Ter um cartão de crédito cadastrado refere-se à prática de uma empresa de manter as informações de um cartão de crédito de um cliente armazenadas em seu sistema de pagamento. Essas informações normalmente incluem o número do cartão, a data de validade e o nome do titular do cartão. Essa configuração possibilita transações mais rápidas e fáceis. Em situações de cobranças recorrentes como serviços de assinatura ou compras regulares, por exemplo, a empresa pode cobrar automaticamente o cartão de crédito sem exigir que o cliente reinsira seus dados a cada vez.

Há um mercado substancial para esses tipos de pagamento. O americano médio tinha 12 assinaturas pagas em plataformas de mídia e entretenimento em 2020, e cada millennial tinha em média 17.

No entanto, o armazenamento de cartões de clientes requer atenção à segurança. As empresas que desejam oferecer uma experiência mais segura e conveniente aos clientes devem entender como funcionam os cartões cadastrados, bem como os riscos e desafios de armazenar e usar formas de pagamento dos clientes. As empresas são responsáveis por proteger essas informações confidenciais contra acesso não autorizado e cumprir os regulamentos de proteção de dados. Veja tudo que você precisa saber.

Neste artigo:

• Usos comuns de cartões de crédito cadastrados
  
• Como funciona um cartão de crédito cadastrado?
  
• Qual é a diferença entre ter um cartão de crédito cadastrado e tokenizar?
  
• Prós e contras de manter um cartão de crédito cadastrado
  
• Alternativas ao uso de cartões de crédito cadastrados para empresas
  

Usos comuns dos cartões de crédito cadastrados

A maneira como os cartões dos clientes são cadastrados mudou substancialmente. As empresas costumavam anotar os dados dos cartões dos clientes, o que permitia que eles fizessem compras usando suas contas. Este método era prático para clientes regulares, muitas vezes em pequenas lojas locais, e foi com base na confiança mútua.

À medida que as empresas cresciam e as transações se tornavam mais complexas, houve uma mudança para soluções digitais. Atualmente, as empresas usam sistemas criptografados para armazenar dados dos cartões dos clientes, acelerando as transações e reduzindo o risco de fraudes. Essa mudança facilitou para as empresas modernas o gerenciamento de pagamentos recorrentes e para os clientes fazerem compras sem complicações. Veja alguns dos tipos de empresas que costumam usar cartões cadastrados:

• Serviços de assinatura: muitas empresas oferecem serviços que exigem pagamentos regulares, como mensais assinaturas de software, plataformas de streaming ou clubes de associação. Ter um cartão de crédito cadastrado permite que essas empresas cobrem automaticamente o cartão do cliente a cada ciclo de faturamento. Essa configuração reduz a necessidade de processar pagamentos manuais, permitindo um serviço ininterrupto.

• Outras empresas com pedidos recorrentes: similar aos serviços de assinatura, algumas empresas, especialmente nos setores de alimentos e varejo, usam cartões de crédito cadastrados para pedidos recorrentes. Os clientes que encomendam regularmente os mesmos produtos podem se beneficiar deste sistema, que poupa tempo e esforço através de novos pedidos e faturamento automáticos.

• Hotelaria e aluguéis: hotéis e empresas de aluguel de carros geralmente mantêm cartões de crédito cadastrados para cobrir taxas incidentais. Um cliente fornece um cartão de crédito no momento do check-in para cobrir possíveis despesas adicionais, como serviço de quarto ou danos ao veículo, o que facilita a experiência de checkout.

• Serviços públicos e prestadores de serviços: muitas empresas de serviços públicos e prestadores de serviços incentivam os clientes a manter um cartão de crédito cadastrado para cobranças mensais, como eletricidade, água ou serviços de internet. Esse método garante o pagamento pontual das contas e reduz o risco de interrupções no serviço devido a pagamentos não realizados.

• Serviços de saúde: na área da saúde, especialmente para os tratamentos contínuos de uma pessoa, ter um cartão de crédito cadastrado ajuda a facilitar o processo de pagamento. Ele permite o faturamento rápido de consultas ou tratamentos regulares processar pagamentos todas as vezes.

• Varejistas de e-commerce: as plataformas e-commerce normalmente armazenam dados de cartão de crédito do cliente para viabilizar checkouts mais rápidos. Os clientes apreciam particularmente essa conveniência em cenários nos quais a conclusão rápida de transações é uma prioridade, como durante as vendas relâmpago ou para comprar itens populares que podem se esgotar rapidamente.

• Serviços de emergência: alguns serviços, como assistência na estrada ou serviços de reparo de emergência, mantêm um cartão de crédito registrado para agilizar o despacho do serviço sem se preocupar com o pagamento antecipado. Esse método é benéfico em situações em que o serviço imediato é mais importante do que o pagamento imediato.

Como funciona um cartão de crédito cadastrado?

Esta é uma visão geral do processo:

• Configuração inicial: primeiro, o cliente fornece os detalhes do cartão de crédito para a empresa. Isso geralmente ocorre durante uma compra ou ao se inscrever em um serviço. Os dados do cartão do cliente, incluindo número do cartão, data de validade e valor de verificação do cartão (CVV), são inseridos no sistema de pagamentos da empresa.

• Armazenamento de dados: depois que o cliente informa os dados, a empresa armazena os dados no sistema de processamento de pagamentos. Esse armazenamento deve estar em conformidade com os padrões de segurança de dados para proteger as informações contra acesso não autorizado. Muitas vezes, os dados são criptografados ou tokenizados para aumentar a segurança.

• Autorização para uso futuro: normalmente, o cliente concorda que a empresa cobre o cartão por transações futuras. Normalmente, esse contrato faz parte dos termos e condições do serviço e pode incluir detalhes sobre como o cartão será usado, para quais finalidades e como o cliente pode cancelar essa autorização.

• Cobrança automática: para pagamentos recorrentes, como assinaturas ou serviços mensais, a empresa cobrará automaticamente o cartão de crédito armazenado nos intervalos acordados. Esse processo elimina a necessidade de o cliente fazer um pagamento manualmente todas as vezes.

• Agilização das transações: em situações como compras online, ter um cartão de crédito cadastrado melhora o processo de checkout. Os clientes podem comprar mais rápido sem inserir os dados do cartão.

• Medidas de segurança: as empresas devem implementar medidas de segurança para proteger as informações armazenadas dos cartões de crédito. Isso inclui a conformidade com padrões do setor, como o Padrão de segurança de dados do setor de cartões de pagamento (PCI DSS), utilizando servidores seguros e certificando-se de que seus gateways de pagamento estejam protegidos contra violações.

• Atualização dos dados do cartão: se um cartão expirar ou for substituído, os clientes precisarão atualizar os dados do cartão com a empresa. Algumas empresas podem fornecer notificações quando um cartão está perto da data de validade para lembrar os clientes de atualizar seus dados.

• Controle e acesso de clientes: normalmente, os clientes podem visualizar e gerenciar os dados cadastrados do cartão de crédito, muitas vezes por meio de um portal de contas de clientes. Eles podem atualizar os dados do cartão, remover um cartão ou adicionar um, conforme necessário.

Qual é a diferença entre ter um cartão de crédito cadastrado e tokenizar?

Ter um cartão de crédito registrado e tokenizar são dois conceitos diferentes no processamento de pagamentos, embora muitas vezes sejam usados juntos para aumentar a segurança e a conveniência. Veja uma descrição de cada conceito e como ele é aplicado:

Cartão cadastrado

Quando uma empresa mantém um cartão de crédito cadastrado, isso significa que ela armazena os dados do cartão de crédito do cliente, como número do cartão, data de validade e nome do titular do cartão, no sistema de pagamentos. Isso permite que a empresa cobre o cartão pelas transações sem exigir que o cliente informe novamente seus dados. Esse método é muito utilizado para pagamentos recorrentes ou assinaturas. No entanto, o armazenamento de informações de cartão de crédito requer medidas de segurança rigorosas para se proteger contra violações de dados e cumprir os padrões do setor.

Tokenização

A tokenização é uma medida de segurança que protege os dados de cartão de crédito. Esse processo substitui os dados do cartão de crédito por um identificador exclusivo, conhecido como token. Este token pode ser usado em transações sem expor os detalhes de um cartão de crédito. Os dados reais do cartão são armazenados com segurança em um cofre de tokens, que normalmente é gerenciado por um provedor de serviços externo. Quando uma transação é processada, o token é enviado pelas redes de pagamento em vez dos dados reais do cartão. Mesmo que o token seja interceptado, as informações reais do cartão de crédito permanecem seguras.

Prós e contras de manter um cartão de crédito cadastrado

Armazenar um cartão de crédito é uma prática padrão para muitas empresas, mas ela pode ter benefícios e desvantagens:

Vantagens

• Melhoria no fluxo de caixa: manter um cartão de crédito cadastrado significa que as empresas podem implementar processos de faturamento e cobrança mais rápidos. Isso acontece ainda mais em empresas com modelos de receitas recorrentes, como serviços por assinatura. Com a automação do processo de faturamento, as empresas podem contar com um fluxo consistente de entrada de fundos, reduzindo a necessidade de faturamento manual e acompanhamento de pagamentos.

• Maior conveniência para os clientes: manter um cartão de crédito cadastrado torna as transações mais rápidas e fáceis para os clientes. Essa conveniência pode melhorar a experiência dos clientes, potencialmente aumentando a satisfação e a fidelização. Em e-commerce, isso também pode levar a checkouts mais rápidos, reduzindo taxas de abandono de carrinho.

• Redução das despesas administrativas: as cobranças automáticas reduzem os encargos administrativos associados ao processamento de pagamentos manual. Isso pode reduzir os custos de mão de obra e o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais produtivas.

• Mais oportunidades de vendas: quando os clientes têm um cartão de crédito registrado, eles podem estar mais inclinados a fazer compras por impulso ou optar por serviços adicionais, sabendo que o processo de pagamento é simplificado. Isso pode aumentar o valor médio da transação e impulsionar as vendas.

Desvantagens

• Requisitos de segurança e conformidade: o armazenamento de informações de cartão de crédito vem com a responsabilidade de manter a segurança dos dados. As empresas devem cumprir o PCI DSS e outros padrões relevantes de proteção de dados, o que pode exigir um investimento considerável em soluções de armazenamento seguro e medidas de segurança contínuas.

• Risco de violações de dados: a retenção de dados confidenciais dos clientes aumenta o risco de violações de dados. Se os sistemas de segurança de uma empresa forem comprometidos, isso pode levar a perdas financeiras, danos à reputação e consequências legais. As implicações de uma violação de dados podem ser particularmente graves para as pequenas empresas.

• Custos de processamento de pagamentos: ainda que ter cartões de crédito registrados possa facilitar o faturamento, isso também envolve custos. Os processadores de pagamento normalmente cobram tarifas pelas transações. As empresas também podem enfrentar estornos ou cobranças contestadas, que podem incorrer em custos extras e trabalho administrativo adicional.

• Gerenciamento de atualizações de dados de cartões: as empresas precisam acompanhar as expirações e atualizações de cartões. Isso pode ser algo complexo, especialmente com uma grande base de clientes. Deixar de atualizar os dados dos cartões em tempo hábil pode resultar em transações recusadas e interrupção do serviço, podendo afetar o relacionamento com os clientes.

Alternativas ao uso de cartões de crédito cadastrados para empresas

Manter um cartão cadastrado não é a única opção para empresas que querem simplificar a experiência de pagamento dos clientes. As alternativas incluem formas de pagamento e tecnologias que oferecem diferentes níveis de segurança e conveniência, como:

• Transferências bancárias diretas (ACH): as empresas podem usar transferências automatizadas de Automated Clearing House, nos quais os clientes usam as próprias contas bancárias. Este método normalmente incorre em tarifas de transação menores do que o processamento de cartões de crédito e pode ser igualmente conveniente para pagamentos recorrentes, embora possa levar mais tempo para processar.

• Carteiras digitais e serviços de pagamento: serviços como o PayPal, Apple Pay, Google Pay ou outros sistemas de pagamento por dispositivos móveis permitem que os clientes armazenem seus dados de pagamento com segurança e façam pagamentos sem fornecer detalhes de cartão de crédito para a empresa. Esses serviços geralmente fornecem uma sólida criptografia e um processo de pagamento rápido.

• Pagamentos em criptomoedas: aceitar criptomoedas pode ajudar as empresas a minimizar as tarifas de transação e fornecer opções de pagamento que não estão vinculadas aos sistemas bancários tradicionais. As criptomoedas podem fornecer um alto nível de segurança por causa da tecnologia blockchain, embora possam ser menos convenientes por causa de sua volatilidade e da curva de aprendizado associada ao seu uso.

• Contas pré-pagas: as empresas podem permitir que os clientes carreguem fundos antecipadamente em uma conta, que vão sendo retirados em cada compra. Essa pode ser uma forma de pagamento mais segura porque os fundos disponíveis são limitados, além de estimular a fidelização do cliente.

• Sistemas POS móveis: as empresas podem usar sistemas de ponto de venda móveis para transações presenciais. Esses sistemas podem aceitar várias formas de pagamento, incluindo cartões de crédito, sem a necessidade de armazenar os dados do cartão. Muitas vezes, eles apresentam recursos de segurança robustos e a conveniência da confirmação imediata do pagamento.

• Pagamentos de faturas: para transações ou serviços prestados entre empresas (B2B), uma empresa pode emitir faturas com termos de pagamento. Os clientes podem pagar essas faturas usando várias formas, como cheques, transferências bancárias ou portais de pagamento online que não exigem que a empresa armazene dados de pagamento.

• Sistemas de pagamento biométricos: os sistemas de pagamento biométricos, uma tecnologia emergente, usam impressões digitais ou reconhecimento facial para autenticar pagamentos. Eles podem fornecer forte segurança e um alto nível de conveniência porque não exigem cartões físicos ou senhas lembradas.

• Pagamentos por aproximação: a tecnologia tap to pay permite que os clientes paguem aproximando um cartão de pagamento ou dispositivo móvel de uma máquina. Eles podem ser mais rápidos e tão seguros quanto as transações tradicionais de cartão de crédito, sem que a empresa precise armazenar qualquer dado.

Ao comparar essas alternativas com o método de cadastramento de cartões, é importante considerar que os níveis de segurança e conveniência variam. Carteiras digitais, por exemplo, oferecem conveniência semelhante a ter um cartão de crédito cadastrado, mas adicionam uma camada de segurança ao não expor os detalhes do cartão para a empresa. As transferências bancárias diretas podem oferecer mais segurança devido à natureza da transação, mas podem ser menos convenientes devido à lentidão do tempo de processamento. Cada alternativa tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens que as empresas devem avaliar com base em suas necessidades específicas, preferências dos clientes e capacidade operacional.