Tener una tarjeta de crédito registrada en el archivo se refiere a la práctica de una empresa de mantener la información de la tarjeta de crédito de un cliente almacenada en su sistema de pago. Esta información suele incluir el número de tarjeta, la fecha de vencimiento y el nombre del titular de la tarjeta. Esta configuración permite transacciones más rápidas y sencillas. En los casos de facturación recurrente, como los servicios de suscripción o las compras regulares, por ejemplo, la empresa puede cargar automáticamente la tarjeta de crédito sin que el cliente vuelva a ingresar su información.

Existe un mercado importante para este tipo de pagos. El estadounidense promedio tuvo 12 suscripciones pagas a plataformas de medios y entretenimiento en 2020, y el millennial promedio tuvo 17.

Sin embargo, el almacenamiento de las tarjetas de los clientes requiere prestar atención a la seguridad. Las empresas que quieran ofrecer la experiencia al cliente más segura y cómoda deben entender cómo funcionan las tarjetas registradas en el archivo y los riesgos y desafíos que implica almacenar y utilizar métodos de pago. Las empresas son responsables de la protección de esta información confidencial contra el acceso no autorizado y del cumplimiento de las normas de protección de datos. Esto es lo que debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• Usos comunes de las tarjetas de crédito registradas en el archivo
  
• ¿Cómo funciona una tarjeta de crédito registrada en el archivo?
  
• ¿En qué se diferencia tener una tarjeta de crédito registrada el archivo de la tokenización?
  
• Ventajas y desventajas de mantener una tarjeta de crédito registrada en el archivo
  
• Alternativas a mantener las tarjetas de crédito registradas en el archivo para las empresas
  

Usos comunes de las tarjetas de crédito registradas en el archivo

La manera de mantener las tarjetas de los clientes en el archivo ha cambiado sustancialmente. Las empresas anotaban los datos de la tarjeta de los clientes, lo que les permitía realizar compras en sus cuentas. Este método era práctico para los clientes habituales, a menudo en pequeñas tiendas locales, y se basaba en la confianza mutua.

A medida que las empresas fueron creciendo y las transacciones se volvieron más complejas, hubo un cambio hacia las soluciones digitales. Las empresas ahora usan sistemas encriptados para almacenar la información de la tarjeta de los clientes, lo que hace que las transacciones sean más rápidas y presenten menos riesgos de fraude. Este cambio ha facilitado a las empresas modernas la gestión de pagos recurrentes y a los clientes, las compras sin complicaciones. Estos son algunos de los tipos de empresas que suelen utilizar tarjetas registradas el archivo:

• Servicios de suscripción: Muchas empresas ofrecen servicios que exigen pagos periódicos, como suscripciones mensuales para software, plataformas de streaming o clubes de membresía. Tener una tarjeta de crédito en el archivo les permite a estas empresas realizar cargos automáticos en la tarjeta del cliente durante cada ciclo de facturación. Esta configuración reduce la necesidad de pago manual y permite un servicio ininterrumpido.

• Otras empresas con pedidos recurrentes: De manera similar a los servicios de suscripción, algunas empresas, especialmente en los sectores de la alimentación y el comercio minorista, utilizan tarjetas de crédito registradas en el archivo para pedidos recurrentes. Los clientes que realizan pedidos regularmente de los mismos productos pueden beneficiarse de este sistema, ya que ahorra tiempo y esfuerzo a través de la repetición automática de pedidos y facturación.

• Hotelería y alquileres: Los hoteles y las empresas de alquiler de coches suelen tener tarjetas de crédito registradas en el archivo para cubrir los gastos imprevistos. El cliente proporciona una tarjeta de crédito al momento del check-in para cubrir posibles gastos adicionales, como el servicio de habitación o daños al vehículo, lo que facilita la experiencia de compra.

• Proveedores de servicios públicos: Muchas empresas de servicios públicos y proveedores de servicios alientan a los clientes a tener una tarjeta de crédito registrada en el archivo para las facturas mensuales, como los servicios de electricidad, agua o Internet. Este método garantiza que las facturas se paguen a tiempo y reduce el riesgo de interrupciones del servicio debido a la falta de pago de las facturas.

• Servicios de atención médica: En el sector de atención médica, particularmente para los tratamientos en curso de una persona, tener una tarjeta de crédito registrada en el archivo ayuda a facilitar el proceso de pago. Permite una facturación rápida de citas o tratamientos regulares sin tener que gestionar los pagos cada vez que ocurren.

• Comerciantes minoristas de comercio electrónico: las plataformas de e-commerce a menudo almacenan los datos de la tarjeta de crédito de los clientes para facilitar procesos de compra más rápidos. Los clientes valoran especialmente esta comodidad en los casos en los que la finalización rápida de las transacciones es una prioridad, como durante las ofertas flash o para comprar artículos populares que podrían agotarse rápidamente.

• Servicios de emergencia: Algunos servicios, como la asistencia en carretera o los servicios de reparación de emergencia, guardan una tarjeta de crédito en el archivo para agilizar el despacho del servicio sin preocuparse por el pago por adelantado. Este método es beneficioso en situaciones en las que el servicio inmediato es más importante que el pago inmediato.

¿Cómo funciona una tarjeta de crédito registrada en el archivo?

A continuación ofrecemos una descripción general del proceso:

• Configuración inicial: En primer lugar, el cliente proporciona los datos de su tarjeta de crédito a la empresa. Esto suele ocurrir durante una compra o al contratar un servicio. La información de la tarjeta del cliente, que incluye el número de tarjeta, la fecha de vencimiento y el valor de verificación de la tarjeta (CVV), se introduce en el sistema de pagos de la empresa.

• Almacenamiento de datos: Una vez que el cliente proporciona sus datos, la empresa los almacena en su sistema de procesamiento de pagos. Este almacenamiento debe cumplir con los estándares de seguridad de datos para proteger la información contra el acceso no autorizado. A menudo, los datos se cifran o tokenizan para mayor seguridad.

• Autorización para uso futuro: Por lo general, el cliente acepta que la empresa realice el cargo en su tarjeta para futuras transacciones. Este acuerdo suele formar parte de los términos y condiciones del servicio y puede incluir detalles sobre cómo se utilizará la tarjeta, para qué fines y cómo el cliente puede cancelar esta autorización.

• Facturación automática: En el caso de los pagos recurrentes, como suscripciones o servicios mensuales, la empresa cobrará automáticamente el cargo a la tarjeta de crédito almacenada en los intervalos acordados. Este proceso elimina la necesidad de que el cliente realice un pago manualmente en cada pago recurrente.

• Optimización de las transacciones: En situaciones como las compras en línea, tener una tarjeta de crédito registrada mejora el proceso de compra. Los clientes pueden completar las compras más rápido sin tener que ingresar los datos de su tarjeta en cada compra.

• Medidas de seguridad: Las empresas deben implementar medidas de seguridad para proteger la información almacenada de las tarjetas de crédito. Esto implica cumplir con los estándares del sector, como el Estándar de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS), usar servidores seguros y asegurarse de que sus pasarelas de pago están a salvo de filtraciones de datos.

• Actualización de los datos de la tarjeta: Si una tarjeta vence o se reemplaza, los clientes deben actualizar los datos de su tarjeta con la empresa. Algunas empresas pueden enviar notificaciones cuando una tarjeta está cerca de su fecha de vencimiento para recordarles a los clientes que actualicen su información.

• Control y acceso de clientes: Por lo general, los clientes pueden ver y administrar la información de su tarjeta de crédito registrada en el archivo, a menudo a través de un portal de cuentas de clientes. Pueden actualizar los datos de la tarjeta, eliminarla o agregar una según sea necesario.

¿En qué se diferencia tener una tarjeta de crédito registrada en el archivo de la tokenización?

Se trata de dos conceptos diferentes en el procesamiento de pagos, aunque a menudo se usan juntos para aumentar la seguridad y la comodidad. A continuación, se describe cada concepto y su forma de aplicación:

Tarjeta registrada en el archivo

Cuando una empresa mantiene una tarjeta de crédito registrada en el archivo, almacena los datos de la tarjeta de crédito del cliente, como el número de tarjeta, la fecha de vencimiento y el nombre del titular de la tarjeta, dentro de su sistema de pago. Esto le permite a la empresa cargar las transacciones a la tarjeta sin necesidad de que el cliente vuelva a ingresar sus datos. Este método es muy utilizado para pagos recurrentes o suscripciones. Sin embargo, almacenar la información de la tarjeta de crédito requiere estrictas medidas de seguridad para ofrecer protección contra las filtraciones de datos y cumplir con los estándares del sector.

Tokenización

La tokenización es una medida de seguridad que protege los datos de las tarjetas de crédito. Este proceso reemplaza los datos de la tarjeta de crédito con un identificador único conocido como token. Este token se puede utilizar para transacciones sin exponer los datos de la tarjeta de crédito. Los datos reales de la tarjeta se almacenan de forma segura en una bóveda de tokens, que a menudo es administrada por un servicio de terceros. Cuando se procesa una transacción, se envía el token a través de las redes de pago en lugar de los datos reales de la tarjeta. Incluso si el token es interceptado, la información real de la tarjeta de crédito permanece segura.

Ventajas y desventajas de mantener una tarjeta de crédito registrada en el archivo

Almacenar una tarjeta de crédito archivada es una práctica habitual para muchas empresas, pero puede tener ventajas e inconvenientes:

Ventajas

• Mejora del flujo de caja: Mantener una tarjeta de crédito registrada en el archivo significa que las empresas pueden implementar procesos de facturación y cobro más rápidos. Esto es especialmente cierto para las empresas con ingresos recurrentes, como los servicios de suscripción. La automatización del proceso de gestión de cobros significa que las empresas pueden contar con una entrada constante de fondos, lo que reduce la necesidad de facturación y seguimientos de pagos.

• Mayor comodidad para el cliente: Mantener una tarjeta de crédito registrada en el archivo hace que las transacciones sean más rápidas y fáciles para los clientes. Esta comodidad puede mejorar la experiencia del cliente, aumentando potencialmente su satisfacción y la lealtad. En e-commerce, esto también puede conducir a procesos de compra más rápidos y reducir el abandono del carrito.

• Reducción de los gastos administrativos: La facturación automática reduce la carga administrativa asociada al procesamiento de pagos. Esto puede reducir los costos de mano de obra y el tiempo dedicado a tareas administrativas, lo que permite que el personal se concentre en actividades más productivas.

• Más oportunidades de venta: Cuando los clientes tienen una tarjeta de crédito registrada, es posible que se sientan más inclinados a realizar compras impulsivas u optar por servicios adicionales, sabiendo que el proceso de pago se simplifica. Esto puede aumentar el valor medio de las transacciones e impulsar las ventas.

Desventajas

• Requisitos de seguridad y cumplimiento de la normativa: El almacenamiento de la información de la tarjeta de crédito conlleva la responsabilidad de mantener la seguridad de los datos. Las empresas deben cumplir con PCI DSS y otras normas de protección de datos apropiadas, lo que puede requerir una inversión considerable en soluciones de almacenamiento seguro y medidas de seguridad continuas.

• Riesgo de filtraciones de datos: La retención de datos confidenciales de los clientes aumenta el riesgo de filtraciones de datos. Si los sistemas de seguridad de una empresa se ven comprometidos, pueden provocar pérdidas financieras, daños a la reputación y consecuencias legales. Las implicaciones de una filtración de datos pueden ser particularmente graves para las pequeñas empresas.

• Costos de procesamiento de pagos: Si bien tener tarjetas de crédito registradas en el archivo puede facilitar la gestión de cobros, también implica costos. Los procesadores de pagos suelen cobrar comisiones por las transacciones. Las empresas también pueden enfrentar contracargos o cargos disputados, que pueden implicar costos adicionales y trabajo administrativo.

• Gestión de las actualizaciones de la información de la tarjeta: Las empresas deben hacer un seguimiento de los vencimientos y actualizaciones de las tarjetas. Esto puede llegar a ser complejo, especialmente con una gran base de clientes. Si no actualizas la información de la tarjeta de manera oportuna, es posible que haya transacciones rechazadas e interrupciones del servicio, lo que podría afectar las relaciones con los clientes.

Alternativas a mantener las tarjetas de crédito registradas en el archivo para las empresas

Mantener una tarjeta en el archivo no es la única opción para las empresas que quieren simplificar la experiencia de pago de los clientes. Las alternativas incluyen distintos métodos de pago y tecnologías que brindan diferentes niveles de seguridad y conveniencia, como por ejemplo, las siguientes:

• Transferencias bancarias (ACH) directas: Las empresas pueden utilizar las transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada, en las que los clientes pagan desde su cuenta bancaria. Este método suele dar lugar a comisiones por transacción más bajas que las del procesamiento de tarjetas de crédito y puede ser igual de conveniente para pagos recurrentes, aunque puede tardar más tiempo en procesarse.

• Carteras digitales y servicios de pago: Servicios como PayPal, Apple Pay, Google Pay, u otros sistemas de pagos mediante el móvil les permiten a los clientes almacenar su información de pago de forma segura y realizar pagos sin proporcionarle los datos de la tarjeta de crédito a la empresa. Estos servicios a menudo ofrecen cifrado y un proceso de pago rápido.

• Pagos con criptomonedas: Aceptar criptomonedas puede ayudar a las empresas a minimizar las comisiones por transacción y a ofrecer opciones de pago que no estén vinculadas a los sistemas bancarios tradicionales. Las criptomonedas pueden proporcionar un alto nivel de seguridad debido a la tecnología blockchain, aunque pueden ser menos convenientes debido a su volatilidad y la curva de aprendizaje asociada a su uso.

• Cuentas prepagas: Las empresas pueden permitir que los clientes carguen fondos previamente en una cuenta, que se retiran en cada compra. Este puede ser un método de pago más seguro porque hay un límite en los fondos disponibles y también puede fomentar la lealtad del cliente.

• Sistemas POS: Las empresas pueden utilizar sistemas de punto de venta para transacciones en persona. Estos sistemas pueden aceptar varias formas de pago, incluidas las tarjetas de crédito, sin necesidad de almacenar los datos de la tarjeta en el archivo. A menudo vienen con sólidas características de seguridad y la conveniencia de una confirmación de pago inmediata.

• Pagos de factura: Para las transacciones o servicios prestados entre empresas (B2B), una empresa puede emitir facturas con condiciones de pago. Los clientes pueden pagar estas facturas mediante diversos métodos, como cheques, transferencias bancarias o portales de pagos electrónicos que no requieren que la empresa almacene datos de pago.

• Sistemas de pago biométricos: Los sistemas de pago biométricos, una tecnología emergente, utilizan huellas dactilares o reconocimiento facial para autenticar los pagos. Podrían proporcionar una seguridad sólida y un alto nivel de conveniencia porque no requieren tarjetas físicas ni contraseñas recordadas.

• Los pagos sin contacto: Tap to Pay les permiten a los clientes pagar apoyando una tarjeta de pago o un dispositivo móvil en un lector. Esto puede ser más rápido y seguro que las transacciones tradicionales con tarjeta de crédito, sin la necesidad de que la empresa tenga que almacenar ningún detalle.

Al comparar estas alternativas con el método de tarjeta registrada en el archivo, es importante tener en cuenta que los niveles de seguridad y comodidad varían. Las carteras digitales, por ejemplo, ofrecen una comodidad similar a tener una tarjeta de crédito en el archivo, pero agregan una capa de seguridad al no exponer los detalles de la tarjeta a la empresa. Las transferencias bancarias directas pueden proporcionar más seguridad debido a la naturaleza de la transacción, pero pueden ser menos convenientes debido a que los tiempos de procesamiento son más lentos. Cada alternativa tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas que las empresas deben evaluar en función de sus necesidades específicas, las preferencias de los clientes y la capacidad operativa.