Het opslaan van een creditcard verwijst naar de praktijk van bedrijven om de gegevens die zich op de creditcard bevinden op te slaan in hun betalingssysteem. Deze gegevens zijn meestal het kaartnummer, de vervaldatum en de naam van de kaarthouder. Deze handelwijze zorgt voor snellere en eenvoudigere transacties. Bij terugkerende facturatie, zoals bijvoorbeeld bij abonnementsdiensten of bij regelmatige aankopen, kan het bedrijf automatisch het bedrag ten laste brengen van de opgeslagen creditcard zonder dat de klant zijn gegevens telkens opnieuw hoeft in te voeren.

Er is een grote markt voor dit soort betalingen. In 2020 had de gemiddelde Amerikaan twaalf betaalde abonnementen bij media- en entertainmentplatforms, en de gemiddelde millennial had er 17.

Maar het bewaren van de kaarten van klanten vereist aandacht voor beveiliging. Bedrijven die een zo veilig en gemakkelijk mogelijke klantervaring willen bieden, moeten begrijpen hoe opgeslagen kaarten werken en wat bij verschillende manieren om te betalen de risico's en uitdagingen zijn bij het opslaan en gebruiken van de betaalgegevens van klanten. Het is de verantwoordelijkheid van bedrijven om deze gevoelige informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en om de voorschriften voor gegevensbescherming na te leven. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Algemeen gebruik van opgeslagen creditcards
  
• Hoe werkt een opgeslagen creditcard?
  
• Wat is het verschil tussen opgeslagen creditcards en tokenisatie?
  
• Voor- en nadelen van het opslaan van een creditcard
  
• Welke alternatieven hebben bedrijven voor het opslaan van creditcards?
  

Algemeen gebruik van opgeslagen creditcards

De opslag van creditcards is behoorlijk veranderd. Vroeger schreven bedrijven kaartgegevens van klanten op, zodat klanten aankopen konden doen op rekening. Deze methode was praktisch voor vaste klanten, vaak in kleine, lokale winkels, en was gebaseerd op wederzijds vertrouwen.

Naarmate bedrijven groeiden en transacties complexer werden, vond er een verschuiving plaats naar digitale oplossingen. Bedrijven gebruiken nu versleutelde systemen om kaartgegevens van klanten op te slaan, waardoor transacties sneller verlopen en er minder risico is op fraude. Door deze verandering is het voor moderne bedrijven gemakkelijker geworden om terugkerende betalingen te beheren, en voor klanten om zorgeloos aankopen te doen. Dit zijn een paar van de soorten bedrijven die vaak gebruikmaken van opgeslagen kaarten:

• Abonnementsdiensten: Veel bedrijven bieden diensten aan waarvoor regelmatig moet worden betaald, zoals de maandelijkse betalingen voor abonnementen op software, streamingplatforms of lidmaatschapsclubs. Met een opgeslagen creditcard kunnen deze bedrijven tijdens elke facturatiecyclus automatisch een bedrag ten laste brengen van de kaart van de klant. Door deze opzet hoeft minder vaak handmatig te worden betaald, waardoor een ononderbroken service mogelijk is.

• Andere bedrijven met terugkerende bestellingen: Vergelijkbaar met abonnementsdiensten, gebruiken sommige bedrijven, met name in de horeca en de detailhandel, opgeslagen creditcards voor terugkerende bestellingen. Klanten die regelmatig dezelfde producten bestellen, kunnen profiteren van dit systeem omdat het door het automatisch opnieuw bestellen en factureren tijd en moeite bespaart.

• Horeca en verhuur: Hotels en autoverhuurbedrijven slaan creditcards vaak op om incidentele kosten te dekken. Een klant verstrekt bij het inchecken een creditcard om mogelijke extra uitgaven te dekken, zoals roomservice of voertuigschade, waardoor het afrekenen gemakkelijker wordt.

• Nutsbedrijven en dienstverleners: Veel nutsbedrijven en dienstverleners raden klanten aan om een creditcard te laten opslaan voor maandelijkse facturen, bijvoorbeeld voor elektriciteit, water of internetdiensten. Deze methode zorgt ervoor dat facturen op tijd worden betaald en vermindert het risico op serviceonderbrekingen vanwege gemiste factuurbetalingen.

• Gezondheidszorg: In de gezondheidszorg, met name voor de lopende behandelingen van een persoon, helpt een opgeslagen creditcard het betalingsproces te vergemakkelijken. Hierdoor kunnen reguliere afspraken of behandelingen snel worden gefactureerd zonder dat elke keer betalingen moeten worden verwerkt.

• E-commercedetailhandelaren: Op e-commerceplatforms worden creditcardgegevens van klanten vaak opgeslagen om sneller af te kunnen rekenen. Klanten waarderen dit gemak vooral in scenario's waarin een snelle voltooiing van transacties een prioriteit is, zoals bij flash sales of bij de aankoop van populaire artikelen die mogelijk snel uitverkocht zijn.

• Hulpdiensten: Bij sommige diensten, zoals hulp bij pech onderweg of noodreparaties, wordt een creditcard opgeslagen om de verlening van de dienst te versnellen zonder dat men zich zorgen hoeft te maken over een betaling vooraf. Deze methode is voordelig in situaties waarin de onmiddellijke verlening van de dienst belangrijker is dan onmiddellijke betaling.

Hoe werkt een opgeslagen creditcard?

Hier is een overzicht van het proces:

• Eerste stap: Eerst verstrekt de klant de eigen creditcardgegevens aan het bedrijf. Dit gebeurt meestal tijdens een aankoop of bij het aanmelden voor een dienst. De kaartgegevens van de klant, waaronder het kaartnummer, de vervaldatum en kaartverificatiecode (CVV) worden ingevoerd in het betaalsysteem van het bedrijf.

• Opslag van gegevens: Nadat de klant zijn gegevens heeft verstrekt, slaat het bedrijf deze informatie op in hun systeem voor betalingsverwerking. Deze opslag moet voldoen aan de normen voor gegevensbeveiliging om zo de informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. De gegevens worden vaak versleuteld of omgezet naar tokens voor extra veiligheid.

• Autorisatie voor toekomstig gebruik: De klant gaat er in het algemeen mee akkoord dat het bedrijf toekomstige transacties ten laste brengt van de kaart. Deze overeenkomst maakt meestal deel uit van de algemene voorwaarden van de dienst en kan details bevatten over hoe de kaart wordt gebruikt, voor welke doeleinden en hoe de klant deze autorisatie kan opzeggen.

• Automatische facturatie: Voor terugkerende betalingen, zoals abonnementen of maandelijkse diensten, schrijft het bedrijf automatisch op de afgesproken momenten het bedrag af van de opgeslagen creditcard. Bij dit proces hoeft de klant niet elke keer handmatig een betaling te doen.

• Stroomlijning van transacties: In situaties zoals online winkelen levert een opgeslagen creditcard een beter afrekenproces op. Klanten kunnen aankopen sneller voltooien zonder elke keer hun kaartgegevens in te voeren.

• Beveiligingsmaatregelen: Bedrijven moeten opgeslagen creditcardgegevens met beveiligingsmaatregelen beschermen. Dit betekent dat wordt voldaan aan sectornormen zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), dat er beveiligde servers worden gebruikt en dat ervoor wordt gezorgd dat de betalingsgateways bestand zijn tegen inbreuken.

• Kaartgegevens actualiseren: Als een kaart verloopt of wordt vervangen, moeten klanten hun bij het bedrijf opgeslagen kaartgegevens actualiseren. Sommige bedrijven sturen meldingen wanneer de vervaldatum van een kaart bijna is verstreken om klanten er zo aan te herinneren hun gegevens bij te werken.

• Controle door en toegankelijkheid voor de klant: Meestal kunnen klanten hun opgeslagen creditcardgegevens bekijken en beheren, vaak via een klantaccountportaal. Ze kunnen indien nodig kaartgegevens bijwerken, een kaart verwijderen of er een toevoegen.

Wat is het verschil tussen opgeslagen creditcards en tokenisatie?

Een opgeslagen creditcard en tokenisatie zijn twee verschillende concepten bij het verwerken van betalingen, hoewel ze vaak samen worden gebruikt voor meer veiligheid en gemak. Hier is een beschrijving van beide concepten en hoe ze worden toegepast:

Opgeslagen kaart

Als een bedrijf een creditcard heeft opgeslagen, betekent dit dat het de creditcardgegevens van de klant, zoals het kaartnummer, de vervaldatum en de naam van de kaarthouder, in zijn betalingssysteem heeft opgeslagen. Hierdoor kan het bedrijf transacties ten laste brengen van de kaart zonder dat de klant zijn gegevens opnieuw hoeft in te voeren. Deze methode wordt veel gebruikt voor terugkerende betalingen en abonnementen. Het opslaan van creditcardgegevens vereist echter strenge beveiligingsmaatregelen als bescherming tegen datalekken en om te voldoen aan de sectornormen.

Tokenisatie

Tokenisatie is een beveiligingsmaatregel die creditcardgegevens beschermt. Bij dit proces worden creditcardgegevens vervangen door een unieke identificatiecode die ook wel een token wordt genoemd. Dit token kan worden gebruikt voor transacties zonder dat creditcardgegevens bloot worden gegeven. De echte kaartgegevens worden veilig opgeslagen in een tokenkluis, die vaak wordt beheerd door een externe aanbieder. Wanneer een transactie wordt verwerkt, wordt in plaats van de werkelijke kaartgegevens het token via de betaalnetwerken verzonden. Zelfs als het token wordt onderschept, blijft de daadwerkelijke creditcardinformatie veilig.

Voor- en nadelen van het opslaan van creditcardgegevens

Het opslaan van een creditcard is voor veel bedrijven standaardpraktijk, maar er kunnen voor- en nadelen aan vast zitten:

Voordelen

• Verbeterde cashflow: Door een creditcard op te slaan, kunnen bedrijven snellere facturatie- en incassoprocessen toepassen. Dit geldt met name voor bedrijven met terugkerende inkomsten-modellen, zoals abonnementsdiensten. Door automatisering van het facturatieproces kunnen bedrijven rekenen op een consistente instroom van geld, waardoor er minder handmatige facturatie nodig is en er bij betalingen minder vaak follow-ups nodig zijn.

• Verhoogd klantgemak: Door een creditcard op te slaan, kunnen klanten sneller en gemakkelijker transacties uitvoeren. Dit gemak kan de klantervaring verbeteren, waardoor de klanttevredenheid en -loyaliteit mogelijk toenemen. In e-commerce-scenario's kan dit ook leiden tot snellere afrekenprocessen, zodat er minder winkelwagens worden achtergelaten.

• Minder administratieve overhead: Automatische facturatie vermindert de administratieve lasten die gepaard gaan met handmatige betalingsverwerking. Dit kan de arbeidskosten en de tijd die wordt besteed aan administratieve taken verminderen, waardoor het personeel zich kan concentreren op productievere activiteiten.

• Meer verkoopkansen: Wanneer er van klanten een creditcard is opgeslagen, zijn ze misschien eerder geneigd om impulsaankopen te doen of te kiezen voor aanvullende diensten, omdat ze weten dat het betalingsproces eenvoudig is. Dit kan de gemiddelde transactiewaarde verhogen en de verkoop stimuleren.

Nadelen

• Beveiligings- en nalevingsvereisten: Het opslaan van creditcardgegevens brengt de verantwoordelijkheid met zich mee om te zorgen dat de gegevens steeds veilig zijn. Bedrijven moeten voldoen aan PCI DSS en andere relevante normen voor gegevensbescherming, wat een aanzienlijke investering in veilige opslagoplossingen en doorlopende beveiligingsmaatregelen kan vergen.

• Risico op datalekken: Het bewaren van gevoelige klantgegevens verhoogt het risico op datalekken. Als de beveiligingssystemen van een bedrijf worden gesaboteerd, kan dit leiden tot financieel verlies, reputatieschade en juridische gevolgen. De gevolgen van een datalek kunnen voor kleine bedrijven bijzonder ernstig zijn.

• Kosten van betalingsverwerking: Hoewel het hebben van opgeslagen creditcards facturering kan vergemakkelijken, brengt dit ook kosten met zich mee. Betalingsverwerkers brengen doorgaans kosten in rekening voor transacties. Bedrijven kunnen ook te maken krijgen met chargebacks en geschillen die extra kosten en administratief werk met zich mee kunnen brengen.

• Updates van kaartgegevens beheren: Bedrijven moeten de vervaldatum en updates van kaarten bijhouden. Vooral bij een groot klantenbestand kan dit complex worden. Als je betaalkaartgegevens niet op tijd bijwerkt, kunnen geweigerde transacties en onderbroken service het gevolg zijn, met mogelijke gevolgen voor klantrelaties.

Welke alternatieven hebben bedrijven voor het opslaan van creditcards?

Het opslaan van een kaart is niet de enige optie voor bedrijven die de betaalervaring voor klanten willen vereenvoudigen. Als alternatief is er keuze uit een verscheidenheid aan betaalmethoden en technologieën die verschillende niveaus van beveiliging en gemak bieden, waaronder:

• Rechtstreekse bankoverschrijvingen (ACH): Bedrijven kunnen gebruikmaken van Automated Clearing House-overschrijvingen, waarbij klanten via hun bankrekening betalen. Deze methode brengt meestal lagere transactiekosten met zich mee dan creditcardverwerking en kan voor terugkerende betalingen net zo handig zijn, hoewel de verwerking langer kan duren.

• Digitale wallets en betaaldiensten: Bij diensten zoals PayPal, Apple Pay, Google Pay en andere systemen voor mobiele betalingen kunnen klanten hun betaalgegevens veilig opslaan en betalingen doen zonder creditcardgegevens aan het bedrijf te verstrekken. Deze diensten bieden vaak sterke encryptie en een snel betalingsproces.

• Cryptovaluta-betalingen: Het accepteren van cryptocurrencies kan bedrijven helpen transactiekosten te minimaliseren en betalingsopties te bieden die niet gebonden zijn aan traditionele banksystemen. Cryptocurrencies kunnen een hoog beveiligingsniveau bieden door de blockchain-technologie, hoewel ze misschien minder handig zijn vanwege hun volatiliteit en de aan het gebruik ervan verbonden leercurve.

• Prepaid-accounts: Bedrijven kunnen klanten geld vooraf op een rekening laten storten, waarvan dan bij elke aankoop wordt afgeschreven. Dit kan een veiligere betaalmethode zijn omdat er een limiet is aan het beschikbare geld, en het kan ook klantloyaliteit stimuleren.

• Mobiele POS-systemen: Bedrijven kunnen gebruikmaken van mobiele POS-systemen voor fysieke transacties. Deze systemen kunnen verschillende vormen van betaling accepteren, waaronder creditcards, zonder dat de kaartgegevens in het bestand hoeven te worden opgeslagen. Ze worden vaak geleverd met sterke beveiligingsfuncties en het gemak van onmiddellijke betalingsbevestiging.

• Factuurbetalingen: Voor transacties of verleende diensten op basis van business-to-business (B2B) kan een bedrijf facturen met betaaltermijnen sturen. Klanten kunnen deze betalen op verschillende manieren, zoals met cheques, bankoverschrijvingen of portals voor online betalingen, waarvoor het bedrijf geen betaalgegevens hoeft op te slaan.

• Biometrische betalingssystemen: Biometrische betalingssystemen, een opkomende technologie, maken gebruik van vingerafdrukken of gezichtsherkenning om betalingen te authenticeren. Ze kunnen in principe een sterke beveiliging en een hoog niveau van gemak bieden, omdat er geen fysieke kaarten of te onthouden wachtwoorden voor nodig zijn.

• Contactloos betalen: Met Tap to Pay kunnen klanten betalen door met een betaalkaart of mobiel apparaat op een kaartlezer te tikken. Dit kan sneller en net zo veilig als traditionele creditcardtransacties, zonder dat het bedrijf gegevens hoeft op te slaan.

Bij het vergelijken van deze alternatieven met de opgeslagenkaartmethode is het belangrijk om te beseffen dat de beveiligings- en gemaksniveaus variëren. Digitale wallets bieden bijvoorbeeld gemak dat vergelijkbaar is met dat van een opgeslagen creditcard, maar voegen een beveiligingslaag toe door de kaartgegevens niet bloot te geven aan het bedrijf. Directe bankoverschrijvingen kunnen meer veiligheid bieden vanwege de aard van de transactie, maar kunnen minder handig zijn vanwege de tragere verwerkingstijden. Elk alternatief heeft zijn eigen voor- en nadelen waar bedrijven een besluit over moeten nemen op basis van hun specifieke behoeften, klantvoorkeuren en operationele capaciteit.