Tener una tarjeta de crédito registrada quiere decir que la empresa almacena la información de la tarjeta de crédito del cliente en su sistema de pago. Esta información suele consistir en el número de tarjeta, la fecha de caducidad y el nombre del titular de la tarjeta. Este procedimiento hace que las transacciones sean más rápidas y sencillas. Cuando se aplica la facturación recurrente —por ejemplo, en los servicios de suscripción o en las compras regulares—, la empresa puede efectuar el cargo de forma automática en la tarjeta de crédito almacenada sin necesidad de que el cliente vuelva a introducir la información en cada operación.

Existe un mercado considerable para este tipo de pagos. El estadounidense medio contaba con 12 suscripciones de pago a plataformas de contenidos audiovisuales y entretenimiento en 2020, mientras que el milénial medio tenía 17.

No obstante, el almacenamiento de tarjetas de los clientes requiere que se preste atención a la seguridad. Las empresas que deseen generar una experiencia lo más segura y cómoda posible para el cliente deben saber cómo funcionan las tarjetas registradas y conocer los riesgos y desafíos asociados al almacenamiento y el uso de métodos de pago de los clientes. Las empresas son las responsables de proteger esta información confidencial frente al acceso no autorizado, así como de cumplir las normativas sobre protección de datos. A continuación, encontrarás lo que necesitas saber.

¿De qué trata este artículo?

• Usos habituales de las tarjetas de crédito registradas
  
• ¿Cómo funcionan las tarjetas de crédito registradas?
  
• ¿En qué se diferencian las tarjetas de crédito registradas de la tokenización?
  
• Ventajas e inconvenientes de conservar una tarjeta de crédito en el registro
  
• Alternativas al registro de tarjetas de crédito para las empresas
  

Usos habituales de las tarjetas de crédito registradas

La conservación de las tarjetas de los clientes en los registros ha cambiado sustancialmente. Las empresas solían anotar los datos de la tarjeta del cliente para que este pudiese efectuar compras con su cuenta. Este era un método práctico para clientes habituales, usado a menudo en pequeños comercios locales, y se basaba en la confianza mutua.

Cuando la empresa crecía y las transacciones se volvían más complejas, se producía un cambio hacia soluciones digitales. Hoy en día, las empresas utilizan sistemas cifrados para almacenar la información de las tarjetas de los clientes, con lo que las transacciones resultan más rápidas y quedan menos expuestas al riesgo de fraude. Este cambio ha facilitado a las empresas modernas la gestión de los pagos recurrentes y ha permitido a los clientes efectuar compras sin complicaciones. Estos son algunos de los tipos de empresas que suelen utilizar tarjetas registradas:

• Servicios de suscripción: muchos negocios ofrecen servicios que requieren pagos regulares, como las suscripciones mensuales a software, plataformas de streaming o clubs de miembros. Tener una tarjeta de crédito registrada permite a estas empresas efectuar el cargo de cada ciclo de facturación automáticamente en la tarjeta del cliente. Este método reduce la necesidad de efectuar el pago manualmente cada mes, lo que evita también que se interrumpa el servicio.

• Otras empresas con pedidos recurrentes: como ocurre con los servicios de suscripción, algunas empresas —especialmente en los sectores de la alimentación y el comercio minorista— utilizan tarjetas de crédito registradas para los pedidos recurrentes. Los clientes que piden los mismos productos de forma regular pueden beneficiarse de este sistema, dado que les ahorra tiempo y esfuerzo al automatizar la repetición del pedido y la facturación.

• Hostelería y alquileres: los hoteles y las empresas de alquiler de vehículos a menudo conservan tarjetas de crédito en los registros para cubrir cargos imprevistos. El cliente proporciona los datos de la tarjeta de crédito al realizar el registro o la contratación para cubrir posibles gastos adicionales, como el servicio de habitaciones o los daños al vehículo, con lo que la experiencia de finalización de la compra resulta más sencilla.

• Proveedores de servicios y suministros: muchas empresas de suministros y proveedores de servicios animan a sus clientes a conservar una tarjeta de crédito en los registros para la facturación mensual; por ejemplo, en el suministro de electricidad, agua o Internet. Este método garantiza que las facturas se paguen a tiempo y reduce el riesgo de que se produzcan interrupciones del servicio debidas a la falta de pago de una factura.

• Servicios de atención sanitaria: en la sanidad, y especialmente en los tratamientos habituales de una persona, tener una tarjeta de crédito registrada permite simplificar el proceso de pago. De esta forma, es posible facturar rápidamente las visitas o los tratamientos regulares sin necesidad de gestionar los pagos en cada ocasión.

• Minoristas de e-commerce: las plataformas de e-commerce a menudo almacenan las tarjetas de crédito de los clientes para acelerar la finalización de las compras. Los clientes agradecen especialmente esta ventaja en situaciones en las que es primordial completar la transacción con rapidez; por ejemplo, en las ofertas por tiempo limitado o en la compra de artículos populares que pueden agotarse en poco tiempo.

• Servicios de emergencias: algunos servicios, como la asistencia en carretera o las reparaciones de urgencia, conservan una tarjeta de crédito en los registros para acelerar la prestación del servicio sin necesidad de que el pago se realice por adelantado. Este método es ventajoso en situaciones en las que la prestación inmediata del servicio es más importante que el pago inmediato.

¿Cómo funcionan las tarjetas de crédito registradas?

A continuación, se incluye un resumen del proceso:

• Configuración inicial: en primer lugar, el cliente aporta los datos de la tarjeta de crédito a la empresa. Esto suele ocurrir cuando el cliente realiza una compra o se registra en un servicio. Los datos de la tarjeta del cliente, incluidos el número de tarjeta, la fecha de caducidad y el valor de verificación de la tarjeta (CVV), se introducen en el sistema de pago de la empresa.

• Almacenamiento de datos: una vez que el cliente ha aportado sus datos, la empresa almacena esta información en su sistema de procesamiento de pagos. La información debe almacenarse de forma que se cumplan las normativas sobre seguridad de los datos para protegerla frente al acceso no autorizado. A menudo, los datos se cifran o tokenizan para aumentar la seguridad.

• Autorización para usos futuros: normalmente, el cliente da permiso a la empresa para que cargue en su tarjeta futuras transacciones. Este acuerdo suele formar parte de los términos y condiciones del servicio y puede incluir detalles sobre el uso que se hará de la tarjeta, los fines para los que se usará y cómo puede cancelar el cliente esta autorización.

• Facturación automática: en el caso de los pagos recurrentes, como las suscripciones o los servicios mensuales, la empresa efectúa el cargo automáticamente en la tarjeta de crédito almacenada con la periodicidad acordada. Este proceso elimina la necesidad de que el cliente haga el pago de forma manual en cada ocasión.

• Simplificación de las transacciones: en situaciones como la compra en línea, contar con una tarjeta de crédito registrada mejora el proceso de finalización de la compra. Los clientes pueden completar las compras más rápido sin tener que introducir los datos de la tarjeta en cada ocasión.

• Medidas de seguridad: las empresas deben implementar medidas de seguridad para proteger la información de la tarjeta de crédito almacenada. Esto incluye el cumplimiento de las normas del sector, como el estándar de seguridad de datos del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS), el uso de servidores seguros y la implementación de medidas que garanticen que las pasarelas de pagos estén protegidas frente a las filtraciones.

• Actualización de los datos de la tarjeta: si una tarjeta caduca o se sustituye, el cliente debe aportar a la empresa los datos actualizados de la tarjeta. Algunas empresas envían notificaciones cuando se acerca la fecha de caducidad de una tarjeta para recordar al cliente que debe actualizar la información al respecto.

• Control y acceso del cliente: por lo general, los clientes pueden ver y gestionar la información de la tarjeta de crédito registrada, a menudo, mediante su cuenta de cliente en un portal. Pueden actualizar los datos de la tarjeta y también eliminar o añadir una tarjeta, según las necesidades.

¿En qué se diferencian las tarjetas de crédito registradas de la tokenización?

Las tarjetas de crédito registradas y la tokenización son dos conceptos diferentes en el procesamiento de pagos, aunque a menudo se usan combinados para aumentar la seguridad y la comodidad. A continuación, encontrarás una descripción sobre cada concepto y su aplicación:

Tarjeta registrada

Cuando una empresa conserva una tarjeta de crédito en sus registros, lo que ocurre es que almacena los datos de la tarjeta de crédito del cliente —como el número de tarjeta, la fecha de caducidad y el nombre del titular de la tarjeta— en su sistema de pagos. De esta forma, la empresa puede cargar transacciones en la tarjeta sin necesidad de que el cliente vuelva a introducir los datos. Este método se utiliza mucho en los pagos recurrentes y las suscripciones. No obstante, el almacenamiento de información de tarjetas de crédito requiere la aplicación de medidas de seguridad estrictas que sirvan de protección frente a las filtraciones de datos y garanticen el cumplimiento de las normas del sector.

Tokenización

La tokenización es una medida de seguridad que protege los datos de la tarjeta de crédito. Con este proceso, los datos de la tarjeta de crédito se sustituyen por un identificador único, conocido como «token». El token se usa en las transacciones para no exponer los datos de la tarjeta de crédito. Los datos reales de la tarjeta se almacenan de forma segura en un almacén de tokens, que a menudo gestiona un proveedor de servicios externo. Cuando se procesa una transacción, en lugar de enviar los datos reales de la tarjeta, se envía el token a través de las redes de pagos. Incluso si se interceptara el token, la información real de la tarjeta de crédito seguiría estando a salvo.

Ventajas e inconvenientes de conservar una tarjeta de crédito en el registro

Conservar una tarjeta de crédito en los registros es una práctica común en muchas empresas, pero hay que tener en cuenta que presenta posibles ventajas e inconvenientes.

Ventajas

• Mejor flujo de caja: al conservar una tarjeta de crédito en los registros, la empresa puede llevar a cabo procesos de facturación y cobro más rápidos. Este punto es especialmente aplicable a empresas con modelos de ingresos recurrentes , como los servicios de suscripción. Al automatizar el proceso de facturación, las empresas pueden contar con una entrada constante de fondos, además de que se reduce la necesidad de realizar la facturación de forma manual y de hacer un seguimiento de los pagos.

• Mayor comodidad para el cliente: al contar una tarjeta de crédito registrada, las transacciones resultan más rápidas y sencillas para los clientes. Esta ventaja puede mejorar la experiencia del cliente y, en consecuencia, aumentar su satisfacción y fidelidad. En el ámbito del e-commerce, también puede propiciar procesos de finalización de compra más rápidos, lo que reduce las tasas de abandono del carrito.

• Gastos administrativos más bajos: la facturación automática reduce la carga administrativa asociada al procesamiento manual de los pagos. De esta forma, se pueden reducir los costes de personal y el tiempo empleado en tareas administrativas, con lo que los empleados pueden centrarse en actividades más productivas.

• Más oportunidades de ventas: cuando los clientes tienen una tarjeta de crédito registrada, pueden presentar una mayor tendencia a efectuar compras impulsivas o a seleccionar servicios adicionales, ya que saben que el proceso de pago es sencillo. De esta forma, puede aumentar el valor medio de las transacciones y pueden potenciarse las ventas.

Inconvenientes

• Requisitos de seguridad y cumplimiento de la normativa: el almacenamiento de información de tarjetas de crédito conlleva la responsabilidad de mantener la seguridad de los datos. Las empresas deben cumplir la normativa PCI DSS y otros estándares relevantes en cuanto a la protección de datos, lo cual puede requerir una inversión considerable en soluciones de almacenamiento seguras y en la aplicación de medidas de seguridad constantes.

• Riesgo de filtraciones de datos: al conservar datos confidenciales de los clientes, aumenta el riesgo de filtración de los datos. Si se vulneran los sistemas de seguridad de una empresa, se pueden producir pérdidas financieras, daños reputacionales y consecuencias legales. Los efectos de una filtración de datos pueden ser especialmente duros para una pequeña empresa.

• Costes del procesamiento de pagos: aunque tener tarjetas de crédito registradas puede facilitar la facturación, también conlleva costes. Los procesadores de pagos suelen cobrar comisiones por las transacciones. Las empresas podrían enfrentarse además a contracagos o a la disputa de cargos, lo que puede conllevar costes adicionales y trabajo administrativo extra.

• Gestión de las actualizaciones de información de las tarjetas: las empresas deben estar pendientes de la caducidad de las tarjetas y las actualizaciones necesarias. Esta tarea puede resultar compleja, especialmente si la base de clientes es amplia. Si no se actualiza la información de la tarjeta a tiempo, puede producirse el rechazo de transacciones y la interrupción del servicio, lo que podría afectar a la relación con el cliente.

Alternativas al registro de tarjetas de crédito para las empresas

Conservar los datos de la tarjeta en los registros no es la única opción para las empresas que desean simplificar la experiencia de pago de cara a los clientes. Entre las alternativas se encuentran diferentes métodos de pago y tecnologías que aportan distintos niveles de seguridad y comodidad. Son las siguientes:

• Transferencias bancarias directas (ACH): las empresas pueden utilizar los pagos a través de la cámara de compensación automatizada (ACH), con los que los clientes pagan desde su cuenta bancaria. Este método suele conllevar comisiones por transacción más bajas que el procesamiento de tarjetas de crédito y puede ser igual de cómodo que los pagos recurrentes, aunque es posible que su procesamiento lleve más tiempo.

• Monederos digitales y servicios de pago: servicios como PayPal, Apple Pay, Google Pay y otros sistemas de pago por móvil permiten que los clientes almacenen su información de pago de forma segura y hagan pagos sin proporcionar los datos de la tarjeta de crédito a la empresa. Estos servicios a menudo ofrecen un cifrado muy seguro y un procesamiento de pagos ágil.

• Pagos con criptomonedas: al aceptar criptomonedas, las empresas pueden minimizar las comisiones por transacciones y ofrecer opciones de pago que no están vinculadas a los sistemas de banca tradicional. Las criptomonedas pueden proporcionar un alto nivel de seguridad gracias a la tecnología de cadena de bloques, aunque es posible que ofrezcan menos comodidad debido a la volatilidad y a la curva de aprendizaje asociadas a su uso.

• Cuentas de prepago: las empresas pueden permitir a sus clientes que carguen anticipadamente fondos en una cuenta para utilizarlos posteriormente en cada compra. Este método de pago puede ser más seguro, ya que los fondos disponibles son limitados y, además, puede fomentar la fidelidad del cliente.

• Sistemas POS móviles: las empresas pueden usar sistemas de puntos de venta móviles para las transacciones en persona. Estos sistemas pueden aceptar diferentes formas de pago, como tarjetas de crédito, sin necesidad de almacenar los datos de la tarjeta. A menudo incorporan funciones de seguridad robustas y ofrecen la comodidad de la confirmación inmediata del pago.

• Pagos con factura: en las transacciones o la prestación de servicios de empresa a empresa (B2B), se pueden emitir facturas con las condiciones de pago. Los clientes pueden pagar las facturas mediante diferentes métodos, como los cheques, las transferencias bancarias o los portales de pagos por Internet, en los que no es necesario que las empresas almacenen los datos de pago.

• Sistemas de pago biométrico: los sistemas de pago biométrico, una tecnología en auge, se valen de las huellas digitales o el reconocimiento facial para autenticar los pagos. Tienen potencial para ofrecer un alto grado de seguridad y comodidad, dado que no requieren el uso de tarjetas físicas y no es necesario recordar contraseñas.

• Pagos sin contacto: la tecnología Tap to Pay permite que los clientes paguen aproximando una tarjeta de pago o un dispositivo móvil a un lector. Este método puede resultar más rápido e igual de seguro que las transacciones con tarjeta de crédito tradicional, y no es necesario que la empresa almacene ningún dato.

Al comparar estas alternativas con el método de tarjetas registradas, es importante tener en cuenta que los niveles de seguridad y comodidad varían. Los monederos digitales, por ejemplo, ofrecen un grado de comodidad similar al de las tarjetas de crédito registradas, pero cuentan con una capa de seguridad adicional, ya que los datos de la tarjeta no se exponen a la empresa. Las transferencias bancarias directas pueden ofrecer más seguridad debido a la naturaleza de la transacción, pero pueden resultar menos cómodas dado que los tiempos de procesamiento son más prolongados. Cada alternativa tiene sus propios aspectos positivos y negativos que las empresas deben evaluar según sus necesidades específicas, las preferencias de los clientes y su capacidad operativa.