreibt dem Konto den Transaktionsbetrag abzüglich anfallender Gebühren gut.

Um die Sicherheit während dieses Prozesses zu gewährleisten, verwenden Zahlungsabwickler Verschlüsselung und Compliance-Standards wie den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

Zahlungsabwicklungssysteme für kleine Unternehmen

Es gibt zwei Hauptarten von Zahlungsabwicklungssystemen für kleine Unternehmen.

Händlerkontoanbieter

Dabei handelt es sich um Finanzinstitute oder Unternehmen, die Unternehmen Händlerkonten zur Verfügung stellen. Dies sind spezielle Bankkonten, über die Unternehmen verfügen müssen, um Zahlungen mit Kredit- und Debitkarten akzeptieren zu können. Anbieter von Händlerkonten bieten mehr Kontrolle über die Zahlungsabwicklung, sind aber oft mit komplexeren Einrichtungsverfahren und Gebühren verbunden.

Zahlungsdienstleister (PSPs)

PSPs wie Stripe aggregieren Händlerkonten und ermöglichen es Unternehmen so, Zahlungen zu akzeptieren, ohne eigene Händlerkonten einrichten zu müssen. PSPs sind in der Regel einfacher einzurichten und zu nutzen und eine beliebte Wahl für kleine Unternehmen.

Schlüsselkomponenten bei der Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen

Die Hauptkomponenten der elektronischen Zahlungsabwicklung – das Zahlungsgateway, das Händlerkonto und der Zahlungsabwickler – arbeiten zusammen, um digitale Transaktionen zu ermöglichen. Hier erfahren Sie, was kleine Unternehmen über diese Teile des Zahlungsabwicklungssystems wissen sollten.

Zahlungsgateway

Ein Zahlungsgateway ist ein Dienst, der Zahlungen bei Onlinetransaktionen autorisiert und abwickelt und als Brücke zwischen der Website eines Unternehmens und dem Zahlungsabwickler fungiert. Wenn Kundinnen oder Kunden einen Kauf tätigen, überträgt das Gateway die Zahlungsinformationen sicher zur Autorisierung und zum Abschluss an den Abwickler. Zusätzliche Funktionen wie Betrugsprävention, Verschlüsselung und Tokenisierung sorgen für die Sicherheit der Transaktionen.

Sehen wir uns das näher an:

• Datenverschlüsselung: Wenn Kundinnen und Kunden ihre Zahlungsdaten auf einer Website eingeben, verschlüsselt das Zahlungsgateway die Daten vor der Übertragung.

• Autorisierungsanfrage: Das Gateway sendet diese Informationen an den Zahlungsabwickler, der sie zur Autorisierung an die kartenausstellende Bank weiterleitet.

• Antwortübertragung: Das Gateway erhält die Genehmigung oder Ablehnung vom Zahlungsabwickler und überträgt diese Informationen zurück an die Website des Unternehmens.

Händlerkonto

Ein Händlerkonto ist eine Art von Bankkonto, das es Unternehmen ermöglicht, elektronische Kartentransaktionen zu akzeptieren und abzuwickeln. Nachdem eine Kartentransaktion autorisiert wurde, werden die Gelder auf einem Händlerkonto zwischengespeichert, bevor sie auf das reguläre Bankkonto des Unternehmens übertragen werden. Hier erfahren Sie, was Sie über Händlerkonten wissen sollten:

• Einbehaltung und Übertragung von Geldern: Nachdem eine Transaktion genehmigt wurde, werden die Gelder vorübergehend auf dem Händlerkonto einbehalten. Diese Gelder werden in der Regel innerhalb weniger Tage auf das Bankkonto des Unternehmens übertragen.

• Beziehung zu Acquirer-Banken: Händlerkonten werden von Acquirer-Banken oder Finanzinstituten bereitgestellt, die Beziehungen zu Kartennetzwerken wie Visa und Mastercard unterhalten.

• Gebührenstrukturen: Händlerkonten können mit einer Vielzahl von Gebühren verbunden sein, wie z. B. Transaktionsgebühren, monatliche Gebühren und mögliche Strafgebühren, die je nach Anbieter variieren.

Zahlungsabwickler

Ein Zahlungsabwickler ist ein Unternehmen, das den Kreditkartentransaktionsprozess verwaltet, indem es als Vermittler zwischen dem Unternehmen, der Bank des Unternehmens (Acquirer) und dem Kartenaussteller (Bank der Kundin oder des Kunden) fungiert. Zahlungsabwickler spielen im Zahlungssystem auf folgende Weise eine wichtige Rolle:

• Transaktionen: Sie kümmern sich um die technischen Aspekte der Abwicklung von Kredit- und Debitkartentransaktionen, was das Senden von Transaktionsdaten an die entsprechenden Kartennetzwerke und Banken umfasst.

• Betrugsprävention und Sicherheit: Zahlungsabwickler setzen Sicherheitsmaßnahmen ein, um betrügerische Transaktionen zu verhindern und Branchenstandards wie PCI DSS zu erfüllen.

• Zahlungsabwicklung: Abwickler erleichtern die Zahlungsabwicklung von Geldern, sodass das Unternehmen Zahlungen für Transaktionen abzüglich Gebühren erhält.

Gemeinsam ermöglichen diese drei Komponenten elektronische Transaktionen. Das Zahlungsgateway erfasst und verschlüsselt die Kartendaten, das Händlerkonto dient als Verwahrstelle für den Transaktionsbetrag und der Zahlungsabwickler ermöglicht die Geldbewegungen.

Warum ist eine effektive Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum kleine Unternehmen der Zahlungsabwicklung Priorität einräumen sollten:

• Schnellere Transaktionen für einen besseren Cashflow: Kleine Unternehmen arbeiten häufig mit begrenzten Ressourcen. Eine schnelle Zahlungsabwicklung bedeutet, dass sie schnell Geld erhalten und so ihre täglichen Ausgaben besser bewältigen können.

• Mehr Zahlungsmethoden für ein besseres Kundenerlebnis: Kundinnen und Kunden erwarten eine Vielzahl von Zahlungsoptionen, einschließlich Kreditkarten, Online-Zahlungen und mobilen Zahlungen. Wenn kleine Unternehmen diese Erwartungen erfüllen, können sie die Kundenzufriedenheit steigern und zu wiederholten Geschäftsabschlüssen anregen.

• Verbesserte Genauigkeit bei Buchhaltung und Aufzeichnungen: Die automatisierte Zahlungsabwicklung hilft bei der Führung genauer Finanzunterlagen. Dies ist wichtig für die Nachverfolgung von Verkäufen und die Verwaltung von Beständen sowie für Steuerzwecke. Die Korrektur von Fehlern bei der manuellen Abwicklung kann kostspielig und zeitaufwendig sein.

• Erhöhte Sicherheit zum Schutz von Kundendaten: Digitale Zahlungsmethoden sind in der Regel sicherer als Bargeld, da sie das Diebstahl- und Betrugsrisiko verringern. Die Sicherheit der Finanzen von Kundinnen und Kunden sowie des Unternehmens ist ein wichtiger Aspekt von Geschäftsbeziehungen.

• Ausweitung der globalen Reichweite: Für Unternehmen, die geografisch expandieren möchten, ermöglichen elektronische Zahlungssysteme die Annahme von Zahlungen von überall auf der Welt, wodurch sich neue Märkte und Kundenstämme erschließen lassen.

• Geringerer administrativer Aufwand: Elektronische Zahlungen reduzieren den Bedarf an papierbasierter Rechnungsstellung und Aufzeichnungen. Dies spart Zeit und schont die Umwelt.

• Bessere Verwaltung wiederkehrender Zahlungen: Für Unternehmen, die mit Abonnementmodellen arbeiten oder eine regelmäßige Abrechnung verwalten müssen, vereinfachen automatisierte Zahlungssysteme den Prozess, indem sie pünktliche, regelmäßige Zahlungen ohne ständige manuelle Eingriffe garantieren.

• Geringerer Verwaltungsaufwand bei der Abwicklung anderer Zahlungsarten: Die Einrichtung elektronischer Zahlungssysteme ist zwar mit Kosten verbunden, die Annahme dieser Optionen kann jedoch insgesamt kostengünstiger sein als die Abwicklung von Bargeld oder Schecks. Sie machen Bankeinzahlungsgebühren, den Arbeitsaufwand bei der manuellen Abwicklung und den physischen Transport von Geld überflüssig. Die Abwicklung digitaler Zahlungen kostet im Durchschnitt 57 % weniger als die Abwicklung nicht digitaler Zahlungen.

• Bessere Daten für Analysen und Einblicke: Viele Zahlungsabwicklungssysteme sind mit Analysetools ausgestattet, die Einblicke in Umsatztrends, Spitzenkaufzeiten und Kundenverhalten bieten. Diese Einblicke können als Grundlage für Geschäftsstrategien und Marketingmaßnahmen dienen.

Herausforderungen bei der Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen

Die Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich, darunter die folgenden:

• Kosten: Transaktionsgebühren, Mietgebühren für Ausrüstung und Gebühren für Zahlungsgateway-Dienste können sich summieren, insbesondere für kleine Unternehmen mit geringen Gewinnspannen.

• Betrug und Sicherheitsrisiken: Die Aufrechterhaltung der Sicherheit von Kundendaten und Transaktionen ist ein ständiges Anliegen für kleine Unternehmen, denen oft die Ressourcen fehlen, um in erstklassige Sicherheitsmaßnahmen zu investieren.

• Technische Probleme und Zuverlässigkeit: Probleme wie Softwarefehler, Hardwarestörungen und Internetverbindungsprobleme können die Fähigkeit zur Zahlungsabwicklung stören, was zu Umsatzeinbußen und Unzufriedenheit der Kundinnen und Kunden führt.

• Compliance und Vorschriften: Kleine Unternehmen müssen Standards wie PCI DSS erfüllen, um Strafen und rechtliche Probleme zu vermeiden, was Zeit und Kenntnisse der regulatorischen Anforderungen erfordert.

• Chargebacks und Anfechtungen: Die Verwaltung von Chargebacks ist mit Papierkram und ständiger Kommunikation mit Banken sowie Kundinnen und Kunden verbunden und kann zu Umsatzeinbußen führen.

• Integration in andere Systeme: Die Integration von Zahlungsabwicklungssystemen in andere Unternehmenssoftware (z. B. Buchhaltungs- oder Bestandssysteme) kann eine Herausforderung sein, und mangelnde Integration kann zu Ineffizienzen und Fehlern bei der Aktenführung führen.

• Verbraucherpräferenzen: Mit den sich entwickelnden Zahlungspräferenzen der Verbraucher (z. B. mobile Zahlungen, digitale Wallets) Schritt zu halten, erfordert ständige Updates und möglicherweise zusätzliche Investitionen in neue Technologien.

• Eingeschränkte Verhandlungsmacht: Kleinen Unternehmen fehlt oft die Verhandlungsmacht, um mit Zahlungsabwicklern niedrigere Transaktionsgebühren auszuhandeln, im Gegensatz zu größeren Unternehmen, die ihr hohes Transaktionsvolumen für bessere Raten nutzen können.

• Schulung und Support: Die Schulung von Mitarbeitern zur effektiven Nutzung von Zahlungssystemen kann eine Herausforderung sein, wenn dem Unternehmen die Ressourcen für umfangreiche Schulungen fehlen oder der Zahlungsabwickler nur begrenzten Support bietet.

• Internationale Transaktionen: Für Unternehmen, die mit internationalen Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten, gehören zu den zusätzlichen Herausforderungen der Währungsumtausch, höhere Transaktionsgebühren und internationale Zahlungsvorschriften.

Für Start-ups in ihren ersten 12 bis 24 Monaten wirken sich Kosten, technische Einrichtung und eingeschränkte Verhandlungsmacht tendenziell am stärksten aus – pauschale Preise sind nicht verhandelbar und die Entwicklungszeit für PCI-DSS-Compliance, Betrugsregeln und Chargebacks steht nicht zur Verfügung. Ein Zahlungsdienstleister (PSP), der Händlerkonto, Gateway und Compliance in einer Integration bündelt, nimmt Ihnen vier Entscheidungen ab.

Auswahl eines Zahlungsdienstleisters für kleine Unternehmen

Bei der Auswahl eines Zahlungsabwicklers müssen die unmittelbaren Transaktionskosten gegen die langfristige betriebliche Skalierung abgewogen werden. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Anbieter zu bewerten:

• Bewerten Sie Ihre betriebliche Ausgangslage und Ihre Wachstumspläne: Überprüfen Sie Ihr durchschnittliches monatliches Umsatzvolumen und die typischen Transaktionsgrößen und listen Sie bevorzugte Zahlungsmethoden auf. Wählen Sie einen Zahlungsabwickler, der auf Ihr spezifisches Geschäftsmodell zugeschnitten ist, und stellen Sie sicher, dass der Anbieter in der Lage ist, für Ihre zukünftigen Anforderungen zu skalieren.

• Ermitteln Sie die ideale Architektur des Abwicklers: Entscheiden Sie, ob Ihr Unternehmen einen traditionellen Händler-Service-Anbieter oder einen vereinfachten Zahlungsdienstleister wie Stripe benötigt. Suchen Sie nach Anbietern, die die Kartenabwicklung nahtlos mit einem integrierten Online-Zahlungsgateway kombinieren. Die Entscheidung für eine All-in-one-Lösung vereinfacht Ihre Softwareumgebung und verhindert Kompatibilitätsprobleme zwischen Ihrer Checkout-Seite und Ihren Backend-Bankeinzahlungen.

• Überprüfen Sie die tatsächlichen Betriebskosten und die Vertragsflexibilität: Ermitteln Sie die Kosten pro Transaktion, indem Sie prüfen, ob der Anbieter pauschale monatliche Wartungsgebühren, Strafen für ein Mindestabwicklungsvolumen oder separate Kontoauszugsgebühren erhebt. Bevorzugen Sie außerdem Anbieter mit flexiblen Verträgen (z. B. monatliche Optionen anstelle von Mehrjahresverträgen) und prüfen Sie den Vertrag auf Vorfälligkeitsentschädigungen, Sicherheitsrichtlinien und andere Details.

• Überprüfen Sie die Plattformleistung anhand von Bewertungen und Tests: Recherchieren Sie Erfahrungen aktiver Unternehmen auf neutralen Bewertungsplattformen von Drittanbietern und in Netzwerken für kleine Unternehmen. Fordern Sie den Zugang zu einer kostenlosen Entwickler-Sandbox oder einer Softwaredemonstration an. Wenn möglich, testen Sie das neue Zahlungssystem in einem realen Pilotprojekt, z. B. in einer einzelnen digitalen Produktlinie oder an einer sekundären Kasse.

• Führen Sie eine direkte Endauswahl durch: Listen Sie Ihre Top-3-Auswahl für die Abwicklung in einer direkten Vergleichstabelle auf. Wägen Sie die grundlegenden Transaktionskosten gegen Plattformfunktionen, technische Verfügbarkeitshistorien und die ständige Verfügbarkeit des technischen Live-Kundensupports ab. Wenn Ihr Unternehmen ein erhebliches Umsatzvolumen aufweist, nutzen Sie Ihre Abwicklungshistorie, um individuelle Preiskennzahlen oder niedrigere monatliche Hardwarekosten auszuhandeln, bevor Sie einen endgültigen Vertrag unterzeichnen.

Für kleine Einzelhandels-, Gastronomie- und Dienstleistungsunternehmen ist der entscheidende Faktor in der Regel die Omnichannel-Abdeckung – ein einziger Anbieter für kartenbasierten POS, Tap to Pay, kontaktlose Wallets und den Online-Checkout mit einem Abwicklungskonto und einer Berichtsübersicht. Betreiber, die zwei separate Systeme verwenden, verlieren jede Woche Stunden mit dem Abgleich.

Best Practices zur Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen

Hier noch einige wichtige Best Practices zur Zahlungsabwicklung für kleine Unternehmen:

• Bieten Sie mehrere Zahlungsoptionen an: Binden Sie eine Vielzahl von Zahlungsmethoden wie Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets (z. B. Apple Pay, Google Pay) und Online-Zahlungsplattformen ein, damit Sie einer breiten Palette von Verbraucherpräferenzen gerecht werden können. Wenn Sie internationale Kundinnen und Kunden bedienen, sollten Sie Zahlungsmethoden anbieten, die in den entsprechenden Regionen beliebt sind, und prüfen, ob Ihr Abwickler mehrere Währungen verarbeiten kann.

• Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance: Wählen Sie einen Zahlungsabwickler, der die PCI-DSS-Anforderungen erfüllt. Setzen Sie Zahlungsgateways mit starker Verschlüsselung und Sicherheitsprotokollen ein, um vertrauliche Daten während Transaktionen zu schützen. Aktualisieren Sie Ihre Software und Hardware für die Zahlungsabwicklung regelmäßig, um sich vor den neuesten Sicherheitsbedrohungen zu schützen.

• Vereinfachen Sie den Bezahlvorgang: Ein einfacher Bezahlvorgang trägt dazu bei, Kaufabbrüche zu reduzieren. Minimieren Sie die Anzahl der erforderlichen Schritte und gestalten Sie die Navigation möglichst intuitiv. Vergessen Sie nicht, Ihren Zahlungsprozess für Nutzer/innen mit Mobilgeräten zu optimieren.

• Implementieren Sie Maßnahmen zur Erkennung und Prävention von Betrug: Nutzen Sie nach Möglichkeit Adressverifizierungsdienste, um die Identität von Kundinnen und Kunden zu verifizieren. Verlangen Sie von Kundinnen und Kunden, dass sie bei Kreditkartentransaktionen die Kartenprüfnummer (CVV) eingeben, um das Risiko einer betrügerischen Nutzung zu verringern. Überprüfen Sie Transaktionen regelmäßig auf verdächtige Aktivitäten und richten Sie Warnmeldungen für ungewöhnliche Muster ein.

• Stellen Sie klare Zahlungsinformationen und Support bereit: Zeigen Sie Preise, Steuern und Gebühren deutlich erkennbar an, damit Kundinnen und Kunden genau wissen, was sie bezahlen und aus welchem Grund. Reagieren Sie umgehend auf zahlungsbezogene Anfragen und Probleme von Kundinnen und Kunden. Kundinnen und Kunden sollten Ihre Kontaktdaten schnell und einfach finden können.

• Nutzen Sie Analyse- und Reporting-Tools: Verwenden Sie Analysetools, um Umsatztrends, Transaktionsspitzenzeiten und das Kaufverhalten von Kundinnen und Kunden zu überwachen. Gleichen Sie Ihre Transaktionen regelmäßig ab und verwenden Sie Analyse- und Reporting-Tools, um die finanzielle Lage zu verfolgen und steuerrechtliche Anforderungen zu erfüllen.

• Überprüfen und aktualisieren Sie Zahlungsprozesse kontinuierlich: Verfolgen Sie die neuesten Trends in der Zahlungsabwicklung, einschließlich neuer Zahlungsmethoden und Technologien wie Kryptowährungen. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in Ihrem Zahlungsabwicklungssystem und allen seinen Updates.

• Sorgen Sie für Geschäftskontinuität: Implementieren Sie Backup-Optionen für die Zahlungsabwicklung für den Fall, dass Ihr primäres System ausfällt. Sichern Sie Transaktionsdaten regelmäßig, um Verluste bei Systemausfällen zu vermeiden. Bewerten Sie die Wirksamkeit Ihres Zahlungsabwicklungssystems regelmäßig und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

Für kleine Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) mit wiederkehrenden Umsätzen sind die effektivsten Praktiken Mahnprozesse, eine Logik für intelligente Wiederholungen von Kartenzahlungsversuchen und Kartenaktualisierer. Fehlgeschlagene Zahlungen führen in der Regel zu einer unfreiwilligen Abwanderung von 5 bis 10 %. Kombinieren Sie dies mit einer PCI-DSS-konformen Tokenisierung, um gespeicherte Karten nach Neuausstellungen belastbar zu halten, und verfolgen Sie den monatlich wiederkehrenden Umsatz und die Rückgewinnungsrate bei fehlgeschlagenen Zahlungen, um Probleme hinsichtlich der Kundenbindung frühzeitig zu erkennen.

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